文字说明部分主要用来介绍科技档案保管期限表的编制情况和使用事项。其内容包括：保管期限表的编制依据，确定保管期限的原则，保管期限表内条款的分类、排列方法，保管期限的计算方法，保管期限表的批准时间和开始使用的日期，使用保管期限表应注意的问题等。
文字说明部分对使用科技档案保管期限表起着“向导”的作用，应置于保管期限表的前部。
2.条款部分
条款部分是科技档案保管期限表的主体，它具体指明了各种不同的科技档案应划定的保管期限。条款部分一般由顺序号、条款名称、保管期限、备注等项目组成。
（1）顺序号。是指条款排列的序号，也是条款的代号。它是在确定了条款的分类、排列次序以后编定的。其作用是固定条款排列次序，便于在鉴定时引证。如在销毁清册上可以标注“根据科技档案保管期限表第××条，予以销毁”的字样。
（2）条款名称。这是一组同类型的科技档案的名称。它不是某一卷或某一件具体的科技档案的名称，而是对一类科技文件名称的概括，如“课题研究报告”、“产品鉴定书”等。条款名称要求准确、明显地反映所包含的科技档案的内容和名称。
当科技档案保管期限表中的条款较多时，为了便于使用，可以分类编制保管期限表，如综合性保管期限表、生产技术档案保管期限表、设备与基建档案保管期限表等；也可以在同一保管期限表中，对条款进行分类，在每一类别内对条款按重要程度或科技档案的形成顺序进行排列。
（3）区别依据。是指区分同一条款文件不同价值的依据。在实际工作中同一条款的文件常常存在价值的差异，鉴定时必须分别确定它们的保管期限。各类型文件区分的依据不同，有的用重要程度来区分，如“重要的”
和“一般的”；有的以单位来区分，如“主管单位”、“设计单位”、“建设单位”、“施工单位”；有的以项目的等级来区分，如“国家级”、“地方级”。需要说明的是，虽然同一条款的文件可以有不同的区分依据和相应的保管期限，但它们必须共有一个顺序号，以便查找使用。如：
（4）保管期限。它应与每一条款或条款中的各区分依据相对应，准确反映保管期限的具体档次，或直接注明保管年限，这是保管期限表的核心。
（5）备注。必要时，对条款、区分依据以及保管期限进行的注释和说明。
13.3.3科技档案保管期限表的编制方法
编制科技档案保管期限表是一项政策性、业务性要求较高的工作，需要认真组织，认真编写。编制人员要结合实际，加强研究，力求编出高质量的科技档案保管期限表，正确地指导科技档案鉴定工作。
I.编制要求
编制科技档案保管期限表的要求，可概括为以下四条：
（1）要符合本系统、本单位科技档案的实际情况，内容全面，有适当的概括性或专指性。
（2）保管期限档次清楚，跨度适当。在科技档案保管期限表中，保管期限应力求准确，并结合实际需要，选择“三分法”、“两分法”或“标时法”。
在科技档案保管期限表中，最常见的是将保管期限划分为永久、长期、短期三个档次，即所谓“三分法”；也有些科技档案工作者主张改为永久、定期两个档次，即所谓“两分法”；还有些科技档案工作者认为“三分法”也好，“两分法”也好，都太“粗线条”，主张直接标明具体的时间，如5年、8年、30年等，即所谓“标时法”。目前在国家档案局还没有决定调整之前，各单位仍应按照“三分法”确定保管期限，“标时法”则可作为“三分法”的补充，根据实际需要酌情处理。
确定科技档案保管期限时，应保持一定的“弹性”，避免走极端、绝对化。例如对某一文件或案卷的保管期限划分没有很大把握时，应“从宽”处理。所谓“从宽”，归纳起来讲就是：保存从宽，销毁从严；孤本从宽，复本从严；本单位文件从宽，外单位文件从严；介于相邻保管期限档次之间的则“就高不就低”。采取上述“从宽”的弹性处理方法，就是要极其慎重地判定科技档案的价值，留有以待实践检验的余地，减少对科技档案价值预测上的失误，提高科技档案价值鉴定工作的质量。当然，过分“从宽”，片面延长保管期限，也是在实际工作中应该努力避免的。
（3）便于查用。要使科技档案保管期限表结构完整，条款排列有序，尽可能避免内容交叉重复，文字要简洁、清晰，以便查用。
（4）通用的、专业系统的、基层单位的科技档案保管期限表应统一、衔接。尤其是基层单位科技档案保管期限表，必须以前两种保管期限表为依据，各条款的保管期限应与所依据的保管期限表中的相关条款相同，或适当延长，但不可任意缩短。
需要指出的是，由于基层单位科技档案保管期限表的对象与科技文件归档范围相同，目前不少企事业单位在制订科技文件归档制度时，把它们合二为一，即在归档范围的项目中增设保管期限的有关内容，简化编制工作，这也是可行的。
2.编制步骤
科技档案鉴定小组编制保管期限表的基本步骤，分为三个阶段。
（1）调查研究。在编制科技档案保管期限表之前，编制人员必须广泛、深入地进行调查研究。其主要内容包括：
第一，学习研讨。鉴定小组成员要认真学习科技档案工作尤其是鉴定工作指导性和参考性文件，着重研讨对科技档案保管期限表的编制起着依据和规范作用的通用科技档案保管期限一般标准、专业系统档案保管期限表等。
第二，分析借鉴。收集兄弟系统或单位制定的科技档案保管期限表及有关经验材料，并加以分析、吸收、借鉴。
第三，深入实际。鉴定小组成员在学习有关文件的基础上，要深入各单位、各部门，了解本系统、本单位所开展的科技生产活动，掌握科技文件的形成过程、种类和特点，听取有关领导、技术人员的情况介绍以及对各种科技档案的价值认识，获取第一手资料，以便准确划定科技档案的保管期限。
（2）拟订初稿。在调查研究的基础上，编制人员可开始设计科技档案保管期限表的结构体系，研究确定对各类文件划分保管期限的原则，然后着手草拟条款。
拟写条款可采用卡片形式，即首先把条款和保管期限拟写在卡片上，再将卡片加以排列和编号，最后誊抄或打印在文件用纸上，形成档案保管期限表的草案。
（3）征求意见，修改定稿。草案拟订后，应将其打印、分发有关单位及部门，就其内容的正确性、可行性广泛征求意见，编制人员将意见汇总归纳后，吸收其中合理的内容对草案加以修改，必要时再征求意见再修改，或在相关单位或部门试行一段时间，总结经验。形成定稿后须经领导审查批准，并报档案行政管理部门和主管领导机关备案。
3.科技档案保管期限表的修订
科技档案保管期限表正式出台、并执行一段时间后，一方面科技生产活动可能会有所变化或调整，另一方面人们对表中条款的内容和保管期限的认识也有可能会有所变化。所以，必要时对其进行修改和完善是非常必要的。适时修订科技档案保管期限表，使之符合发展变化了的文件状况和认识水平，对于提高科技档案鉴定工作的质量具有重要的意义。
13.4科技档案鉴定方法
13.4.1科技档案价值鉴定的程序
科技档案鉴定关系到科技档案的“生死存亡”，是一项极其慎重的工作。因此鉴定工作一定要组织好，严格按照鉴定工作的程序，分步骤地进行。
I.鉴定准备工作
为使科技档案价值鉴定工作有计划、按步骤、高质量地进行，正式鉴定之前，应该认真做好以下准备工作。
（1）制定鉴定工作计划。科技档案鉴定工作需要占用一定的人力和较多的时间，它不仅占用档案部门大部分人力和时间，而且还牵涉到各管理部门和业务部门。为使科技档案鉴定工作既不影响管理部门和业务部门的工作，又不影响科技档案的日常管理和利用，在鉴定之前，必须制定出切实可行的工作计划，并得到主管领导的批准。
鉴定工作计划的内容包括：库藏科技档案的状况；本次鉴定的目的和要求；计划鉴定科技档案的内容范围与数量；鉴定工作和其它有关工作的衔接与协调；计划工作量及需要动用的工作人员与时间；鉴定工作的后勤保障等。
（2）做好鉴定的组织准备和物质准备。成立科技档案鉴定小组是鉴定工作重要的组织准备。鉴定小组的成员要按照“三结合”的要求，经过认真的酝酿和挑选，在征得本人同意后报请领导批准。
鉴定小组成立以后，首先要学习科技档案鉴定工作的有关规定、主管机关制订的保管期限表以及有关科技档案鉴定的经验材料，这是做好科技档案鉴定工作、提高鉴定质量的思想与组织保证。
此外，还要做好必要的物质准备，如落实科技档案鉴定工作用房，印制鉴定工作需要的各种表格等。
（3）编制和研究科技档案保管期限表。对于没有科技档案保管期限表的单位，在鉴定之前，应根据有关要求和规定，制订本单位的科技档案保管期限表。已经编制科技档案保管期限表的单位，则要对保管期限表进行认真的研究，以便掌握鉴定标准；对其中不合适的内容，应按照一定的手续进行修订和补充，务必使科技档案保管期限表科学、适用，以保证鉴定工作的质量。
2.价值判定工作
价值判定是鉴定工作中最为重要的环节，一般采用直接鉴定法，即以科技档案保管期限表为依据，以一套科技档案为基础，直接、具体地审查每卷档案，从它的内容、作者、名称、可靠程度等方面全面地考查分析，而不是仅从档案目录或案卷的标题等判断其价值。具体判定时通常分两步进行。
（1）个人初步鉴定。即鉴定小组的成员根据分工，审阅科技档案的内容，根据实际情况进行定性分析，提出鉴定意见，并将其填写在科技档案鉴定卡片上。
科技档案鉴定卡片是科技档案鉴定的原始记录，根据鉴定工作的需要，应包括的项目有：卡片编号、案卷名称、张数、科技档案号、项目名称、归档时间、原定保管期限、鉴定人意见、鉴定人签字和签字时间、鉴定小组意见、鉴定小组负责人签字及时间、备注等。
在鉴定卡片的各项栏目中，以鉴定人意见最为重要，它是价值判定的初步结论。完整的鉴定意见包括：科技档案形成的背景、科技档案内容的技术经济水准及其历史与现实价值、利用情况的分析与预测、其它与鉴定结论有关的情况、关于该案卷的保管期限和存毁的具体建议等。
（2）集体审查。在个人初步鉴定的基础上，召开鉴定小组全体成员会议，听取每个鉴定人的说明，逐张审查鉴定卡片，进行综合平衡，形成集体的鉴定意见，由鉴定小组负责人将意见填入鉴定卡片。
集体审查，一般只就鉴定卡片的内容进行分析讨论，如果有不同意见或遇到不明确的问题，才需要调出案卷再次进行直接鉴定。必要时还可以运用特尔菲法，借助于一定的数学模型，进行定量分析，以求得意见的统一。
3.销毁与后处理工作
经过鉴定，对那些确已失去价值的科技档案，可以着手销毁工作。为保证鉴定工作的严肃性，销毁工作必须严格按有关手续进行。
（1）编制销毁清册，办理报批手续。
（2）剔除、销毁档案。对于已获批准销毁的科技档案，由档案部门从库房中加以剔除，并实施销毁。销毁时应与本企业保卫或保密部门取得联系，请他们指派专人监销。
销毁涉及到科技档案的“命运”，必须十分慎重。为此许多单位对准备销毁的科技档案采用封存观察的“冷”处理方法。观察期一般定为3-5年，同时建立封存档案的利用记录。观察期过后再进行一次甄别，对在观察期内仍然被利用的档案，应提交下一次鉴定时复审，将确实不曾利用的档案予以销毁。具体的销毁方式，应根据科技档案内容的保密程度，采取就地销毁、回收和移交等不同方式。
（3）撰写鉴定报告。科技档案鉴定报告是鉴定工作中形成的正式文件之一，也是科技档案鉴定工作的总结材料。科技档案鉴定报告应写明以下内容：
A.鉴定工作的目的与要求；
B.被鉴定的科技档案范围（包括种类、年代、项目、数量等）；
C.鉴定小组的成员名单及有关情况；
D.鉴定的原则、方法、过程及结果；
E.鉴定工作中取得的经验和存在的主要问题；
F.与本次鉴定有关的其它问题。
鉴定报告与前述的销毁清册都是鉴定工作中的原始记录，两者要分别一式三份，一份报本单位领导审批，批准之后归档案部门保存；另外两份分别报上级专业主管机关和当地档案行政管理部门备案。
（4）善后处理工作。科技档案价值鉴定的善后工作，因各单位情况不同而有所不同。通常应做好以下工作：
A.注销。将销毁的科技档案从登记簿上划掉，并从有关的检索工具中注明或撤销相应的条目或卡片。
