重要会议往往要邀请记者到会。办公室或会务处应及时向新闻记者提出宣传会议精神的要求和建议。根据各种会议的不同情况，会议可发布新闻消息，或进行典型报道。新闻报道稿通常是由会议工作人员与新闻记者配合共同编写，以求及时、准确地反映会议精神。新闻稿件在发布前应送领导人审核，以免出现差错。
（4）预订返程票
主办单位应尽地主之谊，为外地参会者订购返程车、船、机票，并安排工作人员、车辆将其送往车站、机场、码头。对于来宾的行李，工作人员应该主动负责托运。
在举行工作会议的时候，只有遵循相关的礼仪，整个会议才能有序进行。
函件的礼仪
在频繁的商务往来中，函件起到了很大的作用，是企业与企业之间沟通的桥梁。
1.在书写函件时，要注意以下这些礼仪
（1）称呼要准确，要有礼貌
在商务函件中，准确和礼貌的称呼是对收件人的尊重，也会受到收件人的认可。
（2）问候要真诚
函件开头之后的应酬语（承启语）起着开场白的作用。无论是经常通信者还是素昧平生者，信的开头都应有问候语。向对方问候一声，是必不可少的礼仪。问候语可长可短，即使短到“您好”两字，也体现出写信人的一片真诚。
（3）结束语不可少
正文最后一行下空两行处写结束语。
2.函件的收发礼仪
收、发各种函件也需要掌握一些礼仪技巧。技巧运用得当，会产生积极效果，否则，将无法达到预期目的，从而违背了收、发函件的初衷。
收、发各种函件应该掌握哪些礼仪呢？不妨参考如下几个方面意见：
（1）邀请函
第一，邀请函的内容包括会议举办的宗旨、时间、地点、被邀请者的姓名和职称。注意：邀请函中被邀者的姓名、职称一定要书写工整。
第二，由于被邀请者的身份不同，邀请函发送方式也要相应变化。如果被邀者的身份、地位较高，则应由专人派送；如果是一般身份的宾客则可通过邮寄、发电子邮件的方式送达。值得注意的是，邮寄发送邀请函装封时，正面要朝上，邮票要贴正。
第三，邀请函的发送时间，一般提前一个星期；记者招待会的邀请函大多提前5天发送。
（2）答复函
收到邀请函后，不论出席还是不出席，都必须尽快给邀请者一个答复。答复函的书写格式与邀请函大致相同，圈选出席或不出席，并在空白处写上祝贺的话语，及时寄出。如果不能出席，还应另备信函说明缺席理由，并真诚地请对方谅解，此信函与答复函一并寄出。如有必要还应给对方打电话，再次说明缺席理由，并向对方的邀请表示由衷的感谢。
（3）谢函
日常生活中，谢函很少使用。一般情况下，人们收到礼品或应邀参加宴会时，都以电话致谢，当然，也有以信函的方式表达谢意的。这时对信函中的用字遣词一定要慎重，因为这很可能是主人收到的唯一一封谢函，为表诚意，马虎不得。
邀请函、答复函和谢函的书写和发送是一项十分严肃的工作，书写应以“工整、得体、简明”为原则，发送要以及时为条件，千万不能有丝毫怠慢，使邀请函、答复函和谢函失去原有的功效。
3.信笺（信纸）的礼仪
信笺在商业交往中起到了很大的作用，商业信笺也代表着企业的形象，所以在使用函件的过程中，也要注意信笺的礼仪。
（1）在订购企业信笺的时候，将企业的电话号码和传真号码写在信笺的首行空白处，这样收件人就能很容易地与企业联系，这给收件人带来了很大的便利。
（2）信笺上的字体要够大，也不是越大越好，以对方能够看清字体为最佳。
（3）信笺的内容写好以后，要把信笺折叠整齐以后，再装进信封里。
（4）如果企业的电话或者地址发生变化，要及时订购新的信笺，此时如果还使用旧的信笺会给企业和商业伙伴带来麻烦。
（5）信笺表面要保持整洁，脏兮兮的信笺会让企业的形象大打折扣；同时在使用信封的时候，记得要把信封完全封好，这样才不会破坏信笺的美感。
商务旅行的礼仪
作为商务人士，商务旅行是日常工作内容的一部分。在商务旅行的过程中，商务人士也要遵守一定的礼仪才能保持商务人士的优雅，同时可以在商务旅行期间圆满地完成工作任务。
在商务旅行的过程中，商务人士应该注意以下这些礼仪规范。
1.做好商务旅行的准备工作
一次完美的商务旅行需要充足的准备工作，商务旅行的准备工作对整个商务旅行起着决定性的作用。
（1）提前预订车（机）票
商务人士在确定自己的行程和目的地以后，应根据路程的远近选择最合适的交通工具，确定交通工具以后，再根据自己的行程安排提前预订车票或者机票。如果选择火车出行，那么要及时地查看最新的列车时刻表，防止车次变动给自己的出行带来麻烦；如果选择飞机出行，也要及时与航空公司取得联系，查询最新的航班信息。
由于季节不同，车票的提前预售期限也不同。商务人士在出行之前要对这方面的信息了解清楚，必要的时候，可以与票务公司取得联系，也可以委托票务公司预订车票或者机票。如果委托票务公司代为办理，那么一定要把自己出行的日期、车次、票的类别（如果是火车，是硬坐还是卧铺；如果是飞机，是头等舱还是商务舱）准确无误地告诉票务公司。
（2）预订酒店
商务人士在出行之前要解决好在目的地的住宿问题。如果出差的地方有子公司或自己的事务所的话，就请他们为自己联系安排住处。有时，商务人士也会在达到目的地以后再解决住宿问题。对于商务人士来说，提前预订商务酒店是比较稳妥的做法。目前，预订酒店的方式也是多种多样的，电话、上网、电传都是可以的，但最常用的还是电话预订。在确定了要入住的酒店后，可以拨打他们的电话，告诉他们你的要求，包括入住和停留的时间、入住的人数、房间的类型等。
在预订酒店时，可以根据自己的偏好，选择不同类型的酒店，有的可能喜欢商务型的，有的可能喜欢休闲型的。在预订酒店的时候，也要根据公司的规定，预订的酒店要能够报销，否则就只能自己掏腰包了。
（3）准备好随身携带的用品
在商务旅行之前，要准备好随身携带的物品。在出行之前，不妨列一个清单，尤其是重要的文件，更不能遗漏。一般而言，商务人士在商务旅行时应该至少携带下列物品：公司文件（比如合同）、名片、签字笔、笔记本、行程表、目的地的交通图、换洗的衣物、常备的药品、洗漱用品等。在准备随身携带的用品时也要注意，要尽量保持行装的轻便，可带可不带的就尽量少带。
2.旅行途中的礼仪
在商务旅行的路途中，在交通工具上也要注意相关的礼仪。在交通工具上的礼仪在以后的章节中（第八章）有详细的介绍，这里就不一一介绍了。
3.达到目的地以后要注意的礼仪
（1）入住酒店的礼仪
到达目的地之后，如果已经提前预订了酒店，就可以直接来到预订的酒店。进入酒店以后，首先要登记，登记的时候要提前准备好相关的证件，如身份证或者护照。如果前面有顾客正在登记，那你应该按照顺序等候。
登记结束以后，拿到钥匙，就可以去房间了。有时，会有服务员引导你去房间，同时也会帮助你拿行李。到了房间后，要向服务员致谢。
进入房间以后，首先安顿好行李，稍事休息后，熟悉一下房间的布局，查看安全措施是否稳妥等。房间熟悉以后，应该走出房间熟悉一下酒店的布局，查看紧急出口和安全出口。
在酒店，大厅里可能有茶座，那里是供客人临时休息或者是短暂会客用的。如果在这里谈话或者是打电话，要控制自己的音量。
在客房里，要注意保持卫生清洁，物品摆放整齐，这样你会赢得酒店服务人员的尊敬。在看电视的时候，音量不要太大，否则会妨碍隔壁客人的休息。贵重物品一定要妥善保管，可以委托酒店代为保管。
（2）礼节性的小费
如果商务旅行要出国，那么就要注意了，到了国外，礼节性的小费也必不可少。许多国家均有顾客向服务人员付小费的习俗。小费含有一定的礼节性，它在一定程度上表示着顾客对服务人员的爱护与尊重。在向服务人员付小费的时候，不同的国家有不同的做法，有的是私下进行的，比如把小费放在托盘下面，有的是公开进行的。由于各国各地各行业小费的数额没有统一规定，所以应该入境随俗，可以事先向熟悉情况的人了解付小费的做法、比例。
在商务旅行的过程中，遵守相关的礼仪可以让旅途更加顺利，更加愉快。
俗话说“礼多人不怪”，人们对“礼”的理解有多种多样，而这里讲的是“礼仪”。一个成功的商务人士，除了具备敏锐的头脑、睿智的眼光、高深的文化修养外，还应该懂得商务礼仪规范。了解并遵守商务礼仪，不仅有助于树立良好的职业形象，展示人格魅力，而且有利于在商务活动中赢得对方的尊重和信任。
