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第11章 有效提高做事效率

有时候稍懂一点逻辑,就能大大提高做事的效率。时间对每个人都是平等的,不论你愿不愿意,你无法拥有比别人更多或更少的时间。而且时间一旦失去就不会重来,所以古人早就有“时间就是金钱,时间就是生命”的说法,这便是充分认识到了时间的价值。合理地利用时间就是争取宝贵的生命,使一个人有限的生命更加有效,从而也就等于延长了自己的生命。

有个人在商场里买了几瓶酒,结果回家发现其中有两瓶是假酒。那人第二天找了电视台的人一起去商场理论,但是商场认为那人不能证明假酒是这个商场卖出去的,所以不予赔偿。那人很委屈,但最后也无可奈何。

如果故事中的那个人学过一点逻辑学的话,就知道该如何证明假酒是从那个商场买的了。在他把假酒拿去商场的时候,不让商场里的人直接碰这两瓶酒,并且让有关部门在酒瓶上取出商场里售货员的指纹,然后鉴定这确实是假酒,商场就无法推脱自己的责任了。可见有时要让真相大白并不是什么难事,只需要懂逻辑就行了。

方丈下山游说佛法,在一家店铺看到一尊佛像,形体逼真,神态安然。方丈非常高兴,就问店铺老板多少钱。店铺老板要价5000元钱,加上见方丈如此钟爱这尊佛像,更是咬定价格不放,称分文不能少。方丈只好作罢。

回到寺里,方丈对众僧谈起此事,众僧就问方丈打算以多少钱买下它。方丈说:“500元钱足矣。”

众僧都唏嘘不止:“再怎么还价,也不可能从5000还价到500啊?”

方丈答道:“天理犹存,我佛慈悲,当有办法。”

“怎样普度他呢?”众僧不解。

“让他忏悔。”方丈答道。

众僧更不解了。方丈道:“你们只管按我的吩咐去做就行了。”

第二天,方丈派一个弟子下山,去那个店铺和老板砍价,弟子咬定4500元钱,老板就是不卖。

第三天,方丈派另一个弟子下山和老板砍价,咬定4000元钱不放,亦未果回山。

接下来几天也同样,每天下山的弟子出价都比前一天的低几百。过了几天后,下山弟子的出价已经低到了200元钱。眼见每天都有买主来,但出价却一个比一个低,老板很是着急。每天他都后悔不如在前一天卖掉,他终于开始怨责自己太贪心了。

最后,方丈亲自下山,来到店铺说出价500元钱要买下它。老板一听高兴得不得了,当即成交,高兴之余还赠送了放佛像的龛台一具。

学习逻辑能帮助我们明确手头事情的时间价值,以决定优先顺序。如何根据自己的目标来管理时间,这是一项重要的技巧,它能使你朝正确的方向前进,而不致在忙乱中迷失方向。我们都听说过“统筹”这个词。“统筹”就是通盘统一筹划的意思,是指在逻辑的指导下,优化办事的顺序,提高做事效率的一种方法。简单地说,就是如何在最短的时间内,做最多的事情。

小于想在客人到来之前做一道红烧鱼。

做红烧鱼需要这些步骤:洗鱼要5分钟;切生姜片要2分钟;拌生姜、酱油、酒等调料要2分钟;把锅烧热要1分钟;把油烧热要1分钟;煎鱼要10分钟。这些加起来要21分钟,可是客人20分钟后就到了。

为了解决这个问题,小于决定这样做:在等着锅和油烧热的2分钟里,同时拌生姜、酱油、酒等调料,这样一共就只需要19分钟,比原来节省了2分钟。

这就是“统筹”,把不影响前后顺序的、可以同时做的步骤一起做了。把大的事情放在空闲比较多的时间段,小事情放在空闲比较少的时间段,在完成一件事情的同时,还可以做另外一件事。这样,整个时间都会被充分地利用起来。下面再举个简单的例子。

如果一个人想泡茶喝,但是现在没有开水,水壶和茶壶、茶杯也都要洗,他该怎么做?

办法一:先做各种准备工作:洗水壶和茶壶、茶杯,拿茶叶,一切就绪后再灌水烧水,等水开了后泡茶喝。

办法二:先洗水壶,灌上水后烧水,等水开了后,再去洗茶壶、茶杯泡茶喝。

办法三:先洗水壶,灌上水后烧水,在等待水开的时间里洗茶壶和茶杯、拿茶叶,等水开了直接就能泡茶喝。

很明显,第三种方法最省时间。

上述的例子很简单,一般人就算只凭经验也能选择效率最高的那种方法。但是当遇到复杂的问题时,如何安排做事的方法和顺序,更能体现一个人的逻辑能力了。

宋时,有次皇宫中发生火灾,烧毁了大量的房屋。皇帝委派大臣丁谓主管皇宫修复工程。修复皇宫,丁谓面临三个大问题:作为皇宫地基的土从哪来,木材和建筑配件怎么运进京城皇宫里,被烧坏的房屋的瓦砾怎么处理。

其他大臣们都认为这是个吃力不讨好的活,等着看丁谓的笑话。可是丁谓运用逻辑思维想出了一个非常巧妙的解决方案。他先下令在皇宫前的大街上挖沟取土,避免了去城外取土的麻烦。皇宫前的大路被挖成了大壕沟,他就下令从城外的汴河引水进壕沟。于是各种木料和建材就能从水路直接运到皇宫前了。最后等皇宫修复后,他又下令将烧坏的瓦砾和其他建筑废料一起填进皇宫前的沟里,重新修成大路。

丁谓这样巧妙地安排,不但节省了大量人力物力和财力,还大大加快了修复工程的进度。

同样一件工作,有的人只要一天就能完成,而有的人需要两天甚至更长时间,区别就在于前者有更合理的时间安排。一个人不会合理安排做事的顺序和时间,就会被人说“办事没有逻辑性”。所以在分析问题的时候,最重要的是找到合理的解决思路,把原本复杂的问题还原为一系列相对简单的问题进行处理。

首先,对需要做的事情要有一个明确的计划,并且在做事情的过程中及时做好总结。总结的方法很简单:把已经做完的事划去,并给没能按计划完成的事情安排新的时间。有的人在没能完成原定计划后就心生气馁,甚至放弃整个计划。其实制定计划的目的并不是为了给自己施加压力,而是帮助自己建立一个有序的、一目了然的时间安排。因此,我们不用为未完成原计划任务而懊恼,而是要尽快重新安排新的计划。

崔西定律告诉我们:任何事情的困难度与其执行步骤数目的平方成正比。假如完成一件事情需要3个步骤,则这件事情的困难度是9;而假如完成一件事情需要6个步骤,那么这件事情的困难度就变成了36.所以在制定计划的时候要尽量简化流程。

在做事的时候,可以充分地利用空白时间。所谓空白时间,就是某件事情正在进行,而我们只能在一边等待的那些时间。比如排队的时候、等文件下载完成的时候、或是工作任务已经完成在等待下班的时候。对待这样的空白时间,最好的方法就是去做一些所需时间短,不怕被打断,不是很重要的事情。比如上网看看新闻,整理一下杂物,或者随手看几篇短小的小说等。

对于那些日常事务,比如查看邮件,与同事交流等,最佳的方法是在每天预定好的时间集中处理这些事情。比如是在上午或下午工作开始的时候,这样的话,处理这些事务的效率才会提高,并且不会影响主要的工作。

曾经有一个乡村小孩,有人拿出一张五元纸币和一张十元纸币送他,让他从中选一张。他选了五元纸币。人们纷纷嘲弄他,说他太笨了。这事传出去后,很多人都好奇地来找他试验,结果还是这样,这事也就传得越来越远,吸引了更多的人来“做试验”。

过了几十年,这个小孩长大了。有人问他这件事是不是真的,他答道:“是真的。”

“那你为什么选五元的,不选十元的呢?”

那人笑道:“如果一开始我就选十元,那以后还有谁会拿钱来给我选呢?”

我们都学过苏轼的《题西林壁》,其中“横看成岭侧成峰,远近高低各不同”描述的是由于游人所处的位置不同,因而看到的景物也各不相同。实际上看一件事情也是这样,往往换个角度就能看到不一样的地方,会有不同的观察结果和结论。此外,就算是在同一个角度,由于不同的人有不同的思维方式,他们也会有不同的观察结果和结论。因此,当我们在生活中遇到困难的时候,不妨试着换个角度、换个方式去思考,或者可以参考一下周围人的意见。

1997年香港回归的时候,中英两国政府在香港会展中心举行交接仪式。7月1日零时整,随着中华人民共和国国歌响起,五星红旗缓缓升起,并在国歌结束的时候正好升到旗杆顶端。

在交接仪式举行前几个星期,仪仗队遇到了一个严重的问题:担任升旗任务的仪仗队在现场进行排练的时候,发现当国歌演奏完的时候,国旗却还没有升到顶端,总是差一小段距离。担任升旗手的都是已经练习了无数次的熟手,按理应该是毫厘不差的,为什么在现场排练总是会差一段距离呢?负责人试图从升旗手个人的角度找原因,但并没有收获。后来,大家转换思路,会不会是旗杆的高度有问题呢?测量结果发现,这个旗杆不知为何竟然比原定的高度要高出一截。

可是时间上已经来不及拆除旗杆进行修改了。如果临时让升旗手稍微加快升旗速度,也不能保证精确无误。最终大家转换思路想出了解决方法:在旗杆周围的地毯下加上一块和旗杆多出的高度相同的垫板,这才使最后的升旗仪式准确无误地顺利完成了。

可见,在遇到难题的时候,沉着冷静地换个角度观察和分析问题,往往有助于问题及时有效地解决。

我们都知道直升机是靠顶上的螺旋桨飞起来的,但是螺旋桨在旋转的时候会产生扭矩,使下面的机体反方向旋转。在最初发明直升机的时候,怎么解决螺旋桨产生的扭矩,是个大问题。一开始人们试着给直升机加上一个反方向螺旋桨,但是这对制造工艺有太高的要求,限于当时的工业技术,这个实验并不顺利。后来美国人西科斯基别出心裁地设计了一个尾桨,解决了这个难题。比起反方向螺旋桨,尾桨制作简单,很快就成了民用直升机的标准配置。

这便是在面对一个问题时,原有的解决问题的方式受阻,而转换思考角度,以新的方式解决问题的例子。

圆珠笔刚发明的时候也面临一个难以解决的问题:非常容易漏油。这种漏油是由于笔端的钢珠在写字过程中磨损造成的,因而很多人都在钢珠硬度和耐磨性上寻找解决方法。但是要想找到廉价又更耐磨的材料却并不是一件容易的事。

这时有个人转换了思路,他想既然钢珠的磨损难以避免,那减少圆珠笔笔管中的油量,使笔油在钢珠还没有用坏之前就先用完了,漏油的问题不就解决了吗?于是他买来大量圆珠笔,统计出一般用了多少油后就会出现漏油的现象。然后他将笔管中的油量减少到那个量以下,从而解决了圆珠笔漏油的问题。

换个角度看问题往往带有浪漫主义的色彩,看似问题在此,其实答案在彼,所以有时也被称为“跳跃式思维”,实际这种思维并不是“跳跃”,而是“跳出”,跳出固有的思维模式,“反其道而思之”,让思维向其他方向发展,深入地进行探索。

有一个人想渡河,他看到河边有很多船夫,就问道:“在你们当中,哪位会游泳?”

船老大们围上来,纷纷抢着回答道:“我会游泳,客官坐我的船吧!”“我水性最好,坐我的船最安全了!”

只有一位船老大没有过来,只站在一旁看着。要过河的那人就走过去问:“你会游泳吗?”

那个船老大不好意思地答道:“对不起,客官,我不会游泳。”

谁知要过河的那人却高兴地说道:“那正好,我就坐你的船!”

其他船老大非常不满,就问:“他不会游泳,万一船翻了,不就没人能救你了吗?”

要过河的那人却笑着答道:“这位船老大不会游泳,他就会万分小心地划船,所以坐他的船是最安全的。”

有句名言道:“如果你不能改变它,就将其作为特色。”有时候我们也可以利用事物的缺点,将“缺点”变成“特点”,化被动为主动,化不利为有利。

有家时装店的店员不小心在一条高档呢裙上烧了一个小洞。按常理来说,这条裙子就卖不出去了,就算是把洞织补起来,也只是蒙混过关,欺骗顾客。这时店员突发奇想,干脆在洞的周围又挖了许多小洞,并将这些洞精细地修饰起来,然后将其命名为“凤尾裙”,作为新款裙子放在货架上。谁知这种款式一下子畅销起来,这家时装商店也从此出了名。

因此,具备一定逻辑能力的人,不但可以更好地安排做事的顺序,还能用与常规不同的思维方式,从新的角度认识和解决问题,大大提高做事的效率。

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