授权使你的控制发生了微妙的变化,因为授权,你对工作及局面的控制实际上是退后了,这反而使控制在授权中的地位得以凸显,你必须使自己的控制技巧更加的高明,才不至于使工作陷入失控状态。
公司领导在给下属授权后,不可就放手不管,还要进行有效地控制。在充分授权之后,领导者想进行有效的控制,可采用如下几点技巧:
一、命令追踪。
有些领导在授权之后,常常忘记自己发出的指令。对于已发出的命令进行追踪是确保命令顺利执行的最有效方法之一,是成功领导者经常采用的控制手段。
命令追踪的方式有两种:第一种是领导在发布授权指令后的一定时期,亲自观察命令执行的状况;第二种则是领导在发布授权指令的同时与下属商定,命令下达后,下属应当定期呈报命令执行状况的说明。
在进行命令追踪时,领导者必须首先明确追踪的目的在于:
(1)控制命令是否按原定的计划执行。
(2)考虑有无足以妨碍命令贯彻的意外情况出现。
(3)考核下属执行命令的效率。
(4)反思、检讨领导本人下达命令的技巧,以便下次改进命令下达的方式。
基于这样的目的,高明的领导者在命令追踪中,就不会像个“老讨厌鬼”一样只注意细节,而使自己的目光集中在以下几方面:下属所履行任务的质与量;工作进度;工作态度;下属是否有发挥创造性的余地;命令是否是合适的,有无必要对命令本身作出修正,或下达命令取而代之;下属是否确切地了解命令的含义,并按命令的精神完成任务。
二、有效的反馈。
有效的反馈需要把握如下要点:
(1)反馈应具体化而非一般化。对下属一般化行为的笼统评价常常缺乏说服力,如果你确实要评价下属工作团队的工作态度,你应拿到考勤单,说明下属员工过于散漫,而且这种工作态度对工作业绩确实产生了不良的后果。
(2)反馈依赖数据说话。不要在“事实”上与下属发生争执,如果你认为工作进展“很糟糕”,而下属认为工作进展“还不太坏”,这将是最糟糕的事情。你要到财务部门、考勤部门、销售部门等地方获取能够用于证明工作进展情况的数据。
(3)反馈要针对事件而不是针对人。作为领导,当你发现你把一件重要的工作交给下属去负责,而他把事件弄得很糟糕时,你的气愤可想而知。但是,对于工作来说,责备人于事无补。何况应冷静地想一下,或许把全部过错归在下属头上并非完全地公平,或许事情还没到不可挽回的地步。就事件本身把你的不满告知下属,共同探讨补救的措施,这样做,更像一位高明冷静的领导的做事方式。
(4)把握反馈的良机。距离发现下属工作中的问题已经一个多星期了,领导这才把下属叫到办公室,告诉他自己的意见是什么,这显然并非完全合适,因为这时,下属已经着手进入工作的下一个阶段,他不得不退回来,对一个星期之前的工作进行改进,下属会感到厌烦,即使你的反馈是正确的,它被完全接纳的可能性却降低了。相反,如果你对下属工作中可能存在的问题刚刚有所察觉,却尚未获取足够的信息证明这种察觉确有实据,这时急于反馈同样也是不明智的。反馈的最佳时机显然是这样一个时刻:你拥有充分理由证明你的观点、你足够冷静、下属正在思考这一问题,这时的反馈常常能取得最佳效果。
(5)反馈是确定的、清楚的、可被准确理解的。许多领导把反馈变成了抱怨,似乎缺乏一个主题,他的不满好像有很多,涉及到下属工作的许多方面,而每个方面又谈得很模糊,下属努力听清领导说的每一个词,却并不理解领导的确切意思。下属沮丧地走出领导的办公室时,他一点儿也不知道,有什么事情需要他去改进。
三、监督进度。
授权使你的控制发生了微妙的变化,因为授权,你对工作及局面的控制实际上是退后了,这反而使控制在授权中的地位得以凸显,你必须使自己的控制技巧更加的高明,才不至于使工作陷入失控状态;同时,因为授权,你得以从具体烦琐的事务性工作中腾出时间来,其中的一部分将被用来监督委派出去的工作,这几乎成为你对这些工作负责的惟一有效的形式。
一个有效的授权应是领导根据授权,对自己的控制技术作细致的挑选和改造,以适应授权这种特殊的管理形式。照搬一般性的控制技术,往往适得其反。
授权中的控制技术包含:
(1)监督工作进展,尽量避免干涉下属的具体工作。
(2)以适当的方式提醒或提出意见。
(3)确认绩效,兑现奖惩。对于出色的工作要给予充分的鼓励,对于不足提出意见。精神推动如果结合物质奖惩,效果会更好。
(4)全局统御。
如果通过授权的方式,在相对轻松的工作压力下,仍然握有部门全局的大权,不至于“大权旁落”,那么,授权无疑是一种令人满意的选择。而实际上,授权把领导们从具体事务中解放出来,使他们有更多的时间和精力思考全局的问题,他们往往比事事躬亲时更能统御全局。
有效的全局统御会在三个层面上进行:
(1)对组织的控制。高明的领导常常采用纵向划线、横向划格的管理模式来实现组织控制。纵向划线即界定各部门对上、下的权限;横向划格即界定下级各部门之间的权限。这种界定的结果是:各部门在宏观上纳入自己的控制轨道,在整体规定的线路上按部运行,在微观上使他们在划出的方格内充分享受自己的权利,灵活有效地运转。使各部门处于自己指挥之中,不能成为指挥不动的独立王国。
(2)对工作控制。领导对工作的控制表现为静态和动态控制。静态控制是对工作目标、工作计划、规章制度的制定做到心中有数;动态控制是在工作过程中,为预防和纠正失误、偏差而采取的指挥、调整和协调手段。
(3)对员工的控制。领导们往往对控制“人”感到头疼,在对人的控制中,更显示出领导们“方法与艺术结合”的能力。除了选择好控制时机,最重要的是控制程度的把握。对员工的控制既要坚决果断,又要防止粗暴武断;既要讲求时效,又要防止操之过急;既要反应灵敏,又要防止“神经过敏”,高明的领导会懂得在“过”与“不及”之间寻找最恰当的点。
为了防止授权后,下属用权泛滥而致使权力失控,上面所述的各种控制措施和建议是有必要借鉴和采纳的。
?§§第八章 情理相依,小公司管事要注重员工感情投资
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