有了客户档案，就可以有效地掌握销售情况，为以后的新品上市做促销、为留住回头客提供便利。
建立客户档案需要登记一些基本的内容：顾客的姓名、ID、性别、地址、电话、常用邮箱、购买的商品及金额、购买时间、会员积分以及享受的折扣等，如果有必要的话，也可以把职业、年龄都登记上去，使档案信息更详细。卖家还可以分析与顾客的聊天记录，在对话中寻找相关资料，比如性格、职业、年龄、星座及喜好等。
客户档案里的顾客信息至关重要。如果在顾客生日当天给他发个祝贺信息，对方自然会倍感欣慰，自然会记住您这位用心服务的卖家，那么，自然就会时常来店里逛逛。假如销售的是钻石首饰，如果知道顾客哪天结婚的话，就发一个信息祝贺，也会起到很好的效果，顾客会把好的经验和感受告诉其他的亲朋好友和同事，这样生意就会做得更加红火。
在客户档案里记载购物时间、购买商品名称以及金额等，到年底的时候可以根据此记录来统计核算，根据每个顾客的消费记录来计算这位顾客在本店铺的总消费值，当顾客消费累计到一定额度之后可以赠送一件礼物，或者发放一个红包。把赠品的发放时间、内容以及价值记录在案，在回访的时候，由衷地感谢他这一年来对本店铺的支持，恳请顾客来年继续关注和支持自己的店铺。
同时，还可以使用Excel表格或Access数据库来建立顾客档案，选择自己最熟悉和惯用的工具，因为顾客档案是给自己看的，只要自己觉得使用起来方便就行了。
如果客户档案信息齐全，运用自如，每一位顾客都有可能成为回头客，顾客会把以往的购物经历来做比较，一位有人情味的店主给他们的印象和感受一定是美好的、温馨的，只有真情实意才能打动人心。
