贞观二年，太宗谓侍臣曰：“朕每夜恒思百姓间事，或至夜半不寐。唯恐都督、刺史堪养百姓以否。故于屏风上录其姓名，坐卧恒看，在官如有善事，亦具列於名下。”
——《贞观政要·择官第七》
“逝者如斯夫。”时间就像滚滚的流水，一去不复返。当我们叹息时间无情流逝时，是否该学习如何管理自己的时间呢。
很多管理者都发现时间不够用。像唐太宗这样的皇帝都需要夜以继日地工作才能把政务做完。尤其是当了皇帝之后，更加珍惜时间，勤于政事，一头埋在公务里，每天只睡很少的时间，整天在金殿上和文武大臣讨论国政和办理公事，有时一连几个小时也不肯停下来休息一下，以致常常忘记了吃饭睡觉。如，贞观二年（628年），唐太宗对侍臣说：“我每天夜里常想百姓当中的事情，有时到深更半夜还不能入睡。最担心的是都督、刺史是否胜任安抚百姓的重任。所以在屏风上记下他们的姓名，坐和躺都经常看着，居官如果做了好事，也全写在他的名字下边。”
时间对谁都是公平的，既然谁也无法获得比别人更多的时间，那么，时间管理的唯一办法是如何充分利用你的时间。一个有效的管理者会科学地利用好自己的时间的，因而其工作效率就极为高。
美国一个银行的总裁，是利用时间的高手，彼得·德鲁克每月有一次与他会晤的机会。每次会晤他只给德鲁克一个半小时，他总是事先做好充分的准备，这使德鲁克也学会了事先做好准备。每次会晤只谈一个议题，谈到将近1小时20分钟时，总裁就会对德鲁克说：“德鲁克先生，我看你最好把我们所谈的内容归纳一下，并概要地说一说下次会晤的议题是什么。”等会晤满1小时30分钟时，他就会站在门口与德鲁克握手告别。
会晤持续了一年后，德鲁克终于忍不住问他：“为什么每次会晤你只给我一个半小时？”他回答说：“道理很简单，我的注意力集中的时限就是一个半小时。如果在某一个议题上超过—个半小时，我的谈话就会没新意了。从另一方面看，如果时间少于一个半小时，那么重要问题就无法谈透，也没法把自己想说的事情说清楚。”
每次会晤都在他的办公室里进行，但德鲁克从未发现有什么电话来打扰，也不曾看到他的秘书在会晤期间伸进头来报告说有哪位重要人物因紧急事务需要见他。于是有一天德鲁克就问起此事，他回答道：“我已关照过秘书在会晤期间不接任何电话。当然，美国总统和我太大的电话是例外。不过总统不常往这里打电话，而我的太大对我就更了解了。对于其他别的事情，一概都由秘书挡驾了，直到我们的会晤结束后再说。接着，我就用半个小时的时间给会晤期间来电话的人一一回电话，并让自己熟悉每个人的有关情况。我还尚未遇到过不能等90分钟的紧急情况呢。”
无须多说，德鲁克和这位总裁每月会晤一次所得的收获往往要比其他同样能干的管理者开一个月的会议所得的收获更多。
然而，就是这样一位很有条理的管理者也不得不将他一半以上的时间用于那些无关紧要的、不一定会有价值的、但却非干不可的事情上面，比如接待“顺道来访”的重要客户，出席那些没有他参加照样能开的会议，为一些本不该由他来管、但却总是送到他这里来的日常事务做决定。因此说，再会管理时间的管理者都不得不浪费好多时间来做无用功。那些自认为会管理时间的人其实都在浪费好多时间。
有的管理者很满意自己的时间安排，把每天的工作都安排好，如，每天花三分之一的时间来接待客户，花三分之一的时间来做研究，花三分之一的时间来参加社会活动。人们都以为自己是利用时间的高手，其实不然，你回想过你所花的时间都是合理的吗？肯定不是在做无用功吗？接待客户真需要那么多时间吗？还是例行公事、习惯了自己每天花的时间，就是没事也耗着了。然而，很多事实证明，其实你所认为你该花的时间有一半是在浪费。有效的管理者要记录自己的时间，对自己的时间进行管理，弄清楚自己的时间用在何处、怎么消耗或者被谁掠夺了？
因此说，没有时间观念是不行的，把时间浪费在没有贡献的事情上，浪费在无聊的应酬或者没有什么意义的社交上，是一个管理者失效的主要原因。当然很多应酬是不可避免的，作为一个有效的管理者，必须弄清楚自己的目标和任务。弄清楚自己实现目标所需的时间，分配好自己的时间，这样才能建立相应的时间分配机制。
如果想要成功的分配时间，你可以使用估计、分配与控制等方法，你还可以用排定事件先后次序、工作时间表以及分配任务等方式来达到目的。只要开始将所有的活动按部就班的作成记录时，工作效率自然就待增高，但这必须在做完一件事后，就尽快地记录下来，而且，即使是小事也不容忽略。
对于各种不同的事，是否分配了恰当的时间去做？是否将有限的几小时利用得有效？要将这些问题仔细地分析，然后，必须决定何事应先处理。有许多人都从公文堆最上面的一件开始做，结果很可能使堆在下面的旧公文“越陈越香”了。很多事，就是被搁置以致成了无法解决的问题。要避免这种错误，只有在每天晚上或早晨，坐在办公桌前先看看那些堆在案上东西，花点时间浏览一番，并且归类，分成数堆，再分别缓急依次排好，这样，“陈年老酒”就可绝迹了。
当你应用这原则去处理事情时，一定会发觉有些已拖延了好几天，甚至好几个星期。如此一来，你就该去查明产生这种拖延现象的原因，相信你经常会发现有些职员，拿了薪水却没做他分内的事。你是管理者，那么就完全看你怎样防止这类事重演了。通常这种情况下，是应该实施机构管理上的分层负责制度。有人使用下列的方法来改进：
a。 决定那些事由秘书处理；
b。 将一些工作分配给助手做；
c。 然后看看其余的，再次决定那些仍可由秘书或助理“分忧”，此外，就该自己下厨了。
当你注意今天的每一件工作时，就必须决定该花多少时间在这上面，我们把这称为“分配时间”。一大早，口述和笔录大约要30分钟，接下来30分钟就该和老板讨论了，也许你还得要15分钟的时间去应付求职者。如果你九点上班，现在已经十点四十五分了。午餐前，也许要和采购部门接触，而且说不定还得赶到市区去聚会哩！这就是“时间分配”。
它的秘诀是要确定你眼前的工作，到底要用多少时间，那也只有“经验”这位先生才能帮忙了。只要这样做，你将会很快地发现不必要的琐事，都已分配给属下操心去了，再不会溜到你工作表上，这可替你节约不少时间。
总而言之，要想工作有效率，就得学会管理自己的时间，分配好自己的时间，集中精力做一件事，尽量杜绝外界的干扰，做自己时间的主人。
