酒店对于定期的、高质量和经济核算的物资供应的依赖性很强，这个功能对于提高酒店的经营效率起到了关键的作用。酒店电子采购结束了低效率的采购体系的运作，更好地控制成本，是整个流程自动化，并使酒店集团有能力要求所有旗下的酒店根据集团的统一采购政策进行采购。电子采购需要进行一定程度的前期调查，了解流程和合作伙伴，可以与竞争对手合作共同开发采购平台。
一、电子采购概述
1.电子采购的概念
电子采购（E-Procurement）是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标、网上竞标、网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务。事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且能够利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。电子采购使企业不再采用人工办法购买和销售他们的产品，在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。
电子采购是一种在Internet上创建专业供应商网络的基于Web的方式。它能够使企业通过网络，寻找管理合格的供货商和物品，随时了解市场行情和库存情况，编制销售计划，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购的物品进行在途管理、台账管理和库存管理，实现采购的自动统计分析。
2.电子采购的发展
电子采购最先兴起于美国，它的最初形式是一对一的电子数据交换系统（EDI），该电子商务系统大幅度地提高了采购效率，但早期的解决方式价格昂贵、耗费庞大，且由于其封闭性仅能为一家买家服务，尤其令中小供应商和买家却步。为此，联合国制定了商业EDI标准，但在具体实施过程中，关于标准问题在行业内及行业间的协调工作举步维艰。因此，真正商业伙伴之间的EDI并未广泛开展其。20世纪90年代中期，电子采购目录开始兴起，这是供应商通过将其产品上网来提高其信息透明度、市场涵盖面。近年来，全方位综合电子采购平台出现且通过广泛连接买卖双方来进行电子采购服务。随着信息产业和网络通信技术的飞速发展以及市场竞争的加剧，将物流、资金流和信息流三流合并进行高效运作的供应链理念，在发达国家已被提升到前所未有的高度，网络采购平台逐步成为一种高效国际采购的一个“利器”，现代化、集约化的电子采购正成为跨国公司经营运作的重要流程。
长期以来，采购管理一直是我国企业管理中的薄弱环节，在采购模式上一直沿用传统的采购方式。而基于互联网技术的E采购则是在电子商务环境下的采购模式，通过建立电子商务交易平台发布采购信息，或主动在网上寻找供应商、产品，然后通过网上洽谈、比价、竞价实现网上订货、支付货款，最后通过网下的物流过程进行货物的配送，最终完成整个交易过程。
3.电子采购的方式
实现电子采购的方式有两种：使用EDI（电子数据交换）的电子采购和使用Internet的电子采购。电子采购门户站点（即使用Internet进行采购）对购买简单商品最为有效，它可以让供应商创建和维护其产品的在线目录，其他公司可以从这些目录中搜索商品、下订单以及当场确定付款和装运选择。在试图购买定制的产品时，常常需要人力判断以及人与人之间的协商。首先，要整理叫做RFP（建议请求）的信息包，其中包括某一商品的技术规格和供应要求；其次，必须找到能够满足该请求的供应商。为了节省时间和资金，只需要与有资格的供应商联络，这样花费的精力最少。使这一过程自动化的一种方式就是使用EDT网络，它能够让供应商和买主交换采购信息。只要交纳一点事务处理费，就能通过EDI网络提交信息包，并在同一网络收到答复。
4.电子采购在酒店业的兴起与发展
电子采购在酒店业的发展比较晚，具有标志性事件的是在2007年4月上旬国内首家酒店集团中央电子采购网开始在金陵酒店集团正式运行。与国内其他大型酒店集团不同，金陵走的是自主创新研发之路，中央电子采购网以及一年前已经启动的金陵全球市场营销系统都是与国内外有实力的软件公司合作的成果。点击金陵中央电子采购网www。jinlingsource。com，金陵连锁酒店采购物品的类别就会出现，买卖双方可以在网上实现自由交易。金陵集团下属的经济型酒店品牌“金一村”五家分店已率先在网上进行申购业务。
2007年5月，明基逐鹿继金陵集团后成为金茂集团供应链管理的咨询师及信息化的规划者，以推进在全国酒店行业的拓展和建立集团采购管理平台。这是继金陵酒店管理集团、金茂集团之后，又一酒店管理集团公司采用明基逐鹿酒店集团供应链管理协同解决方案。有近3000家供应商在使用明基逐鹿软件的供应链管理解决方案，行业涉及制造、房地产、酒店连锁等多个行业领域，每月平均在线交易额达10亿美金。
2008年1月10日，经济型酒店的巨头之一——格林豪泰酒店管理集团宣布2008年酒店用品采购招标启动。
开元旅业集团的电子采购发展比较早，目前集团正在采取一系列措施来进一步完善集团的采购系统。集团通过供应商绩效考核体系来不断优化优秀的供应商，提供更好的产品；通过电子商务平台可以更广泛地接触到优秀的供应商；通过历史数据的分析帮助提升改善措施的有效性，提升品质管理能力；通过集中采购发挥规模优势，降低采购成本；通过资源共享提高采购效率，降低流程成本；通过集中数据管理帮助分析成本，从而寻找分析成本的可改善空间；通过信息共享可以降低库存成本。系统功能包括对合同执行的监控、自动预警管理、供应商绩效考核等。
二、电子采购的优势
在电子采购这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。
1.提高采购效率，缩短采购周期
采购方企业通过电子采购交易平台进行竞价采购，可以根据采购方企业的要求自由设定交易时间和交易方式，大大地缩短了采购周期。自采购方企业竞价采购项目正式开始至竞价结束，一般只需要1～2周，较传统招标采购节省30%～60%的采购时间。
2.节约大量的采购成本
据美国全国采购管理协会称，使用电子采购系统可以为采购企业节省大量的成本。采用传统方式生成一份订单所需要的平均费用为150美元，使用基于Web的电子采购解决方案则可以将这一费用减少到30美元。酒店企业通过竞价采购商品的价格平均降幅为10%左右，最高时可达到40%多。
3.优化采购流程
采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单地替换原有的方式与方法，而是要依据更科学的方法来重新设计采购流程。在这个过程中，摒弃了传统采购模式中不适应社会生产发展的落后因素。
4.减少过量的安全库存
世界著名的家电行业跨国企业海尔集团在实施电子采购后，采购成本大幅降低，仓储面积减少一半，降低库存资金约7亿元，库存资金周转日期从30天减少到12天以下。
5.信息共享
不同企业，包括各个供应商都可以共享信息，不但可以了解当时采购、竞标的详细信息，还可以查询以往交易活动的记录。这些记录包括中标、交货、履约等情况，帮助买方全面了解供应商，帮助卖方更清楚地把握市场需求及企业本身在交易活动中的成败得失，积累经验。这使供求双方之间的信息更加透明。
6.实现供求双赢
电子采购不仅使采购企业大大获益，而且可以让供应商获益。对于供应商而言，电子采购可以更及时地掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。
国内外无数企业实施电子采购的成功经验证明，电子采购在降低成本、提高商业效率方面，比在线零售、企业资源计划（ERP）更具潜力。电子采购的投资收益远远高于过去10年内已经在企业中占主导地位的任何商业革命，包括企业流程再造、策略性采购等。
补充案例：南京金陵酒店运用电子采购系统预防商业贿赂
南京金陵酒店物资、食品等采购每年都有几千万元。针对传统采购管理工作中的成本难控制、采购周期长、采购程序复杂、信息共享程度弱、过程监控困难、易发商业贿赂行为等弊端时时困扰着酒店管理者，金陵酒店专门设计了一套完整的“金陵中央采购网”电子系统，使集团在管的23家酒店全部实现网上申购。“金陵中央采购网”的采购系统坚持“标准公开、价格透明、采购高效”的原则，有效地解决了以往酒店采购中的种种弊端。主要有以下几个特点：一是拓宽了供货渠道。传统采购流程在选择供货商方面，多采用“货比三家”法，同样商品通过比质、比价确定商家。二是降低了采购成本。所有成员酒店采购物品，都可以在网上操作。三是动态化地选择商家。为使采购商品的质量和售后服务能得到保障，使用部门对商品质量的优劣、数量、送货的速度以及售后服务等均可在网上进行评估。四是提高了工作效率。五是促进了廉政建设。通过注册供应商审计、供应商论证审计、报价审计、价格清单内部公开审计、供应商考核审计、投诉审计、采购过程审计七个审计环节，有效地杜绝了不正之风和腐败行为的发生，促进了企业的廉洁经营。
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三、电子采购在酒店业中的运用
高新技术逐渐在酒店行业中渗透和影响，当然包括了采购的管理工作。近几年，多数酒店的采购工作，根据供应商的情况，已经从电话、传真的联系方式向无纸化过渡，采购部和供应商之间用E-mail沟通已经成了较为普遍的手法。供应商的产品质量，在近几年有了很大的提高；国内的供应环境，更是有利于酒店的经营。仍然采用传统的采购方法和过程，已经明显地不适合现代企业竞争的需求，实际上互联网对酒店业的重要作用除了体现在网上预订，还有就是电子采购了。
在现代酒店管理中，供应商和酒店是一个战略合作的伙伴关系，因为供应商将和酒店一样，面对共同的顾客，供应的服务水平将直接影响酒店对于顾客的服务水准，供应商的工作质量将直接影响酒店的赢利水平。
希尔顿等著名酒店管理集团，已经开始使用不同的采购管理软件，采购管理软件和前台的管理软件、各消费点的收银软件是互联的。前台每销售出一间客房，与客房相关的物品数量就会根据设定的消耗量而自动在采购管理系统中显示；同时，同样的数据还会通过自动传真和因特网的传输，在不同供应商的数据库中显示。供应商则根据和酒店事先商定和设定的供货量水平，及时向酒店补足已经耗用的物品。当酒店收到供应商的补充物品时，酒店的采购管理软件会在收货栏上有所显示；并在到了原先和供应商商定的供货量时，自动通知财务系统支付货款。整个采购流程被极大地简化了，整个过程的整合对于电脑软件的要求是非常高的，同时对于采购管理人员的素质要求也不一样了。与传统的采购流程相比，单项交易已经不复存在，采购工作管理的重点是内部管理标准的设定、是事先供应链的组建、是管理软件的互联。
根据埃森哲的统计，如果一个酒店通过在线采购节省了10%的费用，那么其中5%来自价格的控制，3%来自订量的标准化和高质量的供应商品，另有2%来自支付方面的节省。一般来说，采用电子采购以后，对于酒店的好处有以下几个方面：中间过程时间大大缩短了；解决了库存安全问题；使库存保持最低量；对顾客要求反应迅速；减少了纸张传递过程；提高了库存记录质量；推动了供应商质量管理；减少了管理环节；提高了服务效率；资金的有效率提高了；经营的盈亏信息在采购中得到了直接反映。
小知识：酒店电子采购平台
走进各个大酒店或者连锁酒店的采购中心，都能看到几乎一样的情景：采购中心五六个采购人员，每个桌上都堆满了各式报价单、订单、送货单，电话一个接一个，手机、座机响个不停，通知下单、改单，通知送货、催货，还有对账等；传真机也一直在工作，不是在发传真给各个供应商，就是接收供应商回发的传真，都是发订单、改订单等工作；酒店同时供货的供应商超过百家，采购中心也就重复着这样的工作，桌边或者墙边放着各种各样的样品，还有供应商不断上门推销样品或者办理其他业务，永远都是忙碌而无序的。
用GOE网在线酒店电子采购平台软件就可以改变这样的工作方式。
酒店租用GOE网电子采购平台，申请开通服务、购买用户数、按月交纳使用费用，前期无须任何投入购买软件、硬件，就可以建立自己的电子采购平台。添加好酒店采购人员和供应商用户后，酒店就可以实现总部下单、分店收货、供应商与酒店总部财务网上对账等工作，从而实现酒店集中采购、降低采购成本、优化供应链、提供工作效率。
用了GOE网酒店电子采购平台，工作将变得轻松：
1.采购人员把当天要采购的所有订单整理成EXCEL文件；
2.上传到GOE网该酒店的电子采购平台，并发布；
3.各个供应商在GOE网上确认收到的订单，并同意按时、按量送货；
4.各个供应商按订单计划打印出送货单，并送货；
5.酒店采购部门同时也可以看到送货情况，收货后，在网上确认收货数量；
6.月底，供应商按当月送货情况做出对账单，财务可以按对账单确定付款等工作；
7.GOE网上的工作日历可以查看各个订单的状态；
8.每年或者每季度，按公司的表现GOE网给出评估报告，科学评估供应商的各个表现，如响应、送货及时性和货品退货率等。
用了GOE网酒店电子采购平台，把烦琐、重复的工作交给互联网批量完成，采购部门可以把工作重点放在寻找更好的供应商、更优惠的商品上。那种过于忙绿的工作状态将会变得更加有序和高效。
