会议管理规定
1.酒店会议主要由办公例会、日常工作会议组成。
2.例会中的最高级会议通常情况下每月至少召开一次，就一定时期工作事项做出研究和决策。会议由酒店总经理主持、参加人为酒店总经理、副总经理、各部门主任等领导。
3.酒店办公例会是为贯彻落实做出的决议、决定召开的会议。会议由总经理主持，参加人员为各部门负责人及有关人员。
4.酒店办公例会由酒店行政办公室组织。行政办公室应于会；前3天将会议的主要内容书面通知与会的全体人员，并在会后14小时之内整理、发布《会议纪要》。
（1）会议纪要的形成与签发：
①酒店办公例会会议纪要、决议，由行政办公室整理成文；
②行政办公室根据会议内容的需要在限定时间内完成纪要和决议的整理工作；
③会议纪要和决议形成后，由与会的酒店领导成员签字确认；
④会议纪要发放前应填写《会议纪要发放审批单》审批单内应包括纪要编号、发放范围、主管领导（或主持会议的领导）审批意见；
⑤会议纪要应有发文号，发放时应填写《文件签收记录表》，并由接收入签收；
⑥会议纪要应分类存档，并按重要程度确定保存期限。
（2）会议纪要作为酒店的重要文件，备忘已研究决定的事项，发至参加会议的全体人员，以便对照核查落实。
5.日常工作会议由会议召集者填写《会议申请单》，经主管副总经理批准方可召开，会议通知由行政办公室根据申请部门的要求发出。如会议需要撰写会议纪要，由会议召集部门撰写完毕后报有关人员及行政办公室。
日常部门经理例会制度
1.部门经理必须提前五分钟到达会场。
2.总经理办公室主任站立在会场门口，等候总经理到来。
3.当总经理到达时，全体部门经理起立，向总经理行注目礼。
4.总经理落座后，其他与会人员方可落座。
5.总经理办公室主任宣布例会开始。
6.与会期间，所有人员必须保持端正坐姿，双目注视总经理方向，认真听取总经理的指示。
7.各部门经理按顺时针方向逐一限时汇报本部门的工作情况，各部门经理汇报应用规范语言“××部门汇报”，汇报内容为前一天部门工作情况、存在问题、建议等，汇报完毕请总经理指示。
8.总经理做指示时，相应的部门经理应做好记录。
9.例会结束时，全体人员起立，目送总经理。
10.总经理走出会场后，其他与会人员方可离开。
酒店每周例会制度
1.部门领导例会每周举行一次，由总经理主持，副总经理工各部门经理级人员参加。
2.主要内容：
（1）总经理传达上级主管公司有关文件和总经理室的有关精神；
（2）各部门经理汇报工作情况，以及提出需提请总经理或其他部门协调解决的问题；
（3）总经理对各部门工作进行讲评，布置和安排下周工作；
（4）其他需要解决的问题。
3.例会参加者在会上要踊跃发言，允许持有不同观点和保留意见，但会上一旦形成决议，无论个人同意与否，都应认真执行。
4.严守会议纪律，保守会议秘密，在会议决议未正式公布以前，不得私自泄露会议内容。
5.与会人员应做好会议记录。
行政办公纪律管理制度
1.凡本酒店员工上班都要带员工卡。
2.坚守工作岗位不要串岗。
3.上班时间不要看报纸、玩电脑游戏、打瞌睡或做与工作无关的事情。
4.办公桌上应保持整洁，并注意办公室的安静。
5.上班时穿西装和职业装，不能穿超短裙与无袖上衣及休闲装，不要在办公室化妆。
6.接待来访和业务洽谈应在会议室进行。
7.不要因私事长期占用电话，不要因私事打酒店长途电话。
8，不经批准不得随意上网，不得使用其他部门的电脑。
9.所有电子邮件的发出，必须经部门经理批准，以酒店名义发出的邮件须经总经理批准。
10.未经酒店总经理批准和部门经理授意，不要索取、打印、复印其他部门的资料。
11.不要迟到或早退，否则酌情予以罚款。
12.请假须经部门经理或经理书面批准，到办公室备案；假条未在办公室即时备案，酒店以旷工论处，扣减工资。
13.平时加班必须经部门经理批准，事后备案酒店不发加班费。
14.不论任何原因，不得代他人刷卡，否则将被酒店开除。
15.因工作原因未及时打卡，须及时请部门经理签字后于次日报办公室补签，否则会作旷工处理。
16.加班必须预先由部门经理批准后再向办公室申报，凡加班后申报的，办公室将不予认可。
17.在月末统计考勤时，办公室对任何空白考勤不予补签，如因故未打卡，请到办公室及时办理。
18.吸烟到卫生间，否则将被罚款。
19.请病假如无假条，一律认同为事假，请假条应与事前交办公室，否则将视为旷工。
20.因当日外勤而不能回酒店打卡的员工，请部门第一负责人在当日8时30分以前写出名单，由办公室经办人打卡。
21.凡出远勤达1天以上者，须先填报经领导批准的出差证明单。
22.因故临时外出，必须请示部门经理；各部门全体外出，必须向总经理办公室请假。
23.不得将酒店烟缸、茶杯、文具和其他公物带回家私用。
24.在业务宴请中，勿饮酒过量。
25.无工作需要不要进入总经理办公室、计算机房、客户服务中心、档案室、打字室、财务部，以及会议室、接待室。
行政办公规范管理制度
1.为使酒店管理及文化建设提升到一个新层次，特制定如下规定。
2.办公仪表规范：
（1）每周一至周四：男士着深色套装（马甲）、衬衣、皮鞋，必配领带；
（2）每周一至周四：女士着深色套裙（或裤）、马甲、衬衣、皮鞋；
（3）周五：随意着休闲上装及长裤，女士可着裙装（有外事活动除外）；
（4）头发梳理整齐，服饰熨烫挺括，领带正挺，皮鞋干净。
3.卡座区规范：
（1）办公桌：桌面除电脑、口杯、电话、文具外，不允许放其他物品；
（2）辅桌：放文件盒、少量工具书；
（3）坐椅：靠背、坐椅一律不能放任何物品，人离开时椅子调正；
（4）电脑：主机上方有显示器，电脑置于写字台左前角；
（5）卡座屏风：内外侧不允许任何张贴；
（6）垃圾篓：罩塑料袋，置写字台下右角。
4.办公室规范：
（1）办公桌：桌面除酒店购置案头用品及电脑外无其他物品；
（2）辅桌：桌面置文件盒、书籍外，不准放其他物品；
（3）电脑：桌面呈45°角贴墙放置，横式主机置显示器下，竖式主机置桌面下；
（4）拖把：置于办公桌下左角或辅桌后部，面朝办公椅；
（5）垃圾篓：置辅桌后；
（6）饮水机：放指定地点，不得随意移动；
（7）报刊：必须放在报架，或阅完后放入办公桌内；
（8）外衣手袋：请置挂于衣帽间或柜子内，严禁随意放在办公桌及地柜上。
5.语言规范：
（1）交往语言：您好，早晨好，早，晚，再见，请问，请您，劳驾您，关照，谢谢，周末愉快，拜拜；
（2）电话语言：您好，请问，谢谢，再见；
（3）接待语言：您好，请稍候，我通报一下，请坐，对不去，请登记，我即去联系，打扰您一下，好的，行（切勿说“不”）。
6.行为规范：
（1）坚守工作岗位，不要串岗；
（2）上班时间不要看报纸、玩游戏或做与工作无关的事情；
（3）办公桌上应保持整洁并注意办公室的安静；
（4）上班时间，不要在办公室化妆；
（5）接待来访和业务洽谈，请在接待室或会议室进行，私客不得在卡座区停留；
（6）使用接待室和会议室，要事先到办公室登记，一般内部事务不得随意使用接待室；
（7）不要因私事打酒店长途电话，凡因私事打电话，发现一次罚款30元；
（8）不要在酒店电脑上发私人邮件或上网聊天，发现一次，罚款50元；
（9）不要随意使用其他部门的电脑；私客未经总经理批准，不准使用酒店电脑；
（10）所有电子邮件的发出，须经部门经理批准，以酒店名义发出的邮件须经总经理批准；
（11）严格遵守考勤制度，迟到、早退每分钟扣工资1元，超过一小时者扣半天工资；
（12）不论任何原因，不得代人刷卡；
（13）吸烟请到吸烟室，否则罚款50元；
（14）请病假如无假条，一律认同为事假；
（15）凡出远勤达一天以上者，应先填报经领导批准的出差证明单；
（16）因故临时外出，必须请示部门经理，各部门全体外出，必须与总经理办公室打招呼；
（17）无工作需要，不要擅自进入计算机房、客房服务中心、档案室、打字室、财务部、会议室、接待室。
（18）不要将酒店烟缸、茶杯、文具等一切公物，带回家私用。
会议室、接待室使用管理制度
1.会议室、接待室是酒店举行会议、接待客户的场所，为加强管理，规范酒店会议室、接待室的使用，给员工营造一个良好的工作环境，特制定本制度。
2.酒店所有员工非接待客人和参加会议，不得随意进入接待室和会议室。
3.酒店各部门如需使用会议室，要提前到总经理办公室申请，在会议室使用登记簿上签字，由办公室统一安排。
4.接待室有专人负责引见、招待、接送来宾。
5.任何员工不得随便移动会议室、接待室的家具及物品。
6.任何员工不得随意使用会议室、接待室的茶叶、咖啡、饮料等用品。
7.任何员工不能随意拿走接待室的报刊、杂志等资料。
8.爱护接待室、会议室的设施。
9.会议结束，要整理会场，保持清洁，并去办公室办理交接手续。
收发文管理制度
1.酒店的收文由保密室签收登记，总经理的收文由总经理签收，属酒店领导亲收的信件，一律交收件人亲自拆封；
2.公文登记后，转交领导传阅，如需转交有关部门阅办，应由保密员送交，并经登记签收后才可送交；
3.各部门实行公文催办制度。负责办理公文的人员，对经手处理的公文，应事事有下文，件件有落实，催办有结果，转办要及时，防止积压误事；
4.个人或各部门对承办的公文，必须认真负责，按规定期限迅速办理，不得拖延；
5.秘密级以上文件须到保密室阅读。因工作需要借阅文件应办理相关手续，用完后及时退还。各级领导及有关人员均不得将秘密文件带出办公室；
6.公文办完后，应根据文书立卷、归档的有关规定及时将公文定稿，正本和有关材料应整理立卷；
7.干部调动时，应将文件（含保密记录本）清理移交，凡参加会议带回的文件，应及时送保密室登记保管；
8.需要销毁的公文经鉴别和主管领导批准，由酒店总经理室定期销毁。销毁秘密公文要进行登记，要有专人监督，保证不漏销、不丢失，秘密级文件一律集中按有关规定处理。
文印室管理制度
1.酒店的文件，有打印必要时方可打印。内部传递的简单请示报告或其他不需打印的文件，一般不予打印。
2.酒店发文，需由起草人抄正，经有批准发文权的领导签字同意后方准打印。一般文件的打印、复印、传真，须经所在部门负责人签字同意后才予办理；部门经理不在时，可经总经理办公室主任同意后办理；
3.私人资料不得在酒店打印、复印或用酒店传真机传送，以免影响酒店的正常工作。
4.文印室工作人员应认真做好本职工作，按时完成任务。对收到的文件资料，应及时给有关部门、人员送发，或及时通知有关人员到文印室取回，不得延误；
5.文印室人员应树立严格的保密观念，不得随意将打印、复印或传真资料中有关商业秘密或酒店管理中须保密的事项透露给他人，不得截留任何文件。
6.文印室对送来打印、复印、传真的文件资料，应做好登记，并在月终作统计核算。属业务部门的，由各部门承担费用；属行政、管理部门的，统一归列行政开支。
7.文印到工作人员初次违反上述规定的，给予批评或处50元以下罚款；屡教不改或给酒店造成不良的社会影响或较大经济损失的，处50元以上罚款直至辞退。
档案管理制度
1.各部门办理完毕的文件（含会议文件）和资料，收集后要按条款类目分别存放，经检查齐全后，整理立卷归档。
2.酒店的文件保存、归档办法按字母顺序排列，按题目分类或是按地区、时间等形式分类，必须在档案夹里清楚地标明并把档案保存好，对每一份文件所归人的档案类目都要清楚地注明。
3.熟悉自己管理的档案，了解各部门的归档制度，每天将资料清理归档。
4.每年清理一次档案，准确地做好文件索引。
5.归档前要先把资料进行分类，可把材料按类别分组装入一个待办卷宗，以便归档时所有材料都能随手而得，归档时要注意整洁。
6.立卷按永久、长期、短期分别组卷，卷内文件要把正文和底稿、文件和附件、请示和批复放在一起，卷内页号一律标在右角，案卷目录打印四份，卷内目录打印五份。
7.档案的厚度一般为1.5公分至二公分，装订前要拆除金属物，做好文件材料的检查。纸面过大的书写材料，要按宗卷大小折叠整齐；对字迹难以辨认的材料，应当附上抄件，案卷标题要标明作者、问题或名称，文字要简练、确切，用毛笔或钢笔书写，字迹要端正；对破损或褪色的材料，应当进行修补和复制，装订部位过窄或有字迹的材料，要加纸衬边。
8.根据卷内文件之间的联系还要进行系统排列、拟写案卷标题、编组号、填写案卷封面、确定保管期限、装订案卷、编制案卷目录等。
