现在，很多企业都采用信息化办公系统。内部电子邮件、公告板代替了传统的面对面沟通。
每天上班第一件事，就是查看和处理邮件，删除讨厌的垃圾邮件，回复朋友的邮件，转发出自己觉得有意思的东西，往往占去一两个小时。早就对这类占用太多时间的事务感觉不满，但又不能不打开邮件，害怕错过什么重要信息。
所以，上班路上耗费的时间，就是我集中处理邮件的时间。把同一类型的事务放到一起，可以节约更多时间。遇到紧急事务的话，也可以方便地用邮件发送传真，甚至发送至手机邮箱上。
邮件沟通没有表情、语气和姿势辅助，所以更需要注重技巧，如果使用不当，很容易引发严重的误会。例如前段时间，在网络上引发轩然大波的“邮件门”事件，就让电子邮件这个早已不新鲜的工具，再次成为事件中的焦点。
事件源自EMC前大中华区总裁的一封电子邮件。因为工作琐事，总裁通过内部电子邮件系统给他的高级女秘书发去了一封谴责信。按照常规，女秘书原本只需要用英文写一封回信，解释当天的原委，同时给自己的顶头上司和人力资源部的高管另外去信说明，坦承自己的错误并道歉。但出人意料的是，这位女秘书回复了一封拒不道歉并要求对方尊重的邮件，从而赢得了网络上“史上最牛女秘书”的称号。短短一周内，这封邮件在网络上迅速流传开。每个接收到转发的邮件，会再次转发给数位朋友。从北京、上海到成都、广州、南京……几乎全国所有知名外企都在疯狂转发。最后，总裁辞职，女秘书再无法找到工作，两败俱伤的结果，让“邮件门”事件告一段落。
谁会料到电子邮件会引发这么大的风波？看来，电子邮件对我们的影响力，早已比想像中更大。拨出专门的时间，郑重其事地回复和撰写邮件吧。遇到重要的邮件，也可以利用这段时间，起草腹稿、构思措辞。进入公司后，就可以立刻投入工作中。不再被这类事务搅得心烦意乱。
