充分调动人的积极性，最大限度地挖掘人的潜力，是会展企业人力资源开发与管理所追求的目标。在现实中，影响人的工作行为表现的因素是多种多样的，如社会环境、工作条件、技术设备、教育、训练、知识经验积累、先天素质等，其中最重要的、影响最大的是人的能力和心理因素。能力是做好工作的前提，但有能力而没积极性的人也不可能有良好的行为表现。因此，以调动人的积极性为宗旨的激励就成为人力资源开发与管理的基本途径和重要手段。
人力资源激励是指通过各种有效的激励手段，激发人的需要、动机、欲望，形成某一特定目标并在追求这一目标的过程中保持高昂的情绪和持续的积极状态，发挥潜力，达到预期的目标。激励的本质就是通过鼓励企业员工追求个人利益的行为，从而获得企业效益。
激励作为调动员工工作积极性的一种手段，能够发掘人的潜能、提高工作效率、提高人力资源的质量、弥补物质管理资源的不足。传统的激励手段主要是职位升迁、奖金发放、福利待遇提高等，而现代企业人力资源激励机制存在的形式是不拘一格的。相对于传统的激励机制而言，现代企业人力资源开发与管理更重视尊重、奖惩、竞争、参与等激励机制。
需要注意的是，现代会展企业在建立员工激励机制时，应当把员工激励机制和绩效考评制度同步联系起来，即要对员工进行有效激励，避免出现过度激励或激励不足情况。
四、员工流动机制
实践表明，某一行业的人员可流动性越强，其生命力就越旺盛，企业员工综合素质的提升也越迅速，如ＩＴ、旅游等行业。会展业与旅游业相似，特别重视从业人员的经验，会展企业需要其员工具有较丰富的阅历和专业技能，而阅历的获取只能来自于不同的企业或者不同的岗位工作中。因而，从整个会展行业的长远发展来看，会展企业应该建立一套灵活的员工流动机制以促进人力资源的不断升级。这里的流动机制主要包括内部流动和外部流动两个方面。内部流动是指员工在企业内部不同部门、不同岗位间的流动；而外部流动则是指员工在不同的企业或不同的行业间进行流动。流动机制的建立，一方面有助于会展人才在行业范围内的有效配置，另一方面能够激励会展企业采用更科学的、更人性的管理方法，提高企业的发展速度，以留住人才。
在会展企业进行人力资源开发和管理时，营造一个良好的环境是十分必要的。这里所谓的环境既指企业的内部环境，也指外部社会环境。前者指员工之间的工作关系和企业的工作环境。毋庸质疑，具有团队精神的、工作环境优越的企业会激起员工无限的工作热情，从而形成巨大的合力。后者主要是指社会对企业的识别和态度。会展企业尤其需要良好的社会环境，而良好社会环境的营造需要企业通过ＣＩ系统树立正面的社会形象。在和谐的内外部环境共同作用下，会展企业才能够培养和吸引更多优秀的专业人才。
（第五节）会展业工作（岗位）分析
一、会展业工作种类
会展业的组织结构从只雇佣少数员工的小型组织到拥有众多员工的会展中心，致使人力资源的问题和管理上的需求变得更为广泛。在一些小型的、私人运作的商业组织，例如专业协商会组织（ＰＣＯｓ），每一个小组成员都要负责承担范围非常广泛的任务，那样的话，他们就可以通过不同的任务获得各种经验。但是，对于职业生涯的前景则有一个机会限制。只有少数团队里的人，例如，业主／经理能够拥有高层的决策权和完整的客户联系网。这和大的会展中心形成了鲜明的对比，大的会展中心里有着完整的组织结构，明确的角色和职责分工，以及合理的职业提升和发展。不管规模和复杂度有何不同，人力资源开发与管理在这两种组织中都是获得商业成功的关键。
会展的关键是会议的组织者和管理人员。这种工作有着很多不同的名称，但基本上指的是组织年会及会议，且既不来自主办方也不来自客户组织，或者以会展中心为基础提供大会设备的人员。会展策划人的工作，是会展组织中十分重要的工作，但只是在最近这些年才受到重视。在这之前，会议的计划编制和组织等细节都由管理主管的秘书负责安排。对于一个协会来讲，大会委员会的成员（可能来自大会的举办地）将会从事该项工作。在几乎所有的案例中，担任这些工作的人并没有相关的或者必要的工作技巧，因此，会议的规格将会变得杂乱无章。同样地，大型的会展中心，会议的组织和管理也常常由负责提供食物和饮料的经理担任，也一样缺乏技巧和在这个特殊商业领域的经验。现在，这一新的职业——会展策划人逐渐出现，随之带来许多新的工作岗位和职务。
１．会展策划人
会展策划人又称会展组织者，他们所承担的不同的任务和职责，往往由他们受雇的组织决定。
（１）协会。一个协会的组织者通常被认为是协会里的一个全职工作人员。
在缺乏这样的人员情况下，这样的职责任务则会由行政主管或者其他的员工来承担。一个协会的组织者需要负责以下内容：组织协会成员参与会议及年度大会，发布会议通告，客房的预订及人员的注册，联络会展中心，包括确定住宿和开会的房间、食物和饮料、演讲设备、迎接与会者、嘉宾及发言人。
（２）企业。企业会议的组织者是指受雇于特殊的公司，他们专门负责策划并执行会议的细节问题以及个别组织的管理等事宜。一个企业会议组织者需要协调和管理单个公司的产品和服务等展会事宜。
２．专业会展策划人
专业会展策划人又称独立会展组织者，把研究会展管理作为他们的核心工作。有些国家对专业会展策划人的研究已制定出专业会展策划人资格体系评估体系，通过一系列的协调及管理事宜来评估大会管理人员。
３．会展中心服务管理者一个展览中心的会议部门可以提供会议服务，会议销售，宴会运作等方面的工作机会。
二、会展工作（岗位）分析
工作分析即获取信息，确定工作基本的职责、任务和责任的过程，是对工作进行的系统的调查研究。工作分析可以作为工作的准备阶段，工作或个人的详述、人力资源计划和工作的再次设计的辅助手段，对于准确地招募、选择新人员并评价目前的工作发挥着积极的作用。例如，在工作分析中，一个专业会展组织者的任务范畴应涵盖以下内容：
确定事情的设计和目标
选择场所和设施
与参展商及其他代理人进行谈判
制作预算
掌握代表名单
选择并组织交通方式
规划并控制会展进程
组织会前和会后游览
建造会展代表用桌，建立会展代表程序
联系赞助机构（如会展局和其他外部组织）
在专业会展组织者的基本任务中，例如为会展代表输入数据和进行手工汇编，虽然反复操作，但却是十分必须的，要求工作人员对每个细节仔细认真。
在做工作分析时，应根据以下的问题选择搜集的信息的类型：
会展的内容是什么？
在哪里进行会展？
怎样进行会展？
会展的目的是什么？
何时举办会展？
工作分析使工作的要求及各个部门间的交叉关系得到明确，通过减少工作间的重复重叠，使效率得到提高。
三、会展工作（岗位）描述
工作任务和职责分析通常是工作描述准备阶段的基本步骤。要在工作分析的基础上进行书面工作描述，应解释以下问题：
工作的原因
工作人员的具体工作事项
工作人员如何工作
工作进行时的各类条件
各种工作描述在表现形式或内容上都差别很大，但应包括工作名称所传达的所有信息。清晰地描述出工作的状态，这对于员工的心理相当重要。此外，应确定这项工作在全局组织中扮演的角色，以及员工报告的对象。工作描述最重要的部分包括工作的实际职务和责任、各类关系、工作的角色和目标等等，例如工作的条件和应承担的责任。
一名会展服务机构经理的工作描述应包括以下内容：
计划并执行会议
发展标准的操作程序
建立操作会展的标准
设立目标和与ＭＩＣＥ业务有关的政策
实行员工培训，召开各会议服务机构的联合大会
进行预报、预算
拥有最新的设备清单
建立业务合同，传播信息
以上内容可以解析为以下四点：①执行的责任；②与营销部门、食品饮料供应部门的工作关系；③与会议组织结构内部的各部门间的关系；④为客户服务的责任。
通常一个小型会议的协调者还必须预订客房、与客户联络、产品交易、事态评估等，可能的话，这些内容也要列入工作描述之中。
在工作描述的准备阶段，常见的问题有工作描述写得过于简略，因此对工作执行者指导性不强。此外，工作描述不应是静态的，应该经常回顾、修改，并在工作结束后进行回顾。目前，工作描述由员工时时更新已经成为惯例。下面，我们列出了一名会展企业中会议经理的工作职能。
一名会议经理的工作职责如下：
汇报对象：总经理，会议部门，会议组织中心指挥，会议组织中心最高工作目标：代表客户的利益，管理一切由会议中心组织的会议相关的后勤及行政事务工作职责：
（１）管理一切与会议组织有关的因素
尽可能预订会议场所和设备
确认所有会议安排无误
注意会议场所使用合同的义务，了解订金、撤销事项
邮寄邀请函或登记小册子
预备影音设备
尽可能与展览参展商协调
预备食品、饮料
准备打印好名字的胸卡
可能的话，确认电话设备
组织航空和地面交通
协调会议场所的临时泊位
现场管理会议
聘用临时工作人员
（２）保持每次会议的记录准确、易读
为客户准备每一项现场工作的书面进程报告
尽可能参加工作阶段会议
与会议组织中心的财务经理保持紧密联系
与客户一起参加会议
（３）探索、准备递交给客户的会议目标
可能时提出推荐和新思路
运用会议组织中心的模型分析费用
一项事务结束为客户开发票
向会议组织中心会计报告财政情况
发展新的业务领导及销售总负责人
（４）了解最新的产品和会议场所
了解行业的发展趋势
关注行业和会议组织中心客户
会议服务经理的核心竞争力在于对市场节拍的深入了解，对当地会议业发展空间的良好把握，以及管理、协调场馆内众多部门及其员工间的关系的能力。
对于会议服务经理而言，长时间工作及与各种各样性格的人打交道是两个显着的标志。我们有理由相信在会议组织者与场馆员工间的协调工作主要是由会议服务部门及其经理完成的。会议组织者通常被视为成功举办一项活动的关键人物，因为他们对于场馆的容量和限制有着深入的了解。然而，会议组织者确有必要建立起对会议服务经理的信心和信任。在澳大利亚，许多会议组织者会因一个优秀的会议服务经理的意见而改变对会议场所的选择。因此会议场所的经理必须接受挑战，既为会议服务经理提供责任、挑战和工作的发展空间，又要给他们真正提升的机会。
会议服务经理的特殊工作职责有以下几点：
尽可能利用空间
为部门制定、控制预算
当会议在宾馆举行时，确保客户“受到关注”，并准备应对任何事
确保会议和各事项的信息在整个宾馆内传播
录用会议服务部门人员
对会议服务人员进行培训
当会议规模很大或很复杂时，直接与客户联系
确保会议的水准、会议的服务和设备符合宾馆的级别
三、工作或个人的特性
工作或个人的特性反映了一个成功的会展工作者所需要的技巧、经验、个人品质和竞争力，也就是做好一项工作所需要的技能。这些都可归结为以下几项：
经验，合格资质，技巧，能力和知识，个人品质，以及工作的特殊要求。工作的特性决定了应录用员工的类型和以及他们应如何被接受。当准备一项特殊工作时，确定必须而可行的技巧非常有用。
不论会议筹办者服务的组织属于何种类型，为了适应工作的多元化需求，一些专业品质或个人品质是被共同要求的，包括出色的谈判技巧，为传统所接受，善于交际，富于创造性等。拥有良好的沟通技巧，容易与人亲近，老练、圆滑、有礼貌也同样十分重要。
１．一个会议组织者应具备的专业和个人品质
（１）出色的谈判技巧。这些技巧至关重要，因为会议组织者将与大量的人打交道，其中包括高层经理，供应商，普通员工以及客户代表等。
（２）为传统所接受。会议组织者将面临的是从各个国家而来，拥有不同传统习俗的人。会议组织者必须熟悉国际礼仪，充分考虑到这些异国参与者和代表的需要。
（３）外交手腕。为了应付与客户谈判中错综复杂的问题，并且寻找并迎合客户的需要，会议组织者必须始终善于使用外交手腕。
（４）创造性。随着对代理人期望的提高和越来越激烈的竞争，会议组织者应有设计出在形式和程序上与众不同的方案。他们应该有能力寻找出既切实有效又突破常规的工作方法，同时，这一切还必须在预算范围内。会议组织者的创造力应体现在方案设计、对发言者的选择、娱乐活动和后勤等各个方面，既要保证这些活动与会议的主题贴切，又要使它们令人难忘。
（５）出色的沟通技巧。会议组织者应该有能力与各个阶层的人进行沟通，从具体负责某项技术的人（如电工师和音效师）到客户、高层管理人员及首席执行官。
（６）机智而有礼貌。会议组织者与许多人打交道，因此幽默感和活跃气氛的能力是必不可少的。
（７）优秀的组织技巧。会议组织者需要拥有分析问题的技巧，显示出对细节的关注。他们要能够将任务分解为一步步具体步骤，但又始终着眼于全局。
这需要良好的规划能力，还必须对行业的特性和软件有所了解。
（８）其他技巧。诸如始终与项目同步的能力和发挥主动性。
一个会议组织者应能驾驭挑战，拥有高人一筹的精力，钢铁般坚强的毅力和“渴望出类拔萃”的动力，在显而易见的困境面前也表现得镇定自若，并且很快想出解决的对策。在一个会议的组织过程中，他们要易被找到，并有能力长时间地工作（必要的话可能一天干１２个小时）即使这样他们也必须保持镇定。
对于会议组织者，什么是必须有的特性，什么是更令人欣赏的特性，这应根据具体工作和组织的要求而定。例如，一个小型的会议组织公司寻觅一个会议组织者时，它所定的要求就与一个大型会议组织公司对专项组织者的要求不同。
下面我们比较了富有经验的会议组织者及专项事务组织者的要求。
２．富有经验的会议组织者
（１）必须的特性。
在会议组织行业拥有十年左右的工作经验，尤其在管理、协调各类大小的会议方面拥有丰富的经验
经过行业特殊培训
拥有杰出的组织、行政管理技巧，包括完成任务的能力
