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第36章 理顺公司内部(1)

的沟通

沟通按照主体的不同,可分为人际沟通、群体沟通、公司沟通、跨文化沟通等不同类型。公司沟通是涉及公司特质的各种类型的沟通,它不同于人际沟通,但包括公司内的人际沟通,是以人际沟通为基础的。一般来说,公司沟通可以分为公司内部沟通和公司外部沟通两大类。

公司内部沟通渠道

所谓沟通渠道,指信息在沟通时流动的渠道,这些流动的渠道可以分为两种:正式沟通渠道和非正式沟通渠道。正式沟通渠道是通过公司正式结构或层次系统进行的,非正式沟通渠道则是通过正式系统以外的途径来进行的。在公司中,这两种渠道是同时存在的,领导者应该有效地利用这两种渠道来提高公司沟通的效率。

◎ 正式沟通渠道

正式沟通指由公司内部明确的规章制度所规定的沟通方式,它和公司的结构息息相关,主要包括按正式公司系统发布的命令、指示、文件,公司召开的正式会议,公司正式颁布的规章、手册、简报、通知、公告,公司内部领导者与员工之间、同事之间因工作需要而进行的正式接触。正式沟通是否畅通直接影响到一个公司的工作效率,直接关系到公司的和谐目标和经济效益。按照信息的流向可以分为上行、下行和平行沟通三种

形式。

1.上行沟通

这是公司中信息从较低的层次流向较高的层次的一种沟通。主要是员工依照规定交给领导者的正式书面或口头报告。除此之外,许多机构还采取某些措施以鼓励向上沟通,例如,态度调查、征求意见座谈会、意见箱,等等。如果没有上行沟通,领导者就不可能了解员工的需要,也可能不知道自己下达的指示或命令正确与否,因此上行沟通十分重要。

2.下行沟通

这是公司中信息从较高的层次流向较低层次的一种沟通。许多人认为下行沟通就是从领导者流向操作工人的沟通,其实不然,很多下行沟通都是发生在领导层内部的。下行沟通是传统公司中最主要的沟通流向。一般以命令方式传达其上级所决定的政策、计划、规划之类的信息。例如,生产副总经理可能指示车间经理加紧制造一种新产品,依次地,车间经理向主管发出详细指示,主管以此为根据指示生产工人。

3.横向沟通和斜向沟通

所谓横向沟通,是指在公司中同一层次不同部门之间的沟通。而所谓斜向沟通,是指信息在不同层次、不同部门之间流动时的沟通。不少管理心理学家认为,对于领导者来说,运用横向沟通和斜向沟通是错误的,因为这样会破坏统一的指挥。但在现实中,很多公司仍广泛地存在横向沟通和斜向沟通,因为事实证明它们有助于提高效率。这两种沟通都跨越了不同部门,脱离了正式的指挥系统,但只要在进行沟通前先得到直接领导者的允许,并在沟通后把任何值得肯定的结果及时向上级领导者汇报,这种沟通便值得积极提倡。

正式沟通的优点是沟通效果好,比较严肃而且约束力强,易于保密,可以使信息沟通保持权威性。以重要消息和文件来传递公司的决策等一般都采取这种形式。正式沟通的缺点是沟通速度慢、很刻板,易于使信息失真,因此公司为顺利进行工作,必须依赖非正式沟通以补充正式沟通的不足。

◎ 非正式沟通渠道

非正式沟通是以社会关系为基础,与公司内部明确的规章制度无关的沟通方式。它的沟通对象、时间及内容等各方面都是未经计划和难辨别的。因为非正式沟通是由于公司成员的感情和动机上的需要而形成的,所以其沟通渠道是公司内的各种社会关系,这种社会关系超越了部门、单位及层次。非正式沟通渠道不是由领导者建立的,所以领导者往往很难控制。非正式沟通渠道无所谓好坏,主要在于领导者如何运用。在相当程度上,非正式沟通渠道是形成公司良好氛围的必要条件,相比较而言这种渠道有较大的弹性,可以是横向的也可以是斜向的,而且速度很快。

在很多情况下来自非正式沟通的信息反而易于获得接收者的重视。因为这种沟通一般是采取口头方式,不留证据、不负责任,有许多在正式沟通中不便于传递的信息却可以在非正式沟通中透露。

非正式沟通起源于人类爱好闲聊的特性,闲聊时的信息称为传闻或小道消息(并非谣言)。根据专家的研究,公司中80%的小道消息是正确的。但公司并不能过分地依赖这种非正式沟通途径,因为这种信息遭到歪曲或发生错误的可能性较大,而且往往无从考证,尤其是与员工个人问题紧密相连时(如晋升、待遇、改组等),常常会发生所谓的谣言,这种谣言的散布往往会对公司造成较大的麻烦。

非正式沟通往往具有如下一些特征:

(1)非正式沟通的信息往往不是完整的,有些是牵强附会的,因此无规律可循;

(2)非正式沟通主要是有关感情或情绪的问题,虽然有些也和工作有关,但常常也会带上感情的色彩;

(3)非正式沟通的表现形式具有多变性和动态性,因此它传递的信息不但随个体的差异而变化,而且也会随环境的变化而变化;

(4)非正式沟通并不需要遵循公司结构原则,因此传递有时较快,而且一旦这种信息与其本人或亲朋好友有关,则传递得更快;

(5)非正式沟通大多数在无意中进行,其传递信息的内容也无限定,在任何时间和任何地点都可发生。

非正式沟通有以下作用:

(1)可以满足员工情感方面的需要;

(2)可以弥补正式沟通渠道传递的不足;

(3)可以了解员工真正的心理倾向与需要;

(4)可以减轻领导者的沟通压力;

(5)可以防止某些领导者滥用正式沟通渠道,有效防止正式沟通中的信息“过滤”现象。

非正式沟通的优点是沟通不拘于形式,直接明了,速度很快,容易及时了解正式沟通难以提供的内幕新闻。其缺点是难于控制,传递的信息不确切,容易失真,而且可能导致形成小集体、小圈子,影响公司的凝聚力和人心的稳定。所以领导者应该予以充分注意,警惕小道消息的负面作用,并利用非正式沟通为公司目标服务。

公司内部沟通渠道的表现形式

公司内部沟通渠道可分为正式沟通渠道和非正式沟通渠道两种基本类型。每种沟通渠道又有许多种表现形式。

◎ 正式沟通渠道形式

1.链型沟通

表现在五个层次中,信息逐级传递,只有上行沟通和下行沟通,居于两端的人只能与其相邻的一个成员联系,而居中的人则可以分别与两端的人沟通信息。在这种形式中,信息经层层传递、筛选,容易失真,各个信息传递者接受的信息差异很大。

2.轮型沟通

表示一个领导者与四个员工进行沟通,而四个员工之间没有相互沟通现象,属于控制型网络,其中只有一个成员是各种信息的汇集点与传递中心。这种方式集中化程度高,解决问题的速度快,中心人员的预测程度高,而沟通的渠道少,公司成员的满意程度低,士气低落。

3.环型沟通

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