一、信息资源管理的要素
信息资源管理的要素是构成信息资源管理活动的基本组成部分，主要指信息流、人员、信息机构、政策法规、物资等，它们相互联系，形成一个有机整体。
（一）信息流
信息流是实现信息资源管理的对象。整个信息系统，既要不断地输入新的信息，也要有反馈信息的作用，形成循环的信息流，才能使信息系统按预定的目标实现其主旨与控制。
（二）人员
人是信息活动的主体。信息资源管理效率的发挥必须以人为本，充分发挥人的主动性、积极性、创造性。人的素质越高，就越能在高的层次上出成效。
（三）信息机构
信息机构是信息管理的中心枢纽，是信息资源管理活动得以科学进行的重要组织形式。只有建立起能执行政策法令、掌握市场规律、适应需要的信息管理体系和组织结构，才能实施科学有效的管理，提高信息资源管理的功能。
（四）政策与法规
政策与法规是确保信息管理活动正常有效运转的依据和保证，它包括有关信息管理的政策、法律、法令、条例、规则和章程等。信息资源管理必须在国家的宏观政策指导下进行。在具体的信息资源管理过程中，必须综合运用政策法规等手段，规范人们开发和利用信息资源的行为，确保各项信息资源工作有章可循、有法可依，确保信息活动的开展。
（五）物资
物资包括各种信息系统的设备、工具、仪器、资源等，它是信息资源管理的必备条件，它形成开展管理工作的环境。信息资源管理系统，一方面要采用先进管理设备，提高信息的收集、组织、加工、传递、存储以及提供服务的水平和能力，另一方面要提高信息开发和利用过程中的物资的利用率。
二、信息资源管理的特征
（一）适应性
信息资源管理要适应竞争环境、适应市场规律、适应各种变化。
（二）社会性
信息资源管理的基本功能在于提高各项活动的社会效果，最大限度地满足社会的广泛信息需求，大力开发信息资源，实现信息资源的社会共享。
（三）整体性
信息资源管理是一个系统工程，管理的各个要素相互联系、相互作用，形成协调一致的系统和流程，使信息工作的各个环节密切配合，发挥整体功能。
（四）预测性
信息资源管理需要制定发展目标和长远规划，了解社会信息需求，明确信息环境的变化动态，部署信息资源管理的任务，具有极强的战略性和预测性。
三、信息资源管理的原则
信息资源管理是一项十分复杂的管理活动，必须符合信息资源运动的客观要求，遵循如下基本原则。
（一）共享原则
信息来源于社会，是社会的宝贵财富，理应为社会所利用。信息利用越广泛，其资源作用就发挥得越充分。要建立社会化信息资源保障体系和高效率的信息流通、传递与利用体系，通过有效的管理，保证信息资源为人们最大限度地利用。
（二）系统原则
要使社会的信息资源，包括各行各业、各个方面、各种类型以及各种渠道获得的信息资源，按照系统科学的要求，形成一个相互联系、相互作用的系统，真正发挥信息资源的作用。随着社会信息化水平的提高，信息环境更加复杂，影响因素更多，信息资源管理坚持系统原则更为重要。
（三）科学原则
科学原则是指信息资源管理要遵循信息运动规律，体现信息管理的特殊性，真正使信息服务于社会，发挥资源作用。要求整个信息运动过程，从信息源到信息的收集、处理、存储、传递、利用乃至反馈，都必须真实、准确和可靠；要求信息资源管理必须从实际出发，根据利用者的现实需要，本着实用和发展的原则，确保信息管理的最佳效用。
（四）安全原则
随着信息资源共享，信息的安全问题日益成为信息资源管理所面临的重要问题。信息安全问题涉及的领域广泛，因素众多。信息资源管理要加强制定信息活动的规范化准则，从全新的角度综合防范和治理。
四、信息系统概念
信息系统是信息资源诸要素的有机结合，是根据特定需要，对信息进行加工处理、选择程序以及流通传播的组织机构。一个典型的信息系统是由信息（数据）库、信息技术设备和信息专业人员组成的。要运用信息技术对收集来的信息进行加工处理，形成信息（数据）库，并根据用户的需要开展信息服务，从而实现开发利用信息资源的系统功能。
五、信息资源管理的要求
（一）信息资源管理要灵活
各项管理方案和计划要适应客观情况，使管理活动始终处于可控的动态变化过程中，以维系信息资源管理系统的正常运行。
（二）信息资源管理要协调
每个信息机构都是国家整个信息管理系统的有机组成部分，必须考虑信息工作任务的衔接与协调，发挥整体功能。
（三）信息资源管理有赖于信息政策法规
信息资源管理需要综合运用各种调控手段，包括政治、法律、经济、行政、技术等，但最基本的调控手段是政策法规。只有在信息政策法规的基础上实施管理，才能确保信息工作持续稳定发展。
六、秘书信息资源管理内容
信息资源管理就是运用管理科学的一般原理和方法，对信息活动的各种要素进行科学规划、组织、协调、控制，确保信息资源充分开发和合理利用。
信息资源管理有宏观层次和微观层次。宏观层次的信息资源管理是解决有关信息资源管理的全局性、战略性、整体性、关键性问题。微观层次的信息资源管理，是指为达到对信息的最佳采集、加工、存储、流通和有效服务的一系列管理工作。
秘书主要实施微观信息资源管理工作，任务是满足各项工作的需要，使信息资源管理的各个要素相互联系，形成一个有机整体，并进行具体的管理系统的操作，实现信息资源的共享。
微观信息资源管理是在宏观管理的框架中进行的，是具体的、带有局部性的信息资源管理工作的实践活动。秘书要确保信息在战备决策中发挥作用，提高信息效率，最大限度地实现共享。
七、秘书信息资源管理工作
信息资源管理包括信息资源的技术管理、人文管理（信息政策、信息法律、信息道德）和经济管理。秘书应具体做好如下信息资源管理工作。
（一）建立健全信息工作规章制度
为了保证信息工作科学地运转，必须有一系列规范化的工作程序、标准和要求。要建立健全信息工作规定和制度，规范业务流程，确立信息管理基础标准，如信息分类标准和分类代码标准，形成包括信息工作组织制度、信息传递制度、信息专报制度、信息专题分析制度、信息存储制度、信息编辑制度、信息审批制度、信息反馈的催办制度等的制度管理体系，使信息工作规范化、标准化。
（二）信息工作指导
任何信息工作都应当符合信息工作的总体目标，而信息政策是实现信息工作目标的指南。要掌握和理解信息政策，宣传信息政策，及时制定或修订信息政策和信息活动规则，运用政策指导信息工作，在宏观上把握方向，在微观上解决应付环境、调整信息工作关系的问题，保证信息工作在一定原则和依据上进行，使信息资源开发策略与管理策略高度协调一致。
（三）信息工作计划
为了使信息工作能有效地满足单位和社会信息需求，要进行信息的总体部署和具体安排，提高信息利用率。信息工作计划的主要内容和工作重点如下。
1.确定目标与任务
根据工作活动的目标和意图，确定信息工作目标，制定具体可行的信息工作任务，为某个时期或某项工作的决策和运行服务以及企业经济活动目标、任务的制定和实施提供信息材料。
2.明确信息类型与来源
根据信息工作的目标和任务，确定所需要信息的类型和来源，针对信息的内容和已有工作条件，设计处理信息和传递信息的最有效的方法和途径。
3.市场调研的可行性分析
为了提高信息工作效率，在进行信息工作安排时要客观分析，决定是否有必要进行市场调研。要分析调研的价值，明确现有信息材料能否充分满足工作的需要，了解通过市场调研取得的信息是否具有重要价值、是否能满足工作活动参考；要分析调研资料的可取性，明确通过市场调研取得所需信息的可能性和可信度；要分析市场调研的效益，明确市场调研所需投入的人力和财力。
4.规定工作流程和进度
为了控制工作时间，保证如期完成信息工作的总体部署和具体安排，必须规定各项工作的流程和进度，编制工作进度表，绘制出各项工作计划的网络图，以便于控制工作进展，尤其是控制关键工作的进展。
工作进度表一般包括每项工作所需要的时间、每项工作开始的日期、每项工作终止的日期。
工作计划网络图根据工作进度表绘制，是按工作的先后顺序绘制表明各工作间关系的图形。在信息工作中，要控制好各项工作时间，保证整个工作按时完成。
5.进行工作分工
根据信息工作目标与任务，确定信息工作人员及组织机构，明确职责分工。
（四）信息工作组织协调
信息的有用性，使信息具有使用价值。但是，信息的使用价值要转化为现实价值，很大程度上取决于对信息的管理。信息资源管理的过程就是对信息的产生、形成、利用进行合理组织和有效协调的过程。信息工作组织协调的内容有：
（1）合理组织信息、人员、设备等各种资源要素，实现信息工作最大效益。
（2）针对工作中心和进程，及时调整具体信息工作安排和人员配置。
（3）对整个信息资源的开发和利用活动进行协调。做好日常管理工作，加快信息的流转速度，使各部门、各环节对信息的运转及时、准确。抓好信息利用的有利时机，快速发挥信息的作用，创造社会效益和经济效益。
（4）加强信息沟通和工作协调。为了保证信息资源的共享，要做好信息收集和信息服务的有效沟通和协作。
要把高层管理者的意图、策略和实施方案传递给员工；要把信息资源管理的成果、现状和发展方向等情况传递给高层管理者，能够在工作发展、战略规划、提升竞争实力等方面带有全局性的问题上，及时、有效地向高层管理者提供可供决策参考的信息；要在系统、行业、单位内部进行信息沟通和工作协调。
在信息沟通和工作协调中，要帮助人们树立信息资源管理的观念，让人们认识到信息资源在工作发展中的重要作用，指导人们更好地应用信息资源，为人们提供信息或信息技术的咨询服务。
（五）信息工作控制
对信息工作的控制，是通过对信息工作的目标、管理和信息价值发挥情况的审核检查来进行的。
1.信息工作目标的审核
检查信息工作有无明确的目标；信息工作目标是否符合单位工作活动的目标；信息工作目标是否切实可行。
2.信息管理科学性的检查
信息管理有分散管理、集中管理、计算机辅助管理和分散与集中相结合的综合管理。无论采用哪种类型的管理系统，都必须有利于信息的收集、处理和传输，有利于系统现有信息的汇集和提供利用，完成为各项工作活动的进行与决策提供信息材料等工作任务。要审定现有管理系统是否有具有信息功能的实现和信息工作任务的完成，以便及时进行改进和调整。
3.信息工作质量的检查
检查信息工作进展程度，即信息收集、处理、传递和运用是否及时、有效，是否符合单位工作目标的需要。
检查信息质量和使用价值，鉴别提供信息的真实可靠程度、信息分析的精确度和信息用途的广度与深度，剔除已经没有使用价值的信息。
检查信息使用状况，辨别有无盲目提供信息现象。信息并非越多越好，要为决策者和管理者提供切实可用的信息；要根据需要提供不同层次信息，如有的信息反映工作活动的基本状况可供一般工作查考，有的信息经过汇总和统计分析、预测分析可供决策参考。
检查信息利用服务水平，不仅要提供及时有用的信息，而且要保证信息的准确传递，帮助信息使用者正确接收、合理使用信息。
