（六）提高整体信息处理能力
信息处理能力是指信息的收集、组织、分析能力，涉及信息机构、人员素质、设备条件、经费状况等因素。应提高自身素质，借鉴现代化信息管理思想，运用现代化信息技术，提高信息的整合能力。必须做到以下几点。
1.明确信息需求
信息需求是指系统利用者及其需求，是一种动态的、不断发展变化的现象。只有在认识利用者需求特点和需求变化规律的前提下，才能进行客观分析，寻求满足不同利用者的方法，提供高质量的信息服务。满足信息需求是信息系统的终极目标，是建立和改善信息系统的主要依据。要充分了解利用者的现实和潜在数量、用户类型、需求特点；采用表格调查法、访问调查法、统计分析法等进行利用者需求调查，明确信息需要的主体、种类、时间和信息需要量以及信息传递渠道、传递方式等，这是信息资源管理工作的基础。
2.科学地处理信息
要对各部门的信息管理提供信息技术支持，进行具体的管理系统的运作，确保采用科学的信息处理技术和方法，对信息进行收集、加工、整理、存储和传递，提高信息的质量，及时提供适用的信息。
3.完善信息管理系统
要健全信息管理体系，加强对信息工作的指导，实现信息管理的科学化和现代化，提高信息管理的效率效益。
4.开展信息工作培训
信息工作的任务是对信息实施科学利用，实现对信息的全面收集、科学加工、合理传递与存储、适时应用和反馈。因此，要加强人们信息工作知识、技能培训，提高现代信息技术应用水平。
（七）促进合理配置信息资源
信息存在的意义在于有效利用。信息资源管理的根本目的就是信息的利用。
只有合理配置信息资源，才能充分发挥信息资源的作用。
信息收集要完备，保证内容完整、门类齐全，信息的形成既有纸面信息，又有电子信息、缩微信息。
1.收集的信息具有突出的特色，能系统地反映单位工作状况；2.从社会的信息利用实际出发收集信息，以实现信息资源的社会共享；3.建立获取信息的各种渠道网络，形成信息保障体系；4.深入调查研究，优化信息资源构成，使信息源的类型、分布和开发利用状况更加合理，便于发挥信息资源优势。
（八）为信息系统建设提供基础支持
管理信息资源必须通过一定的组织机构来实施，人们对信息资源进行管理，最后必将回归到对信息系统的管理上。要树立信息意识，做信息的创造者和管理者，为信息系统建设和管理提供支持。
1.不断丰富信息资源，使信息资源的结构和分布更加合理；2.实施科学有效的管理，提高信息资源管理的社会功能和经济效益；3.在政策的指导下，确保信息管理活动正常有效运转；4.积极运用现代化的管理设备，提高信息工作的水平和能力，实现信息资源管理的目标。
知识链接
一、信息工作制度的内容及主要制度
（一）信息工作制度的内容
信息工作制度是组织制定的、要求人们共同遵守的、确保信息工作正常运行的各种规则要求，涉及信息收集、整理、传递、反馈和利用的各个环节。信息工作制度包括标题、内容、形成者、形成时间、有关解释与说明，一般应写明适用范围、工作程序、各部门及工作人员职责和违反该制度应承担的责任等。
（二）信息工作的主要制度
要做好信息工作，必须建立和坚持以下制度。
1.信息专报制度
信息专报制度，即在做好为领导或领导机关决策服务的同时，当年的每月，各信息点都要向信息网络中心上报有一定质量的信息专稿。努力做到每月信息工作的“四个专报”，即全局性问题综合专报、政策性问题专题专报、中心工作系列专报和重要动态随时专报。还应做到当年常规反馈的“六个必报”，即对上级党委和中央的重大决策部署在本地、本部门学习、贯彻、落实情况的反馈必报；各阶层对重要方针政策和改革措施出台后的思想反馈必报；对重要的社情民意和突发性事件的反馈必报；领导对重要信息批件落实情况的反馈必报；需要向上级部门反馈的大事、要事、急事必报。
2.信息报送数量定额制度
为了保证上级机关能从足够数量的信息中了解和掌握全局情况，各信息点必须向上级机关提供一定数量的信息。中央规定，各省市区党委办公厅每月向中央办公厅报送的动态信息应保持在200条左右，最低不得少于150条。其他单位也可以根据各自的情况确定报送信息的数量。
3.紧急信息报送制度
对紧急信息的报送，要做到随时发生随时报送，任何单位、任何个人，都不得迟报、漏报、瞒报紧急信息。中央办公厅《关于加强紧急信息报送工作的通知》中确立建立报送紧急信息责任制，规定：在报送紧急信息方面，各级办公厅要向上级负责，并建立紧急信息责任制，哪一级发生迟报、漏报、瞒报问题，由哪一级负责，哪个省、区、市范围内发生迟报、漏报、瞒报本地区紧急信息问题，由哪个省、区、市党委或政府办公厅负责。
4.信息稿件送审制度
对信息急件、要件，信息工作者都应及时送交办公室分管同志或主要领导人审阅把关。向上级机关或网络中心报送的重要信息，应由分管信息工作的领导同志审阅同意并签发，方可发出。
5.信息采用通报送审制度
对信息采用情况定期进行通报讲评，是各单位使用多年的有效制度，对表扬先进、激励后进、提高信息质量、提高信息工作有很大促进作用。各单位还应当不断改进通报的方式，提高通报的效果。要逐步增加质量系数，使通报不仅成为采用数量的罗列，更重要的是成为上报信息质量的反映。特别应加大对紧急信息报送情况的通报力度，对迟报、漏报、瞒报紧急信息的要点名批评，以促进信息工作的健康发展。
6.信息专题分析制度
根据不同时期的社会热点、焦点问题确定专题，不定期地召开有关部门信息员参加的专题分析会。会后要形成若干有情况、有分析、有建议的较高层次的专题分析信息材料，报送上级机关。
7.信息业务培训制度
信息工作者必须具备精湛高超的业务水平：要有较强的思维判断能力，通过综合，能够发现和揭示信息的潜在价值；要有较强信息表达能力，能够准确、真实、精练地反映客观情况；要有较强信息处理能力，能够从全局高度对信息进行筛选和加工，及时向领导报送。为此，必须建立业务培训制度，基本方法是：办班培训，跟班练兵，现场取经，提供方便，集体改稿，定期评优，激励竞争，加强联系，不断提高信息人员的业务水平。
8.信息工作奖惩制度
每年年终结合信息工作总结考评，对成绩显著的信息工作人员，通过授予先进工作者称号、记功、晋级、升职、奖金等形式予以奖励；对不称职者，要适当进行批评教育，限期改正；对严重失职，给工作造成损失者，要视情节轻重给予适当的处分，以激励先进，鞭策后者，推动信息工作向前发展。
二、信息工作制度制定的要求及注意事项
（一）信息工作制度制定的要求
1.信息工作制度用语应当准确、简洁，使用文字和标点符号应当正确、规范。
2.信息工作制度可以用条文形式表述，也可以用段落形式表述。
3.信息工作制度的内容应当明确、具体，具有可操作性。同时，不得与法律、法规和国家的方针、政策相抵触。
4.如果原制度被新制度所代替，必须在新制度中写明原制度废止的时间。
（二）信息工作制度制定的注意事项
1.信息工作制度的制定要讲究严肃性、科学性和合理性。
2.信息工作制度的制定要体现单位的整体战略目标和价值观念。
3.信息工制度的制定，应当遵循精简、统一、有效的原则。
4.信息工作制度的建立重在激励、正面引导。
三、建立完善信息工作制度的意义
信息要向规范化、制度化、科学化方面发展，必须有一系列规范化的工作程序、标准和要求。要建立健全必要的信息工作制度，规范业务流程，确立信息管理的基础标准，使信息工作保持高效运行，保证信息网络反应灵敏、采集广泛、传递准确迅速、运行安全正常，以不断适应和满足工作活动对信息的需求。
本章小结
本章主要介绍了信息决策服务、信息资源管理的一些基本知识。信息决策服务部分重点介绍决策信息的来源、信息决策的含义、信息在决策中的功能、决策对信息的基本要求、秘书辅助决策信息工作的基本要求等。信息资源管理部分重点介绍信息资源管理的要素、特征、原则、要求以及秘书做好信息资源管理工作的方法等。
【关键概念】信息系统 信息沟通 信息决策 信息服务 信息协调 信息控制 信息配置
思考和训练
一、填空题
1._____是决策的基础，帮助人们由表及里、由此及彼地认识事物、问题的客观存在。
2.信息决策就是对信息完备性、精确性及可信性的_____。
3.科学决策的过程，实际上就是一个_______________过程。
4.超前服务是指提供信息的__________要超前。
5.秘书为决策信息服务的一项重要功能就是注意收集决策实施中出现的情况和问题信息，从而加强_____工作。
6.信息作为一种资源重在利用，而信息利用的关键是_____。
7.信息资源管理的要素是构成____________________的基本组成部分。
8.信息流是实现信息资源管理的_____。
9._____指信息的收集、组织、分析能力，涉及信息机构、人员素质、设备条件、经费状况等因素。
10.信息资源管理的根本目的就是_____的利用。
二、选择题（每题有一个或多个正确答案）
1.属于决策信息范畴的有（）
A.信息咨询机构的信息B.实地调查信息C.决策后的反馈信息D.政策、法律、法令及相关规定E.决策服务信息
2.决策对信息的基本要求有（）
A.能直接反映决策项目的具体内容B.能体现相关的历史过程C.能反映相关领域与决策有关的活动D.能为预测提供佐证E.能为决策服务
3.秘书辅助决策的信息工作方法有（）
A.综合法B.调查法C.比较法D.预测法E.对比法
4.决策过程所要经历的环节有（）
A.贯彻实施和追踪方案B.确定目标C.拟定备选方案D.选择最优方案E.实施方案
5.信息资源管理的要素有（）
A.政策与法规B.信息流C.人员D.信息机构E.领导者
6.信息资源管理的原则有（）
A.安全原则B.共享原则C.系统原则D.科学原则E.服务原则
7.信息工作制度的内容包括（）
A.标题B.内容C.形成者
D.形成时间E.有关解释与说明
8.信息资源管理的特征有（）
A.适应性B.预测性C.整体性D.社会性E.实践性
9.信息工作计划的主要内容和工作重点是（）
A.确定目标与任务B.明确信息类型与来源C.市场调研的可行性分析D.进行工作分工E.规定工作流程和进度
10.信息工作的主要制度有（）
A.信息采用通报送审制度B.信息专报制度C.信息报送数量定额制度D.紧急信息报送制度E.信息稿件送审制度
三、简答题
1.简述信息决策的含义。
2.简述决策对信息服务的要求。
3.简述信息资源管理的要素。
4.简述信息资源管理的要求。
四、论述题
1.论述秘书辅助决策的信息工作内容。
2.论述信息资源管理的要求。
3.论述信息工作的主要制度。
4.论述信息工作制度制定的要求及注意事项。
五、实务题
背景说明：你是大连海黎公司行政总监王丽燕，下面是总经理王刚明需要你完成的几项任务：
六、技能实训题
某公司拟开发新的产品市场，为了确保决策的科学有效，需要以大量的信息为依据，进行开发市场的可行性研究。请以饮料行业某一产品为例，利用信息工作方法中的调查法对市场行情、市场同类产品的特点、价格、消费者需求状况等方面的信息进行调查和分析，完成调查报告，为公司决策提供参考资料。
