会议的目标决定会议的议题，反过来，任何一种会议目标都必须通过会议的具体议题来体现。也就是说，会议的议题应当根据会议的目标和任务来确定，与会议目标和任务无关或者偏离会议目标的议题应当舍弃。
2．高效
议题对会议的效率有直接的影响，为此要做到：
（1）凡拟提交会议讨论的议题必须是必要的并且是需要立即讨论的，避免让那些不必要的问题分散精力和占用时间。
（2）一次会议的议题要适量，避免因议题过多导致会议时间冗长、会议效率下降。
（3）分清议题的主次轻重，明确中心议题或主要议题，以保证与会者能够把主要精力集中于最重要和最需要认真思考的问题上。
（4）准备一定要充分。在拟定议题的同时，还要提交相关的背景材料，有的还要形成两个以上的备选方案，以便讨论和决策时参考。
（5）相关的议题集中或归并讨论，避免或最大限度地减少重复讨论。
3．准确
议题的表述要清楚准确，避免含混或产生歧义。议题的内容必须与会议的权限相符，不能超出会议的职权范围。
（三）会议性质和参加对象的策划要求
1．会议性质的策划要求
会议的性质要根据会议的目标、任务、议题来确定。会议性质的策划要求主要有：
（1）会议的职权。会议的性质不同，其职权也不同。会议组织者一定要遵守会议的职权原则，正确处理会议议题与会议职权之间的关系，避免出现越权越位的情况。
（2）会议的功能。不同性质的会议，其功能也各有侧重。有的会议侧重于决策，有的会议侧重于研讨，有的会议侧重于联络感情，等等。会议的组织者应当根据会议的目标，并在考察各种会议功能的基础上，确定会议的性质类型。
2．确定参加会议对象
会议的参加对象应当依据会议的目的、性质、议题以及议事规则来确定。确定会议对象应注意的问题有：
（1）合法性。合法性即会议对象的确定必须符合法律、法规、规章以及组织章程、议事规则的有关规定。
（2）必要性。必要性即明确哪些对象必须或应当参加会议。根据会议的议题和性质必须参加的单位和个人，不能遗漏。
（3）明确性。明确性指会议对象的职务或级别必须明确，有的会议是正职干部才能出席，有的会议需要分管领导人员参加。另外，对象的资格也必须明确。对象的身份不同，参加会议的提法也不一样，正式成员称之为“出席”；列席成员称之为“列席”；旁听成员称之为“旁听”等。
（4）代表性。与会者是否具有代表性，是会议能否真正发扬民主、集思广益的关键因素。因此，代表大会、调查会、听证会等，应充分考虑参加对象的代表性。
（四）会议时间和地点的策划要求
1．会议时间的策划要求
会议时间的策划涉及两个方面的问题：一是指什么时候召开会议最为合适；二是指会期的长短。策划会议时间应把握的原则有：
（1）时机原则。会议的时间主要是一个准确把握会议召开时机的问题。具体包含三个方面：第一，解决问题的时机必须成熟；第二，时机成熟的会议应当及时召开；第三，选择合适的会议时间。
（2）需要原则。会期的长短要依据会议的实际需要来确定。
（3）成本和效率原则。会议时间的长短与会议的成本和效率密切相关，一般来说，会议的时间越简短，成本越低，效率越高。因此，适当、合理地压缩会议的时间，是降低会议成本、提高会议效率的有效手段。
（4）协调原则。会议活动往往是领导人的主要活动形式，安排会议，特别需要注意协调领导人之间参加会议的时间，以免相互冲突。
（5）合法合规原则。由法律法规以及由组织章程或议事规则明确规定会期的，应当严格按规定的会期召开，非特殊情况不得提前或推迟。
2．会议地点的策划要求
会议地点的策划包括两方面的含义：一是选择合适的地方，二是选择合适的场馆。
策划会议地点应综合考虑的问题主要有：
（1）会议的举行地是否具有足够的接待能力，如举行大型会议必需的场馆、道路交通设施等。
（2）会场是否适中，会场过大或太小都会影响会议的气氛和效果。
（3）保密会议的场馆是否符合保密的要求。
（4）会议的场馆是否能够确保安全。
（5）会议内的设备是否能够满足会议的实际需要。
（6）会议举行地是否具备必需的通信设施以满足新闻采访和报道及时性的要求。
（7）交通是否方便，与会者是否能顺利抵达。
（8）环境是否适宜。会场的环境包括空气质量、气候影响、噪声大小等因素。
应当尽量选择气候适宜、环境幽静的会场，保证会议取得满意的效果。
（9）规格是否适当。会场规格主要体现在会场的装潢水平、设施和服务功能上，直接影响会议经费的支出。要切实从会议本身需要出发，提倡节约简朴，反对奢侈铺张。
（五）会议名称和编组的策划要求
1．会议名称的策划要求
会议名称是指会议活动的正式称谓，是会议活动基本特征的信息标识。凡举行会议都应当事先确定会议名称。策划会议名称一般采用揭示会议主要特征的方法。主要有：
（1）揭示会议主题特征；
（2）揭示会议主办者特征；
（3）揭示会议功能特征；
（4）揭示与会者身份特征；
（5）揭示会议出席范围特征；
（6）揭示会议时间和届次特征；
（7）揭示会议地点特征；
（8）揭示会议方式特征。
一次会议的名称所揭示特征的多寡，应当根据会议的实际情况来确定。会议目的、要求不同，会议名称所揭示的特征也各有侧重。
此外，正式场合、正式文件、会议记录应当用会议全称，以示庄重。会议简报、宣传报道可以使用简称，但必须是规范化、习惯性的简称。
2．会议编组的策划要求
会议编组有利于提高会议活动的机动性，并使每个与会者都能获得发言的机会，以利相互交流。常用的编组方法有以下几种：
（1）按与会者所在单位编组；
（2）按与会者所在的行业或系统编组；
（3）按与会者所在的地区编组；
（4）按议题编组；
（5）按界别编组；
（6）按法定规划编组；
（7）混合编组。
编组还要注意的问题主要有：
（1）组的数量和规模要适中；
（2）会议的领导要参加各组的讨论，并尽可能分散到各组；
（3）为了加强对各组的领导，应当指派组织和协调能力较强的人担任组长或召集人，并建立组长或召集人会议制度；
（4）法定性代表大会的代表团团长应当根据有关规定由代表民主选举产生；
（5）会议的领导机构可向各小组或代表团派出联络员，以便及时沟通消息，掌握会议动态。联络员工作由会议秘书处统一管理和协调。
会议场所装饰与厅室布置
会议场所（展馆）室内环境美化，往往通过装饰、陈设和布置的艺术手段来创造合理、完美的室内环境，以满足会务客人的物质生活和精神生活的需求。
装饰、陈设和布置是实现会议场所（展馆）室内空间艺术构思的有力手段，它们是紧密结合的。它可以是亲切淡雅，宁静优婉；也可以是豪华宏丽，庄重肃穆；还可利用光影、色彩、材质等因素，采用不同手段，创造出各种意味深长、风格迥异的室内环境，这是现代会议场所（展馆）对装饰、陈设和布置的要求。
一、会议场所装饰的原则及分类
（一）会议装饰的原则
（1）必须注意满足室内的功能要求及适用性与艺术性的统一。
（2）室内建筑空间主要由建筑及结构部件组成，其美感应主要由本身形体产生，适当进行装饰即可。
（3）装饰应有重点，不宜全面开花，应贯彻“少而精”的原则，切忌繁琐装饰，到处“涂脂抹粉”。
（4）合理选择装饰标准，反对滥用艺术手段，并注意经济效益，方便管理。
（5）发扬民族特色，注意地方色彩与时代感。
（6）“古为今用”、“洋为中用”。古今中外，一切优秀的建筑装饰艺术，都可以提供会议场所（展馆）室内环境设计继承和借鉴。但是，继承和借鉴是为了革新和创造，绝不可以毫无批判地生搬硬套。
（二）会议装饰的分类
（1）以生活功能分，如家具、地毯、窗帘、灯具等装饰布置。
（2）以观赏功能分，如壁画、盆景、工艺美术品等装饰布置。
（3）以物品类别分，又可分为：室内陈设艺术，包括装饰性器物陈设和实用生活品的摆设；室内纺织品艺术，包括地毯、窗帘等陈设；墙上悬挂艺术，包括书画、工艺品悬挂布置；室内绿化艺术，包括盆景、盆栽和瓶插的摆设；室内照明艺术，包括灯具和采光方式的设计和布置。
二、会议场所装饰的主要因素及审美作用
（一）家具
家具是人们生活中不可缺少的实用物。它既是物质产品，又是精神产品。它在满足人们室内使用功能的同时，又是作为室内重要的陈设物，在美化室内环境中起着十分重要的装饰作用。
家具陈设往往成为室内构图中心，它支配着整个室内空间气氛的格调。家具造型首先要满足使用功能要求。外形要舒适、坚固、卫生、美观，艺术上要求轻巧挺拔，色彩明快，既有时代感，又有民族特色。
（二）地毯
地毯的功能是保暖吸音，触觉良好，是室内理想的铺地织物。地毯铺设的审美作用，应根据室内空间艺术的要求，和室内家具、陈设连成一起，起到烘托空间气氛和聚组室内陈设的构图作用，形成完美的构图中心。它的艺术质量，还要取决于它和家具、陈设物之间的色彩、纹样的调配与和谐。
地毯的图案，一般有素花的、散点的、几何纹的、网状的、植物纹样的等等。一般说，地毯的色彩、图案纹样不宜太花太杂，但也要根据不同接待对象而定。迎接国宾、贵宾，宜用大红色地毯，热烈而庄重；一般宾客，可用较深沉的中性色彩，图案勾画宜平稳、安静。客房中以单色素地毯为好。客厅可用色彩图案艳丽而热烈的地毯，要根据室内不同功能要求和接待礼遇规格来定。一般不宜选用严肃的主题或标志。切忌选用凹凸重叠、立体起伏感强烈或对比过于大的色彩和纹样，以免给宾客带来不安定的感觉。
地毯铺设，一般有满铺和局部铺设两种形式。满铺的规格较高，在人们生活区域的主要部位一般用局部铺设。
（三）窗帘
窗帘的功能是调节光线、避免干扰和分隔空间，是室内必备的装饰织物，可以丰富室内空间构图，增强美感因素。
窗帘的式样很多，要视会议场所（展馆）建筑风格而定，一般多采用平拉式的现代式窗帘。窗帘色彩图案宜简朴，切忌眼花缭乱和繁杂。客厅窗帘可艳丽一些，但需与墙面色彩协调。要注意帘上的图案的整体效果，勿使图案方向颠倒，影响观感。
（四）灯具
光是创造室内视觉效果的必要条件。室内照明，通过各种千姿百态的灯具，为会务客人提供不同功能需求的良好照明，并且使室内环境具有某种气氛和意境，增强室内环境的美感和舒适。
灯具与灯光有形有色，用它们来渲染环境气氛，最容易取得理想的效果。如大厅、宴会厅及餐厅等公共场所，可选用装饰吊灯，造成富丽豪华的气氛；而客房、办公室、会议室等的灯具，则宜简洁、素雅，不仅光线柔和，而且便于清洁。
照明及灯具还有体现民族风格与地方特点的作用。如中国宫灯具有实用性与装饰性高度统一的特点，不仅大量用于古代建筑中，也常常被用在需要表现中国情调的现代建筑的室内环境中。
灯具及照明方式，要根据会议场所（展馆）室内功能及整体空间艺术构思，来确定布局形式、光源类型、灯具造型及艺术处理等等。
（五）绿化与水
人们本能地喜爱充满生命力的自然界。现代设计中尽可能在室内布置绿化，尽可能把室外的自然、庭院景色引入室内，这是创造舒适的室内环境的重要方面。
绿化与水的审美作用，主要表现在美化、软化环境。绿化与水的富有活力的千姿百态，是室内环境的优美景点，它以其丰富、活泼的形态、色彩、生动的自然美与人工制成的简洁空间、家具、地毯、灯具、窗帘等形成鲜明的对比，使客人产生亲切温暖的心理，改善大空间巨大尺度而引起人们的空旷、呆滞心理变化，绿化令人感到可亲可近，大天地中有自己的小天地。
水池、喷泉、瀑布等室内水体，是美化室内环境不可缺少的因素。它以形态多变，性格鲜明，能够引起联想而给人留下深刻的印象。
绿化可采用独立或成组形式的点状绿化，体现灵活多变，具有很高的观赏价值，也可根据家具、陈设的组合布置在恰当的位置。
客房、办公室、小型会议室可采用插花或盆栽形式，使室内充满迷人的温馨、高雅的气氛。大厅、过道、大型会议厅需要布置成片、成线状的绿化，可以垂直和水平方向布置，绿叶扶疏，藤萝飘拂，使客人置身于舒适悦目的绿色环境之中。
（六）工艺品
室内环境美化，离不开艺术品的陪衬和烘托。室内工艺品陈设可分两类：一类是实用工艺品，包括陶器、瓷器、玻璃器皿等等；一类是观赏工艺品，包括书画、挂盘、牙雕、木雕、石雕、漆器、艺术陶瓷、唐三彩、仿古青铜器等等。
工艺品的审美作用，不仅能够美化室内环境，而且还可以丰富精神生活，并能充分表现出某一国家或民族的文化传统和当代的文化艺术水平。室内工艺品陈设要遵循以下原则：
（1）观赏品的陈设，一定要重视室内整体装饰风格的和谐，使它们的造型、色彩、质感等美感因素能与墙面、家具、窗帘等格调相呼应。
（2）观赏品的陈设宜少而精，宁缺毋滥。
（3）要紧密结合室内功能特点，精心配置工艺品。
（4）要符合构图章法，符合形式美的基本法则。要注意均衡、匀称、对比、多样统一等。
（5）要注意视觉效果。观赏品陈设要注意欣赏者的视觉条件，包括欣赏者的站立位置和视野范围等。应把重点工艺品放到视线的焦点上，其高度要与观赏者视线相平。陈设部位要避免大片阴影落入，以保证观赏者详审细玩。
三、会议场所装饰的方法
（一）门厅、入口大厅、过厅的装饰
门厅、入口大厅是会议建筑物（展馆）的重要部分，是客人产生第一印象的重要空间。门厅是最重要的“交通枢纽”，人流频繁，来去匆匆，但不作过多停留。所以厅内陈设适宜采用大效果观赏性的绿化或艺术品陈设。一些技艺精湛、精雕细刻、内容丰富，需要细加欣赏的艺术品不适宜在此处陈设，以免因吸引客人停留观赏而造成人员拥挤等现象。
门厅、入口大厅要给人以亲切、温暖、美好的感觉，不论采用什么格调的门厅、大厅，都适宜用明亮空间。明亮舒适的灯光，会产生一种凝聚的心理效果。
门厅、入口大厅都具有交通、服务和休息三种功能。门厅、入口大厅的家具，主要是沙发，它在休息区域内成组地排列组合放置于门厅的中心或一侧，可以采取不同形式，主要以符合现代生活要求，它们的形式和体量以不妨碍交通为前提，并与门厅大空间相协调。
过厅的功能要求主要是提供客人在交通流动中驻足的场所。空间应采用流畅的处理手法，布置也应力求简洁，墙角适当布置盆栽，略作点缀，以调整走道平淡感。
（二）餐厅、宴会厅、酒吧的装饰
餐厅、宴会厅、酒吧等是会议场所（展馆）重要的组成部分之一。也是客人社交和消遣的场所。中国菜肴历史悠久，帮系繁多，风味各异，驰名世界。应发挥这一优势，进行重点装修。
