开幕词是非常重要的大中型会议开幕的时候，主要领导使用的会务文书。一些小型会议的“开幕词”又称“开场白”，由会议主持人或者领导在会议开始前说出。
1．开幕词的作用
提示性和指导性的重要作用。开幕词对会议的性质、背景、作用、议程、主要任务和会议希望达到的目的等用概括性的语言说出，它是会议的前奏，为会议的顺利进行打下基础。
开幕词具有宣传、提醒和指导作用。在开幕词中要正式宣布会议开始，营造会议严肃的气氛。开幕词对会议需要探讨的一些问题进行了概括性的提示，为与会者了解会议讨论的议题，为参与议题的讨论做心理准备。
2．开幕词的写作
开幕词字数很少，但涉及的内容很多，它的结构方式独特。开幕词由标题、时间、署名、称呼和正文组成。
(1)标题。开幕词的标题往往是以会议的名称加“开幕词”三个字组成，例如《××公司第十六届股东大会开幕词》。另一种是将致词人的姓名加进标题中，既能放在会议名称前面，还可放在会议名称后面，比如“xx在xx会议上的开幕词”或者“在xx会议上xx的开幕词”。有些开幕词另写主标题，会议的全称加开幕词是副标题，或者只写主标题，不写副标题。
(2)时间。时间应写在标题的下边，加上括号。时间是发言人在会议上说话的时间，不要任意改变。
(3)署名。署名就是致开幕词者的名字，写在开幕时间的下边。
(4)称呼。称呼就是对与会者的称呼。对不同的听众应该使用不同的称呼。
听众多，称呼应该笼统；听众少，称呼应该相对具体。就是说，职工代表会议的称呼应该用“同事们”，董事会议应用“董事们”，各级经理应用“经理们”。
如果有嘉宾参加会议，应在称呼中加上“女士们、先生们”等。称呼在署名的下一行顶格写，后面加冒号。
(5)正文。开幕词的正文由开头、主体和结尾组成。
A．开头要写宣布会议开始或者对与会者表示欢迎的语句。有时可以简单地交待会议的筹备情况，或者介绍与会者的情况，或者介绍来宾的情况。
B．主体应该说清会议的背景，帮助与会者理解会议的意义。交待会议的主要议题，使与会者心中有数，使会议顺利进行。还应简单地介绍会议的指导思想，提出会议的任务，使与会者在讨论议题时有所认识。
C．结尾应用带有鼓动性的语句对与会者提出要求，调动与会者的积极性。
结尾一般用“预祝大会取得成功”作为结束语，从而表达对会议的良好祝愿。
语气应该振奋人心。
3．开幕词的注意事项
将举行会议的目的、任务说清楚。若说得不清楚，就没有起到开幕词的作用。
开幕词应该写得简洁、一目了然。开幕词只是提示性地介绍大会的有关事项，达到提示的目的就行了，不能长篇大论。
语言应该明快热情，多写口语，多写简短、有力的句子，这样讲起来才能流畅，才能表达热烈的感情，与会者听起来才会觉得亲切，振奋人心。
闭幕词的写作
闭幕词是重大的大中型会议结束时，主要领导向会议做的总结性文书。闭幕词是整个会议的结束语，与开幕词相对应。
1．闭幕词的作用
闭幕词是对会议的进程、步骤和取得会议成果的概括，对与会者的期望与鼓励。
闭幕词对会议进行宣传、评估、总结。闭幕词中首先要表明会议胜利结束，接着应对会议做出评价、总结会议的成果使与会者对会议有更深入的了解，有利于贯彻会议的主要内容。
2．闭幕词的写作
闭幕词由标题、时间、署名、称呼和正文组成。
(1)标题。标题的写法与“开幕词”相同，比如《公司第x次员工代表大会的闭幕词》。
(2)时间。所写时间是主持人说结尾语的时间，即会议的闭幕时间。
(3)署名与称呼。署名和称呼的写法与开幕词相同。
(4)正文。正文是由开头、主体和结尾组成。
A．开头要简单地指出会议完成了预定的任务。
B．主体是总结大会讨论、通过的重要议题，以及对它们的评估。评估会议的成果时，写出执行会议精神的要求。主体部分内容较多，写作的时候要突出会议的重点、一目了然，使会议的成果进一步深化。
如果会议的内容太多，应该多分层次、段落来写。
C．结尾用生动的语言表示祝愿，使与会者受到鼓舞，增强为了完成新任务而奋斗的信心。还应该对为会议胜利闭幕而辛苦工作的全体会务人员表达真挚的谢意。最后，用一句话宣布会议圆满结束。
3。闭幕词的注意事项
(1)写闭幕词应该全面地了解会议的情况，掌握会议的主要精神，写最主要的问题。
(2)应与会议中的日程、议题相对应，要写出会议的内容与气氛。
(3)写闭幕词的时候要篇幅短小精悍，语言简洁。
(4)写作时应该充满激情，语气激昂，振奋人心，鼓舞士气，使会议在热烈的气氛中胜利结束。
会议提案的写作
会议提案指的是有关部门在举行重大会议的时候，与会者以书面的形式向大会提出的，提交大会讨论的积极主张或者意见。
1．会议提案的作用
会议提案是体现民主的一种好形式，能够发挥与会者的积极性，调动与会者的凝聚力，具有建议性的特点。提案的内容十分广泛，凡是在与会者的权限内应当解决的问题，都能够列入会议提案。
2．会议提案的写作
会议提案通常由案由、提案人、理由和办法等部分构成。
(1)案由。案由部分相当于文章的标题，简洁地概括提案的主要内容，比如“关于……提案”，即“关于XX问题的提案”。若这个提案被会议接受了，那么由会议的有关负责人在该提案的前边加一个编号，常常写上“第x次会议第xx号提案”的字样。
案由的另一个写法就是把“案由”改为“提案”，后边加冒号，写上要求会议解决或者讨论什么问题。
(2)提案人。提案人又叫做提议人，在“案由”的下边写提案人的姓名。另外，提案人的姓名也可以写在提案的最后。若有人赞同这一提案，还可在提案人的名单后边添上姓名，作为附议人。若是以部门的名义提出的提案，应该把部门的全称写出来。
(3)理由。理由是提案的重要组成部分。若要写清提出建议或者意见的理由，往往是先举出事实，再说明性质，最后提出处理问题的必要性。写理由部分的时候应该诚恳，讲究分寸，实事求是，使与会者听着言之有物，认为有提出的必要性。
(4)办法。写办法时应该写清实现所提出的主张的措施。表述应该有层次，要分条或者分段写。要使与会者觉得，经过努力后，这些建议是能够实现的。
另外，应该在“提案人”的下面写清具体的日期。最后由会议提案审查委员会提出审查的意见。
3．会议提案的注意事项
秘书写会议提案时应注意：
(1)对公司的方针和政策应该了解。写提案以前，应该了解和熟悉相关的方针和政策，认真阅读文件，仔细研究，使提案有章可循。
(2)对于提案有关的情况应该了解。就是说，提案一般是针对不良倾向或者待办事项而提出的办法，为了让人相信，在提案中应该概括地写出与提案有关的情况，用来证实所提的主张的必要性。
(3)所提的提案要属于领导的权限之内。所提的提案如果超出了领导的职权范围，领导也没有办法实现。
(4)不通过领导就能够解决的难题，不应该列为提案。
(5)事实应该准确，要突出重点。提案中提出的问题要可信，不要为了求得解决问题而说谎。问题的重点一定要写出，不要与一般的问题混在一起写，要写得条理分明。
(6)写提案的时候，应与写请示一样，做到一事一案。若有两个问题应提出两件提案，再把提案转送会议负责人研究。
(7)要注意区别提案与一般文章的格式区别。提案的格式与一般文章不一样。为了醒目，应该把“案由”、“提案人”、“理由”、“办法”几个字顶格写在每个部分的前面，后边加冒号。
会议记录的写作
会议记录是当事人记录会议情况以供备查的一种文体。
1．会议记录的写作
一般会议记录包括两部分：一部分是会议的组织情况，另一部分是会议的内容。
2．会议的组织情况
要求写明会议名称、时间、地点、出席人数、缺席人数、列席人数、主持人、记录人等。有些会议还要写清楚会议的起讫时间(年月日)。
3．会议的内容
内容上要求写明发言、决议、问题，这是会议记录的核心部分。
要写明发言人的姓名，发言的内容，包括讨论的内容、提出的建议、通过的决议等。必要时，还要记下表决情况(如全体通过或多少人同意，多少人异议，多少人弃权)。
记录还要记下会议的有关动态，如发言中的插话、笑声、掌声，临时中断以及会场重要情况等等。
会议的记录在方法上有详细记录和摘要记录两种。这两种记录，采用哪一种，要根据会议的性质和内容来定。
详细记录：要求尽量记录原话，主要用于比较重要的会议和重要的发言。
摘要记录：只记录会议要点和中心内容，多用于一般性会议。
会议结束，记录完毕，要另起一行写“散会”二字；如中途休会，要写明“休会”字样。重要的会议记录，要有主持人和记录人在正文结尾右下方签字。
4．会议记录的范本
会议名称：会议时间：
会议地点：记录人：
出席与列席会议人员：
缺席人员：
会议主持人：审阅：签字：
主要议题：
发言记录：
散会
主持人签名：
记录人签名：
请柬的写作
请柬是用于婚嫁、庆贺、丧葬、普通应酬等场合的各种礼帖的总称。请柬的“柬”通“简”。简是战国至三国魏时期的书写材料，是削刮成的狭长竹片或木片，竹片称简，木片称札或牍，统称为简，亦是信札、名帖的通称。
1．请柬的种类
请柬种类很多，大致可分婚嫁请柬、庆贺请柬、丧葬请柬、普通应酬请柬四种。普通应酬请柬又分请帖、送礼帖、谢帖三种。下面讲的仅是请帖，又称请柬。
2．请柬的作用
请柬是邀请单位或个人参加某种活动所使用的文体。它具有通知和邀请双重的性质，但又与通知和邀请信有别。通知可以是口头的，也可以是书面的：
请柬则只用书面形式，哪怕被邀者近在咫尺，也须送至其手中(邮寄亦可)。邀请信虽有邀请之意，但既是信函，内容可复杂些，而请柬内容要单一；发出者也不尽相同，邀请信的发出者大多是单位或团体，请柬则比较灵活，有不少是个人发出的。
送请柬是公共关系活动中最为庄重、礼貌而又简便的交往方式，在沟通信息，联络感情方面起着不可低估的作用。请柬的用语如何、书写如何、纸质如何、装帧如何，直接反映一个单位、团体或个人的综合实力和精神风貌。
3．请柬的写作
请柬由标题、正文两部分组成。
(1)标题。标题多用“请柬”、“请帖”等字样，常用较大的字体写在正面，要醒目、居中。最好绘上与内容相应的图案、花纹，使其美观、大方。若有封套，第一行中间位置写“请柬”字样，第二行写被邀请人的姓名和称呼。
(2)正文。正文包括被邀请者、邀请事由、结束语、邀请者、日期五方面内容，写在请柬背面(如不分正、背面，则写在标题之下)。
A．邀请事由除写是什么活动外，还要写清楚活动的具体时间和详细地点。
B．邀请者的署名写在结束语右下方。如果是单位邀请的话，须在单位名称上加盖公章；如果是个人邀请的话，则写姓名便可。若是结婚请柬，在邀请者两人的姓名之后，宜写上“鞠躬”等字样。
C．请柬的书写，还可用直式，由右写到左。
4．请柬的注意事项
如果请柬用于非正式场合，秘书人员可以购买现成的空白请柬，加以简单填写即可使用。但是，如果请柬用于重要和庄重的场合，举办方最好还是制作专用的请柬，这样可以显示出举办方的诚意和对活动的重视。
5．请柬的范文
尊敬的女士、先生：
由中国国际贸易促进委员会、河北省人民政府、中国轻工业联合会、中国建筑材料工业协会主办．中国陶瓷工业协会、中国建筑卫生陶瓷协会和中国经济联络中心主办的第六届唐山中国陶瓷博览会于XXXX年x月xx曰至xx曰在唐山举行。
敬请光临
第六届唐山中国陶瓷博览会筹备委员会
XXXX年X月X日
贺信的书写
贺信是表示庆贺的书信的总称。贺信可以直接寄送给对方，也可通过宣传媒介播发。
1．贺信的种类
贺信的种类包括：
上级单位对下级单位或所属员工、群众发出的贺信，这种祝贺一般是对有关的节日或所取得的成绩表示祝贺，并提出希望和要求。
同级单位之间的贺信。这种贺信除了表示祝贺之外，还表示要向对方学习。
下级单位、员工给领导机关的贺信。这种贺信除表示祝贺之外，还表示下级单位或员工对完成某项任务的决心、行动。
对重要领导人、科学家、艺术家等名人寿辰的祝贺。
2．贺信的写作
贺信的格式为：
(1)标题。居中写“贺信”两个字。
