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第17章 高效率(1)

工作效率是所有职场人士的追求,高效率工作是“又快又好”,这是企业领导和普通员工都追求的重要目标,但在不同的条件下,其表现形式不尽相同。追求高效首先表现为一种积极的态度,应该融入意识里,不断努力。

高效率是一种时间观念

一个没有时间观念的人是不受人欢迎的,一名不懂时间管理的员工更是不被赏识的。一个不懂得管理时间的人,总是把80%的时间花在不重要的事情上。任何一项工作都不能不考虑效率,在提高效率的过程中,合理安排时间最为重要。人们往往把失败的原因归结到缺少时间上,殊不知不会合理安排时间才是他们失败的根本原因。

美国某公司的董事长赖福林每天清晨6点之前准时来到办公室,先是默读15分钟经营管理哲学的书籍,然后便全神贯注地开始思考本年度内不同阶段中必须完成的重要工作以及所需采取的措施和必要的制度。接着就是重点考虑一周的工作。他把本周内所要做的几件事情一一列在黑板上。在8点钟左右,他在餐厅与秘书共进咖啡时,就把这些考虑好的事情商量一番,然后做出决定,由秘书具体操办。赖福林的时间管理法,极大地提高了公司的工作效率,得到了美国各公司的高度重视和赞扬。

在工作中合理安排时间,高效率地完成任务,不仅是领导者应该做的,更是员工应该做到的。只要全员一起合理安排时间,高效完成工作,这样的公司也才能成为优秀的公司。

进行时间管理其实很简单,并不像大多数人想象的那样复杂,管理时间的秘诀就是做最有生产力的事。具体来说,我们可以从以下方面着手。

目标明确化

成功的道路是目标铺出来的。因此,我们在工作时应确定明确的目标,可以找出一个核心的目标,根据重要性进行排列,并且列出详细的计划来更好地实现这些目标。目标确立后,要做的就是在最短的时间内完成它们。

项目清晰化

日常工作琐碎繁多。但我们仍可以把一整年的大计划列出来,然后把年度目标切割成季度目标,写清楚自己每个季度要做哪些事情,完成哪些工作,季度目标再继续分割成月目标。以此类推,具体到每天每个时间段,甚至每分钟每秒,无数个小目标都实现了,那离成功也就不远了。当然,如果碰到突发事件需要更改目标,则应及时调整过来。

时间合理化

将时间合理化,把握好自己的生物钟,有人上午的工作状态比较好,有人则是下午。时间管理的重点不在于管理时间,而在于如何分配时间,我们应在最合适的时间里做合适的事情,建立正确的价值观和时间观,科学利用时间,以达到最佳状态,取得最佳效果。

工作精巧化

在日常工作中,我们应多思考、多总结,善于把具体的工作进行归类、集中地处理,以节省时间;对于哪段时间完成了哪些工作,或者做具体工作花费了多少时间,都可以记录下来,作为今后改善工作的依据和经验。算好“时间账”对于高效工作是十分重要的。

超强行动力才有战斗力

行动力是指愿意不断地学习、思考,养成习惯和动机,进而获得导致成功结果的行为能力。

具有行动力的人,行为的主动性高,具备一定的冒险精神,倾向于在不断尝试、在“做”的过程中学习和提升;对工作的未知因素没有畏难情绪,不怕困难和挫折,相信自己。

行动力是执行成功的基础。没有行动力的人将一无所有。

有一个年轻人,在很小的时候起,就有一个梦想,希望自己能够成为一名出色的赛车手。他在军队服役的时候,曾开过卡车,这对他熟练驾驶技术起到了很大的帮助作用。

退役之后,他选择到一家农场里开车。在工作之余,他仍一直坚持参加一支业余赛车队的技能训练。只要有机会遇到车赛,他都会想尽一切办法参加。因为得不到好的名次,所以他在赛车上的收入几乎为零,这也使得他欠下一笔数目不小的债务。

那一年,他参加了威斯康星州的赛车比赛。当赛程进行到一半多的时候,他的赛车位列第三,他有很大的希望在这次比赛中获得好的名次。

突然,他前面那两辆赛车发生了相撞事故,他迅速地转动赛车的方向盘,试图避开他们。但终究因为车速太快未能成功。结果,他撞到车道旁的墙壁上,赛车在燃烧中停了下来。

当他被救出来时,手已经被烧焦,鼻子也不见了,体表烧伤面积达40%。医生给他做了7个小时的手术之后,才使他从死神的手中挣脱出来。

经历这次事故,尽管他的性命保住了,可他的手萎缩得像鸡爪一样。医生告诉他说:“以后,你再也不能开车了。”

然而,他并没有因此而灰心绝望。为了实现那个久远的梦想,他决心再一次为成功付出代价。他接受了一系列植皮手术,为了恢复手指的灵活性,每天他都不停地练习用残余部分去抓木条,有时疼得浑身大汗淋漓,而他仍然坚持着。

他始终坚信自己的能力。在做完最后一次手术之后,他回到了农场,换用开推土机的办法使自己的手掌重新磨出老茧,并继续练习赛车。

仅仅是在9个月之后,他又重返了赛场!他首先参加了一场公益性的赛车比赛,但没有获胜,因为他的车在中途意外地熄了火。不过,在随后的一次全程200英里的汽车比赛中,他取得了第二名的成绩。

又过了2个月,仍是在上次发生事故的那个赛场上,他满怀信心地驾车驶入赛场。经过一番激烈的角逐,他最终赢得了250英里比赛的冠军。

他,就是美国颇具传奇色彩的伟大赛车手——吉米·哈里波斯。

当吉米第一次以冠军的姿态面对热情而疯狂的观众时,他流下了激动的眼泪。一些记者纷纷将他围住,并向他提出一个相同的问题:“你在遭受了那次沉重的打击之后,是什么力量使你重新振作起来的呢?”

此时,吉米手中拿着一张此次比赛的招贴图片,上面是一辆赛车迎着朝阳飞驰。他没有回答,只是微笑着用黑色的水笔在图片的背面写上一句凝重的话:把失败写在背面,我相信自己一定能成功!

想要胜利就要有持之以恒的信念,要相信自己的能力,而最重要的是要有实际的行动,像吉米一样,不仅有梦想,更要拿出行动力来。伤病并没有成为吉米倒下的理由,尽管自己已经不再年轻,但是只要踏上了这条路,用尽全力去付诸行动,你一定会是一架战斗力超强的跑车。

我们现在的工作也是如此,不管你在什么样的职位,你都需要有步骤,有计划去实施,拥有超强行动力才有超强战斗力,才能很好执行任务。

鲁迅曾说过“时间就像是海绵里的水,只要挤它总会有的”。我们在工作时,要擅于挤时间,抓住一切可以利用的时间,把延长工作时间的不良因素消灭在萌芽状态。

怎样才能拥有超强行动力呢?

一、明确的目标

英国博得·舍费尔说目标明确的人是一个永远没有闲暇的人,同时也是一个无所畏惧的人。埃德蒙斯说伟大的目标构成伟大的心。所以,不管你是什么职位,一定要给自己一个非常明确的目标,把这个目标数据化,不仅放在最显眼的位置,更要放在自己的心里,让它随时随地地显现在自己的眼前。这是你很好执行自己的工作的前提。

二、做好工作计划并分解计划

工作计划必不可少!这种计划并不是为了向某人汇报,也不是为了纯粹给自己增加压力,而是给自己一个有序的、有准备的工作安排。

1.做好每年、每月、每周、每天的计划

每天早上列出时间表:从周计划中选择出当天想做的事,并安排具体时间去完成,而这张时间表应该随时在自己身边,易携带易观看,它就像一个忠实的助手,随时告诉你下一步工作安排。

2.必须进行工作计划的总结

很多人把工作总结做得很复杂,仿佛要把所有完成的枝枝叶叶和未完成的任务及原因都详详细细地写出来,这是一个误解。其实,工作总结随时都在进行,方法简单之极:用粗笔把你做完的事从周计划和日时间表中重重地划去即可。

三、做好时间管理

有人喜欢把“忙”挂在嘴边,有人确实很忙,马不停蹄,顾了西顾不了东,有人在普通岗位上做得很好,一旦升级,两头大,不知所以然,那么,这类人一定要静下心来,做好“时间管理”的功课,时间管理是行动力好坏的一个重要指标。

时间管理并不是要把所有事情做完,而是更有效的运用时间;时间管理的目的除了要决定你该做些什么,也是决定你不该做些什么;时间管理最重要的功能是透过事先的规划,做好一件或多种事情。

四、加强执行力

说到执行力,有个人执行力和团队执行力两种,韦尔奇先生认为团队执行力就是“企业奖惩制度的严格实施”,而柳传志先生认为,团队执行力就是“用合适的人,干合适的事”。概念问题不是我们今天谈论的重点,我们知道,个人执行力和团队执行力是个辩证统一的关系,做好个人执行力,才能做好团队执行力,但做好个人执行力,不代表就能做好团队执行力,怎样才能做好团队执行力?

1.要着眼于“严”,积极进取,增强责任意识。

责任心和进取心是做好一切工作的首要条件。责任心强弱,决定执行力度的大小;进取心强弱,决定执行效果的好坏。

2.要着眼于“实”,脚踏实地,树立实干作风。

天下大事必作于细,古今事业必成于实。虽然每个人岗位分工各有不同,但只要埋头苦干、兢兢业业就能干出一番事业。好高骛远、作风漂浮,终究是一事无成。

3.要着眼于“快”。

每项工作都要立足一个“早”字,落实一个“快”字,抓紧时机、加快节奏、提高效率。做任何事都要有效地进行时间管理,时刻把握工作进度,做到争分夺秒,赶前不赶后,养成雷厉风行、干净利落的良好习惯。

4.要着眼于“新”。

只有不断去开拓新市场,才有发展。面对竞争日益激烈、变化日趋迅猛的今天,开发是硬道理,也是推进工作快速发展的核心要素。

五、总结分析

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