作为上班族，你只要记住"单一而不重复"的原则，生活和工作就会轻松许多。
对于繁忙的白领上班族来说，不管是文件柜还是卷宗夹，总是在不断地膨胀。找东西需要的时间越来越长，信息不断在过时，地方越来越紧张，工作中乐趣越来越少。令你沮丧的还不止那些在办公桌上堆积如山的文件还有很多类似的东西，一堆没有读过的杂志你打算以后有时间了再浏览；一摞从杂志上剪裁下来的你感兴趣的文章（你打算以后有时间了再分类整理）；一大堆休假时拍的照片（你打算以后有时间了再放到相岫里）；甚至还有一大堆没有熨烫的衣服（准备下次一起熨烫）。在你的周围还有很多可能会堆积起来的东西。
其实事情完全不必弄到如此地步，你只要从下述五个方法中挑选出一两个适合自己的，就完全可以把纸张的洪流控制住。
1、三份规则
每次在一个不断膨胀的卷宗夹子里找东西时，都淘汰三份过时的资料。经常想一想优化法中的小步快跑原则。你应该为每一份过时的文件感到高兴，它减轻了你的文件夹的负担，也减去了你心灵和时间的负担。
2、替换法
每次往档案柜里放进一份新的资料时，就马上扔旧一份过时的，不要把这些资料当成永恒的占有物，而把它们看作是不会永远留下来的客人。
3、间歇处理法
每天下班前把一两个文件夹卷宗夹子或文件筐放在办公桌上。第二天在某个时候"顺便"处理一下，例如在休息喝咖啡时，等候什么人或事的时候，两项日程空档时间，或都是你不愿再做别的什么事的时候。
4、注明有效日期
在文件夹或卷宗夹子上标明这些文件夹失去作用的时间。例如对有一定时效性的计划和瞀可注明“到期时间”，另外你也可以做些提醒自己扔掉这些文件的标记，或者是写到日程表中。
5、庆贺任务完成
每当完成一个项目后，立即清理有关的文件和卷宗，把一切不再需要的文件和书籍退还或者扔掉。对于今后还可能用到的资料马上放进一个卷宗夹子里，然后你就庆贺自己所做的一切吧！
在文件管理中，应用“简单而不重复原则”很重要，绝对避免把什么东西都“摞”在一起。错误做法的明显标记是把“待处理”类文件全部堆积在一起。这时硕的每份文件都有一项必须完成的任务，但这一大摞的文件却令你沮丧，因为它是无法让人看完的。在这方面有一个误区：只要有文件放在办公桌上，要办的事情就忘不掉了。但如果一旦有别的文件压在了它上面，这份文件的记忆效应就丧失了。多次试验表明：为了不忘事，有记事功能的挂历和文件夹是最实用最保险的。
我们总结出10条清理文件的规则：
1、建立可长期存放文件的卷宗夹
已经处理过的文件要及时从活动文件柜中清理出去因为这里的空间是极其宝贵的那些需要长期保留的文件不要放在活动文件柜中而应放在一个卷宗里。所以每个活动文件夹至少要配一个相应主题的卷宗夹。没有保留价值的东西就扔进废纸篓里。"完整的档案柜"总是最重要的！
2、建立特殊文件存放处
一些不适于放进文件夹里的东西，例如特别厚的文件，可以另外存放到一个立柜中。而在相应的文件夹中你可贴一个特殊的标签，或者把这些另外存放的文件的题目复制下来放在文件夹中，以提醒自己不要忘记那些放在别处的文件。
3、记录在日程表中
我们已经在前面讲过，为了提醒自己，应该把要处理的文件写进自己的备忘录或日程安排中。
4、起个一目了然的名字
应该为每个文件夹起一个响亮的名字（例如"展台""研究部"-"商务旅行"等），而避免用些什么"加急"。"待办"之类的词语。通常情况下，那些没有醒目标签的文件夹就成了埋葬重要文件的坟墓。在给文件夹起名时千万不要使用那些官方语言，如"待办""待答复""发票""欠款""外事日程"等等，而应使用一些富有幽默感，使人轻松的语言。
5、不断有所变化
你应该花点功夫，让自己的活动档案柜保持活力。佻不要担心文件夹里经常变化的名字。它就应该是生气勃勃的。例如：一位电视台的记者为每篇电影报导都建立了一个文件夹。如果这篇报导已经播完了，它就必须放存进一个卷宗里。这个旧的文件夹就应该有一个新的电影报导的名字。为此你多准备一些可以写字用的标签，特别是为好些你最近就要放进活动文件柜的文件夹。
6、快速反映
事实证明，如果你能把一些需尽快答复的信件和传真都放在一个优先处理的文件夹中，随时待办，你就能把很多事情一次性办完。
7、坚持利用。
请检查一下，那些长期放在办公桌上的文件都属于哪些类型。如果是因为文件夹中没有适合它们的分类，那就为它们准备一个新的文件夹。
比如，准备一个新的公务旅行文件夹，把一切有关旅行的资料都放进去（车票旅行计划城市交通图旅店名址邀请函旅行社的宣传资料等一切具有重要信息的纸张）。每次旅行的资料都存在一个透明的文件袋里，动身前取出一个相应的文件袋，这样可以保证不会遗漏重要的资料。旅行期间，你需要保存的所有资料，尤其是回来后报账的单据都放进这个袋子里。因为你已经把所有的东西都准备好了，所以在返回的途中你就可以开始结账了。结完账后，你的这次旅行就算结束了。你可以找张特别醒目的纸放在透明文件袋所有资料的最上面，然后反它存入写着"已经过去的旅行"的卷宗里。这种简单而安全的办法保证不会丢失任何东西。
8、利用文件夹的封面
把与文件夹内容有关的电话号码，姓名，地址，日程，会员号，以及其他有关数据都写在文件夹的封面上。当你拿出文件夹时，所有重要数据都在眼前。
9、新奇独特
一般情况下，只要你足够熟练，就可以把文件柜管理得很好。但要想有一些独创性，对它就不仅仅是利用，还要热爱（让你在其他人面前感到骄傲）。例如：一个喜欢用铅笔写字的朋友在你这里找到了一个存有吸墨纸的文件夹，而这正是他寻找了很久却没有得到的东西；一位留在家里照顾孩子的父亲惊异地为他的孩子找到了一纸袋东西（粘贴画从杂志上剪裁下来的猜谜游戏一袋橡皮熊）
10、定期清理
如果文件柜太满了，就要为它减减肥。在每个文件夹里都有一些早已处理完的事情，过期资料之多，超出想象。经过十几分钟的淘汰处理，你的文件夹又可以正常发挥作用了。
