（２）招展宣传内容。宣传工作的第二项任务是准备宣传内容，也就是资料，包括展会资料、市场资料、组展要求、协议或合同以及有关集体展出的优势与利益等的说明。资料的形式有新闻成套资料、情况介绍成套资料等。新闻资料主要用于宣传，其目的是使潜在的参展者知道展出项目，引起他们的兴趣。新闻资料内容要求简短、全面。简短是指言简意赅，表达出主要的内容。全面是指资料要包括展会的基本情况，如时间、地点、内容、性质等；市场的规模、特点、潜力等；组织者联系地址、参展手续、申请截止期以及集体展出的优势等方面的情况。新闻资料整理成套，提供媒体用于新闻报道。新闻成套资料也是制作广告的素材。
情况介绍资料的基本范围与新闻资料相同，但是内容要更详尽，使潜在参展者能够对展出项目有足够的了解，以便做出判断和决定。情况介绍资料可以包括参展申请表和参展的基本要求和手续。情况介绍资料同样也要求能够引起潜在参观者的注意并激发他们的参观兴趣。情况介绍资料用于参观者对展出项目表示出兴趣后，可帮助他们进一步了解展出项目。情况介绍资料整理成套，供潜在参展商索取，或者是由组织者主动寄送给重要的潜在参展商。
２．招展宣传方式
宣传方式分为单向传播的宣传和双向交流的联络。宣传是组织者选择媒体传播会展信息。当今社会由各种媒体，各媒体由不同的受众，因此要选择与招展对象一致的媒体，宣传规模要视需要和财力、人力而定。宣传的时间也要安排好，一是要提前安排，不能太晚，否则来不及招展、筹展；二是要分步骤、分层次开展宣传工作，以加强宣传效果和强度。宣传方式包括内部通告、新闻报道、直接发函、广告和会议等。
三、招展组团管理
组团管理工作是招展程序的收尾工作，它的顺利开展可以为会展的顺利进行奠定一个好的基础。组团管理从广义上说，可以分为两个阶段，即筹备管理阶段和展台管理阶段。在这里我们主要介绍筹备管理阶段。
组团管理工作的形式之一是召开会议。开会的目的主要是：鼓舞士气、培养集体精神和合作精神；布置工作、明确任务；检查工作、发现问题；互通情况、相互学习等。筹备管理会议一般有招展会、筹备会、检查会、动员会等。
１．筹备会
筹备会是为展览的筹备工作而召开的会议，应该在选择参展者之后举行。
如果是国际展览会，应不迟于开幕前６个月之前召开；如果是国内展览会，应不迟于开幕前３个月之前召开。这个会议是招展工作和组展工作的分界。会议的目的是介绍情况、布置工作、明确责任，为参展商如何开展工作提出指导性意见，激发参展人员的工作热情，指导参展公司按时按质完成筹备工作，并让参展者互相认识，培养集体感和协作观念。
开筹备会议时，组织者方面最好是最高领导参加并主持会议，项目经理或协调人主讲。组织者的展品运输、宣传联络、设计施工、行政后勤以及会计等部门的具体负责人应当参加会议，并就各部分工作提出要求。如果可能，应争取邀请参展方面的高层负责人和具体协调人员参加会议。
会议组织者应当为会议准备成套资料，分发给每个参展公司。资料内容主要是有关展览筹备的一系列文件、要求、规定、日程、表格、材料，包括市场调研报告、展览会资料、场地平面图及展台分配图等。如果不召开筹备会议，则在确定参展申请的同时将参展者成套资料寄发给参展者。
２．检查会
检查会是检查展览筹备工作的会议。会议可以在展会开幕前１～２个星期召开。其目的是检查工作，主要包括：展台施工、展品运输、展台布置等工作的安排；展台人员行程、住宿、膳食、市内交通等安排；检查展台人员是否合适等。会议可以分发第二套资料，包括：展会和展台基本情况；展会施工日期；展馆和展台序号；展台电话号码；展台经理姓名及联系地址；展馆与驻地之间的公共交通；展台人员的展场临时出入证；展览会目录；展览会所在城市的地图；所在地游玩、购物、娱乐介绍等。
３．动员会
动员会是展会开幕前的动员会议。会议可以安排在开幕前一天召开。所有展览人员必须出席会议，会议由展台经理主持，如果是在国外展出，最好请商务参赞或其他外交官员、贸易代表出席。这次会议是筹备工作结束、展台工作开始的会议。会议主要内容是：强调展出目的；介绍展团管理人员；介绍展场分布情况；做出展出期间的展台管理安排；要求参展公司和展台人员做好展台工作；建议参展公司安排时间参观其他展台等。
这个会议有些像展前总动员，要严明纪律，鼓舞士气，要营造良好的工作精神和状态、良好的展台环境和秩序、良好的工作效率和效益。会议要准备材料，并监督展台人员准备好展台需要的资料和用品。准备的材料包括：展会开幕日期和时间；开幕式和招待会安排；重要活动的日期、时间、地点以及人员安排；展团名单；每天展后会议的时间、地点和要求；展会入场证；有关活动的邀请等。
４．组团具体管理工作
组团组织实施的具体工作项目主要有以下一些方面：
（１）认真做好项目预算。
（２）收集可能参展的企业名录，建立信息库。
（３）宣传资料的设计、制作，发送调查表、征询表。
（４）主办单位打印文件下发。
（５）利用新闻发布会、酒会等介绍及配合市场的宣传广告。
（６）利用各种媒体做宣传广告。
（７）电话联系或发送传真，并通过互联网发布信息。
（８）印刷宣传资料（主要有招展邀请函、征询函、调查表等；展商须知或参展手册；招商邀请函；会刊；展会进展报告等）。
（９）目标名录的分析研究、筛选和甄别，发送招展邀请函、征询函、调查表等。
（１０）上门拜访一些主要的参展商。
（１１）联合可能合作的同行，采取让利的办法合作招展。
（１２）展位的销售安排及布置。
（１３）收集可能的参观商名录，有计划地发送登记表和门票。
（１４）展览会有关数据、信息的统计和收集。
（１５）着眼于下一届的预告宣传工作。
组团工作是招展的最后阶段，良好、有序的组团措施将保证招展工作的最终顺利完成。在招展宣传成功吸引众多参展客户之后择优收纳，这样才能保证展会的成员质量。
（第四节）会展的公关推广活动管理
为扩大展出影响、吸引观众、促进展台贸易，还可组织会议、评奖、表演等活动。组织会展有关活动的目的可以是单纯地扩大展出影响，也可以是双重的，甚至可以是多重的。有关会议的介绍，在上节中已作了介绍，我们不再赘述。这里简要介绍评奖、表演这两种公关推广活动。
一、评奖活动
评奖是一种具有宣传价值的展览活动。评奖活动一般由展览会组织，展出者参加。评奖团多由专家组成，评奖结果通过媒体宣传，评奖内容多种多样，包括展品、设计等。展品评奖比较多，而且可以细分为很多种类。展品评比能吸引行业的注意，而设计评比一般是展出者之间的事。
评奖有一个过程，展览会会事先通知所有展出者。感兴趣的展出者需要提前报名，提供展品，并提供详细的技术介绍和使用说明。展出者可以事先主动了解展览会的评奖活动，如果有合适的评奖活动，而展出者有合适的展品，就可以报名参加。在准备参与评比展品的同时，精心准备说明资料，如果需要，还要准备解说答辩。资料非常重要，许多技术复杂的产品不是靠肉眼可以看出来的，而展览会评比不太可能使用专业化设备测试，大部分是看外貌、简单操作、看资料（包括专业测试结果）后下结论，经“权威人士”的民主投票方式评出金奖、银奖和铜奖或其他奖项。如果展出者有条件和实力，也可以自己组织评奖活动。不论是参加展览会的评奖活动还是自己组织评奖活动，都要与展出目的有关，都要结合展出宣传工作。如果宣传工作做得好，评奖活动可以产生良好的宣传效果，甚至是轰动效果。
二、表演活动
表演也是一种公关推广活动，它能吸引人的注意，提高展出效果。表演可以分两类，一类是与展品有关的表演，包括操作、示范等，复杂的机械和简单的工艺品都可以表演；另一类是与展品无关的表演，包括娱乐、抽奖等。一件精美的艺术品放在展台内，参观者可能熟视无睹，但是如果安排一个女艺人在现场表演刺绣，可能就会吸引很多人围观，展出效果自然也就提高。工业品也是这样，放在展台上，参观者可能视而不见，但是如果让它转动起来，发出声响，就可能引起参观者的注意。
与展品无直接关系的表演能吸引观众注意，娱乐、抽奖、发礼品等也都能吸引观众。使用与展品无关的表演来吸引观众的做法在会展业内意见并不一致。
在美国，展出者认为只要能吸引观众使用什么手段都可以，因此，参观者可以不时发现意想不到的奇怪情形，如展示精密仪器的展台使用小丑表演吸引观众；在德国，展出者认为表演必须与展出物有关，如果展示钢铁，就不该跳肚皮舞，否则与严肃的贸易气氛不协调，会破坏展出者形象。
展出者可以根据自己公司文化、社会环境、展出需要来取舍决定。表演活动可以与展品无直接关系，但应当与展出内容有关。另外在安排抽奖、发礼品等活动时，展台人员必须表现出热情，不能有厌烦或施舍的神态，认真的客户看不得冷脸，引来的不相干的观众，丢失了贸易客户，那就得不偿失了。
思考题
１．什么是人员推广？
２．会展广告宣传主要有哪些方式？
３．会展广告宣传需要注意哪些方面？
４．会展新闻工作管理的主要内容是什么？
５．如何做好招展的准备工作？
６．简述招展宣传的主要内容与方式。
７．简述会展公关推广管理活动的主要内容。
