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第17章 科技档案事业的建设和发展(3)

第三,科技档案工作的发展更加广泛和深入。“文革”前,我国的科技档案工作,主要是在大、中城市和大、中型企事业单位中开展得比较好。经过几年的努力,科技档案工作则广泛而深入地向中、小城市,向中、小型企事业单位方向发展。

第四,科技档案的学术研究水平在不断提高。该时期的科技档案学术研究,除了对某些基本理论问题的进一步探讨外,还提出和讨论了若干新问题。比如科技档案与生产力的关系问题、科技档案的经济效益问题以及科技档案工作同经济或科技体制改革相适应的问题,等等。又由于广大科技档案工作者积极参加学术研究,因而科技档案学术研究的群众基础较为牢固,这对不断提高科技档案学术研究水平也有着积极的意义。

8.2.2改革发展时期(1986年至今)

1986年以后,我国开始实行以计划经济为主、市场经济为辅的双轨制经济政策;1988年正式颁布实施《中华人民共和国档案法》;1992年,开始推行社会主义市场经济体制;1993年提出建立适应市场经济要求,产权清晰、权责明确、政企分开、管理科学的现代企业制度;1996年颁布并实施《中华人民共和国促进科技成果转化法》;特别是2001年我国加入WTO;国民经济建设呈现出突飞猛进的发展势头。在这一时期内,国家根据改革开放的实际要求,制订和实施了若干个能够保障计划经济体制向市场经济体制顺利过渡、并与国际接轨的政策与法规。我国的科技档案事业也伴随着国家进一步改革开放的步伐,进行了深刻的变革,不断探索着符合中国特色的科技档案工作的新模式。

I.第三次全国科技档案工作会议

经过恢复、整顿,各级科技档案机构均得到了充实、加强与发展,科技档案业务工作也上了一个新台阶。许多基层单位,由于自主权扩大,工作范围进一步拓展,使得计划统计、市场营销、财务管理、资产管理、劳动人事等方面的档案文件呈逐步上升的趋势。为了总结恢复、整顿工作的经验,研讨解决新问题的途径,提高科技档案工作水平,1986年12月,国家档案局、国家经委、国家科委和国家计委联合组织召开了建国后的第三次全国科技档案工作会议。会议的中心议题是基层企事业单位档案的综合管理及科技档案资源的开发利用。会议最后讨论通过了4个有关文件:《国营企业档案管理暂行规定》《科学技术研究档案管理暂行规定》《基本建设工程项目文件归档范围》和《开发利用科技档案信息资源暂行办法》。本次会议的召开,是我国科技档案事业发展的一个转折点,标志着我国的科技档案工作已经从原来单一门类档案的管理,拓展为以科技档案为主体的多门类档案综合管理,从而实现档案信息的综合开发利用;同时,也标志着科技档案信息资源的开发利用工作进入了一个更高层次,并开始与技术贸易的管理要求逐渐接轨。此外,《国营企业档案管理暂行规定》是我国第一个专门以企业档案工作整体作为规范内容的法规性文件。该规定第一次提出了“企业档案”和“企业档案工作”的概念,探讨了企业档案管理和企业档案信息开发利用等问题,这对于规范企业档案工作,全面提高企业档案工作的水平和效益起到了积极的推动作用。

2.企业档案管理升级与企业档案目标管理工作

国家档案局于1987年至1992年在全国范围内开展了企业档案管理升级活动。1987年6月国家档案局与国家经委、计委、科委联合印发了经国务院领导批准的《关于加强科学技术档案工作的意见》(下称《意见》),指出:“在企业管理升级工作中,要把企业档案管理列入企业基础管理工作予以加强,同企业管理升级工作紧密衔接起来,纳入计划,完善管理,全面提高企业素质。”《意见》明确地提出了在企业管理升级中,企业档案工作是应当纳入的一个方面,这为企业开展档案管理升级活动提供了基本的依据。国家档案局于1987年7月制发了《企业档案管理升级试行办法》,随后又颁布了《企业档案管理升级评审工作程序》等一系列相关的指导性文件和工作标准,保证了企业档案管理升级工作的顺利进行。企业档案管理升级工作的目的是通过升级,强化企业档案工作的整体素质,使企业档案工作更有效地服务于企业的发展需要。

此次企业档案管理升级工作在全国范围内取得了一定的成就。首先,强化了企业人员的档案意识,并把企业档案工作列入了领导的议事日程,使之在企业发展规划和计划中占据了应有的位置;其次,实现了企业档案的综合管理,对企业的各种档案资源实行集中统一管理和综合开发利用;第三,加强了企业档案工作的基础建设,如许多企业档案部门的物质装备得到极大改善,部分企业内部也逐渐开展了现代化管理,并健全了收集、整理等管理制度;第四,各级档案行政管理部门和档案教育培训部门对企业档案人员进行了多层次培训,全面性地提高了企业档案人员的整体素质;第五,企业普遍开展了档案编研工作和档案利用反馈信息的收集,从而进一步提高企业档案利用工作的水平和效益;最后,企业档案管理升级活动也带动和促进了全国科技档案事业的发展,如城市建设档案馆大批涌现,国家重点建设工程档案管理纳入了基本建设程序,农林、气象、地质、测绘等行业的科技档案工作的长足进展等。

随着企业升级工作的停止,企业档案管理升级活动也相应停止了。取而代之的是企业档案工作目标管理活动。两者之间既有联系,又有区别。

所谓联系,就是“综合目标管理、法规规范要求”是一致的;所谓区别,主要是升级工作需由档案行政管理部门规定达标升级任务,而目标管理则是企业自愿申报的(1)。

3.全国首届企业档案工作会议

进入20世纪90年代,特别是党的十四大和第八届全国人大会议以后,我国的经济体制改革进入了建立现代企业制度和实行社会主义市场经济体制的时期。作为企业工作组成部分的企业档案工作,肩负着为企业现行生产和经营管理活动提供信息支持和保障的职责。为了研究新形势下企业档案工作的任务和特点,使企业档案工作更好地为企业深化改革和经营发展的需要服务,国家档案局和国家经贸委于1995年7月在山东胜利油田联合召开了建国以来首届全国企业档案工作会议。会议重点讨论了以下问题:

(1)企业档案工作管理体制。会议认为:国家对企业档案工作的管理体制是企业档案工作在档案行政管理部门的宏观管理下,依靠现有企业主管部门,形成档案行政管理部门与企业管理部门密切配合、分级管理与属地管理相结合的管理体制。会议还指出了企业内部的档案管理体制应坚持集中统一管理和分级负责的原则,并且应当在便于保管和便于利用的前提条件下具体执行。

(2)开展企业档案工作目标管理活动。会议认为:在全国开展企业档案工作目标管理活动的目的是进一步提高企业档案工作的整体素质和水平,更好地为企业服务。

(3)建设企业档案馆的问题。会议对企业档案馆的职能、条件、标准和登记审批制度进行了深入的研究,并认为企业档案馆的建设,应从建馆条件和标准等方面进行调控和引导,对不具备条件的企业应控制建馆。

(4)做好档案业务基础工作和档案信息资源开发利用的问题。会议明确了企业档案工作人员做好档案业务基础工作和开发利用工作的基本要求以及内容范围。

(5)新形势下值得研究的若干业务问题。会议号召档案工作者积极开展企业档案工作面临的新情况和新问题的研讨,其中包括:企业档案与企业资产的关系问题;兼并、破产后企业档案的归属流向问题;企业集团和股份制企业档案工作的管理问题等。

4.建立与促进科技成果转化相适应的科研档案管理的新模式

1995年6月,党中央、国务院召开了全国科学技术大会,全面实施科教兴国战略。在此前后,推行了科研工作与建档工作的“四同步”管理,科研档案的管理得到明显加强,并在科技成果转化过程中发挥了越来越重要的作用。

科研工作与建档工作的“四同步”管理,是提高科研档案归档质量和管理水平的一个非常有效的措施。具体内容是:下达科研计划任务与提出科研文件的归档要求同步;检查科研计划进度与检查科研文件形成情况同步;验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研档案同步;上报登记和评审奖励科研成果以及科技人员职称晋升考核与档案部门出具科研成果归档情况证明材料同步。

1996年5月,《中华人民共和国促进科技成果转化法》颁布实施后,科技成果档案的管理成为科研档案管理的主要内容。科技成果档案是指针对科研课题,通过调查考察、实验研究、设计试验和辩证思维活动所取得的具有一定学术意义或实用价值的创造性成果记录。它是科研档案的主要组成部分。许多科研院所的档案部门与科技成果档案馆在管理好科技成果档案的同时,积极开发科技成果档案信息资源,促进科技成果的转化,并处理好保密与利用、知识产权保护与促进科技成果转化的关系,保证涉及国家秘密、商业秘密的档案信息的安全,维护国家利益与科研单位和科研人员的合法权益。

5.企业资产与产权变动过程中档案的流向与归属

随着我国经济体制改革的进一步深化,企业产权制度改革实践不断向纵深推进,企业普遍推行了以改组、联合、兼并、租赁、承包经营、股份合作、出售和破产等为主要内容的资产重组和产权变动。为规范国有企业在资产与产权变动中的档案处置行为,防止国有资产和档案的流失,1998年3月国家档案局、国家经济体制改革委员会、国家经济贸易委员会、国家国有资产管理局联合颁发了《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》,主要内容是明确了国有企业在资产与产权变动过程中档案处置的原则与方法。

其核心就是在保证档案功能充分发挥的前提下,分类处置。对此,档案学者从企业档案的资产属性以及企业档案信息资源的配置方式两方面作出了较为科学的论证。

6.信息技术的应用

始于20世纪70年代末的信息技术,给人类社会的各个方面带来了巨大的变革,人们的思维方式和工作手段随之发生了根本性的改变。信息技术对科技档案工作的影响特别是在科技档案工作中的应用在80年代末逐渐显现出来,并贯穿于科技档案事业的整个改革发展时期。

(1)产生了新型的科技档案。信息技术在科技生产活动中应用的普及,大大提高了办公自动化的程度以及计算机CAD、CAM技术的水平,产生的新型科技档案数量越来越多,如软盘类的科技档案、虚拟科技档案(在逻辑归档中形成)等。

(2)信息技术在科技档案管理中的应用。运用信息技术逐步取代传统的科技档案手工管理是科技档案工作的发展方向。在这一时期,信息技术在科技档案工作中的应用主要经过了单机和网络两个阶段。

单机阶段,是指档案部门研制开发内部的、基于某种型号计算机的档案管理系统来替代手工管理,主要功能有编目、检索、统计等。

网络阶段,是指档案部门应用网络技术进行科技档案的管理,特别是科技档案信息的传输。这样既便于沟通档案部门与科技档案形成者之间的联系,也便于沟通档案部门与科技档案用户之间的联系。目前主要表现为档案信息上网、建立档案网站,少数档案机构已开始探讨数字档案馆的建立。

这一时期,我国科技档案事业的改革与发展,呈现出以下特点:

第一,与国家的各项改革政策和措施密切配合,初步建立了以《档案法》、《档案法实施办法》及《国营企业档案管理暂行规定》、《科学技术研究档案管理暂行规定》等为主的科技档案工作法律法规制度,促使了科技档案事业走上法制化的轨道。

第二,以企业档案工作和科研档案工作的改革与发展为龙头,推动科技档案事业的总体进步。狠抓了工作基础,初步实现了档案管理的综合化、规范化、标准化和现代化,并深化科技档案信息资源的开发利用工作,为信息资源的社会化服务创造了必要的条件。

第三,积极跟踪信息技术的发展,努力提高科技档案现代化管理的水平。

第四,科技档案管理理论研究出现了新的突破,科技档案专业教育的层次已趋完善,这为推动科技档案事业发展提供了理论与人力的支持。

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