(第一节)筹资与投资循环的特征和控制测试
筹资是资金的筹集,投资是使用所筹集的资金,取得收益的行为。
该业务循环的政策性强,发生次数虽少,但每次交易金额大,对企业的财务状况及现金流量影响较大,因而相对而言审计风险较高。
一、筹资与投资循环的主要业务活动
企业筹集资金的方式主要有资本投入、企业内部积累和举债筹资等。企业内部积累的资金来源于盈利,有关业务包括利润的形成和按照企业章程或投资协议等规定进行的利润分配等。举债筹资包括短期借款、长期借款、应付债券和长期应付款等,这些债务资金有一定的使用期限,在负债及其利息到期时,必须用企业的资产或劳务偿还。筹集的资金要进行投资,以获得预期的收益,需要对投资过程进行必要控制,从而达到投资目标。
(一)筹资所涉及的主要业务活动
1.确定资金需求量
根据企业进行日常经营、投资和联营项目或是偿还债务、调整资本结构等需要决定资金需求量,企业生产、研究开发、投资等部门根据各自业务发展需要提出资金需用量,交财会部门统筹安排,制定筹资计划。
2.选择筹资方式
财会部门根据掌握的信息,研究筹资渠道、筹资可能性、资金成本和财务风险,确定最佳筹资方式。
3.签订筹资协议
根据不同的筹资渠道和筹资方式,确定筹资协议签订的程序。吸收直接投资的,由财会部门与投资方协商,由企业法人代表签订“联营协议”或由股东会制定“公司章程”;以借款方式筹资的,借款人与债权人双方签订“借款合同”;以租赁方式筹资的,签订“租赁合同”;以商业信用方式筹资的,签订“商品购销合同”或“分期采购合同”;以发行股票或债券方式筹资的,以“招股说明书”或“债券募集办法”代替筹资协议。
4.取得资金
筹资协议签订后,经办人将协议、合同副本送财会部门以备记账和还本付息时核对。当事人双方按协议规定履行各自义务,筹资方取得资金,财会部门将取得资金及时入账。
5.还本付息或支付股利
财会部门经授权和审批后,按照筹资协议或合同偿还债务资金,支付利息或股利并及时入账。
(二)投资所涉及的主要业务活动
1.选择并决定投资项目
企业根据投资目的、遵照投资原则,对投资项目进行可行性研究。战略性投资由企业最高管理层提出,战术性投资项目由投资管理部门或开发部门提出。经财务、市场、生产、研究开发等方面专家论证可行后,交管理当局审批。根据公司章程授权分别由股东会、董事会、总经理做出相应的投资决策。
2.签订投资协议并执行
投资项目决策后,对外直接投资项目应与受资方或合资方签订投资协议,明确各自权利和义务,履行各自义务。以实物或无形资产投资的,先要对这些资产进行评估,确认其价值后,再对外投出,并将资产评估报告副本交财会部门作为账务处理依据。
3.投资项目管理
将有关投资的各种原始文件归档保管,跟踪投资过程。对于股权投资,应区别控股与非控股情况派出董事长、董事、监事、总经理、财务总监等管理人员参与生产经营或参与重大决策;对于债权性投资,由投资管理部门适时了解投资项目情况,及时向管理当局报告。
4.取得投资收益
根据投资协议,定期取得利润分配或股利收入、债券利息收入及其他投资收益。
5.转让或收回投资
对于股票投资可以通过转让实现投资收回;对债券投资既可以通过转让债券实现投资收回,也可以到期收回投资;其他投资一经投出,除联营合同到期或由于其他特殊原因联营企业解散外,一般不得抽回投资。
二、筹资与投资循环的主要凭证和会计记录
1.资本投入的有关凭证、账簿
(1)企业申请成立报告、可行性研究报告、投资方的营业执照、法人代表的资格证明、自然人的身份证明、股东名册。
(2)企业章程、合同、协议。
(3)政府主管部门的批准证书、准予开业的营业执照副本或准予组建筹委会的临时营业执照等。
(4)外商投资企业外方进口材料、设备的商检证明、中方财产转移申请表。
(5)货币资金投资清单及股票、债券、债券合同、债券存根簿、承销协议等。
(6)实物投资清单及有关凭证。
(7)无形资产投资合同、协议及有关凭证。
(8)资产评估资料及确认文件、验资报告。
(9)土地管理部门出具的土地出让、场地使用文件或租赁文件。
(10)股东会、董事会决议、会议文件。
(11)决算日(或验资基准日)的财务报表、资本投入的有关账簿的凭证,如实收资本和资本公积明细账及总账。
(12)股份制企业改造设立或发起设立的有限责任公司和股份有限公司过去三年的财务报表及审计报告;批准的募股文件;招股说明书;股票承销合同、协议和承销商募集股款有关凭证;个人股股东名册、认缴股本、实缴股款及相关凭证等。
2.举债筹资及其清偿的有关凭证、账簿
(1)企业管理部门有关举债筹资决议,借款合同或协议、债券契约和债券承销协议。
(2)短期借款明细账与总账。
(3)长期借款明细账与总账。
(4)应付债券明细账与总账。
(5)债券折价溢价摊销表。
(6)财务费用明细账与总账。
(7)银行对账单。
3.盈余公积的主要文件和记录
(1)利润表和利润分配表。
(2)投资收益明细账和总账。
(3)利润分配决议、分配方案。
(4)利润分配明细账。
(5)盈余公积明细账和总账。
4.对外投资的文件和记录
(1)投资协议。
(2)经纪人通知书。
(3)股票或债券、债券合同。
(4)有关记账凭证。
(5)短期投资明细账与总账。
(6)长期股权投资、长期债权投资明细账与总账。
三、筹资活动的内部控制及其测试
(一)筹资活动的内部控制内容
筹资业务的内部控制主要目的是为防范筹资过程中的差错与舞弊,控制筹资风险,降低筹资成本。
1.职责分工
企业内部需经董事会授权并以公司章程形式,明确企业最高权力机构与企业管理部门之间的职责。对业务的授权、业务的执行、业务的会计记录及资产的保管等有明确分工,不得由一个人同时负责以上任何两项工作。
(1)筹资决策和执行相互独立,防止舞弊发生。
(2)筹资业务执行和记录相互独立,以相互牵制。
(3)筹资业务执行与财会部门监督相互独立,防止资金管理失控。
(4)财会部门内部对资金收付、记录、复核相互独立,以保证业务处理准确无误。
(5)盈余公积核算、复核由不同人员完成,有关明细账与总账记录分开,便于核对账面记录的一致性,避免发生错弊。
2.授权批准
企业应当对筹资业务建立严格的授权批准制度,明确授权批准的方式、程序和相关控制措施,规定审批人的权限、责任以及经办人的职责范围和工作要求。所有的资本交易事项,如股本交易的股票登记、发行、减资或增资等,都必须由企业最高权力机构事先审批与授权,企业其他任何的行政管理部门无权自行决定股本交易事项;最高管理机构制定举债政策及内部批准程序;对筹集的资金进行投资时,必须进行可行性研究,决策后授权财会部门执行;偿还债务时,有正式的授权审批程序;盈余公积金的提取和使用按国家以及企业制度规定,由股东大会或董事会做出决定办理,盈余公积中各部分的使用经董事会的授权批准。
3.决策控制
企业应当建立筹资业务决策环节的控制制度,对筹资预算的编制和审批、筹资方案的拟订、筹资决策程序等作出明确规定,确保筹资决策科学、合理。
4.决策执行控制
企业应当建立筹资决策执行环节的控制制度,对筹资合同的订立和审核、资产的收取和相关会计记录等作出明确规定。
5.筹资偿付控制
企业应当建立筹资业务偿付环节的控制制度,对利息、租金、股利(利润)及本金等的计算、核对、支付作出明确规定,确保各项款项的偿付符合筹资合同或协议的规定。
6.实物控制
实物控制是对实物文件和实物资产的控制。实物文件包括筹资计划、筹资协议或合同、股东会决议、董事会纪要、总经理办公会纪要、企业各级领导人批示、借款合同、账册凭证等;实物资产包括股权证书等。实物控制就是要限制非授权人接近实物文件和实物资产,以保证各种实物安全。
7.监督检查
企业应当建立对筹资业务内部控制的监督检查制度,明确监督检查机构或人员的职责权限,定期或不定期地进行检查。对监督检查过程中发现的筹资业务内部控制中的薄弱环节,负责监督检查的部门应当告知有关部门,有关部门应当及时查明原因,采取措施予以纠正和完善。
(二)筹资活动的符合性测试
1.资本投入内部控制测试
由于资本投入业务不像存货、收入与费用等经济业务那样经常地、连续地发生,有的在一个会计报告期内可能发生一次,有的可能根本不发生。因此,对内部控制的研究与评价不能完全依照对其他系统评价的方法,而是应侧重于通过研究与评价,揭露管理上的薄弱环节,促进企业加强管理,而不是单纯根据评审结果去确定资本投入的审查范围与重点。
(1)了解与描述资本投入业务的内部控制。了解企业法人治理结构,包括股东会、董事会、监事会、总经理等权利分配与制衡情况;调查了解公司章程、财务制度、业务审批等情况,将所掌握的内部控制情况用文字描述、流程图或调查表等方法进行描述,并记录在审计工作底稿中。采用调查表法编制的筹资循环的内部控制调查表如表101所示。
备注
一、控制环境
筹资业务的计划、执行、记录和证券的保管是否分离?
二、真实性目标
筹资业务的发生是否签订合同或协议、债券契约、承销协议等?
三、完整性目标
借款或协议是否由专人保管,并同明细账、总账核对?
四、授权目标
借款或发行股票是否经过批准?
五、正确性目标
(1)账簿设计是否合理?
(2)核算方法是否得当?
六、分类目标
筹资业务是否分类记录?
七、时期的恰当性目标
应计利息是否计入恰当期间?
八、过账和汇总目标
筹资业务是否正确地记入总账和明细账?
调查结论:
(1)该循环控制风险水平为:高()、中()、低()
(2)是否进行内部控制符合性测试:是()、否()
(2)查阅董事会颁布的有关章程、制度,了解企业对资本投入业务的有关规定。索取并阅读企业经董事会制定并颁布的有关章程与制度,从中主要了解以下问题:
①章程、制度中各项内容是否符合国家相关法令、制度;②企业所规定的资本金筹集、使用、变更和清算等事项的办理程序是否符合国家制度规定的程序与方法;③章程与制度中是否明确授权有关部门与人员负责资本交易事项的办理,并注意了不相容职务的划分;④其他有关规定,如股东会决议、董事会纪要等有关投入资本的约束规定等。
(3)审阅股票发行的有关文件。审计人员应认真查阅企业股票发行的有关文件。例如公司章程、股东大会或董事会决议、工商行政管理部门的审批文件、股票发行记录以及政府有关法令。通过对这些文件记录的查阅,可以较全面地了解企业有关股本交易活动的内部控制设置情况与执行情况,取得有关证据。
(4)分析、核实股本账户。在进入实质性测试检查之前,审计人员有必要对股本账户(或实收资本账户)每一项增减变动情况核实有无正式的董事会批准文件,取得证据纳入永久性审计档案。再次审计时,只对新的变动加以核实。
(5)评价资本投入内部控制。通过对资本投入内部控制的符合性测试,审计人员可以对其健全性、有效性做出客观评价,指出薄弱环节,取得一定的审计证据,为实质性测试奠定基础。
2.盈余公积内部控制测试
(1)了解并描述盈余公积内部控制。审计人员在收集、查阅与企业利润形成和利润分配有关的文件、资料,并结合调查、询问,了解相关内部控制的流程及控制环节的基础上,采用调查表法、文字描述或流程图法,将其描述出来,并纳入审计工作底稿。采用调查表法编制的筹资循环的内部控制调查表如表101所示。
(2)测试利润计划的编制与执行。审阅、复核利润计划表编制依据的可靠性,编制方法的科学、合理性,计划数据的正确性,计划指标的可行性以及与其他相关计划的衔接、协调性等,分析利润计划的执行情况并做出评价。
(3)了解盈余公积核算过程职责的划分。通过实地观察和询问,确定企业在处理盈余公积业务中不相容职务是否分离,有关人员是否职责分明,有无越权办理的情况。
(4)查阅规章制度、文件、岗位责任制,询问有关人员。
(5)检查决算日损益核算的会计记录。验证期末利润的结转是否按照制度规定的程序,及时办理了各项手续。
(6)查阅公司章程、制度,了解企业对盈余公积业务处理的有关规定。审计人员应主要了解公司章程与制度对盈余公积业务处理的规定是否符合国家有关制度的规定。如税后利润的分配程序、盈余公积金、公益金的提取比例及其使用范围等。
(7)查阅公积金提取与使用的有关批准文件。股份制企业除按国家规定提取法定盈余公积金以外,还可以根据特定目的,提取任意公积金,如为了进行大型技术改造或建立发行债券的偿债基金等。无论法定公积金还是任意公积金的使用也都需经股东大会决议方可办理。审计人员通过查阅有关批准文件,了解公司在公积金提取与使用方面的内部控制情况,取得有关审计证据。
(8)分析盈余公积有关账户。审计人员应用本期利润及其分配和盈余公积有关账户资料与前期或企业创办时的情况进行对比分析,掌握利润及其分配和盈余公积变动情况,从中分析其增减变动的合理性,确定实质性审查的重点。
(9)评价盈余公积内部控制。经过对盈余公积内部控制的符合性测试,审计人员可以对其健全性、有效性做出客观评价,确定实质性审查重点,同时揭露企业在管理中的漏洞,提出改进意见。
3.举债筹资业务的内部控制测试
(1)了解、描述举债业务的内部控制。审计人员应首先了解被审计单位借款业务和发行债券的控制环节,并对其加以描述,也可以向被审计单位索取有关内部控制的说明。以文字叙述、调查表或流程图方法加以描述,并记录在审计工作底稿中。采用调查表法编制的筹资循环的内部控制调查表如表101所示。
(2)查阅制度、实地观察、查阅有关文件资料,包括:
①走访管理部门,了解举债筹资的过程,查明企业是否把提出问题、确定目标、拟定方案、评估优选等程序作为举债决策程序;了解举债程序是否符合规定;②抽查明细记录,确定企业是否按计划举债并签订举债合同、契约,有无资产担保,是否按计划使用资金;③了解借款经办人员与记录人员是否独立;④抽查负债记录,查明举债的审批手续;⑤了解债务利息计算、记录、复核、支付业务人员职责分工情况。
(3)抽查、核对负债形成、偿还的有关记录和文件。验证发生日期与其记录日期是否接近或一致,金额是否正确,确定记录控制的有效性。
(4)询问财会部门人员。了解债务资金取得以后是否与债权人或委托人定期对账,出现差异是否采取措施处理。