科技档案部门要做好科技档案的管理工作，就需要熟知科技档案的前身形态---科技文件的形成过程和运动规律，特别是生产、科研、建设单位的基层科技档案机构的工作范围除了承担对科技档案的管理以外，还负责本单位科技文件的部分工作。为此，科技档案部门要在明确科技文件工作管理职责的基础上，对科技档案实施超前的控制与管理。具体来说，就是适当地将科技档案工作向前延伸，做好对科技文件形成与积累工作的指导、监督和检查。通过超前管理，可以更好地把科技文件工作与科技档案工作协调起来，为科技档案管理工作的开展打下良好、坚实的基础，确保归档后科技档案的完整、准确和系统。
9.1科技文件与科技文件工作概述
9.1.1科技文件
科技文件是在现行科技、生产、建设等活动中，以特定的信息表现形式，按照特定的科技工作程序和规范直接形成的、处于使用和运行过程中的文件。科技文件是科技文献的重要组成部分，它既不同于科技图书、科技资料，又不同于科技档案。
（1）科技文件是在科技生产活动中形成的。明确科技文件的产生和形成领域，有助于区分科技文件与其它文件。
（2）科技文件是处于现行过程中的文件，它正在科技生产活动中形成着或使用着，处于运动变化状态和运转、承办过程之中，是记录和指导现行科技生产活动的工具。
（3）科技文件是一个综合性概念。它包括科技图样、科技文字、科技表册、科技照片、科技声像文件以及数字化的科技文件等。
正确认识和理解科技文件及其含义，才能准确地把握科技文件的本质属性，明确科技文件的对象和范围，这不仅有利于对科技文件形成、积累的监督指导工作，而且有利于做好科技档案工作。
9.1.2科技文件工作
科技文件工作，简单地说，就是科学地管理科技文件，做好科技文件的形成、积累、整理、归档工作，充分发挥科技文件在科技生产活动中的工具作用。这项工作，既是基层科技生产及其管理活动的一项内容，又是基层科技档案管理的一项基础工作。
科技文件工作渗透在整个科技生产活动的全部过程之中，贯穿在科技文件从形成到归档的始终，其内容主要包括科技文件的形成、积累、流通、整理、归档。
I.科技文件形成工作
科技文件的形成是科技生产活动的必然结果，它是伴随着科技生产活动的进行，按照一定的原则、要求与方法，逐步编制科技文件的工作。它主要有两个方面的内容：一方面，科技部门和科技人员根据科技生产活动的客观需要，依照文件管理制度、编写细则以及有关规定，进行科技文件的编制、审签、编号、更改等工作；另一方面，科技档案部门协同其它科技管理部门，根据有关规定，指导和督促科技人员形成完整的和符合质量标准的科技文件。
2.科技文件积累工作
科技文件积累工作，贯穿在从科技文件形成、流通到归档前的全过程，是贯穿科技生产活动始终的工作。科技文件的形成者根据科技文件的形成规律和特点，及时把已经形成的科技文件集中起来，妥善管理；而科技档案部门要积极协助形成者做好科技文件的积累管理，为科技文件积累工作提供必要条件。通过科技文件的积累，可以最大限度地避免科技文件的紊乱、损坏、丢失，保证科技文件的完整、系统、安全，保证日常的查考和使用，并为科技文件归档工作打下最直接的基础。
3.科技文件流通工作
每份科技文件的形成都有特定的目的，这种目的必须通过现实的使用才能完成。而科技文件的流通是位于科技文件形成之后、归档之前的一个过程。科技文件的流通程序一般包括文件的登记、印发、传送和使用。没有科技文件的流通，科技生产活动将无法开展；没有科技文件的快速、准确的流通，就不可能有高效率、高质量的科技生产活动。同时，对科技文件流通的控制，还关系到科技文件积累的完整、准确程度，关系到科技档案的质量。
4.科技文件整理工作
科技文件整理工作，既是科技文件积累工作的继续和发展，又是科技文件归档的准备和条件。一方面，由科技部门和科技人员对积累起来的科技文件进行鉴别，并把属于归档范围的科技文件组成案卷；另一方面，科技档案部门协助、指导科技人员做好整理工作，并提供档案装具、统一用纸等必要条件。
5.科技文件归档工作
科技文件归档是科技文件工作的最后一个环节。它是指一个单位内部各部门，把科技生产活动中形成的、已经办理完毕或告一段落、具有保存价值、经过初步整理的科技文件，按照有关制度要求，向科技档案部门移交。
这项工作，是按照科技文件归档制度，由科技业务部门和科技档案部门共同完成的。归档工作，是科技文件工作和科技档案工作的连接点和交汇点。
从一定意义上讲，归档工作也是基层档案部门开展科技档案工作的起点。
综上所述，科技文件形成、积累、流通、整理、归档等几项的工作，紧密相连，共同组成科技文件工作。科技档案部门必须从科技档案及科技档案工作的角度，对此实施超前的管理。
9.1.3科技文件工作的职责
I.科技文件工作是科技业务部门的本职工作
科技文件的形成、积累、流通、整理、归档等工作，主要由科技业务部门承担，因此做好科技文件工作主要应是科技业务部门和科技人员的职责。
《科学技术档案工作条例》的规定：“各单位应把科技文件材料的形成、积累、整理和归档纳入科技工作程序和科研、生产、基建等计划中，列入有关部门和有关人员的职责范围。”在我国大多数基层单位的科技管理制度中也有着类似的规定。对这些规定，我们可以从以下三方面去理解：
（1）科技文件工作是科技工作的重要内容和程序。在具有特定内容的科技生产活动中，为了满足一定的需求或者能够使整个活动顺利进行，客观上需要形成相关内容的科技文件，并把文件的形成纳入到科技工作相应的程序之中。这些文件自然地记录了相关科技生产活动的过程与结果，是科技工作不可或缺的工具和纽带。由此可见，无论从内容还是程序上，都可以认为科技文件工作是科技工作的有机组成部分。
（2）科技文件工作是科技管理的重要内容。从科技文件在现行科技生产活动中所体现的功能来看，它是一个单位传递科技信息或科技思想的媒介，也是一个单位在组织科技生产活动中传达意图的工具。从各单位的工作实践来看，没有科技文件的形成、积累和流通，科技管理就会失去手段和依据，各项科技活动就不能正常或有效地开展。因此，可以认为，科技文件工作是科技管理的组成部分。在我国许多基层单位中，科技文件工作被看成是与科技情报、标准化、计量等工作同等重要的、基础性科技管理工作。
（3）做好科技文件工作是科技人员的职责。既然科技文件工作是科技工作的一部分，两者同步进行，密不可分，因此，科技文件的形成、积累、流通、整理和归档等工作自然由科技人员来承担，做好科技文件工作是科技人员的份内职责。在基层单位，将科技文件工作纳入到科技人员的职责范围和岗位责任制中，不仅有利于发挥科技文件的现行效能，而且能够确保完整、准确、系统的科技文件归档保存。
2.检查、协助科技文件工作是科技档案部门的职责
《科学技术档案工作条例》规定：“科技档案部门有责任检查和协助科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档的工作。”《国营企业档案管理暂行规定》也要求：“企业档案部门要对企业文件的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督、检查。”科技档案部门对科技文件工作承担检查、协助和监督、指导的职责，这是由科技档案与科技文件的关系，以及科技档案部门与科技管理工作的关系所决定的。
（1）科技档案与科技文件的关系。前已分析，科技文件是科技档案的前身，科技档案是由科技文件转化而来的。科技文件在转化为科技档案的过程中，其内容与形式没有任何的改变，因此，科技文件的完整、准确、系统，是科技档案完整、准确、系统的基础。从科技档案的运动规律来考察，科技档案的质量状况，受两种因素的影响：一是“先天因素”，二是“后天因素”。所谓先天因素，就是处于归档前的科技文件阶段的各种因素，包括科技文件形成、积累是否完整、准确，科技文件整理是否系统，对科技档案的“后天”发展，具有重要的影响。
科技档案不是科技档案部门自身产生的，它是从科技部门与科技人员那里接收来的，从归档起，科技档案的质量状况就已“既成事实”。如果应该形成的文件没有形成，应该积累的文件被遗失，或已经形成、积累的科技文件不符合要求，要想改变或补救，是比较困难的，有时甚至是不可能的。
鉴于科技档案与科技文件的密切关系，为了保证归档文件的质量，提高科技档案的完整性、准确性、系统性，基层单位的科技档案部门必须把握科技文件的形成过程和运动规律，及时检查、协助科技部门和科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档工作。
（2）科技档案部门与科技管理工作的关系。在基层企事业单位，科技档案部门是一个科技管理部门，科技档案工作属于科技管理工作的范畴，因此，科技档案部门与科技管理工作的关系十分密切。科技档案部门参与科技管理活动是围绕着科技文件和科技档案的管理进行的。离开了对科技文件和科技档案的监督、管理，科技档案部门参与科技管理，也就失去了客观的基础和存在的必要。
由于各基层企事业单位的专业性质、生产类型、机构设置以及人员分工上的差异，科技档案部门参与科技文件工作的内容、范围和组织方式也有所不同。概括起来，主要有以下几种类型：
（1）承担较完整的科技文件工作。即由科技档案部门直接、全面地承担除科技文件形成之外的各项科技文件工作，如登记、配套、保管、复制、分发、更改等。这种类型多存在于机电产品的研发或者生产单位。实际上，这些单位的科技档案部门的工作内容包括两方面的工作：一是科技文件的管理；二是科技档案的管理。
（2）承担部分的科技文件工作。我国大多数的工程设计单位通常把设计文件的复制工作放在科技档案部门，即由科技档案部门承担文件的配套、晒制与发送工作。
（3）仅承担监督、指导科技文件工作。这种类型要求科技档案部门不过多地参与科技文件工作，而主要是从确保以后归档文件质量的角度，进行超前性的管理，即监督、检查、指导、协助科技部门与科技人员做好科技文件的形成、积累、整理和归档。此类型多出现在基础科学和某些应用科学研究的科研院所和高等院校，以及某些工矿企业和自然现象的观测部门。
9.2检查、监督科技文件形成与积累的内容
检查、监督科技文件的形成与积累，主要是对科技文件形成与积累过程的监督管理。这期间涉及到的主要内容包括科技文件标准化、编号、更改、复制、传递等。
9.2.1对科技文件标准化的监督管理
标准化的目的，是让人们遵循科学方法制订出来的统一规定，使科技生产活动实现秩序化、制度化、科学化，以获得最佳的经济效益。科技文件标准化就是以特定形式和程序，科学地制订、贯彻、修订有关科技文件及其管理活动的标准，使科技文件及其管理活动向规范化的方向发展，从而建立科技文件工作的最佳秩序的一项活动。科技文件标准化不仅对科技生产活动具有重要的意义，对科技文件与科技档案工作也有重要的意义。
I.科技文件标准的主要内容
现代科技生产活动的标准，都与科技文件有着或多或少的联系，而且某些标准最终往往会在相关的科技文件的内容上或者形成的程序上得到反映。科技文件标准的主要内容可以从科技文件自身和科技文件业务管理两方面来阐述。
（1）科技文件自身的标准。这类标准是以科技文件为对象制订的有关科技文件内容与形式方面的标准，其目的是为了确保科技文件的编制质量，提高科技文件的形成效率，增加科技文件的通用性和互换性。这类标准有：
相关的名词术语标准、图样编制标准、非图样编制标准、编号标准、更改标准、审签标准以及科技文件完整性与准确性标准。
（2）科技文件业务管理的标准。这类标准是指以科技文件管理为对象制订的，主要涉及科技文件管理的工作原则、程序、职责等方面的标准，其目的是为了确保科技文件管理的规范有序，提高科技档案超前管理的效率和水平。这类标准一般表现为科技文件管理的各种制度、规范、方法等。
上述两方面的标准中，前者一般是由国家或专业主管部门制订，相对比较完善，对于科技档案部门来说，主要任务就是如何进行标准的实施；后者则因各部门、各单位科技生产活动的差异，不可能有完全统一的国家标准甚至专业标准，通常是各单位根据科技生产活动的特点以及科技档案工作的需要制订相应的标准，然后再加以实施，并根据其结果以及发展的需要进行修订，再将修订的标准贯彻到实际工作中。
2.对科技文件标准化的检查和监督
在科技文件形成、积累过程中，基层科技档案部门应从科技档案管理和维护归档材料质量的角度出发，配合、协助标准化部门和有关人员对科技文件标准执行情况进行检查和监督，以确保科技档案的质量。检查和监督的主要内容有：
（1）科技文件的幅面、格式、名称、编号、更改等，是否符合有关标准的规定，责任签署是否符合有关要求；
（2）包括手工绘制和计算机绘制的图样材料，是否符合有关标准的规定，特别是图样标题栏的格式、内容和填写方法是否正确；
（3）文字材料书写是否规范，字迹是否清晰，用笔用纸是否耐久；
（4）形成的科技文件是否完整、准确、系统，特别是电子文件的完整性尤为重要。
9.2.2对科技文件编号、更改的监督管理
I.对科技文件编号的管理
所谓科技文件编号，就是按照一定的要求和方法以符号和数字组成代号，用来表示科技文件的内容和有关特征。科技文件编号是一种“技术语言”，是管理和使用科技文件的工具。为了保证编号的质量，各企事业单位，尤其是机电产品和工程设计单位，要严格执行编号管理制度，科技档案部门必须参与编号的管理工作。
