（第一节）采购与付款循环的特征和控制测试
一、采购与付款循环的主要业务活动
采购与付款业务循环是企业从外部购置商品和劳务等并支付款项的经营业务活动，通常涉及财务报表中的预付账款、固定资产、累计折旧、在建工程、工程物资、应付票据和应付账款等项目。典型的采购与付款循环一般包括以下主要业务活动：
（一）请购商品或劳务
企业采购货物，应首先提出请购申请，即填写请购单。一般存货的请购单由仓库填写，未列入存货清单的货物由其他部门填写，并直接交给采购部门。请购单需由申请部门的负责人批准。对固定资产等资本支出和其他超常购买，需要做特殊授权，由指定的人员采购。适当的授权审批是这一环节控制的关键，这种授权审批一般是按照经济业务的性质进行分级授权控制，如仓库在库存达到再订购点时可直接提出采购申请；为了取得购货折扣、降低采购成本，进行集中订货、招标采购是非常必要的。
（二）编制订购单
采购部门根据经过批准的请购单签发订购单，订购单上注明求购商品或劳务的具体项目、价格、数量、交货时间等，送交供应商，表明购买意愿。此外，还应由独立于请购、采购部门之外的其他部门检查订购单的合理性。每次订货，应选择最佳的供货源。订购单应连续编号，并经被授权的采购人员签字。订购单编制完毕后，应分送给请购部门、验收部门、仓储部门和付款部门。
（三）验收商品或劳务
企业从供应商收到商品、劳务是本循环的一个关键点。由验收部门检查收到的商品是否与订购单上的项目一致，进行计数、称重、测量、化验来验证外购商品或劳务的数量和质量。验收合格后填制一式多联、预先编号的验收单，其中一联交仓库或其他请购部门作为入账凭证，另一联送财会部门作为记录债务的依据。如果验收不合格，则不得签发验收单，而要求采购部门与供应商交涉，采取进一步措施维护企业利益。
（四）储存已验收的商品
仓储部门在对收到的货物进行检查后签收，为确保存货的安全、完整，存放商品的仓储区应相对独立，以限制无关人员接近这些商品。
（五）确认债务
正确确认已验收商品和接收劳务的债务，要求企业准确而及时地对采购业务进行记录。这些记录对财务报表和价款支付有重大影响，要注意按正确的金额记录已发生的采购事项。应付账款记账人员在收到卖方发票时将发票上所列的商品规格、价格、数量、运费等与订货单、验收单等相关凭证核对，并对合计数加以复核。审核发票之后，就要登记采购日记账和应付账款明细账，再汇总、过账。
（六）处理和记录价款的支付
通常采用预先编号的付款凭单进行控制，在付款前，付款凭单由应付账款记账员掌管。订购单、验收单、供应商发票作为付款凭单的支持性凭证，经审核无误，由被授权的财会部门人员签署支票。支票一经签署就要在付款凭单和支付性凭证上加盖印鉴或以其他方式将其注销。出纳员根据签发的支票及时登记银行存款日记账，会计人员登记应付账款明细账。
二、采购与付款循环的主要凭证和会计记录
采购与付款业务循环过程涉及的主要凭证和记录有：
１．请购单
指由生产部门或资产使用部门的有关人员填写，送交采购部门，申请购买商品、劳务或其他资产的书面凭证。
２．订购单
由采购部门填写，向供应商购买请购单上所指定商品、劳务或其他资产的书面凭证。
３．验收单
收到采购的商品后，由验收部门编制的有关收到的商品的名称、种类、数量、供应商名称、订单号及其他资料的书面凭证。验收单要预先连续编号，以便进行有效控制。
４．卖方发票
由卖方提供的标明采购的商品或劳务的种类、应付金额、运费、现金折扣条件以及开单日期等事项的书面凭证。
５．付款凭单
用来建立正式记录和控制采购和支付债务的授权证明凭证。它不仅是付款凭单登记簿或采购日记账记录的基础，也是支付账款的依据。付款凭单正本须随附卖方发票、验收单和订购单副本。
６．转账凭证
指企业记录转账业务的记账凭证，它是根据有关转账业务的原始凭证编制的。
７．付款凭证
指用来记录现金和银行存款支出业务的记账凭证，包括现金付款凭证和银行付款凭证。
８．应付账款明细账
应付账款明细账通常按供应商设置，记录对每位供应商的各项赊购额、账款支付、应付账款余额等内容。
９．现金日记账和银行存款日记账
在购货和付款循环中，应付账款支付或现购支出都应及时记入现金日记账和银行存款日记账。
１０．卖方对账单
由供应商按月编制，标明期初余额、本期购买、本期支付款项和期末余额。
卖方对账单是供应商对有关业务的陈述，除了对有争议的事项和买卖双方在收发货物上可能存在的时间差异外，被审计单位的应付账款明细账余额应与卖方对账单的余额一致。
三、采购与付款循环的内部控制及其测试
（一）采购与付款循环的内部控制内容
采购与付款循环涉及采购、验收、保管、付款、记录多方面，为保证采购确为企业生产经营所需并符合企业利益，保证收到的商品的安全完整，确保价款支付及时准确，采购和付款必须要有明确的分工，特别是采购、验收、付款和记录要由不同的职能部门和人员负责。
为了加强对采购与付款循环的内部控制，规范采购与付款行为，防范采购与付款过程中的差错和舞弊，被审计单位应根据《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》建立健全内部控制。该循环内部控制主要包括以下内容：
１．岗位分工与授权批准
单位应当建立采购与付款业务的岗位责任制，明确相关部门和岗位的职责、权限，确保办理采购与付款业务的不相容岗位相互分离、制约和监督。
采购与付款业务不相容岗位至少包括：
（１）请购与审批。
（２）询价与确定供应商。
（３）采购合同的订立与审计。
（４）采购与验收。
（５）采购、验收与相关会计记录。
（６）付款审批与付款执行。
单位不得由同一部门或个人办理采购与付款业务的全过程。
２．请购与审批控制单位应当建立采购申请制度，依据购置物品或劳务等类型，确定归口管理部门，授予相应的请购权，并明确相关部门或人员的职责权限及相应的请购程度。
单位应当加强采购业务的预算管理。对于预算内采购项目，具有请购权的部门应严格按照预算执行进度办理请购手续；对于超预算和预算外采购项目，具有请购权的部门应对需求部门提出的申请进行审核后再行办理请购手续。
单位应当建立严格的请购审批制度。对于超预算和预算外采购项目，应当明确审批权限，由审批人员根据其职责、权限以及单位实际需要等对请购申请进行审批。
３．采购与验收控制
单位应当建立采购与验收环节的管理制度，对采购方式确定、供应商选择、验收程序等作出明确规定，确保采购过程的透明化。
４．付款控制
《内部会计控制规范——采购与付款（试行）》中规定的以下与付款业务相关的内部控制内容是应当共同遵循的：
（１）单位应当按照《现金管理暂行条例》、《支付结算办法》和《内部会计控制规范——货币资金（试行）》等规定办理采购付款业务。
（２）单位财会部门在办理付款业务时，应当对采购发票、结算凭证、验收证明等相关凭证的真实性、完整性、合法性及合规性进行严格审核。
（３）单位应当建立预付账款和定金的授权批准制度，加强预付账款和定金的管理。
（４）单位应当加强应付账款和应付票据的管理，由专人按照约定的付款日期、折扣条件等管理应付款项；已到期的应付款项须经有关授权人员审批后方可办理结算与支付。
（５）单位应当建立退货管理制度，对退货条件、退货手续、货物出库、退货货款回收等作出明确规定，及时收回退货款。
（６）单位应当定期与供应商核对应付账款、应付票据、预付账款等往来款项。如有不符，应查明原因，及时处理。
５．监督检查
单位应当建立对采购与付款内部控制的监督检查制度，明确监督检查机构或人员的职责权限，定期或不定期地进行检查。
单位监督检查机构或人员应通过实施符合性测试和实质性测试检查采购与付款业务内部控制制度是否健全，各项规定是否得到有效执行。
采购与付款内部控制监督检查的内容主要包括：
（１）采购与付款业务相关岗位及人员的设置情况。重点检查是否存在采购与付款业务不相容、职务混岗的现象。
（２）采购与付款业务授权批准制度的执行情况。重点检查大宗采购与付款业务的授权批准手续是否健全，是否存在越权审批的行为。
（３）应付账款和预付账款的管理。重点审查应付账款和预付账款支付的正确性、时效性和合法性。
（４）有关单据、凭证和文件的使用和保管情况。重点检查凭证的登记、领用、传递、保管、注销手续是否健全，使用和保管制度是否存在漏洞。
对监督检查过程中发现的采购与付款内部控制中的薄弱环节，单位应当采取措施，及时加以纠正和完善。
（二）采购与付款循环的符合性测试
１．了解并描述采购与付款业务的内部控制
审计人员通过查阅关于物资采购、仓库保管、付款等方面的制度文件，走访并实地观察采购部门、仓库、验收部门和财会部门等，深入了解企业采购与付款管理的各方面制度是否健全，手续是否完备，观察验收部门是否独立于仓库保管和记账职责，观察采购职责是否与批准采购部门、验收货物部门分离，有无分级授权采购制度，主要控制环节是否有效。审计人员将调查了解到的内部控制情况，通过文字描述、内部控制调查表或流程图等方式，记录在审计工作底稿中。
采购与付款循环的内部控制调查表格式见表８１。
备注
一、控制环境
１．采购部门是否独立于会计部门？
２．验收报告是否传递到请购部门、仓储部门、付款部门？
３．发票的审批职责与付款职责是否分离？
二、真实性目标
在记录业务之前是否把购货发票与订购单、验收单核对？
三、完整性目标
１．所有的订购单是否连续编号？
２．所有的验收单是否连续编号？
３．所有的购货发票是否连续编号？
四、授权目标
１．所有的购货业务是否都经过批准？
２．购货审批是否符合授权级别？
３．购货价格是否经过批准？
４．付款是否经过批准？
五、正确性目标
１．购货质量和数量是否由验收部门的独立人员核对？
２．付款部门是否把购货发票与订购单、验收报告中的数量、价格和条件相核对？
３．是否定期核对总账和明细账？
４．是否定期与供应商对账？
六、分类目标
采购与付款业务的记录是否采用恰当的会计科目？
七、及时性
购货业务是否及时入账？
八、过账和汇总目标
采购业务是否正确地计入总账和明细账？
调查结论：
１．该循环控制风险水平为：高（）、中（）、低（）
２．是否进行内部控制符合性测试：是（）、否（）
审计人员在对内部控制进行了解的基础上，通过评估各关键控制点和薄弱环节，初步估计各控制目标的控制风险水平。当控制风险水平确定为较低水平，则审计人员需要对该循环的内部控制进行符合性测试，以进一步获取有关内部控制健全、有效的证据。
２．抽查部分采购业务
通过购货业务测试，检查本循环控制环节的设置与执行情况。抽查的范围根据重要性原则确定。
抽查的方法是从采购部门的业务档案中抽取订货单样本，可对采购物品较重要或金额较大的采购业务重点审查。索取其采购业务的各种文件资料，沿着采购业务的正常程序加以追踪，进行相关的检查与验证。检查与验证的内容包括：
（１）核对请购单与订购单是否一致，请购单是否经过适当的授权人批准，订购单是否连续编号。
（２）核对采购合同上确定的价格、付款日期与财会部门核准的支付条件是否一致。
（３）检查合同是否经过有关部门审查，核对卖方发票上所购物品的数量、规格、品种与合同是否一致。
（４）抽验部门付款凭单。检查其是否附有请购单、订购单、验收单，付款凭单和验收单是否连续编号，验证验收环节的有效性和计算的准确性。
（５）核对采购合同、卖方发票、验收单与入库单是否一致。
（６）检查购入材料计价正确与否，被审计单位采用永续盘存制核算时，复核计价准确性。
３．付款环节的测试
抽查应付款偿付业务，查明其付款的依据是否准确无误，付款及记录、过账是否及时，对应账户是否正确，有关现金折扣的处理是否符合规定。
（１）了解应付账款记录、付款业务是否分工，了解有关凭证的传递过程；应付账款总账与明细账是否由不同人员记录；应付账款记录人员与出纳员的职责是否分开。
（２）抽查应付账款明细账，检查应付账款各明细账，如银行存款（或现金）日记账和总分类账的过账情况，证实应付账款会计记录内部控制的有效性；检查抽取的明细账过账时所附的原始凭证，例如订货单、供货方发票、验收单和验收原始凭证的合法性、正确性以及核对原始凭证记载的金额与相关明细账的一致性，证实各有关部门内部控制的有效性。
（３）审核货款结算手续，检查应付账款明细账上金额与订购单、验收单、卖方发票是否完全一致。
（４）抽取部分支票，检查签发的支票是否有被授权人的签字，支票中各个项目与卖方发票是否一致。
（５）追查材料采购明细账、原材料账与银行存款日记账或应付账款账户的过账是否正确。
（６）审查现金折扣的合理性。企业购货时的现金折扣如果单独记账，审计人员通过计算当期获得的现金折扣与进货总额的比率，将此比率与以前各期相比较，确定现金折扣的合理性。现金折扣比率如果明显下降，其原因可能有进货条件变更、未曾取得折扣或有关人员舞弊等，审计人员应对此给予应有的关注。
（７）检查应付票据内部控制。走访观察应付票据记录与业务经办是否独立，职责分工是否合理。签发票据、记录、付款有无一人全部负责的情况。如果票据仅由一人签发或名义上虽为两人而实际上其中一人已预先在票据上盖章，或将其印章交由有权签发票据的另一人代办，在这种情况下，审计人员应特别注意。
抽查部分作废的、退回的票据，查明是否予以注销，是否编号保存。
了解应付票据总账与明细账是否定期核对，并且和债权人提供的有关记录相调节。
４．重新评价控制风险水平
通过对该循环内部控制的测试，确定内部控制是否符合各项要求，有无薄弱环节和失控点的证据，重新评价控制风险水平，并根据修正后的控制风险水平确定实质性测试的性质、时间和范围。如果采购与付款业务内部控制存在缺陷，例如验收货物时未有验收单，而且直到支付货款时才记录采购业务，或由于资金紧张、账款经常过期后才付清，在这种情况下，应付账款少记、漏记的可能性就很大，需要在大范围内进行账户测试。审计人员还应就薄弱环节提出改进建议。
