概括具有三个主要作用：一是“筛选”作用，就是丢掉事物中的无关部分，选取具有本质属性的内容；二是“归纳”作用，即是将事物的共同点归纳在一起，减少“水分”和避免繁复；三是“扩大”作用，即从认识个别事物进而扩大到认识一般事物，有利于逐步接近真理和掌握真理。
一、筛选概括
领导者在讲话中，常常要列举一些典型事例。从这些事例中选取尽量能说明观点的有用部分，摒弃其他非本质部分，并沿着这些典型事例进行分析、论证、推理，得出一个具有指导意义的结论，这就是筛选概括。
作为领导者，无论就解决什么问题或论证什么问题，在招集会议让大家发言时，都会你一言我一语，最后记录下来的意见和措施不仅有不少相同的，而且条目也比较多，有可采纳性，但无操作性。此时，就需要领导者出面，将所有的意见和措施进行概括，挑选出具有统一性的、普遍性的、重要性的，去掉特殊的、次要的，然后在头脑里整理出一个简单、精炼、清晰的意见，并表达出来。比如，就“建立和谐社会”问题开会时，人们可能会提出和谐社会的条件有遵纪守法、不打架骂人、学雷锋做好事、反腐败，而善于筛选概括的领导很容易就总结出“建设道德社会和法制社会”这样的讲话提纲来。
二、归纳概括
领导者在讲话过程中，对一些具有结论性的内容，或者能独立存在的内容单元，通过集中提炼，浓缩成为极简单的句子、词或整齐的短语，在听众记忆中打下深刻的烙印，这就是归纳概括。
一位省委宣传部长对新闻单位存在的问题作了这样的讲话。他说：“近些年来，有些新闻单位放松了新闻队伍的建设，党的新闻优良传统被淡化了。在部分记者中出现了‘四多四少’的现象：跑沿海的多了，跑内陆的少了；跑城市的多了，跑农村的少了；跑会议的多了，跑调研的少了；跑富裕单位的多了，跑贫困地区的少了。有的记者很少深入基层，深入群众，而是习惯会议开开，宾馆住住，礼品拿拿，简报看看，大笔挥挥。这种作风不改变，我看是非常危险的。”
这里用了“四多四少”这样四个对比，加上五个短语，既是很实际的批评，也是很高超的归纳。
三、扩大概括
扩大概括是把某一单独事物的本质属性，推广到它所属的全类个体上去，从而把全类个性概括在一起的推理方法。
齐威王二十四年，魏惠王与齐威王一起在郊外打猎。魏惠王带着几分夸耀的语气说：“你们齐国可有什么奇珍异宝吗？我们魏国虽不算大，尚且有10枚直径为一寸的宝珠，这些宝珠晶莹滑润，玲珑剔透，到了夜间，亮光闪闪，光华四射，能够把前后12辆车子照得通亮，真是不可多得的稀世珍宝。贵国这样一个堂堂大国，怎么连件像样的国宝都没有呢？遗憾！遗憾！”
齐威王微微一笑说：“我们所说的国宝与你们看重的国宝迥然不同：我有一个名叫檀子的大臣，现在镇守在南城，他恪尽职守，爱兵如子，夜不卸甲，使得强悍的楚国人不敢骚扰我国的南部边疆；我有一个名叫盼子的大臣，带兵在高唐驻防，他办事异常精细，防范特别严密，使得赵国人不敢在我国的河流里撒网捕鱼，为国家赢得了一大笔渔业收入；我有一个名叫黔夫的大臣，被派去治理徐州，他文武并用，恩威并施，使得燕国、赵国的老百姓自愿迁移过来的多达7000余家；我还有一位叫种首的大臣，负责维护秩序，缉拿盗贼，他向各地发布告示，晓以利害，让老百姓群起监督，结果歹徒绝迹，盗贼自首，形成了夜不闭户、路不拾遗的太平局面。要讲国宝，以上四位出类拔萃的贤才，就是我们的国宝。他们的思想和业绩所反射的光辉，连千里以外的地方都照耀到了，哪里是那些仅仅可以照亮12辆车子的宝珠所能比的呢！”
魏惠王一听，羞得满脸通红。
齐威王将自己的“国宝”与魏惠王的国宝作了一番比较，对方的只能照亮12辆车子，而他的却可以照耀到千里以外，使天下太平，从而揭示了一条真理——真正的国宝是人才。
第四节目的性标准
任何讲话都有着特定的目的，都是在一定的语境下进行的。目的不同，语境不同，讲话的内容和方式也不同。所以，领导讲话一定要同讲话的目的和语言环境相切合、相适应，方能达到预期目的。
一、目的明确
一切领导活动都是有着明确的目的的，讲话也不例外。所谓目的，是指领导者为达到某种需要而形成的实践活动的目标、希望和要求。它是领导者对领导活动结果的自觉意识和在观念上的设计。具有明确的目的性是领导者讲话的标准之一。
领导者在实施领导活动之前，已经以目的的形式在头脑中将它“设计”出来；实践过程就是实现目的的过程。讲话是领导者一种特殊的、有意识的领导活动，无论是沟通、讲演、作报告，还是辩论、谈判、即席发言等，都是为了实现某种特定的领导目的而进行的。离开了讲话的特定目的，东拉西扯，无的放矢，这样的讲话不仅是徒然地浪费时间和生命，而且还降低了领导者的自身形象。
根据国外专家的研究，领导讲话的目的概括地说，有以下八种：
（1）明了。即让听众了解所传递的信息，或明白他不知晓的事情、事理。
（2）接受。即让听众在弄懂主体思想观点、立场、看法的基础上，真正信服、接受，并付诸相应的行动。
（3）解惑。即让听众学习并掌握有关的理论知识、经验和技能，解决生活工作和社会实践活动中的各种疑难。
（4）沟通。即出于社交的需要，沟通人与人之间的思想感情，达到互相了解，相互支持，协调配合，行动一致。
（5）感动。即引发听众心灵上的共鸣，使听众受到感动或激励、鼓舞，与口才表达的目的心曲相通，同悲同喜，同忧同乐。
（6）说服。即因势利导，说清道理，晓以利害，改变对方的某种观念或要求，阻止对方采取某种行动。
（7）拒绝。即让对方知道他的思想观点、立场、看法不被接受，这是一种逆向交流，特别需要讲究方式、方法和技巧。
（8）反驳。即指出对方的观点、要求不合理、不合法甚至是错误、荒谬的，进而表明自己的观点和要求，先破后立，破中求立。
在一般情况下，讲话的目的比较单一，但有时也可能兼有几种目的。不管是哪一种情况，只要达到或基本达到了上述目的中的一种或几种，就能称得上是真正地会说话，有口才。
1941年12月7日，在日本侵略者偷袭了美国珍珠港的次日，当时任美国总统的富兰克林·罗斯福发表了题为《一个遗臭万年的日子》的历史性演讲。全文如下：
副总统先生、议长先生、参众两院各位议员：
昨天，1941年12月7日——一个遗臭万年的日子——美利坚合众国遭到了日本帝国海空军部队突然和蓄谋的进攻。
合众国当时同该国处于和平状态，而且根据日本的请求，当时仍在同该国政府和该国天皇进行着对话，对于维持太平洋的和平有所期待。实际上，就在日本空军中队已经开始轰炸美国瓦胡岛之后一小时，日本驻合众国大使及其同事还向我国国务卿提交了对美国最近致日方的信函的正式答复。虽然复函声言继续现行外交谈判似已无用，但它并未包含有关战争或武器进攻的威胁或暗示。
应该记录在案的是：由于夏威夷同日本的距离，这次进攻显然是许多天乃至若干星期以前就已蓄意进行了策划的。在策划过程之中，日本政府通过虚伪的声明和表示希望维系和平而蓄意对合众国进行了欺骗。
昨天对夏威夷群岛的进攻，给美国海陆军部队造成了严重的损害，我很遗憾地告诉各位，很多美国人丧失了生命。此外，据报，美国船只在旧金山和火奴鲁鲁之间的公海上也遭到了鱼雷袭击。
昨天，日本政府已发动了对马来西亚的进攻。
昨夜，日本军队进攻了香港。
昨夜，日本军队进攻了关岛。
昨夜，日本军队进攻了菲律宾群岛。
昨夜，日本人进攻了威克岛。
今晨，日本人进攻了中途岛。
因此，日本在整个太平洋区域采取了突然的攻势。昨天和今天的事实不言自明。合众国的人民已经形成了自己的见解，并且十分清楚这关系到我们国家的安全和生存的本身。
作为海陆军总司令，我已指示，为了我们的防务采取一切措施。
但是，我们整个国家都将永远记住这次对于我们进攻的性质。
不论要用多长的时间才能战胜这次预谋的入侵，美国人民以自己的正义力量一定要赢得绝对的胜利。
我现在断言，我们不仅要作出最大的努力来保卫我们自己，我们还将确保这种形式的背信弃义永远不会再危及我们。我这样说，相信是表达了国会和人民的意志。
敌对的行动已经存在。毋庸讳言，我国人民、我国领土和我国利益都处于严重危险之中。
信赖我们的武装部队，依靠我国人民的坚定信心，我们将取得必然的胜利！上帝助我！
我要求国会宣布：自1941年12月7日——星期日日本进行无缘无故和卑鄙怯懦的进攻时起，合众国和日本之间已处于战争状态。
这篇不足千字，仅六分钟的演讲，目的十分明确，就是揭露并谴责日本军国主义不宣而战、破坏和平的卑劣行径，号召美国人民奋起抗战，以坚定的信心和决心赢得战争的胜利。它是美国反击日寇入侵的战斗宣言书。这篇演讲，有情况陈述，有果断决策，有愤怒谴责，还有庄严号召，兼有多种目的。罗斯福将自己的满腔激愤之情融于理智精要的分析批判之中，语言准确、鲜明、简洁、有力，产生了巨大的说服力和鼓动性。听众热血沸腾，一次又一次地用火山爆发般的掌声打断演讲，足可见反响之强烈。这一演讲鼓动和感召了听众同仇敌忾、奋起反击的战斗激情，完满地达到了讲话的预期目的。
二、切合语境
讲话总是在一定的客观环境里进行的。环境包括自然环境、社会环境、关系环境、场合环境，以及最重要的是说话的具体环境，即语言环境，简称语境。领导一词一语、一篇讲话，都不是孤立地存在的，而总是和特定的语境相联系，受特定的语境所制约。话语的含义和表达的效果也总是在特定的语境中表现出来的。因此，讲话水平高的领导者不仅要善于切合语境，而且要善于利用语境，如果说话不注意与语境相切合、相协调，就会“不合时宜”，很容易闹出笑话来。
古希腊哲学家亚里士多德在《修辞学》中说过：“既不要把重大的事说得很随便，也不要把琐碎的小事说得冠冕堂皇。对于一些平凡的普通名词，不应加上一些漂亮的修饰语，否则就会显得滑稽。在表现情绪方面，谈到暴行时，就要用愤怒的口吻；谈到不虔诚或肮脏的行为时，就要用不高兴和慎重的口吻；对于喜事，要用欢乐的口吻；对于可悲的事，要用哀伤的口吻。”王德春在《修辞学探索》中也指出：“上课时间在教室里，说话一般比较庄重、严肃，话题也比较集中；休息时间在公园里，说话一般比较自然、随意，话题也比较分散。在公文事务处理中，一般不用谈家常的语气和口吻；在与亲人促膝谈心时，则不适宜用公文程式。宣传科学理论，要在理智上使人信服，不适宜用过分的文艺腔调；描写文艺形象，要在感情上打动人心，不宜用过多的说理口吻。面对千百群众的公开演说，不宜轻声缓语；亲友个别交谈则不宜大声疾呼。对一般群众说话要深入浅出，通俗易懂；对专家说话则可使用专门术语，言简意赅。”他俩都强调语境不同，表达的方式、语气就应有所区别，力求切情切境，入旨入理。
