一、 会议计划表格
年度会议计划表
会议名称开会地点开会日期开会时间会议宗旨及议题与会单位人数主持人会议召集单位会议主要工作人员与会者应备资料会场标示资料会场拟分发资料
会议审核表
注 意 要 点查核栏
开会目的
本次会议是否实际需要(是否只是流于形式的例行会议?有没有其他更好的解决方法)开会的目的是否明确
设定要项方面
开会的时机、时间是否恰当开会的场所是否恰当所邀集的与会人员是否恰当
开会通知方面
是否对于与会人员确实通知妥当开会的主旨、议题是否确实通知与会人员是否事先通知与会人员应当事先就议题做好准备是否通知与会人员事先备妥有关的资料
会议的准备方面
是否事先拟定议题的进行顺序及时间的分配事前是否应当分发参考资料?是否已经做了应变的准备是否安排好会议的记录是否必须用幻灯机或录像机等机械设备
会议通告单
年 月 日 编号
开会部门召集人
开会日期年 月 日时间
开会地点会议内容参加人员拟交费用准备资料备 注
会议工作细节审核一览表
工作项目查核工作项目查核
1活动的主旨2活动的规范3预算4招待对象的层次5总参加人数(查对邀请回函)6活动日期及时间(注意是否与其他同业的活动撞车)7活动日期8筹备单位9活动的负责人10活动作业分工明细11会场的预订 主会场 开会场地 洽谈室 展示场 来宾休息室 主办单位休息室(干事、办事员) 演艺人员休息室12制作来宾名册 包括注明姓名、地址、公司名称、电话、职衔等项并核对其准确与否13邀请函 信封 邀请卡 回函明信片 纪念品兑换券 停车券 指引地图 点心券 餐券 订制张数(多印20％的备份) 信封书写作业 投递作业承办员 投递日期(要以活动日期的二三个星期前寄达对方为原则)14纪念品方面 纪念品的选定 决定包装纸 外包装书写作业 礼品题款作业 姓名书写作业 蝴蝶结装饰作业 雕冰花饰 胸花 礼品包装作业 订制数量(要多出20％的备份)15接送交通工具方面 飞机 火车 巴士 轿车16劳务费(给司机、演艺人员等的)17会场布置18宴会的形式 餐桌入座式 自助餐入座式 半入座式自助餐 立食式自助餐 鸡尾酒会立食式19料理样式 法国料理 日本料理 各国料理大会串 路摊式、模拟餐馆式、餐台取食式、餐车服务式20雕冰(原色、彩色)21饮料方面 餐前酒 威士忌 鸡尾酒 啤酒(罐装或生啤酒) 饮料类 吧台 餐车 餐车女服务员 干杯用的酒类(国产酒或洋酒)22香烟方面 香烟 雪茄 品牌(国产或进口) 特别订做的烟盒 香烟摊女服务员24花饰方面 花囤 花篮23菜单的印制 桌上花饰 旗袍 各国民族的衣着 馈赠用花束 典礼台花饰 礼桌花饰 文字花饰 吊挂花饰 蜡烛 展示品饰花 礼花(献礼用)25园景制作 西式园景 东方园景 租借盆景 ①观叶盆景续表
工作项目查核工作项目查核
②观花盆景 茶几 遮阳伞26标语、标示牌类 欢迎标语 大门标语 方向标示 专用停车插标示脾 受付处标语 会场入口处欢迎光临的拱门 典礼台标语 展示商品说明标示牌 会场内指引标示牌 社徽、商标看板 国旗、社旗、大会旗27拍照摄影方面 纪念照片 快照 记录摄影 拍立得照片(拍照女服务员)28选择桌子(选用圆桌或方桌)29座位顺序 桌面标示卡 桌面标示卡的书写作业 印制座位配置表30胸章、名牌方面 颜色、大小、种类的选定 公司名称、职衔、姓名的书写作业31女服务员着装方面 洋装 安排演艺人员、乐队32表演女郎33女性公关人员34住宿安排方面 安排来宾的住宿(套房、单人房、双人房) 主办人员住宿问题 演艺人员的住宿预订房间 妥善分配房间35特设专用柜台36支付的负担范围(住宿、餐费、取用箱内的食物费用、电话费等)37安排用餐方面 住宿者的用餐事宜 来宾、司机的用餐问题 服务人员的用餐 演艺人员、乐队的用餐问题38活动行程方面 司仪开场白 主席致词 来宾致词 举杯同庆 余兴节目 朗读贺电 致谢辞 活动行程表的标示 活动日程表的书写工作 播放背景音乐 放映宣传影片、幻灯片39服务柜台的工作方面 来宾出、缺席的确认 发放胸章 发放活动日程表 主席迎宾作业 引导来宾到休息室 发放座位牌 发放纪念品 接待大众传播人员 设置暂时电话 来宾签名纪念40表演节目的总预算方面 本单元的活动企划 节目策划及演出 节目执导 会场布置 节目主持人 舞台灯光 ①灯光设计 ②灯光器材 舞台装备 ①舞台灯光 主要舞台 特设舞台 回转舞台 凸出舞台 舞池 ②舞台设计工作人员 音响方面 ①音响设计 ②音响器材 立式麦克风 桌上型麦克风 无线电麦克风 录音机 音箱 放大器 ③音响操作员 ④录音 ⑤现场测录音41摸彩活动方面 摸彩方法 摸彩箱 摸彩券续表
工作项目查核工作项目查核
摸彩服务员 奖品给付方法 ①当场核发 ②散场时核发 ③送到家 ④邮寄42演出节目的彩排43新的工厂、公司落成庆祝喜宴 停车场 收付柜台设置场地 向导、招待、解说人员 活动行程表 指引标示 说明标示牌 料理、饮料 服务人员44会场方面 会场布置 典礼台 讲台 讲师 制作人 幻灯机 放映幕 灯光布置 笔记用具 资料的分发 资料的披露 样品、试用品、展示品 麦克风 录音作业 同步翻译机 茶水点心(咖啡甜点) 用餐事宜45展示会方面 会场布置 演出计划 展示、装饰计划 邀请函、DM的制作 游艺节目 选定搬运公司 迁入计划(当天或前天) 装设计划(当天或前天) ①展示商品 ②展示器具 ③电气工程、安装工程 制服 解说体系 ①海报 ②说明书 ③解说员 ④说明标示牌 ⑤实地表演 迁出计划(当天或隔天) 茶水点心 用餐问题茶水点心的招待工厂、公司落成说明接待记者采访人员接送交通工具联络有关官方机构和邻居打招呼装置临时电话给水、排水的设备电气、瓦斯的能源冷暖器设备桌椅桌巾照明设备音响设备游艺节目纪念品 洽谈室 接待记者采访人员46服装 西装 燕尾服 制服47支付旅馆费用方面 支付的日期 汇款、前来收款、当天支付现金 出纳员48旅馆事务方面的承办员 主办人员 餐宴预约办事员 餐宴服务经办员 住宿服务经办员 预约订房经办员
二、 会议处理表格
会议通告单
议决事项一览表
项 目董 事 会常 务 会
经营计划1重要经营方针2兼并公司、子公司的创设1长期经营计划2新事业计划3特别建设计划(新工厂建设)4设备投资计划中的基本事项5财务计划(利润计划)6研究开发计划管理调控1重要规章的制定与修改1组织机构改革2重要管理规章制度的制订与修改3重要的内容监察计划
人事劳务1代表董事的选任2总裁、副总裁、专务董事、常务董事的选任3董事外公司兼职事项4董事、监事的报酬、奖赏和退休金决定1人事管理基本方针与计划2劳动条件、劳动福利事项3重要劳动对策和劳务管理方针4重要劳动员工契约的签订与调整5重要劳动争议对策6重要人事事项7重要人事劳务制度
资金1新股票发行的法定事项2公司债券募集1资金筹措的基本方针与计划(增资、公司债券发行、借款)2重要金融机构的指定
资产1设备投资计划(短期计划)2投资有价证券的决定3重要不良债权的处理(单件×××元以上)4重要资产的处理(单件×××元以上)5重要不动产的借贷租赁续表
项 目董 事 会常 务 会
生产1资材配置的基本方针2重要采购契约的决定(单件×××元以上)3外包加工的基本方针4重要的外包加工契约的决定
销售1市场维持、开拓的基本方针(市场调查、广告宣传、扩销、流通渠道开拓)2商品名称、销售价格决定3重要销售、出口合同的决定4重要代理店的指定
研究、技术1技术研究、技术开发的基本方针2技术转让的重要事项3重要公司外部研究的委托4重要试制的决定(单件×××元以上)
股票经营与委托1股东大会召开事项2决算报告的决定3股东大会议决案的决定4其他法定股份事项5股票过户代理人的指定与变更1分红和利益分配的基本方针
其他1董事会事项2重要债务保证3公司与董事间的交易事项4其他法定事项1常务会事项2重要申报、送达和报告3其他重要契约与协议4重要的借贷5重要的社团加入与退出6大额捐赠、赞助7重要的公司对外宣传8重要法律诉讼的起诉、调解9与相关业务公司、合作工厂的资金借贷、人员派遣和指导培训10其他经营管理事项
与商法修订的相关事项1中间分红的决定2公认会计师的选任3转换公司债券(可转换为公司股票的公司债券)的发行
