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第7章 员工上班聊QQ,老板该怎么办?

3M公司推出了一款很人性化的产品,名为防偷窥护目镜,用来安装在计算机屏幕上。防偷窥护目镜除护眼的功能外,其目的就是使得除了使用者本人以外,从其他角度经过或是观察的人,因为角度关系,看不到计算机屏幕上所显示的内容。产品推出以后,有两种反应。一种是赞成,认为应该保证个人使用计算机时,即使受到干扰,其他人也无法一目了然地看见个人计算机的使用状况,保护了个人隐私;另一种当然是持反对立场,认为如果在上班时间的办公室里,装了防偷窥护目镜,似乎就“预谋”处理私务。没想到一款创意的产品会产生这样两极的想法。

我们当然不针对此产品发表任何看法!但是作为老板或主管阶层,往往有个共同的经验,那就是办公室里巡视一圈,远远看到所有人都在埋头干活,非常认真、辛苦!想贴身去慰问辛劳的员工,哪知一近看,竟然发现许多人都在QQ或MSN上。此时老板心中肯定想着,公司难道花钱请你来聊天的不成?

相反,有些公司的老板,却反其道而行地允许员工上班时间上QQ、MSN,或类似的交流网络。通过QQ等的联系,可能10秒内就能完全沟通好一则信息。若是要打电话,除了电话占线与电话费费用不说,至少也得花上几分钟;若碰到对方不在,还得留言;在同一家公司找人谈事,也不必等走到位子旁,才发现人不在。此外,透过QQ上的一些使用者的昵称,有时还可以了解对方当天的情绪,避免误踩“地雷”惹人烦心,也能适时表达关心。

目前禁用QQ的原因,除了认为上班聊天的想法以外,最常见的理由不外乎信息体系的安全与工作效率的考虑。在信息体系的安全方面,企业应可通过如网络监控与一些保护软件来确保。而阻挡QQ使用的作为,随着Skype、You Tube等的兴起,这种趋势越来越难以禁止,也代表着企业未来遇到的困扰只会多不会少。这时候,信息体系的安全问题就更加刻不容缓!然而随着互联网技术的发展,信息体系的安全问题总会有人提出解决方案(毕竟有人专门靠此赚钱),与其拼命防堵员工偷懒,还不如在工作效率的管控上尽力,因为即使禁用QQ,没效率的人恐怕还是没效率(还能骗加班费),有效率的人反倒丧失互联网带来的便利性。所以笔者建议老板们要实施的不是严格禁止,而是软硬兼施,在“组织文化”的建立与“工作管理”上多花点心思,会产生更大的效益。以下就针对上述两点进行简明扼要的说明。

一、组织文化

组织文化是组织成员共有的信念系统,它会大致决定组织成员的行为。因此要提升工作效率,老板必须塑造两方面的文化。

(一)道德的文化

做一个大家都看得到的模范

传达你所期望的道德水平,使员工自觉自愿且彼此监督

公开地奖励道德行为与处罚不道德行为

(二)学习的文化

发展员工能力以实现其真正的愿望,同时在组织中培育出具影响力的创意模式

鼓励员工创新和冒险

这不是谈高调、讲理想,因为除了是时代必走的潮流外,已经有太多的成功标杆告诉我们,不要把员工先假设成上班在混,疏导与纳入正常管理才能根本解决问题!塑造上述两方面的文化,才能让企业一方面对员工行为有所规范,另一方面又不会限制住员工的自主性及创意。例如,被美国《财富》杂志评为最好的雇主,也是最受欢迎的网站谷歌(Google),就与众不同地设了一个“文化长”(Chief Culture Officer)的职务。该职务的任务非常简单:保持谷歌独特的文化,使员工感到快乐,尽量发挥。几年前,权威的管理论坛调查了近200个中外CEO,问他们最担心组织管理的问题是什么,排名第一的竟是“员工不愿真诚地与老板沟通”!几年前的一本全球畅销书《顾客第二!员工第一!》也是在阐述这种理念。

二、工作管理

有些企业施行绩效管理,期初没制订清楚的目标,期末主管仅凭印象考核。中间员工在做什么,做得好不好,没人管控,没人检讨!学管理的都知道,绩效管理是一种“手段”而非“目的”!是一种作为提升员工绩效所施行的管理手段。但大多数的企业,却总是当“目的”在运用,用来作为加薪升迁或奖金的唯一依据。如此的工作管理,员工的绩效当然是得过且过、吃吃大锅饭。不用管理员工上班时在做什么,只要针对工作做好管理,上不上QQ根本不是重点。管理者的管理能力,是看管理者不在的时候,员工都在干什么,而不是管理者看得到的时候,员工在干什么。也就是说,老板巡视一圈发觉大家都没在QQ上,也不必窃喜。如果你不在的时候又是如何呢?

将工作管理好,是从事管理者一生追求的目标与任务,而公司要如何做到工作的管理甚至是工作的简化,我建议要先区分该项工作是例行性的还是项目性的,然后从以下两点切入。

(一)从流程切入(例行性工作)

以流程为基础,重新检视投入(IN PUTS)(时间、人力等)与产出(OUT PUTS)的合理性,所有管理的衡量重点,都是产出÷投入的比例关系

针对不合理的事(如流程执行过于冗长,签核过程的积压公文,等等)加以消除、整合、简化与信息化

针对不合理的人(如3个人的工作明明2个人即可完成)加以调整

(二)从项目管理切入(项目性工作)

制订项目计划书,明确地定义项目目标以及达成此目标的策略

利用WBS(Work Breakdown Structure,工作分解结构)管控项目进度当然要让“组织文化”与“工作管理”并行是需要投入许多精力与时间的,不过一旦有此体会并愿意付诸实现,我想老板们反倒该担心如果没有QQ,那还真不知道该如何是好!当然,在考虑上班施行QQ开放之前,要先建立更好的管理模式与员工成熟度,就像我前面所说的基本问题,如信息体系的安全。我在中国大陆进行咨询与训练多年,发现平均有15%的人的计算机存在病毒,而U盘的中毒率大约在20%以上,个人是该检讨使用这类工具习惯了!

总之,不上QQ不能代表工作绩效好!相反,如果上QQ工作绩效能达到或超越老板制订的具体标准,那么身为主管的你又何须费心呢?所以,员工工作有没有绩效才是老板应该费心的管理重点!与上不上QQ无关!你说不是吗?

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