档案信息检索的价值是由它的工作内容和方式决定的。它一方面要面向档案信息内容开展工作，如档案信息内容的整序、编制检索工具；另一方面，它要面向档案用户，如接受检索课题、分析检索内容，这一系列工作都决定了档案信息检索在整个档案管理工作中处于非常特殊的地位，是联系档案管理部门和档案用户的桥梁和纽带。档案信息检索的具体作用主要体现在以下几个方面。
一、直接向社会提供有价值的各种档案信息
几千年来，档案之所以被作为一种重要的社会信息被历朝历代的统治者认真地收藏，主要有两个重要的原因：其一，原始真实的档案信息可以“存史”，即人们可以通过查阅档案的内容记载了解历史，甚至可以再现历史；其二，档案信息中记载的历史事实可以发挥“资治”的作用，即帮助人们总结历史的经验教训，为现实工作提供参考和依据。如果我们只是将档案收集保管起来而不对它进行利用，那么再多的档案到头来也只能成为一堆故纸。所以，检索工作通过对社会提供规范化、有序化后的各种档案信息，才能使档案信息真正发挥社会功能，人们保存档案的目的才能最终得以实现。
二、提高档案信息检索质量
档案作为一种特殊信息，它的保管方式从古到今都有一定的特殊性。全宗是档案实体保管的主要方式，是按照档案实体的来源和档案内容的内在联系形成档案信息的组成方式，这种方式不同于一般图书资料的管理，在检索时要求检索者对档案信息的来源情况有一定了解，对于一般利用者而言，往往是提出需要检索的内容，而对于这些内容的来源情况并不熟悉，而档案管理者可以利用熟悉档案信息的来源和组织方式优势，提高检索的查全率和查准率，为利用者节约检索时间，提高检索质量。
三、提高档案信息管理标准化、规范化、科学化水平
检索是一项技术要求很高的工作，它不仅要求档案实体管理要全面规范，更要求档案信息处理要达到标准化、规范化的要求，比如检索工具应该多样化、层次化，分类方法应该统一，主题词选用应该规范，著录、标引格式应该标准化等。通过开展检索工作，可以极大地促进这些工作的提高，同时也能为实现全面档案信息计算机检索创造条件。
四、促进档案管理的基础工作
档案信息检索不是一项孤立的工作，它必须以一系列档案管理具体工作为基础，比如检索的对象必须是集中保存的档案实体中的信息，没有进入保存系列的档案信息是无法通过规范的检索手段完成检索的，例如一些没有按规定及时归档的档案、散存在民间的档案、私家档案等；即使是集中保存的档案如果没有进行有序化整理和加工，胡乱堆积在一起，位置不固定，内容缺乏联系，对这样的档案也很难完成相关信息的检索；即便是集中保存并进行了有序化整理的档案，如果没有完备的检索工具，要准确检索有关信息仍然是很困难的。可见，开展档案信息检索工作，不仅是档案信息直接服务于社会的需要，也能从根本上促进档案管理整体工作水平的提高。
