在现代社会中，随着人们时间观念的增强，很多人意识到如何更快捷有效地达成沟通也很重要，因此，利用各种有效的工具使沟通更便捷开始被人们不懈追求。
工作中，我们经常要处理许许多多的公文材料。如果你希望你写的建议书或报告书赢得老板的重视和支持，就必须做到言简意赅。冗长的文章不仅不会给老板留下深刻的印象，还会让他厌烦。
下列提示不能使你成为散文评论家，可是能使你的公文更加言简意赅，更有说服力。
一、用简单的语言阐述要点
要点明确是言简意赅的前提。商务公文通常有两个目的：其一，提出你对公司的看法和主张；其二，维护自己的看法和主张，反对别人的看法和主张。动笔以前，你要明确自己的重心所在，究竟你是在提出对公司的看法还是在维护自己的主张，如果你自己都搞不清楚，那么读者就更不可能搞清楚了。
要点明确首先体现在标题要清楚。公文标题一定要清楚、醒目，一目了然。
其次是在文章结构中体现出要点明确，要使文章结构能达到以下效果。
（1）有机地组织你的观点；
（2）使复杂的问题简单化；
（3）重点说明主要问题；
（4）该分页，就分页；
（5）能让读者不慌不忙地读完。
其次，对于许多文章来说，颠倒一下第一段和最后一段文字的位置，会使文章变得更有说服力。
戏剧作家和电影剧作家大卫·马米特说，一切好的电影剧本都分为紧密联系的3幕。为了说明这种3幕剧理论，他引用了《华盛顿邮报》的一条标题新闻：“小男孩首先割下了父亲的头颅，接着割下了帕雷克特的头颅，最后再割下了利泽德的头颅。”马米特说，写优秀剧本的秘密就是：应该让读者最后才知道小男孩割下了父亲的头颅。
对于有些作家用文章来记录他们的思路历程，情况确实如此。他们的文章像编年史一样地记录着他们思考问题的方式和过程，读起来就像先列出种种症候，最后才得出疾病结论。
如果文章一开始的段落是事情的结论段，文章就会显得更加精彩，这同样适用于公文。换句话说，如果你发现了节约成本的新方法，那么报告的第一句话中就应该表达出来。如果你想要一台新电脑，也应该一开始就提出来。不要到报告结尾的时候才说出你的核心目的，抛出你的核心意见，这样做不会有好效果，很不理想。
二、尽可能地使公文简短
大多数公文的主要缺点都是文辞华丽，观点不鲜明。许多管理人员都错误地认为，简洁的文风反映的是简单的心灵。实际上，简洁的文风是努力实践或思考的结晶，而繁琐而华丽的文风则表明你可能是个稀里糊涂的思考者，或者是一个不愿对思想进行组织提炼的懒汉。
最好的公文显然指的不是详情报告式的分析文章，而是有助于人们组织行动的短小公文。试举你经常碰到的三个例子。
（1）“如果你认为值得我花时间的话，我愿意会见琼斯。”这句话就简洁凝练。开头是“如果你认为值得我花时间的话”，很容易引起别人的注意力。它促使对方考虑用你的时间值不值得。相反，其他任何长篇大论都很难达到这种良好的效果。这是人们最爱听从、执行的公文。
（2）“我想要占用你5分钟时间。”这句话的优点是时间具体。成功的管理人员从不浪费时间，与任何人交往，都能很好地计划时间。如果有人要求占用你“5分钟时间”，你可能会想：他们的真实意思是5分钟还是15分钟。如果这个要求真实可信，不管实际上是花了30秒钟还是3个小时，你都会抽时间安排，满足他们的要求。
（3）“11月2日之前，我必须得到明确的答案。”这句话里的时间期限十分明确。时间越具体明确，别人就越可能照要求去办。如果你说：“到11月初，我需要这份报告”，人们就会理解成11月的第一个星期要报告，而不是11月2日，也·可能11月6日才完成。更糟的是，他们感觉不到你要求的紧迫性。
一句话公文有一个共同特点：话虽少，意思却十分明确，不会让会产生误解。
三、用修饰词和委婉说法加强你的观点
如果你想达到肯定性的结果，就应该在文章中加入一些修饰性词语和委婉的语言，虽然这可能削弱你的文章风格，但是会加强你的观点。
如果有人直接拒绝了你的请求，你也不要说：“你怎么能这样？”这种方法只会导致冲突和对抗，只会使他们充满防卫心理。你最好说：“我知道你很忙，你个人也可能不想介入这件事情，既然事情发生了，我确实需要你的帮助。”
如果是你，你更喜欢哪种方式的表达呢？
四、保持个性
对于最好的商务公文，你不需要看作者签名就知道作者是谁。作者的身份特征就在公文的字里行间。可惜的是，大多数作者很容易失去自己的个性特征。他们不相信自己表达观点的独特方式，反而模仿别人安全、熟悉、四平八稳的写作方法。例如：“为了实现提高生产效率的目的，有关方面已经决定……”
在文中注入作者的个性并不容易，可是你能从使用人称代词开始，比如“我”、“你”、“我们”和“我们的”。这些代词很短，而且非常具体，较易形成你自己的个性。
在文章中发挥自己的个性特征时唯一忌讳的东西是幽默。尽管我们相信幽默是最有价值的商业交谈工具，但是应该注意，玩笑应该面对面地表达。书面文件中出现幽默是很危险的，因为你不能预计读者会对它采取什么态度。
五、删去尖刻的语言，征求旁人的意见
在工作中，我们不难发现，各办事处之间往来的许多公文和书信，起着副作用。本来内容是要鼓励合作或者纠正错误，结果造成了更不协调统一和更多的错误，最主要的原因在于用词不当。为什么会出现这种情况？因为很少有人能够充分认识书面语言的巨大力量。
人们随意地把口头谈话中没有危害性的语句直接用于书面材料，结果使书面文章变得尖酸刻薄，让人难以忍受。
比如说，如果你当面笑着对一位同事说“你把事情搞得一团糟”，同事不会生气，如果他是你的朋友，他还会笑着对你的话表示赞成。但是当你把这句话写进电文或者书信的时候，你就有麻烦了。因为你以“写”的方式发表批评观点，同事看不到你脸上的笑容也听不出声音中的友好语气。他所看到的一切只是指责他无能的白纸黑字。如果对方对你的批评表示恼怒，也就不足为奇了。
大多数人将心思集中在他们努力发出的信息上，从来不会跳出个人的狭小视野，主动为信息接收者考虑。真正聪明的公文写作者就会努力设想公文接收者阅读的情形及其反应。如果公文写作者对内容引起的后果没有绝对的把握，应在发出公文前主动征求旁人的意见。
一次，某公司纽约办事处的经理请秘书检查一下他发给香港办事处经理的一份传真。香港办事处经理问他如何处理一项合同的续签事宜。尽管这份传真只有简短的一段话，但是他仍然想确保其中没有一丝傲慢的语气，适合向香港办事处发布指示。
秘书问：“这点小事还会得罪人吗？”-
经理向她指出，向国外或经常不见的人发传真或者写信，一定要慎之又慎，即使最简单的话也可能引起别人的误解。他解释说：“这就好比幽默，当面开个玩笑可能显得十分轻松有趣。可是玩笑一旦写在纸上，就成了挑衅和侮辱。”
秘书认为她的顶头上司过于谨小慎微了。
第二天，秘书收到伦敦办事处一位秘书发来的传真，只有一段话：“我认为，现在你是负责传递某某项目报告最合适的人。请务必于月初做好这项工作，如果有困难，不能完成这项任务，请及时告诉我。”
这份传真并没有明显的冒犯语言和老板腔调，然而这位纽约办事处的秘书却被触怒了。她甚至把这件事告诉了经理，她说：“她想过没有，她凭什么可以这么布置任务？”
经理温和地告诉她，这就是为什么要反复检查他即将发出的公文的原因。
六、排除激动的个人情绪
每当哈里·杜鲁门总统写完一封生气发怒的信时，他总会把信放到桌子上，搁置到第二天，再看自己是否还在生气。
这是一条最重要的规则。在一时激动之下发出的书信公文可能导致的误解，比其他任何时候都多。除非你是有心激怒某人或者在政治冲突中表明立场，否则，千万不要轻易发出你一时生气而写的书信公文。如果24小时过后，你的感觉仍旧相同，你至少会知道自己书信或者公文中的尖刻不是毫无原因的。
七、语法要完整
只有粗心的经理人员才会发出满篇语法错误的公文。完美的语法和论据体现了写作者的职业作风和对阅读者的礼貌。即使你的建议被别人拒绝，你仍会赢得别人的信任。
