一、客房预订
（一）预订管理
预订管理的主要功能是对散客、团体的客房预订的受理、确认、变更、取消，完成客人抵店前的准备工作，处理预订未到、预订取消后的恢复、预订等候特殊业务。
预订视图包括“全部预订”、“取消预订”、“未到预订”、“等候预订”、“预计今天抵达的预订”，均可按账号、姓名、房号、抵店日期等项目快速定位查找预订单及进行排序。
客单状态：I-在住、O-离店、N-未到预订、R-正常预订、X-取消预订、W-等待预订。
1.修改订单、订单信息
预订单变更是酒店很常见的业务。通过点击左侧功能区中的“修改预订”，可以打开右边列表中的散客或团体记录，进行修改客人资料、进行预排房、修改已排房等操作。进入修改界面后，所有灰色显示的内容表示保存不可修改。如果要对团体预订单进行修改，选择主账点击“修改订单”即可。如果列表中记录过多，可用过滤条进行查询，找到相应的预订单便可以进行修改操作。订单信息用于打开查看团体预订单，不可以编辑。
2.取消预订、恢复预订
如果接到客人要取消预订的要求，或者客房较紧张时的非确定性预订客人又没有如期抵店，则需要取消这些预订设置为未到预订。对于操作失误的取消和未到预订，可以用恢复预订来将预订单还原到正常的预订。取消预订有单独的视图，方便管理及查看。
3.确定预订、未到预订、等候预订
确认预订是客人已经通过口头或书面形式对预订进行了确认，但也规定客人必须在约定时间前抵店，否则预抵当日夜核时会将订单自动转为未到预订。
在酒店预计客满或者由于超额预订时，不能马上满足客人的订房要求，但仍可将客人的订房要求记录到电脑中，并且归入等候预订。一旦有客房空出（如其他客人取消预订或提前离店），可以立即通知客人，并将此等候预订恢复为正常的预订。系统中确定预订有单独的视图，方便管理及查看。
4.预订入住
为有预订的客人或团体办理入住登记是非常快速、方便的。通过预订入住就可以完成，免去了重新登记的烦琐。
（1）可以通过姓名或团号在预订列表中查找将要入住的客人的预订单，点击左侧功能区中的“预订入住”。一个团体预订单转入住，勾选“团体主账”，则所有团员默认选中，也可只选择部分团员先转为入住状态。
（2）如果客人仍未排房，则可以点击图中左上角的“排房”按钮来分配房间。排房后再转为入住状态。
（3）当预订单的预抵时间已经小于当前系统日期时，预订入住时会提示预订单已经超期。这时需要通过“修改订单”功能修改“预抵日期”和“预离日期”，保存后才可正常将预订单转入住。
（二）散客预订
散客预订是指个别的零散客人、长住客人及成批的零散客人来酒店预订。
（1）预订单分为客房资料和客人资料两个页面录入，加粗显示的为必录项，其他项可视酒店的需求录入。
（2）预订单里的部分特别项说明如下：
①预订种类：必须按照预订单的实际情况选择“普通”或“确定”，确定类预订将影响远期房态，普通类预订则不影响远期房态。
②关于房价：一般选取确定的房价代码（房价代码在基本设置中增加），对应此房类的实际房价就会自动填入。如果需要打折，则直接录入折扣，或录入折后房价。如果客人是已签协议的协议单位的客人，则在“协议编号”一栏录入相应的协议编号，或在“协议单位”一栏录入相应的协议单位名称，协议规定的房价代码和房价就会自动带入此预订单。同样，如果此客人为会员，在“会员编号”处录入会员编号，则会调出会员相关资料及会员房价。
③实际房价包括房价和附加费，其中，附加费可以在系统参数—账务参数—客房附加费中定义默认值，然后在接待参数—附加费处设置收取附加费的方式（按比例或按固定金额、比例是以实际房价还是标准房价为基准计算）。
④定价原因：默认是“无折扣”，当要录入折扣时，需要选择一种定价原因（有操作员折扣、经理折扣、会员折扣和协议折扣四种原因可以选择），才能进行录入。
⑤加床：勾选“加床”后，可针对房间设置加床，手工录入加床单价，夜核时会自动记入加床费用。
3.功能按钮
（1）Button_隐藏、显示：预订单左侧的列表显示与当前预订单有关联的客单，单击隐藏、显示按钮，可以关闭或重新显示此列表。
（2）Button_新客单：在当前预订单已保存的前提下，点击“新客单”按钮，可以开始下一个预订单的录入。
（3）Button_复制：对于相似的预订单，我们可以用复制的方法来快速建立，然后再修改不同的项目。例如，对于同住客人，可以新建一个预订单，然后复制一份，视情况修改不同的项目就可以了。前提是被复制的预订单预抵时间不能小于当前时间。
（4）Button_押金录入：用于录入客人入住时交付的押金款项，保存时提示是否打印押金单，押金单可以作为客人的支付凭证。
（三）团体预订
团体预订是指为旅行团、会议团等有组织的成批客人预订不同房类、不同抵店或离店日期的一批客房。团体业务是一个巨大的市场，各种团体为酒店提供稳定的业务量，而且一般团体客人在酒店的花费也较大，从而为酒店带来较大的利益。当然，团体订房通常有较大的房价折扣。一般团体种类有会议团、旅行团、博览会或展览会团、政府团等。
点击菜单“客房预订/团体预订”进入到团体预订界面。团体预订的项目较多，如抵店或离店时间、房数、人数、折扣、协议单位、领队信息等。这些信息保存后才可继续录入其他信息，如排房、押金录入等。预订时填入尽量多的信息，对客人抵店时的快速入住将有很大的帮助。
另外，需要说明的是，协议单位因为与房价、销售员业绩及协议单位佣金有关，所以如果是协议单位客人，必须录入协议单位，在“协议单位”录入框中录入单位编号，或单位名称的关键字，按回车键即可调出协议单位。
1.排房
（1）团体客不同于散客，由于存在多种房类、分批抵店或离店的情况，需要对团体进行排房操作。依据不同房类、不同抵店时间、不同离店时间，需要把一个团体分成几个批次。
（2）针对一个批次，我们需要对它进行排房，也就是根据批次的条件，过滤出酒店在这个条件下可供预订的房间，然后进行选择。可手动选择房间，也可点击“自动排房”按钮，系统会按录入的房间数自动勾选房间。
（3）一个批次如果已经按数量完成排房，则不允许再次针对这个批次进行排房。
（4）排房完成后，根据批次中的房间数量，在团员明细中会自动生成同等数量的团员记录。
2.包费项目
团体成员的消费，如果有些项目是团体负责的，可以使用团体包费功能。点击“增加”，选择包费的项目，开始日期和结束日期是指这个时段的包费指令才有效。保存后，夜核时会自动执行指令，将团员账户上生成的包费项目转到团体的主账上。也可以点击“执行”按钮，手工执行包费指令。
3.成员管理
在团体排房完成后，会在团员明细中生成对应房号的团员记录，这些记录的主要作用是用来记录团员各自的消费。
如果需要增加团员记录，进入增加团员界面后，选择所针对的房间批次，录入要增加的数量，点击“增加团员”按钮就可以了。完成后需进行团员分房，才能将团员分配到各个房间。对于团体酒店，只需要保证一间房有一个账号（也就是一个团员记录）用做记录各自费用就可以了。所以增加团员记录是不常用的。
二、前台接待
接待系统的主要功能是完成直接到店入住散客、团体的登记，包括填写入住登记表、分配房间、确定房价和付款方式，并为在住客人提供设置同住、加床、换房、续住等日常服务。前台接待包括接待管理、散客接待和团体接待。
（一）接待管理
在接待管理模块中有散客步入、团体步入、修改客单、显示客单、更换房间、调整房价及取消入住等业务子模块，还有设置关联和解除关联两个事务子模块。
1.修改客单、显示客单
（1）修改客单。
为了加速办理步入客人登记手续的过程，通常在当时只填写客人的姓名、房号等基本的必需资料。待客人入住后，再回头补充输入客人的完整资料。此时，需要利用修改客单的功能填入其他补充资料。
具体操作和项目填写与新建散客或团体客单基本相同。进入修改界面后，所有灰色显示的内容表示保存不可修改。如果要对团体接待单进行修改，选择主账，点击“修改订单”即可。如果列表中记录过多，可用过滤条进行查询，找到相应的接待单后便可以进行修改操作。
（2）显示客单。
用于打开查看某一个客单，不可保存修改结果。
2.更换房间、调整房价
客人可能由于个人喜好（如偏好某房间）或酒店原因（如客房需要维修）要求换房。换房调价功能实现为客人办理换房并/或调整房价的手续。换房间有换入一个新房间和加入一个已经有客人在住的房间两种情况。后者换房后会自动与原在住客人设置为同住关联关系。
（1）进入换房界面后，在右边的列表中选中要换房的客单，然后在新房间处选择要更换到的房间，点击左上角的“换房”按钮即可完成换房操作。
（2）有些客人在入住时是有折扣的，因此换房后，新房间也可能需要打折。在换房完成后，选中新房间右侧列表中的客单记录，点击左上角的“调整房价”按钮就可以进入调价界面。
（3）调整房价后，当日夜核时，将以调整后的新房价过夜租。
3.取消入住
对于因误操作而将预订客人转为在住客人的情形，可以用“取消入住”功能将此客单从在住还原为预订状态，并释放房间的占用，操作时要求录入取消入住的原因。如果客单已有消费记录，则不允许取消入住，以防错漏。入住后过了夜核也不允许再入住。
在接待管理列表中选择一个接待单，点击左侧功能区的“取消入住”则完成操作。取消入住后，该接待单转为预订单。
4.设置关联、解除关联
在靓客栈V4.0酒店管理系统中，有三种在客单和客单之前产生关联的情况：
（1）同住客人的关联。
如果两个或多个客人同住一个房间，可以通过复制客单、在房态盘上的同一个房间上登记入住来实现。被复制的客单或先登记的客单默认为主账，另一个为副账。
（2）手工设置关联。
如果两个以上客人同来酒店住宿，但分别住不同的房间，则可以手工将这些客人标志为“关联”。关联关系主要指账务上的关联，设置关联时选择其中一个为主账，其他为副账。这样，在账务处理时调出其中任何一人的账户明细时均可看到相关的其他几个客人的账户情况，从而方便地处理他们的账务和结账，避免遗漏。
（3）一个团体里面客单的关联。在建立团体预订单或接待单时，系统自动建立关联关系。团员出团后，自动解除与团体的关联系统。
只有对手工设置关联的客单，才可以用“解除关联”来打破关联关系。
（二）散客接待
散客接待主要是指对于没有提前预订的客人进行登记。点击菜单“前台接待/散客接待”进入散客步入界面，并根据客人填写的住宿登记表的内容，在系统里填入客人的姓名、抵离日期、房类、房号、房价等基本资料，加粗显示的为必须填写，其他项可以视酒店的需求录入。保存后即可完成客人的快速登记。
关于散客接待单里的部分说明与散客预订单的说明是一致的，详见客房预订中的散客预订。
功能按钮除了Button_转会员（表示可将此接待单的客人转为会员），其他功能按钮与散客预订单的说明是一致的，详见客房预订中的散客预订。
（三）团体接待
一般团体都是通过预订来入住，很少在前台直接登记入住。故团体步入相对使用较少。点击菜单“前台接待/团体接待”进入团体步入界面，在团体接待的主界面上，提供了一些与团体相关的信息以供录入，可视情况录入。
关于团体接待的操作步骤及操作内容与团体预订中的步骤及内容是一致的，详见客房预订中的团体预订。
三、前台收银
（一）收银管理
收银系统的主要功能是为客人、团体建立账户、收取押金、日常消费的记账、收款、结账等账务处理，也包括收银换班、收银审核等，处理所有客人从预订、入住、在店、离店等各个期间与账务相关的工作。
位于前台的收银处，每天负责核算和整理各业务部门收银员送来的客人消费账单，为离店客人办理结账退房手续，编制各种收银报表，及时反映酒店营业情况。从业务性质来看，前台收银一般由财务部直管，但由于它又在接待客人的第一线，因此也需接受前台部的指挥和协调。
1.账务明细
对于客人和团体，一旦建立了预订单或客单，相应的账户便自动开立。酒店客人的各项消费通常都不是立即付款结算的，客人应付酒店的欠款便记录累计在客人的账单中。
客账在会计概念上是资产类的“应收账款”性质，借方记录客人的消费金额，贷方记录客人的付款金额，余额为负表示客人尚欠酒店的款项，余额为正则表示客人预付金额减去所有消费后多余的金额（即酒店暂欠客人的金额）。
（1）软件操作。
账务明细窗分为账户基本情况、账单明细、关联账户三个区域，窗口下方是与账户和账单相关的操作按钮。点击相应按钮，就可以执行操作。
右上方区域的相关账户区中显示了与当前账户有关联的其他账户，点击为当前账户。前面讲过，关联账户包括同住账户、关联账户和团体账户。
左上方区域的账户基本情况区显示的是当前账户的概要资料，如客人姓名、账号、房号、房价、抵离日期、结算方式等。
右下方的账单明细区域显示的是账单的交易明细，账单交易明细记录了交易发生时间、所属房号、记账项目、消费金额、付款金额等内容。
（2）消费录入、收款录入。
用于输入消费、结算的账目到账单中。入账通常分为电脑自动入账和手工入账两大类。房租、电话费、附加费用等由电脑自动记入前台客账。未联网的收银点的客人消费（如洗衣等）、客人押金、结算付款的记录，一般由前台收银员手工录入。
收款录入：入账点击记账科目栏，从项目分类中选取，输入正确的金额，项目属于消费还是结算，在基本信息中已定义。当要连续向同一账户输入多笔项目时，可以勾上“连续记账”标记，每输入完一个项目就点击“保存”。
消费录入：直接在项目列表中选择记录，点击“新增”按钮即可添加记录，也支持在“记账项目”栏下拉选择或录入编码。消费项的“单价”和“数量”能否手动录入，由基本信息中该项目“是否启用单位”来设置。
还可以直接在房态图上选定房间，进行收款录入和消费录入。
（3）冲账。
冲减以正或负的记录来抵消错误的账目，并记录冲减的过程。窗口下方的“状态”按钮显示或隐藏冲减的记录，以备核查，原交易记录和冲减的负数记录以桃红色标志。
（4）转账。
转账窗口上半部分为源账户的账目情况，下半部分为转入账户的账目情况。在源账户区勾选将要转入的账目记录，在下方转入账户区选择要转入的账户，点击“转账”按钮，就能完成转账过程。被转账和对冲的转账记录用橘红色标志，可点击“状态”按钮显示或隐藏。
（5）分账。
分账是用于将一笔账目按指定比例或金额拆分为两笔记录。可用于同住客人分担房费或部分结账。
（6）挂账。
除了现金、信用卡、支票等即付方式，酒店还可以为签订合约的公司/旅行社（协议单位）提供挂账，再按协议周期性结清。点击“挂账”按钮，系统自动调出协议单位列表以供选择。录入挂账金额，点击“挂账”按钮就完成了。这里的挂账并不是指把某一条消费记录挂到协议单位上，而是指用“挂账”这种付款方式付了一笔钱，同人民币等是一样的意义，它其实相当于是从协议单位上预借了一定数目的金额，而协议单位会根据与酒店定下的条约每隔一段时间同酒店结算一次。
（7）结账。
通常，前台收银处负责办理客人结账离店的手续。酒店可以根据自身的需求定义结账离店的过程。未勾选的步骤在结账过程中将不被执行。
临时锁账：临时冻结指定账户，并禁止录入、修改此账户资料，处于锁定状态的账户只是禁止手工入账，像电话计费等自动入账则不受此限。
加收日租：如果客人超过酒店规定的时间退房（一般为12：00和18：00），结账时系统会弹出加收半天或一天日租的界面，加收的额度系统已经自动给出，在不需要调整金额的情况下，操作员只需点击“保存”就可以确定加收日租了。
账户冲减：以正或负的记录来抵消错误的账目。如在此窗口核对账目时发现误操作录入的记录，可选中此记录，点击“冲账”按钮。
账单平账：平账就是以各种结算方式支付客人尚欠酒店的款项余额，或将多余的钱找赎给客人。在账户平账窗口，标题栏上会显示当前账户的应收或找赎金额。收银员可以快速地知道应收客人多少钱或应找赎客人多少钱。应收及找赎金额已默认显示，操作员只需要点击“保存”按钮，就完成了平账的步骤。
同住退房：若同住账户余额为零，将默认此账户已退房，退房后该同住账户转入“已退未结”视图中。
2.账户锁定、账户解锁
临时冻结指定账户，并禁止录入、修改此账户资料。可用于欠费客人、疑点客人、结账退房。支持成批操作。处于锁定状态的账户只是禁止手工入账，像电话计费等自动入账将不受此限。
3.手工转账
手工转账用于在两个账户之间选择性地转账。同本章账务明细中的“转账功能”。
如果选择团体主账，则进入团体转账。可以手工选择团体属下在指定时段内的、指定某些团员的、指定某些项目的交易账目，并转账到团体主账。可用于结账团体集体结账退房时，团体主账负责团员的部分或全部消费。
（二）收银上下班
操作员登录系统以后，如果不在收银上下班进行收银上班，则无法在系统中进行与收银相关的任何操作，如记账、结账退房等。
靓客栈V4.0系统中预设了A-J这些班次，每当营业日结后，新的营业日期开始时，系统会自动将从前一日开始当班的操作员班次更改为当前营业日期的A班。操作员登录后，点击“收银交接班”，就完成了班次转换。对于多客户端，一个客户端做了收银交接班，所有客户端的当班人员不变，但班次自动统一更改为该班次。
