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第22章 培养自我管理的精神(2)

如果你的权力不足以解决问题,你向领导报告时,就要提出自己的意见,让他知道你具有随机应变的能力。再者,不要在办公室树敌,在决定某件事情是否值得争取前,先考虑它对工作的影响,造成的损害是暂时的还是长期的?值得因此而与对方作对吗?

你有必胜的把握吗?

面对堆积如山的工作,你可能感到心情烦闷,情绪紧张,无法摆脱工作的阴影,就算与朋友一起饮茶聊天,也不会开怀大笑。你可能埋怨说:“我的工作能力太差,事情总是不能做完,反而日渐累积起来。”

实际上每个人的办事能力都差不多,关键在于他们怎样处理事情,若你想用最少的时间,发挥最大的工作效率,你必须注意下列各点:

(1)为每件工作定下最后完成的时问,除非在很特别的情况下,不然不要拖延。

(2)对于不是自己份内的工作,坚决地说个“不”

字。

(3)如果你整天的工作排得满满的,应该把一些必须马上完成的事情抽出来,专心处理。

(4)假如你觉得自己的心情不好,应先放下工作,让自己有松弛的机会,待心情好转时再投入工作。

(5)中午时间,不要安排太多的会议,你可以利用早餐时间会见客户,尽量利用每一个机会。

(6)若你能用电话直接处理事务,就不要浪费时间写信。

(7)把文件整齐排列,就不必费时找寻资料报告。

怎样发挥最高的工作效率是攀上成功阶梯的重要一步。以下是一些基本步骤:

定时整理档案。记忆力再好的人也不能将所有东西永远记住,因此档案是非常重要的。若你的部门本身不重视,或你已有秘书代劳,那么最好设立一个私人档案柜,帮助记忆,也利于有需要时翻阅。

手袋里必备备忘录。工作忙碌的时候,你呆在办公室里,或经常外出,无论大小约会,有关事项,最好用笔记下来,办好的就删掉一些,每天翻看,确保万无一失。

不要让案前堆积信件、便笺。每天要清理一次,因为许多事情是需要立即进行的,不应搁置,一旦遗漏就会后悔莫及。当拆阅时,应立刻分类,可以丢弃的、应该入档案的,或者编入办事日历……工作才会一天天顺畅的进行了。

刚刚工作的人,终日埋在文件堆里,却发觉根本

没有完成任何大文件。那么请坐下来检讨一下,并不是你的工作能力有问题,只因为能力根本没有发挥。若你的组织能力欠佳,所以被琐事围困着,请你参考以下的方法:

买一本小型的记事簿,最好小到可以放到口袋里去,在开会、午饭甚至坐车时,只要想起一些工作上的细节、意念或行动,都要立即记下来,每天晚上睡觉前,重新温习一下,按事情的重要性编排成第二天的工作顺序表。第二天,你就可以按本子办事了。

其次,使你烦扰的比如日常的报告、备忘、信件和刊物等,它们一般会堆积在你的周围,使你感到烦闷,何不尝试以下的办法:

每一张经过你办公桌的纸张,只能有四种命运——丢掉它、送给另一位同事、存入档案或立即行动。

那么你的办公桌应该好好地清理,你才能专心做应该做的工作。将计划变成事实是有法可依的。首先你要清楚你要得到怎样的成果,并反问:这目标是否切合实际?对你的前途有没有影响?答案不是负面的,就是说你选对了。接着找到适合人选,或许你有许多同事,可是每个人都有其长处,且一个任务并不需要所有人都去做,择人而委任才是有效的方法。

目标鲜明,又有恰当人选,下一步就是清楚地让执行者知道你的要求,让他正确地朝目标迈进,并让他多提出建议,尤其是工作时遇到什么困难时,好灵活地有所改动,迎合需要。

制订行动进度表,能使你有系统地了解整个计划,那是累积经验的好办法,请别忘了考虑一下其他的成果,做到一举数得,才是真正好的计划。

根据进度表,虽然小节不需你操心,但了解全盘情况则是你的责任。还有,请考虑各个方面的反映,对执行者的表现表示一下欣赏。一件任务的成功,是不可能只归功于你一个人的!

要防止文件堆积,你需要在收到文件的当时,马上决定其“去向”,当所有文件“归其所属”,办起事来才会容易,并且不会遗漏了。

怎样才能在短促的时间内,把工作做得最好?

不管你面对的工作怎样艰巨,你都保持心平气和,集中精力,把自己需要完成的事情,都记录下来。

把整件工作划分为几个独立完成的部分,每个部分又分成多个容易解决的步骤,使工作变得有条理,方便自己着手进行。

每天为自己制订出先完成的工作目标,并且分先后次序,一切依照计划进行。

把较为复杂又艰巨的工作,放在最前面完成,这样可帮助你减轻工作的压力,发挥你的潜能。

把已经完成的步骤写下来,再看看还有什么需要改进的地方。

为每一个独立步骤定下最后完成的期限,不论在什么情况下,都不要让自己拖慢工作的进度。

不要只顾工作,要经常反省一下,一味埋头苦干,会连走失方向也不知道。

5.清除与集体相对抗的不良习惯

很多人认为,员工和领导天生是一对冤家。人们最常听到的是相互间的抱怨,即使偶尔彼此关心一下,也让人觉得有点假惺惺的。人们常呼吁上级要多为员工着想,是出于有利于企业发展的愿望来考虑的,而员工似乎就很少有理由要为领导着想了。

但究其根本,领导和员工只不过是两种不同的社会角色,只是社会分工的不同而已,而且这种角色和分工是自然选择的结果。看看那些富豪们的履历就知道,没有几个一生下来就注定会当领导的,他们大多数人都是从员工一路走过来的。当不当领导,能不能当领导,是性格、志向、理想、兴趣、勇气、机会等很多因素决定的。

在一个有着卓越企业文化和完善激励机制的企业中,员工在享受着企业提供的优厚待遇的同时,也会为企业着想,积极为企业未来的发展出谋献策,积极工作。即使企业一时遇到困难,也会与企业一起同舟共济,渡过难关。每个人都知道,只有上下齐心协力,才能使企业在激烈的竞争中立于不败之地,在企业赚取利润的同时,员工的利益才能得到持久的保障。

人的价值之一在于获得尊重,只有互相尊重,才能获得对方的信任,只有互相信任,人生的价值才能得以实现。

现在的企业越来越小型化,竞争越来越激烈,如果员工和领导之间彼此针锋相对,互不谅解,自然无暇抗拒来自外部的竞争。“皮之不存,毛将焉附?”只有愚蠢的员工才会耗费大量的精力去和领导争斗,聪明优秀的员工会不断调整自己的思路,与领导保持一致,因为他们已经开始意识到以下的变化趋势:

员工个人才华的有效发挥越来越离不开企业领导。只有在企业中找到自己合适的工作平台,才能尽可能地施展出所学与专长。

员工个人的事业发展也离不开领导。员工如果处处从领导的角度为其着想,在工作上竭尽所能,也就有可能在个人的事业发展上有所建树,有所成就。

所以,真正意义上的员工与领导的关系,绝不是天生的一对冤家,而应是互惠互利、创造双赢的合作者。

对于领导而言,企业的生存和发展需要职员的敬业和服从;对于员工来说,需要的是丰厚的物质报酬和精神上的成就感。从表面上看起来,彼此之间存在着对立性,但是,在更高的层面,二者又是和谐统一的,企业需要忠诚和有能力的员工,业务才能进行;员工必须依赖工作平台才能发挥自己的聪明才智。

在企业中,领导承担的风险是最大的,企业倒闭了,他们可能要跳楼,而员工可以到别的企业去打工,损失很小。所以在这种高风险、高责任的情况下,领导最相信的人是他自己,他怎么可能随便相信别人呢?所以这中信任是一点一点给的,他要看你的表现,你表现了多少,他就给你多少,不要奢望领导一下子就很相信你,这样反而是企业危机的开始。如果你想“出头”,就要有接受领导各种考验的准备,因为他相信忠诚是考验出来的,不是听你嘴上说的。如果你接受了各种考验,就说明你对企业是忠诚的,因为你用行动证明了。只有这样你才会有光明的前景。

6.严格遵守企业的规章制度

在办公室里,往往会有一些规章制度挂在墙上,或印成小册子。作为一名职员,应该时时事事遵守这些规章制度。企业制度是企业的秩序和规范,是确保企业有效健康运行的法则,如果法则遭到破坏,就会扰乱企业的正常秩序,企业的健康发展就会受到影响。员工严格遵守企业的制度,有利于企业的正常运行。

任何企业的各项规章制度都不能成为摆设,企业常以有效的手段保证其得以贯彻落实,一旦发现有人违规犯戒,就会受到惩处,绝不姑息迁就。有责任是一种生活态度,不负责任也是一种生活态度,作为企业的一名员工,有责任遵守企业的一切规定。

7.模范执行企业的行为规范

当我们了解了企业的纪律之后,作为职员,我们不能忽略它的存在。并且除了规章之外,工作中的很多地方都必须注意,特别是我们的行为规范,有的会和纪律相冲突,有的也许不会,却会影响自己的形象,影响工作,这些行为规范也必须遵守。

坚持原则

工作中,如果你发现企业领导或员工存在重要的问题,可能会对企业或行业等造成危害或损失时,企业一定要勇敢地站出来指正。

努力工作

企业是工作的地方,你的任务就是努力完成工作,企业聘用你是为了工作,而不是来听你的抱怨。你只有在任何时候都努力工作,把自己的本职工作做好,在工作中获取经验、积累经验,这才是最重要的。

有集体意识

一个人的力量是微不足道的,众人的力量才能形成坚不可摧的堡垒。企业是一个集体,它需要全体员工团结一致,默契配合,共同协作,才能有所作为。

要保持精力

身体是工作的前提,健康的身体是工作的基石,如果没有健康的身体,不可能将工作做好。

不传播谣言

谣言的杀伤力很强,如果你有事没事就在办公室竖起耳朵四处巡查,然后再把听到的任意发挥传播出去,花边新闻迟早会传到当事人的耳中,而受害者对传播是非的罪魁祸首的怨恨也迟早会发作。

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