一个人必须知道该说什么。一个人必须知道什么时候说，一个人必须知道对谁说。一个人必须知道怎么说。
——德鲁克(现代管理之父)
“我住长江头，君住长江尾。日日思君不见君，共饮长江水。”古人苦于音信不通。将所有的情思都寄托在滚滚东逝的江水上。今天，现代化通信工具层出不穷，它们为商务人员获取、传递、利用信息提供了越来越多的选择。只要按几个号码，敲几下鼠标，不仅可以闻声，甚至可以“面对面”畅谈。
商务交往与通信工具“难解难分”，商务人士经常使用的通信工具主要有电话、手机、传真机、电子邮件等。对于商务人士来讲，通信工具不仅仅是一种传递信息、获取信息、保持联络的工具，而且也是商务人士所在单位或个人形象的一个载体。因此，凡是重视维护自身形象的单位，无不对通信礼仪给予高度的关注。
商务电话的基本礼仪在商务交往中，普普通通的接电话，实际上是为通话者所在单位、通话者本人绘制了一幅给人以深刻印象的电话形象。
所谓电话形象，即人们在通电话的整个过程中的语言、声调、内容、表情及时间感的集合。它能够真实地体现出个人素质、待人接物的态度以及通话者所在单位的整体水平。
与日常会话和书信联络相比，接打电话具有即时性、经常性、简捷性、双向性、礼仪性等较为突出的特点。接打电话的即时性、经常性、简捷性、双向性的特点不难理解，而礼仪性特点却有必要详细说明。
电话的礼仪性特点，直接与前面提到过的“电话形象”密切相关。它是指不论是打电话还是接电话，都必须以礼待人，克己而敬人。假如在使用电话的过程中不注意讲究礼貌，失敬于人，无形之中将会使自己的人际关系受到损害。
在商务活动中，无论是拨打电话还是接听电话，商务人员应该遵循以下基本礼仪。
1．语言要文明在通话时，发话人不能使用“脏、乱、差”的语言。每个人开口所讲的第一句话，都事关自己给对方的第一印象，所以应当慎之又慎。在预备放下话筒时，应先向对方道一声“再见”，或是“早安”、“晚安”。要是少了这句礼貌用语，就会使终止通话显得有些突如其来，并让自己的“待人以礼”有始无终。
2．态度要谦和发话人在通话时，除语言要“达标”之外，在态度方面也不可粗枝大叶。在通话中，对于职位低的人，不要厉声呵斥，态度粗暴无理；对于领导，也大可不必低三下四、阿谀奉承。
一旦自己拨错了电话，切记要对无端被打扰的对方道歉，说声“对不起”，不要连个“回音”都不给，就把电话挂断了事。挂断电话时，应双手轻放，不要末了再给对方的听觉以“致命一击”。
3．内容要简洁在通话过程中，最忌讳发话人讲话吞吞吐吐，含混不清，东拉西扯。
至于一相情愿地逼着通话对象和自己共熬“电话粥”，或者故弄玄虚，在电话上玩“捉迷藏”、“猜来猜去”的，则更会令人生厌。
所以，在通话中，发话人讲话要务实、开宗明义、直言主题，少讲或不讲空话，不说废话，绝不节外生枝、无话找话、短话长说。
4．举止要文明发话人在通话时，在举止方面，应对自己有所要求。尤其是当众接打电话时，对这一点更是不能掉以轻心。比如，一个主管并非担任高级职务，礼貌起见，应该自己拨电话，不宜过多依赖秘书。一个年轻的主管，请秘书打电话给上层领导或老领导，就犯了不敬的错误。
在接打电话时，无论如何，都不要在通话时把话筒夹在脖子下，抱着电话机随意走动，或是趴着、仰着、坐在桌角上，或是高架双腿与人通话。拨号时，不要以笔代手。在讲话时，嘴部与话筒之间应保持3厘米左右的距离。这样的话，就不会使对方因话音过高或过低而感到“难过”了。在接打电话时，边说话边吃东西，也是不礼貌的。
终止通话，放下话筒时，应轻轻一搁，不要随便一扔。更不能摔打话筒、话机。
通话中途终止时，或连续拨号对方一再占线时，要表现出应有的耐心。不要骂骂咧咧，或是采取粗暴的举动，甚至拿电话机撒气。
电话开场白的礼仪规范好的开始是成功的一半。无论拨打电话还是接听电话，第一句话很重要，它事关自己给对方的第一印象。所以，商务人员在通话时要精心设计自己的开场白，争取“不鸣则已，一呜惊人”，给对方留下良好的第一印象。
1．打电话时的开场自在对方接通电话后，要向受话人首先恭恭敬敬地问一声：“您好！”然后方可说其他的话。如果电话接通后，自己所说的头一句话是“喂，喂！”或“是××公司吗？张经理在不在？”则既不礼貌，也不规范。
在问候对方后，接下来须自报家门，以便对方明确“来者何人”。一般来讲，在拨打电话时，规范的自报家门的做法有以下四种：
(1)用礼貌用语把双方的单位、职衔、姓名一一道来。如，“您好！我是北京新世界有限公司的销售部副经理秦××，我要找贵公司经理李银行先生，或者是副经理赵成刚先生。”这种方式适用于正式的商务交往。
(2)同时准确地报出双方完整的姓名。如，“您好！我是×××。我找×××。”这种方式适用于商务人员相互熟识的情况。
(3)只报本人所在的单位。如，“您好！我是上海连城分公司的，请问……”这种方式适用于正式的公务交往中。
(4)报本人所在的单位和本人的全名。如，“您好！我是省化工进出口公司的×××。”这种方式也适用于正式的公务交往中。
如果电话是由总机接待，或对方的秘书代接的，在对方礼节性问候之后，应当使用“您好”、“劳驾”、“请”之类的礼貌用语与对方应对，不要对其粗声大气，出口无忌，或是随随便便将对方呼来唤去。
需要注意的是，在不知道对方的身份时，不要一上来就跟人家套近乎。例如，“我是小李啊，我找小丽”之类，这常会让接电话的人“一筹莫展”。对方很可能既不知道“小李”是谁，也不清楚您要找的“小丽”到底是哪一位。
2．接电话时的开场自在正式的商务交往中，接电话时拿起话筒所讲的第一句话，也有一定的规范。
拿起话筒后，即应自报家门，并首先向发话人问好。向发话人问好，一是出于礼貌，二是为了说明有人正在接听。当对方首先问好后，应立即问候对方。不要一声不吭，故弄玄虚。
通常来讲，在正式的商务交往中，接听电话时自报家门的做法有以下三种形式：
(1)问候语加上单位、部门的名称以及个人的姓名。如，“您好！×××公司人事部×××。请讲。”这种方式最为正式。
(2)问候语加上单位、部门的名称，或是问候语加上部门名称。它适用于一般场合，如，“您好！×××广告部。请讲。”或者“您好！人事部。请讲。”这种形式，适用于一般场合。
需要注意的是，在商务交往中，不允许接电话时以“喂，喂！”或者“你找谁呀？”作为开场白。特别是不允许一张嘴就毫不客气地查问对方“你找谁？”、“你是谁？”或者“有什么事儿呀？”商务电话接听惯例电话是人类最为便捷的通信工具之一。对于拨打电话者来说，一切都相当方便自由，他们可以随时向对方提出问题；而对接电话的一方而言则可能是一种干扰，因为我们不得不放下手头的工作去接昕电话。
接电话者虽处于被动的位置，但也不可因此忽视礼仪规范。
在接听电话时，按照电话礼仪的要求，商务人员应该遵守以下惯例。
1．及时接昕接听电话是否及时，实质上反映着一个人待人接物的真实态度。如果有可能的话，电话铃声一旦响起，应立即停止自己所做之事，尽快予以接听。一般情况下，提倡“铃声不过三”，在铃响三声之内接最恰当，不要铃响许久，甚至响过几遍之后，才去接电话。也不要铃声一响就拿起电话，要给打电话的人一个心理准备的时间。当电话响第二声后接起电话是最合适的。
如果因特殊原因，导致铃响三声以后才接电话，在通话后应立即表示歉意，如说声“对不起，让你久等了。”切不可无理还赖三分：“你不知道我在忙吗？响那么多次我都不接，就应该挂掉。”这样不仅使自己的形象受损，也往往会造成很严重的后果。
在正常情况下，不允许不接听他人打来的电话。
2．礼貌应对在通话时，不论是何缘故，商务人员都应聚精会神地接听电话。不允许三心二意，心不在焉，或是把话筒置于一旁，任对方“自言自语”。
通话中不得对着话筒打哈欠、吃东西，不要在听电话时与旁人打招呼、说话或小声议论某些问题。在通话过程中，为了使对方知道自己一直在倾听，或表示理解与同意，应时不时地轻声说些“嗯”、“是”、“对”、“好”之类的短语。
在通话过程中，态度应当谦恭友好，当对方身份较低时或有求于自己时，更应表现得不卑不亢。不要拿腔拿调，对对方戏弄嘲讽，伤害其自尊心。更不要一言不发，有意冷场。
3．主次分明在接听电话时，适逢另一个电话打了进来，切忌置之不理。可先对通话对象说明原因，请对方勿挂电话，稍等片刻，然后立即去接另一个电话。待接通之后，先请对方稍等，或过一会儿再打进来，随后再继续方才正打的电话。但中间间隔的时间越短越好，否则两方都会心生不悦。
如果在会晤重要客人或举行会议期间有人打来电话，而且此刻的确不宜与他深谈，可向其说明原因，表示歉意，并再约一个具体时间，届时由自己主动打电话过去。
4．待遇同等商务人员在接待外来的电话时，理当一律给予同等的待遇，不卑不亢。这种公平的态度，容易为自己赢得朋友。
有的人在接电话时，总是“拿架子”或是“打官腔”。对于无关紧要的人或有求于已的人，先是爱答不理地问上几旬，然后能推就推，敷衍了事。如果对方是上司、朋友或是自己正在求助的人，就会低声下气、细语柔声、卑躬屈膝、有求必应。这种做法既容易得罪人，也会让旁人看不起。
5．规范地终止结束通话时，应认真道别，可以询问对方：“还有什么事吗？”或“还有什么要吩咐吗？”这样既是表示尊重对方，也是提醒对方。最后，请对方先放下电话，再轻放下自己的电话。
遇上不熟悉的人打起电话没完，非得让其“适可而止”时，说得应当委婉、含蓄，不要让对方难堪。比如，“好吧，今天就谈到这吧，我不占用您的时间了。”拨打电话的最佳时间电话被称为“无形造访的不速之客”，在很多情况下，它都有可能“出其不意”地打搅别人的正常工作或生活。所以，当商务人员准备拨打电话时，应率先考虑时间的问题，即这个电话该不该打？何时拨打最佳？通话的时间该有多久？只有考虑到了这些问题，通话的效果才会事半功倍。
1．该不该打电话一般情况下，当需要通报信息、祝贺问候、联系约会、表示感谢时，都有必要利用一下电话。然而毫无意义、毫无内容的“没话找话”式的电话，最好不要打。有时候，即使你非常地想打电话聊聊天，也要先征得对方的同意，并选择适当的时间，不要一相情愿。
2．什么时间打电话通话的最佳时间是双方预先约定的时间，也可以是对方方便的时间。
双方约定的通话时间，轻易不要更动。
拨打电话谈公务时，不要在对方刚上班或快下班时，不识时务地把电话打过去，最好在上班10分钟后或下班半小时以前拨打，在这种情况下，对方可以较从容地应答。要想使通话效果好一些，使之不至于受到对方繁忙或疲劳的影响，通话应选择在周一至周五，而不应是周末。打公务电话，不要占用他人的私人时间，尤其是节、假日时间。
除了紧急要事之外，一般在以下时间是不宜打电话的：三餐吃饭的时间；早晨七点以前；中午午休时间；晚上10点半以后。
因紧急事宜打电话到别人家里去，通话之初先要为此说声“对不起”，而且尽量不要选在对方用餐、睡觉、过节、度周末时。
与外商通电话时，须顾及对方在作息时间上的特点。打电话去海外，还应考虑到此地与彼地的时差，否则会造成不分昼夜骚扰他人的情况。
3．通话时间耍多久既然电话被称为“不速之客”，打电话的人务必要有一个明确的指导思想，除非万不得已，每次通电话都应遵循“三分钟原则”。实际上，它就是“以短为佳，宁短勿长”的基本要求的具体体现。它的主要意思是：
在打电话时，发话人应当自觉地、有意识地将每次通话的时间，限定在三分钟之内，尽量不要超过。如果三分钟不能说清楚就应该首先说出你要办的事，并问一下：“您现在和我谈话方便吗？”假如不方便，就和对方另约一个时间。
“三分钟原则”已为商界所广泛遵守。鉴于此，商务人士在打电话前，请做一下准备，将所要讲的问题与顺序整理一下，这样打起电话来就不会哕哕唆唆或者丢三落四了。这样才能用尽可能短的时间达到预期的目的。
若拨通电话时对方正忙，则不应强人所难，非“一气呵成”不可。
可以约一个时间再打。此外，与不熟悉的单位或个人联络，对对方的名字与电话号码应当弄得一清二楚，以便“胸有成竹”，免得因为搞错而浪费时间。
总之，在商务人士的社交活动中，但凡使用电话，就务必要想方设法，把“三分钟原则”付诸实践。
代接电话的礼仪规范在日常生活里，商务人士为其他人代接、代转电话的事情也是时有发生的。代接电话不仅是帮忙叫人或记录来电者姓名和电话号码，它实际是一个如何处理好自己与来电者、自己与要接电话者之间关系的重要表现。
因此代接电话需要一个职业性处理。代接电话时，尤其需要注意以下几个方面的要求。
1．尊重隐私在代接电话时，千万不要热心过度，不可充当什么“包打听”，向发话人询问对方与其所找之人的关系，以及“打破沙锅问到底”的无礼纠缠。如，“请问，王先生在吗？”王先生的爱人听到电话里一个年轻女士的声音找自己的爱人，立刻提高了警觉：“你是谁啊？哪个单位的？你找他有什么事吗？你怎么知道我们家电话的？”打电话的女士一听对方爱人刨根问底，而且觉得这种问话方式简直是在污辱自己，她马上说：“没什么事，不用找了！”在代接电话时，要明白自己是个媒介，不该说的话一句也不多说，不该问的话一句也不多问，千万不要无中生有、画蛇添足，以致闹出不快来。当对方请求你转达某事给某人时，要严守口风，切勿随意扩散，广而告之，辜负了他人对自己的信任。
当别人通话时，要根据实际情况，或是埋头做自己的事，或是自觉地避开，千万不可故意侧耳“旁听”，更不要没事找事，主动插嘴，这种热情主动的“参与”是对他人隐私不尊重的表现。
2．以客气的方式叫人很多人在拿着话筒时，通常会比较注意自己的语言，会说“您找哪位？请您稍等。”放下电话找人时，往往忘了对方也能听见，变得随心所欲。如，小秦接到一个找赵姐的电话，大声地招呼赵姐过去接电话：“赵姐，你的电话，是个男的。”整个办公室的人都听到了有个男的找赵姐。
大家都抬起头来看着赵姐，赵姐非常不好意思地过去接电话。
当对方在电话里听到这些内容时，会感到不愉快。因此转接时，要同样用客气的方式叫人，或者应该用手捂上话筒，注意隔音。
3．做好电话记录倘若被找的人不在，应在接电话之初立即相告，并可以适当地表示自己可以代为转告。表示自己可以“代为转告”的意思时，应当含蓄一些，例如，“需要我为您转告的话，请讲”。不要一开口就说：“你要找的人不在，你有什么事情，可以告诉我，我一定会……”对对方要求转达的具体内容，最好认真做好记录。记录内容包括什么人、什么时间打的电话、大概要说什么事(如果对方不愿意不必强问)、对方有什么要求(一看到字条马上回电话，还是晚上再打电话等)等。在对方讲完之后，还应略微把要点重复一下，以验证自己的记录是否足够准确，免得误事，因为一旦代为转达，你就要为此负责任了。
4．传达及时接听寻找他人的电话时，先要弄明白“对方是谁”、“现在找谁”这两个问题，以确保传达时的准确。
若对方所找的人就在附近，应立即去找，不要拖延；对方要找的人不在，可先以实相告，然后再问“您有什么事情”，切勿“本末倒置”，否则可能使对方产生疑心。
若答应发话人代为传话，则应尽快落实，不要置之脑后，或是存心拖延时间。
不到万不得已时，不要把自己代人转达的内容，再托他人转告以避免传话内容走样和耽误时间。
5．不要轻易透露手机号码代接电话时，如果来电者要找的人不在，对方询问手机号码时，转接者一定要经过要接电话者的同意才能把手机号码告诉对方。否则可能严重干扰到要接电话者的工作或生活。
使用录音电话的礼仪规范许多时候，为了不因自己的繁忙而影响联络的畅通，商务人士经常使用录音电话为自己代劳。在使用录音电话时要注意以下礼仪。
1．留言制作使用录音电话时，要录制一段机主留言。留言内容主要包括机主单位、姓名、问候语、致歉语、道别语、留言的原因、对发话人的请求等。
如，“您好！这里是北京博识雅广告公司人事部。本部门工作人员现在因公外出，请您在信号声音响过后留言，或者留下您的姓名与电话号码。我们将尽快与您联络。谢谢，再见！”制作留言时，要注意以下几点：
(1)不宜自报姓名，可以用电话号码进行代替。
(2)在开场白完毕之后，不要有杂音。
(3)私人住宅所用的录音电话，不宜由年轻姑娘进行录音，而且不宜由音色太差者录音。
(4)录音内容要简明，别把开场白录得太哕唆。
(5)不要用怪异的高分贝音乐把来电者吓跑。语气要平和、热情，并可带点活泼，不必过于拘泥，但要和善。
(6)录音内容一般不要开玩笑。
2．来电处理人际交往的录音电话虽不是面对面的接触，但和人们面对面的交际又是完全一样的，也讲究“言必行，行必果”。在处理录音电话和他人的来电时，要注意以下几点：
(1)尽量少用录音电话。尤其是不要人在家中，却以录音电话替自己“招架”外人。
(2)对于外人打进来的电话，应当立即进行必要的处理或答复。不要一拖再拖，或者根本不理。
(3)不要对自己明明听过的他人电话录音赖账，显得若无其事。那样只会从一个侧面告诉别人：此人言而无信。
3．去电留言作为商务人员在给他人去电时，若对方使用的是录音电话，而对方又因故不能接听，这时，就有必要进行留言。留言时表达要清楚，态度要礼貌，如，“王经理你好，我是李××。我来电是想从贵公司订购10000套童装。我的电话是23452345.具体事宜，我们见面商讨。再见！”留言时应注意以下几点：
(1)留言前，一定要确定是否拨对了电话。
(2)确认没有背景杂音。
(3)留下自己的姓名、联系方式、去电日期及时间。最好的情况是，按主人在开场白中要求的去做，并尽快涉及重点。
(4)说话要清晰，不要含糊，不能太快。
(5)结尾别忘了高兴地说声“再见”。
(6)要按装置的退出指令行事，不可“砰”地挂下电话了事。
手机使用的礼仪规范在商界，商界人士往往风尘仆仆，来去匆匆，大都工作繁忙，活动量大，时常“居无定所”，而又需要“随时随地传信息”。这时，手机成为广大商务人士随身必备、使用最为频繁的电子通信工具。
手机给商务人士的工作带来了很多方便，但是也带来了礼仪方面的新问题。你是否曾在会议的过程中为突然响起的铃声而尴尬？你是否曾在商场、餐馆的人群里因昕不到手机那端的声音而扯着嗓子吼叫？手机可能会充当许多人的“救生员”，然而不懂手机的使用礼仪，它不但救不了你，反而会使你的形象、风度大打折扣。
一般来说，手机使用时需要遵守的礼仪规范主要有以下几方面。
1．放置到位商务礼仪规定，手机使用者，应当将其放置在适当之处。大凡正式的场合，切不可有意识地将其展示于人。商界人士切不可把手机握在手中，别在衣服外面，或是有意当众对其进行摆弄。
手机暂时不用的时候，最好置于随身携带的公文包内、上衣口袋内，穿套装或套裙时，切勿将其挂在腰带上，撩衣服取用或观看。在参加会议时，为了既不误事也不妨碍他人，可暂交给秘书或会务人员代管。
2．保证畅通使用手机主要的目的是为了保证自己与外界的联络畅通无阻，商界人士对于此点不仅必须重视，而且还需为此而采取一些行之有效的措施。
例如：按时交纳手机的费用，以免停机，耽误他人联络；应准确无误地告知对方自己的手机号码，口头相告时应重复一两次，以便对方验证；
改动手机号码时则需及时转告，以免和他人联系中断；必要时，也可把家里的电话号码告知对方，以备不时之需。
3．遵守公德商务人员在使用手机时，一定要讲究社会公德，切勿使自己的行为骚扰到其他人。
在公共场所活动时，商务人士尽量不要使用手机。当手机处于待机状态时，应调为静音或振动。需要与他人通话时，应寻找无人之处，切勿当众大声打手机。
在工作岗位上，也应注意不使自己的手机使用有碍于工作、有碍于别人。商界人士在写字间里办公时，尽量不要让手机大呼小叫。
在音乐会、电影院等公众场合时应将手机设为振动状态或暂时关机，有重要来电必须接听时应迅速离开现场，再与对方通话，如果不能离开又必须接听，则要压低声音，以不影响在场的其他人为原则。
在开会、会客、上课、谈判、签约以及出席重要的仪式、活动时，必须要自觉地提前采取措施，令自己的手机静音。在必要时，可暂时将其关机。
4．注意安全使用手机时，必须牢记“安全至上”，切勿有章不循、有纪不守、马虎大意、随意犯规。那样不但害己，而且害人。在使用手机时要遵循以下要求，以免为自己和他人带来不必要的麻烦。
(1)按照常规，在驾驶车辆时，不宜使用手机通话。
(2)乘坐客机时，必须自觉地关闭本人随身携带的手机。因为它们所发出的电子信号，会干扰飞机的导航系统。
(3)在加油站或是医院停留期间，不准开启手机。否则，就有可能酿成火灾，或影响医疗仪器设备的正常使用。
(4)在一切标有文字或图标禁用手机的地方，均须遵守规定。
(5)一般而言，自己的手机号码，不宜随便告之于人。因此，也不应当随便打探他人的手机号码，更不应当不负责任地将别人的手机号码转告他人，或是对外界广而告之。
(6)出于自我保护和防止他人盗机、盗码等多方面的考虑，通常不宜随意将本人的手机借与他人使用，或是前往不正规的维修点进行检修。考虑到相同的原因，随意借用别人的手机也是不适当的。
使用手机短信的礼仪规范除了通话，发短信是手机的另一个主要功能。有时候，手机短信也是商务人士在联络业务、交际活动中进行沟通的一种方式。但是，很多人忽视了手机短信的使用礼仪。很多时候，他们不分场合、不分时间地狂发短信，影响了自己也耽误了别人的工作。
商务人士在使用短信进行沟通时，一定要注意以下几项礼仪要求。
1．提醒对方时最好用短信如果事先已经与对方约好参加某个会议或活动，为了怕对方忘记，最好事先再提醒一下。提醒时适宜用短信而不要直接打电话。打电话似乎有不信任对方之感。短信就显得亲切得多。短信提醒时语气应当委婉，不可生硬。
2．发短信一定要署名短信署名既是对对方的尊重，也是达到目的的必要手段。不管是什么性质的短信，提醒也好，祝福也好，一定要署名。我们经常会受到一些没有名字的祝福短信，尤其是节日期间，这种祝福发了等于没发。如果是正事，不署名更会耽误事。
3．短信祝福一来一往现在每逢节日，人们都会发短信祝福。来而不往非礼也，所以别人发来短信，自己就要回一个短信。接到对方短信回复后，一般就不要再发致谢之类的短信。就祝福短信来说，一来一往足矣，多了就成了繁文缛节。
4．用短信预约在打电话之前，商务人士可以先用短信预约。如果要给身份高或重要的人打电话，知道对方很忙，可以先发短信“有件事想请教，是否方便给您打电话？”如果对方没有回短信，一定不是很方便，可以在较久的时间以后再拨打电话。
5．及时删除短信一些人经常把手机放在桌上，如果出办公室办事或者去卫生间，也许有好奇之人就会顺手翻看短信。如果上面有一些并不希望别人看到的短信，就可能引起麻烦。如果不幸被对方传播出去，后果就更严重。因此，经不起推敲的短信一定要及时删除。
6．不要没完没了发短信上班时间每个人都在忙着工作，即使不忙，也不能没完没了地发短信。否则就会打扰对方工作，甚至可能让对方违纪。如果对方正在主持会议或者正在商谈重要事项，闲聊式的短信更会让对方心中不悦。
7．发短信不能太晚有些人觉得晚上10点以后不方便给对方打电话了，发个短信告知就行。短信虽然更加简便，但如果太晚，也一样会影响对方休息。
8．发送短信要讲公德发送短信最主要的是要讲公德。频繁地给对方发毫无意义的短信，把短信当成自己打发时间、放松情绪的方式，就是丧失公德的表现。不顾对方是否繁忙、时间是否恰当，就发短信催促对方或者非要跟人家商量事儿，也是干扰他人。所以发短信前一定要换位思考。
使用传真、电子邮件的礼仪规范在时间就是效率的今天，在商务交往中，商务人员经常需要将某些重要的文件、资料、图表即刻送至异地，信息传送速度非常重要。而传统的邮寄方式难于满足这一要求，传真、电子邮件则解决了这一问题。
1．传真礼仪传真机早已成为现代办公不可或缺的设备之一，通过它发出和接收文件、书信、资料、图表、照片等。在利用传真对外联络时，商务人士必须注意以下礼仪问题。
(1)得体。使用传真设备通信，在具体的操作上要力求标准而规范，否则效果会受到一定的影响。发送传真时，最好先用电话向对方通报一下，这样既可以提醒对方，又可保证不会发错传真。单位传真设备应有专人负责，无人看管时最好使之处于自动接收状态，以免影响工作。单位传真机不应与办公电话属同一条线路。
(2)礼貌。使用传真时，商务人员必须注意维护个人以及单位的形象，要处处不失礼节。
①在发送传真时，问候语与致谢语是不可少的。传真件的语气和行文风格应做到清楚、简洁。
②出差在外使用公众传真设备时，要办理必要的手续并防止泄密，此外，还要对工作人员以礼相待。
③使用传真设备最看重其时效性，因此，在收到传真后，应当在第一时间内告知对方，以免对方惦念。需要办理或转交他人传真时，也不可拖延时间以免耽搁。
2．电子部件礼仪电子邮件，又称电子函件或电子信函。使用电子邮件时，商务人士应注意以下礼仪问题。
(1)电子邮件应当认真撰写。向他人发送的电子邮件，一定要精心构思，认真撰写。在撰写电子邮件时，必须注意：主题要明确；语言要流畅；内容要简洁。
(2)电子邮件应当避免滥用。在信息社会中，任何人的时间都是无比珍贵的。若无必要，轻易不要向他人乱发电子邮件，尤其是不要与他人谈天说地，更不宜随意以这种方式在网上“征友”。一般而言，收到他人的重要电子邮件后，应即刻回复对方。
(3)电子邮件应当注意编码。编码的问题，是每一位电子邮件的使用者必须注意的。在使用中文向除了中国内地之外的其他国家和地区的华人发出电子邮件时，必须同时用英文注明自己所使用的中文编码系统，以保证对方可以收到您发的电子邮件。
(4)电子邮件应当慎选功能。现在市场上所提供的先进的电子邮件软件，可有多种字体备用，甚至还有各种信纸可供使用者选择。这固然可以强化电子邮件的个人特色，但是此类功能是必须慎用的。因为对电子邮件修饰过多，难免使其容量增大，收发时间增长，既浪费时间，又浪费金钱，而且往往会给人以华而不实之感。另外，电子邮件的收件人所拥有的软件不一定能够支持上述功能。
(5)适时整理邮箱。及时将有用的电子邮件地址保存在自己的通讯簿中。许多邮箱容量有限，要定期清理收件箱、发件箱、垃圾箱，这样才能给新邮件留出足够空间。
