“要点提示”电子邮件的运用可大大提高自己的工作效率，但运用时一定要注意相关细节、技巧，让它真正成为自己工作的好帮手。
电子邮件的运用创造了时间管理上的一个奇迹，交流的双方即便身处两个不同的半球，也只需几分钟就能联系上。电子邮件不仅传播速度快，而且邮件的文体简约，言简意赅。电子邮件传送的信息量可小可大，它也能够做到量多速度快，操作起来比发传真还要容易。
处理邮件接收
不要频繁地查看信箱，不要让某份邮件干扰自己的工作情绪。你可以在一天中稍为空闲的时候做这件事，或者专门设定一个时间段来处理邮件。可以早晨一到办公室就查看信箱，也可以延至饭后（如果你有午休），或是下午四点半左右，即便有紧急邮件，也仍然有时间让发件人能在当天下班之前就收到邮件的回复。
（1）运用软件设定自动收件功能，除非正等待紧急邮件，否则一般来说每隔1～2小时收取一次邮件即可。也就是说，当准备处理邮件时，不必再上网登录收取信件，电脑早已收好了。
（2）在电脑自动收取邮件之后，设置程序让其自动登录下网。
（3）如果不准备设定自动收件功能，那么，就要尽量避免在高峰时间去查看信箱。由于使用因特网的客户日渐增多，高峰时间线路拥挤，上网速度非常慢。
（4）对邮件进行分类处理，将相关的邮件集中处理往往效率更高，否则就会被多类不同的邮件搞得晕头转向。
（5）如果你是在一天的某个固定时间处理你所有的邮件，那么你最好在阅读完每封邮件后，当场给予回复。不要等自己有空再回复，那时往往又因为忘了内容，需要将原件再重读一遍，这非常浪费时间。
（6）如果对方不要求答复，就不必多此一举。
（7）不要随意打印邮件。如果你认为在回家的车上需要阅读一些邮件或是其他电子附件，可以考虑将其打印出来，否则的话，要么留在信箱里，要么删除清空。
（8）不要将自己的邮址留在你认为不太适当的通讯名单上。如是你想让对方停止给你发邮件，可以在信件主题栏里写上“不曾订阅”再发送过去。
（9）一旦从发件人的名字或者是信件主题上发觉该信与自己毫不相干或是垃圾信件，尽可直接删除清空。
加快邮件发送
（1）在固定的时间里一次发完所有的回复信件。最好是阅读后就写回信，写完就发。
（2）准备专用的文件夹，存放相关文件和备忘笔记。一旦你打算做这件事，这些东西就在你手边。
（3）为了节省彼此的时间，最好在“信件主题”一栏中表明你的用意，那么，在整理对方回复的信件时，也容易归档。
（4）如果你希望对方能马上回复，可以在“主题”一栏中直截了当地告诉对方（比如你填上“望你在周二晚上以前回复”）。
（5）有许多人没有时间读完整封信件，所以，切记要将重要的问题或信息放在信的第一段。
（6）如果你在信中需要同时说几件事，可以用特殊符号，如粗体或圆点加以突出。
（7）你可以使用“紧急邮件”符号，引起收件人的重视。
（8）不要随意转发他人的邮件。
（9）如果你使用附件形式发送，要确保收件人能够打开文件，否则你白忙一场。不要让对方为了打开你的文件而费许多不必要的周折。
（10）写信时若运用剪贴手法可以大大加快速度。同样，如果你要一信多投，或要引用收件人的某段话，也可以采用这种手法。
（11）尽量做到言简意赅。
整理邮件档案
（1）及时删除你不再需要的邮件。
（2）如果确实要保留某些信件，应创立一个新的文件夹，专门保存这些信件。不要将它们留在收件箱、已发送箱或者是回收箱，这么做也方便日后的查询。
（3）对重要信件一定要做备份。
（4）时常更新你的电子地址簿，用它来储存联系人的地址、电话等信息。
