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第39章 合理安排时间

快乐的员工有更高的工作效率。要克服职业倦怠,最好的方法之一就是使你的工作更加有趣。

完成工作的方法是爱惜每一分钟。

——[英国]达尔文

一个人陷入职业倦怠,要么觉得工作又多又杂,一团乱麻般理不清,要么觉得什么都不想做,庸庸碌碌,一分钟一分钟地捱时间。这说明你需要重新安排自己的日程,合理分配时间,让自己的生活有条不紊,让自己动起来。

美国著名的管理大师杜拉克说过:“不能管理时间,便什么也不能管理。时间是世界上最短缺的资源,除非严加管理,否则会一事无成。”时间对每个人都是平等的,但在每个人身上体现出来的价值却大不一样。我们要做时间的主人,就要珍惜时间,管理时间。

据说,伟大的所罗门王有一天晚上做了一个梦。

一位先圣在梦里告诉他一句话,这句话涵盖了人类的所有智慧,让他高兴的时候不会忘乎所以,忧伤的时候能够自拔,始终保持勤勉,兢兢业业。

但是,所罗门王醒来后却怎么也想不起那句话来,于是他召来了最有智慧的几位老臣,向他们说了那个梦,要他们把那句话想出来。并拿出一颗大钻戒,说:“如果想出那句话来,就把它镌刻在戒面上。我要把这颗戒指天天戴在手上。”

一个星期后,几位老臣来送还钻戒。戒面上已刻上了一句简单的话:“时间一去不复返。”

人的一生是有限的,如果我们想要利用有限的时间取得最大的收益,就必须学习科学管理时间的方法和技巧,在时间的分配与运用上做到尽善尽美。要减少低效率重复劳动,把更多的时间用在更有效益的地方。努力提高工作的效率,提高生活的质量,让生命的价值在有限的时间里尽情发挥,让自己的生存更有价值,更有意义。

在实际工作中,浪费时间的症状主要表现为办事拖拉、会议冗长、不速之客闯入、电话干扰、经常加班加点、穷于应付突发事件、上班漫谈、聊天、交待不清,事情做错、不敢拍板,等指示、不考虑事情过于复杂、主管事必躬亲、完美主义办事、不考虑轻重缓急、凭记忆办事、主办人员迟到、同样的总是一而再、再而三地出现等。因此,为了克服它们给你带来的负面影响,你必须要做到以下几点:

(1)对工作进行事先计划。如每年年末做出下一年度工作规划;每季季末做出下季末工作规划;每月月末做出下月工作计划;每周周末五做出下周工作计划等。

(2)二八法则。经济学上有一个很著名的二八法则:你所完成的工作里80%的成果,来自于你20%的付出;而80%的付出,只换来20%的成果。二八法则告诉我们:应该用自己80%的时间来做20%最重要的事情。因此你一定要了解,对你来说,哪些事情是最重要的,是最有生产力的,列出来,然后分配时间把它们做好。

(3)了解自己的生物钟。每个人的大脑等器官有其各自的活跃期和相对的沉寂期,因此,你要保证自己的每一分钟、每一秒钟都是在做最有效率的事情,就需要了解自己的生物钟,然后安排自己该在一天中不同的时段做哪些事情。例如,早上适宜阅读,进行一些需要记忆的工作,而下午适合进行一些理性的逻辑的思考。

(4)学会拒绝。在职场中总会遇到一些计划赶不上变化的情况,确实有很多时候自己原本已安排好了计划,但是经常会临时出现一些变化。例如,自己的主管要给自己加派新的任务,而如果自己接受了这个任务,那就会超负荷地运转而影响自己的业绩,也会影响公司的业绩。在这种情况下,要学会恰当地拒绝。但是拒绝自己的上级要讲究技巧,不宜直截了当,而要委婉,用让上级觉得确实是合理的理由来拒绝这个新增派的任务。

(5)建立价值观念。要尽量避免干出“一分钱智慧几小时愚蠢”的事情,如为省两元钱而排半小时队,为省两毛钱而步行三站地等等,都是极不划算的。对待时间,就要像对待经营一样,时刻要有一个“成本和价值”的观念,要注重时间的机会成本,使时间产生的价值最大化。千万不要把时间浪费在无谓的争论,不仅影响情绪和人际关系,而且还会浪费大量时间,到头来还往往解决不了什么问题。说得越多,做得越少,聪明人在别人喋喋不休或面红耳赤时常常已走出了很远的距离。

(6)留点时间给自己思考。每天至少应该保证有半小时到一个小时的“不被干扰”时间。假如你能有一个小时完全不受任何人干扰,自己关在自己的房间里面,集中精力思考一些事情,或是做一些你认为最重要的事情。这一个小时就可以抵过你一天的工作效率,甚至有时候这一小时比你三天工作的效率还要高。

(7)有效利用琐碎时间。生活中有许多零碎的时间很不为人注意,其实这些时间虽短,但却可以充分利用起来做一些事情。比如等车的时间可以用来思考下一步的工作,翻翻报纸乃至记几个单词;运动时可回想遇到困难的事会亟待解决的事等等。在疲劳之前休息片刻,既避免了因过度疲劳导致的超时休息,又可使自己始终保持较好的“竞技状态”,从而大大提高工作效率。

(8)做事情不能拖拉。许多员工总是认为工作要有好的状态,因此他们会花费很多时间以“进入状态”,却不知状态是干出来而非等出来的,最佳时机是需要把握的。

钻石法则37:依人体生理律动来安排时间

我们身体依照内在的生理时钟,在一天之中有着不同的能量表现,如果能顺着生理律动来安排时间,那就事半功倍了。

(1)9点到11点。为企划时间段,这一时段我们的思考、组织、计划能力最强,反应最敏捷,最适合用脑超多的企划工作。

(2)11点到12点。为决案时间段,我们的短程记忆和推理能力在早上11点到达高峰,而近中午时则是作出复杂决定的最佳时机,因此这段时间用来开会很不错。

(3)13点到14点。为创意时间段,我们的想象力在14点时最活跃,适合写信、作诗,或想些新点子。

(4)15点到17点。为整理时间段,这一时段最适合做些不太需大脑的事,例如回电话、打字、整理档案等。此时长期记忆不错,因此可以复习外语,也可以恶补新学习的工作技能等。

(5)17点到19点。为运动时间段,我们的体能在下午5点达到最高峰,反射动作快,身体协调能力佳,最适于健身瘦身。

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