假如你是主管，一旦知道对方生气的原因，就应该立即前往道歉，说声：“真是对不起！秘书工作疏忽了，竟然忘了告诉我。”然后你可以再加上几句：“希望你能常打电话指教，诚心欢迎啊！”诸如此类的话，可以解释清楚没回电话的原因，客户一定会理解你的。
3.不要因粗鲁怠慢他人
接转电话其实是一场隐形的商谈，切不可厚此薄彼。如果你正好接了某个电话而客户要找的人又不在，则应该负责转达。对待客户的态度一定要耐心细致，和蔼有礼，不要毫不专心，粗鲁无礼。
一个客户打电话找经理，打了三次，都没能联络上。客户第四次打电话进来，接电话的人只是漫不经心地看了看经理的座位就回答客户说：
“出去了！不知道什么时候回来！”
说话口气一点都不礼貌，很不耐烦。这时，对方往往会火冒三丈：
“你想我打多少次电话？刚才就不在，现在又说不知道上哪儿了，又让我等着，你们到底想干什么？”
事实上，这并非全是接电话者的错，因为前三次电话并不是他接的。但是对方打前三次电话，都没有找到经理，接电话的人又没有转告经理，对这件事也没有进行处理。客户第四次打电话又受到冷遇，认为接电话的人缺乏诚意，自然火冒三丈。
正确的方法应该是这样：接到电话，应首先客气地问一句：
“请问有什么事？”或“要不要请他给你回电话？”等表示积极负责的礼貌用语，对方才会心平气和和你交谈。
因为电话中的失误造成客户流失是不值得的。因此，每接一个电话，都应该将对方看做自己的朋友和客户，态度恳切，言语中听，使对方乐于同你交谈。例如出现上边的情况时，你确实不知经理的去向，则应向客户道歉，而且说出自己的姓名和职务：
“抱歉，经理刚出去办事，我是赵秘书，需要替您向经理转达吗？”
顾客自然会说道：
“很感谢您！请转告经理……”
就算让别人等是无奈之举，也必须让他知道你并没有忽视他的存在。
4.不要对“不速之客”置之不理
在打电话过程中，当你正和对方谈得投机时，这时突然有另一个电话打进来，该怎么办？既不能置之不理，只顾自己的事，又不能放下正在打的电话去接另一个，真是左右为难。那么，如何做才是最好的呢？我们来看看下面这个例子。
业务员小马在电话与客户商谈事情，这时刚巧身边的另一个电话机响起来。旁边另一位同事见他正忙着，帮他接电话：
“他正在打电话，脱不开身，请稍等！”
说完就将电话放在一边，不管对方，干自己的事去了。顾客连声“喂、喂”，可小马正与客户谈到重要的关键时刻，无法立即挂断电话去接那一个，因此，客户对这样的做法很愤怒。
使客人等很长时间是很不礼貌的，尤其是在事情忙的时候，往往忘了久等电话的对方，这不能不让客户生气。
这种时候，小马即使再忙，也要和正在交谈的对方表明自己另有电话：
“抱歉，我另有电话打进来，请您稍等一下好吗？”或“抱歉，我先挂断电话，待会再打给您好不好？”
假如接的电话很重要，实在不能挂断，最好拜托同事帮忙一下，同后打进来的电话说声对不起，请他等一会再打来。如果对方所要求的尚需要查阅资料，且对方之前已经等了一些时间，则应该在查阅的中途对对方说：“真对不起，让你久等了！不过我还要花点时间查阅。您是否想再等一会儿，或待会我打给您呢？”这样你可以待对方回答后，然后再查阅资料。
电话不仅仅是传递声音那么简单，它也能传递你的情绪、态度和风度。
如何筛选和过滤电话
现在，有很多领导者的电话会由下级先代接。这种做法通常会使人感到上司遥不可及，另外也可替上司筛选和过滤哪些电话应接，哪些是不用接的，以提高上级领导者的工作效率。如果你不巧正是代接电话的人，那么，你应该明白如何筛选。
过滤电话这样的做法，可能会引起打电话者的反感，因此，你必须更圆滑老练地应付。你应告知他们要找的人不在或无法接听电话，假如仅仅单纯问对方：“你是哪位？”可能会使对方恼怒，你可以说：“他现在不在，是否请你留下姓名及电话号码，我会请他给您回电话。”
假如对方找的人刚好出去了，你不必向他们解释他的去处，也不要让打电话来的人知道某人出差还是出国，除非他们两人很熟。这样做的原因有二：第一点，某人到哪里去了和他们没什么关系；第二点，你可能告诉陌生人他家中无人看守。
另外，回话时也不要谈及太多私人话题“很抱歉，他现在正在洗手间”或“很抱歉，她刚生完小孩，有点手忙脚乱，可能要离开一阵子”。不要觉得好笑，事实上，这些例子常常发生。
不要用“他已经很多天没上班了”等，这样会让对方感觉不好。
当然，你应该听出那些熟人的声音，这时候，你可以不必再问对方是谁、有什么事，而是直接告诉上级是谁打的就可以了。
假如你很有礼貌地请教别人，相信对方也会很有礼貌地回答。但偶尔也会碰上一些不礼貌的人，不愿回答你的问题。但也不用为此生气，只做好你分内的工作就好了。如果上司提示你要记录来电者的姓名时，你就有权利及义务，坚持来电者必须呈报自己的姓名，你也可以提醒他，这是规定。
如果打电话的人只说名字不说目的，你该怎么办？他们可能会说“他明白我打电话的目的”，或“和你有什么关系”，或甚至说“不要管我是谁，请他来听电话”。这时，比较好的回答应该是：“很抱歉，除非让他知道你来电的目的，不然他是不会接电话的。”
有很多领导者的电话会由下级先代接。这种做法通常会使人感到上司遥不可及，另外也可替上司筛选和过滤哪些电话应接，哪些是不用接的，以提高上级领导者的工作效率。如果你不巧正是代接电话的人，那么，你应该明白如何筛选。
如何应对电话闲聊
在工作之中，假如来了一个讲话没完没了的电话时，往往会使人十分不耐烦并产生厌倦情绪。有时候，还会阻碍工作的正常进度。
如果你正忙于整理下午开会的资料，桌上的电话突然响了。原来是客户打来查询的电话，但是，对方的谈话一点要领也没有，杂七杂八讲个没完。这时，你一定希望谈话快点停止。
在这时，你不用理睬这种长舌电话，在原则上请对方“简洁地把问题讲明”就可以了。
假如你说“我现在很忙”，而把电话给挂掉，若对方很小心眼，恐怕以后会故意找麻烦。那么，若真想赶快挂掉电话时，应该怎样说呢？
假如对方是很要紧的客户，并且难以相处，那你就要考虑既不伤害或影响到对方的情绪，又能赶快地挂掉电话，以下有几种方法可供参考。这才是最重要的。
1.假装有急事而结束谈话
首先，你要懂得电话交谈时，对方看不见的优点。当对方的话告一段落时，故意稍微大声地说：“啊，抱歉！”
在对方说道“什么事啊”的时候，就说“现在我必须到厂商那儿去”。这时候，说说谎也能应急。
但是这方法使用得多了，难免引起对方怀疑。所以，较好的托词是：“现在，我有一个紧急电话进来，真是对不住。”
如果对方也说：“我这边也是紧急电话啊！”
那就明确告诉他：“那么，请您简短地说好吗？”
这种解决措施，绝对不可以说得心虚声弱，而要煞有介事地大声通报。
2.将对方的话做个小结，并确认其意图
可以对对方电话谈论中的重点，做个小结论，以缩短对方的谈话。
例：“是要查询××合同的事，对吗？”
“所以，您指的是A、B、C那三个要点？”
如果这符合对方说的话，这样，对方也会觉得意气相投而大为欣慰。
还有其他的很多方法，其根本的要点就是要在不伤害对方的前提下，想出办法尽快结束没完没了的“长话”。
家里的电话聊多长时间都没关系，但是，职场中所使用的电话是大家共有的，不可以依自己的喜好而谈得没完没了。因此，双方都要简明扼要。
如何处理打错的电话
有时，职场上的错误通话是由于你打错了电话、找错了单位或找错了人，但更多的则是对方打错了电话。例如，把本来应该业务科接的电话打到了行政办公室。对于这些打错的电话该怎么办呢？
如果接线员因为粗心或不熟业务将电话接错，把人事科的电话接到了业务科，而你恰是业务科的秘书，接到这样的电话会怎么办呢？
这时，你一定不要这样说：“啊？这事啊？科室搞错了，我们不负责这方面的业务。请稍等一下，我帮你把电话转一下。”这看起来似乎很有礼貌，也很负责，其实不然，这样的答复是不合适的。
因为，想要接通的电话，对方一定已向接线员说过了，所以，搞错的本来就是接电话的一方。而上面回答的口气倒仿佛是客户错了，因此“帮”字不恰当。
特别是一些大型的企业，业务繁杂，要非常精确明细地划清业务的界限和范围是很难的，一个人无法完全知道本科室的所有业务。不过，即使明知不是属于本科室的工作范围，也不要用“我们不负责这类业务，可能应该是别的科吧”的回答来搪塞对方，并不管三七二十一，把电话又转向别处，这真是太无责任意识了。
若要让这样的电话踢皮球事情不再发生，有一个办法，即回答：“这里不负责这类业务，请让我查一查该哪个科负责，然后再给您回电话。请告诉我您的姓名和联系地址。”然后先将电话挂断，并一定负责处理此事。如果再添句“我是业务科的”，对方也就更放心了。如此认真负责的态度，一定可以让客户更加信赖你的公司。
解释晚接电话的艺术
小梁在电话中同公司谈延期交货的事时，另一个也是自己负责的乙公司也打电话进来了。
和甲公司谈论的事情特别要紧，而且也快谈完了，所以，小梁就向接到电话的职员说：“叫他等一会儿，马上就好。”不一会儿她挂掉甲公司的电话，马上接乙公司的电话。
“喂，承蒙照顾！”
这样打招呼后，对方却不高兴地应声道：
“你真是折腾人啊！”
小梁心想：“我马上就来接电话了啊？”
这时，对方乙公司的科长说道：
“我的时间也特别紧！本来想下一批新订单给你，想一想，今天别谈了。”
说着就要挂电话了，急得小梁不由得慌了手脚。
本来就不是故意让对方等的，他为什么要生气？这种情况该怎么办呢？
1.考虑对方心理，尽最大的努力博取欢心
对对方状况不清楚时，人往往会觉得不安。比如，当父亲呼唤儿子时，纵然只是一两分钟还没出来，就会焦急地叫：“快来啊！在那干什么呢？”
打电话的心理也是这样，只是稍微地等个一两分钟，就觉得时间过得漫长。再加上打电话的人是客户，那种“以客为上”的意识也多少在作祟。况且，这位科长是要下一张新订单才打电话的。
对小梁来说，这大概是出于一时的粗心大意吧！
在通话中，如果另一个电话打进来，可采取下列措施：
让接电话的人先礼貌道歉，再说“请稍等”。
假如打了特别长时间，就在途中先暂停，接另一个电话，同对方说：“对不起，现在有一个长途电话，等一会儿我就谈完了。”这样才能使对方放心。或让接电话人转述：“让您久等不好意思，如果方便，等会儿再打电话给您”。
2.必须尽力使对方心情愉快
假如没有什么安抚方法，又不能说“对不起，让您久等”之类的客套话时，大客户往往就会闹别扭。
此时，你要镇定一下，调节气息后，这样回答：
“对不起，让您等了这么长时间。因为别的电话谈得太久，现在才脱身飞奔过来，实在是失礼失礼。”
这时，稍稍夸张的语气，对方才会觉得高兴，至少能稍稍减少对方久候电话的不耐烦与愤怒。所以，这些夸大表演不可缺少。
过于频繁的电话交谈，造成了职场中每天工作时通话的拥挤。当你不得不推迟某个通话而不巧造成误解时，应当立即想办法予以化解，不然会积累下更大的麻烦。
