“要点提示”突然介入的工作似乎在职场中难以避免,为避免自己的本职工作受影响,宜在做工作计划时考虑一些缓冲时间。
在工作的流程中,造成最多妨碍的是“突然介入”。
“突然介入”是指出乎意料的工作。例如,忽然间有个电话,突然来了位客人,突然通知要开会、突然接到检查的通知、突然发生纠纷,以及婚丧喜庆等。除此之外,像上司突然对你说:“赶快把这件事调查出来”或是“替我去开会”,这些也都属于突然介入的工作。
“突然介入”将使原本已经预定、计划好的工作,无法顺利推进。无论是谁,都是处在这种一边需要处理突然介入的事情,而一边又得做自己的工作的情况中。
“突然介入”的处理有三个有效的方法:
(1)将突然介入的事纳入计划,当作原来工作的一部分,每天预留1~3小时,以备不测之需。
(2)采用安全系数,在制订计划时,也附带考虑缓冲时间。安全系数的标准,大致可分三点:
①需要花一天功夫来完成的工作,必须加上半天的缓冲时间。
②需要花一个星期才能完成的工作,则需加上一天的缓冲时间。
③需要花一个月才能完成的工作,则需加上一个星期的缓冲时间。
(3)“隐形的杀手锏”。如果照着前述的方法来行动,却仍然赶不上计划进度时,就得“加班”了。但在计划阶段,不可以一味地依赖加班。而应该将它当作是“最后的杀手锏”,非到不得已,绝不轻易使用。