第一章 杂家——完成五花八门的任务
影视剧中常常看到大老板的秘书通常是身着整齐的职业装，保持甜蜜微笑端茶递水，坐在老板办公室外接电话，再就是老板说话时拿着小本子记录，整个儿一个职场花瓶。但在现实当中，使用秘书的老板绝不可能只让他们做这些表面工夫，对于自己身边的左右手，老板一定会需要他们真正达成使用起来得心应手的功能。
如果不懂得这个道理，不妨去翻一翻历史书，你会发现，在唐代以前，朝廷里通常会设置丞相、宰相，这种职位可称“一人之下万人之上”，至少，在理论上，是朝中除了皇帝之外最有权力的位置。可是，宋代以后，宰相的职位或被淡化，或被架空，或是干脆被撤销。这说明了什么呢？这一现象的实质就是，从宋代到明、清，中央集权制越来越强化，强化的结果就是，皇帝的权力越来越大，而朝中众臣的独立自主权越来越受到限制，在皇帝个人意志大大加强的情况之下，他所需要的就不是“一人之下万人之上”的宰相来辅佐，而只需要几个最信任的人来传达他的旨意，这些人的作用是完全意义上的“辅助”。因此，我们可以看到，在宋代会有枢密院，在明代会有内阁，在清代会有军机处，这些机构当中只有为数不多的几个人，他们直接听命于皇帝，从他们的职位定义上来说，他们分化了皇帝名义上的秘书机构——翰林院的部分职能，并强化了翰林院所不具备的职能，是真正的皇帝秘书。
现代企业虽然不能等同于古代行政机构，但是老板毕竟是决策者，即使不是独断专行的老板，每天也有诸多的大事小情需要由他来作出决断，从这个意义上来讲，老板仍然需要一种职位，让老板的意志得到尽可能完备而迅速的体现与传达。否则，这个老板要么不懂得管理，要么不需要让公司按自己的意图运转，再不然就是老板之位已被架空。老板所需要的这种职位通常是董事长助理、总经理助理或秘书之类。但是，也不能排除有些现代企业在设置机构时，会淡化行政职务，而加强专业职务的功能，也就是说，某些企业老板可能会倾向于把某些传达、执行决策的工作，直接交由专业部门的人去完成。这样设置的企业，若不是老板精力格外旺盛，就是专业部门的主管都有很强的能力并得到足够的信任，足以让老板放权，但纵观现在的工商界包括政界，这类企业和机构是少之又少。
那么，一个称职的、老板所需要的助手需要具备哪些功能，或者说，一个不再是无足轻重的职员要具有哪些行动能力，才可以满足老板的需求，让老板看重呢？
参照一个成功秘书的标准，他至少要做到以下几点。
第一节 必须是“笔杆子”
在古时候，有资格做皇帝秘书的，无一例外都是科举考试中名列前茅的才子。至于宋代的枢密院、明代内阁、清代军机处，进得去的人通常会被封为“大学士”——尽管他们可能是武官出身，仅从这个称呼，就可以看出对于文才的推崇。因为在这样的机构里，不可避免的，一定会处理大量公务文件，并且一定会有草拟国家规章制度的职能。这类重要而严谨的文字，若没有高超的文字技巧，是难以完成的。
到了现代，由于教育专业越来越复杂、分工越来越细化等原因，在企业或政府机构当中，文字方面的工作往往是交给专门的部门或人员来完成，这类人通常就是秘书、行政人员等。
中共领袖毛泽东选择秘书的重要条件就是文笔好。例如毛泽东早期的秘书田家英，他最初引起毛泽东的注意，就是因为1942年在《解放日报》上发表的《从侯方域说起》的文章。毛泽东看后，颇为赞赏，不久，就把田家英调来当自己儿子的语文、历史老师，经过一番考察，毛泽东正式将田家英选调为自己的秘书。又例如胡乔木的选用，起因也是毛泽东看了胡在《中国青年》杂志上发表的一篇纪念五四运动的文章，看完后，毛泽东就对身边的人赞叹：“乔木是个人才”。不久之后，毛泽东便点名调胡乔木为自己当秘书。胡乔木来到毛泽东身边，一直不间断地埋头苦学，阅读并研究了大量文献，加强自己的理论功底，这使得他在起草中央文件时，能更好地领会毛泽东的思想观点。1971年夏，毛泽东在回答丁盛提出的“胡乔木是什么样的人”时说道：“胡乔木曾为中央起草了许多重要文件。《关于若干历史问题的决议》，别人搞了几个月，没有搞出头绪。他一写，就写出来了。《再论无产阶级专政的历史经验》也是他写的，写得不错。”对胡乔木在文字方面的作用非常满意。
在企业当中，文字方面工作与政府机构中起草文件、文献略有不同，没有那样重大的影响力，但其重要性对企业而言也是不可忽略的，并且有规律可循，一般来说，企业中需要处理的日常文字事务通常包括几个大类：
1、公文处理：这是最基本的文字工作，其涵盖的面其实比较宽，包括了企业内部的各种文书，如规章制度、通知通报、计划总结、会议纪要、与其他企业的公文往来等等。这些虽然多为日常事务性质，但对于文字的要求并不低，表达上必须要清楚明白且简练易懂。
2、合同协议：这类文书往往需要比较专业的知识，包括本企业从事的经营业务的知识和相关的法律知识。在写作上不需要华丽的词藻，但是需要用词严谨考究，是非常考验文字功力的。
3、企划宣传：差不多每个企业都会有企划宣传的需要，有时会交由专门的广告公司去做，但也有相当多的企业会把这类工作放在内部来完成，即使是外包给广告公司，也没有不派出本企业的人员参与处理，而这类工作，通常需要比较强的文字表现能力，以及创意能力。由于这种工作关系到企业的外在形象，做得好，将会给企业内外的人都留下深刻印象。
4、各种报告：小到日常的工作进度报告，中到工作完成报告、专题报告、回复上司提问的报告，大到为某项重要决策所做的调查报告等等，总之都是向上司汇报工作、提出意见或建议的文书。这类文书与工作的关系十分密切，能够直接关系到上司及其他人对工作的评价，即使是每日工作报告也不能忽略，更不能因为觉得它繁琐而感到厌恶。
但是，也正因为多数企业会把文字工作交给专人去做，使得“非此专业”或“非此职位”的人忽略了文字处理能力的重要性，特别是一些做技术性工作或销售工作的，他们会认为，起草文件应该由专门的“笔杆子”去完成，而技术人员只需要解决好技术问题，销售人员只需要把产品卖出来就行了。有些人甚至对于写报告、做总结这类事情都深恶痛绝，提起笔来有千斤重，并且感到做这类“琐事”耽误了自己研究专业、干正经事的时间。
如果你还希望晋升到更高的职位，甚至有自己做老板的打算，那么就需要告诫自己，千万不要有这样的想法。并且，从现在开始，你必须加紧修炼自己写作的能力，因为，一支好的“笔杆子”有不少明显的好处，大可以成为获取更高的职位助力。
职场上经常遇到的情况是，上司，乃至上司的上司，常常需要在特定的时间点做工作安排或总结，对公司的规划进行探讨，或是在某些活动或会议当中发表演讲。这时，就必须要事先做大量的案头准备。有时候，这些文字材料会由秘书来做，但也有很多时候，会需要别的部门主管、经理参与完成。
这时，文字处理能力的好坏就至关重要了。倘若你总能在这样的关键性工作当中提交周密而详尽的文字内容，无疑会令自己在公司重要决策的过程中占取一席之地。即使只是提供一些活动的演讲稿，那也是与BOSS及公司的“面子”息息相关的事情，做好了，自然能令自己获得更多的肯定。
又比如，在工作述职时，良好的文字能力完全可以为成绩加分。
这里要问问你，你完成工作是为了什么？只是为了自己高兴？还是想让上司肯定你的能力，还是希望让更多的人认可你？如果是后二者，那么可以明确地告诉你，工作的成绩不管是用嘴说出来，还是用事实表现出来，都远远比不上用笔写出来更容易得到看重。
当工作已经有了成果，用一份漂亮的工作总结，详尽地描述工作过程，工作中遇到了哪些问题和困难，自己是怎么找到方法解决的，再总结出这项工作的意义，并指明其中需要改进的不完美之处，为将来类似的工作提供参考资料。
这样的东西递交到BOSS的办公桌上，那么BOSS看到的就不仅仅只是一项工作的完成，而是对一类工作的经验与教训的整理，对于BOSS来说，这将有助于公司将来对类似工作的处理。而这样的报告通常也能让同事们的敬佩之心油然而生，因为它让工作的成绩更为明晰化。并且，有科学实验证实，人们对于眼睛所见的东西要比听来东西印象更为深刻，有鉴于此，成形为书面的文字，更容易让人认可你的成绩。
再者，如果你已经是一个部门的主管级人物，那么对于自己部门的规划、本部门的规章制度等等，则是必须要操心的问题。而这些东西无不需要形诸文字。这时候，假手于人，就不如自己动手来得准确，并且更能表现自己的思想。
反之，不能用文字准确表达自己的思想，写出来的东西文理不通，甚至错字连篇，就没有办法将自己的想法完整地传达给别人，并且还会惹人耻笑，要是出了差错，更是很难得到别人的谅解。试想，就算是从事专门的科学技术研究的人，不管研究的是物理学还是生物、化学，若不能用论文写出自己的研究成果，那他的成果又如何得到认定？
从另一个角度来说，文书档案在任何企业里都是不可或缺的重要资料，训练好自己的文字能力，不但是企业管理的一部分，也是提升自己周详、有计划的思维能力的一个方面。如果你有成为成功的企业管理者的想法，这个基本功是一定不能忽略的。
