1.总则
（1）为加强办公用品管理，规范办公用品领用程序，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度。
（2）规定中的办公用品分为固定资产和一般办公用品。
①固定资产主要指：桌椅、公文柜、电脑、电话机、打印机、复印机等。
②一般办公用品包括剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀、签字笔、铅笔、信笺、信封、打印纸、复印纸、复写纸、印刷品、印泥、钉书针、大头针、夹子、图钉、名片、账册、卷宗、档案袋（盒）、标签、纸杯、计算器、电池等。
③员工应对办公用品应本着勤俭节约、杜绝浪费的原则。对于消耗品第二次发放起，必须实行以旧换新。
④每名员工须建立个人领用台账。
⑤办公用品应为办公所用，不得据为己有，挪作私用。
⑥不得用办公设备干私活，谋私利。不许将办公用品随意丢弃废置。精心使用办公设备，认真遵守操作规程。
2.办公用品计划
（1）各部门根据本部门办公用品消耗和使用情况，每月25日前编制并提报下月办公用品领用计划，部门负责人审批签字后报财务中心。经财务总监审核后方交办公用品管理员进行登记申领。《部门办公用品申领单》如表13-1所示。
注：此单一式三联，领用人部门留存一联，办公室一联，库管部一联。
（2）管理员核对办公用品领用申请表单与办公用品台账库存后，编制《办公用品申请购置计划表》，经财务总监、董事长/总裁审批签字后，将采购计划单交由采购中心进行采购。《办公用品申请购置计划表》如表13-2所示。
1、以上所列日常办公用品，各办公室根据日常所需算出学期需要总数量。2、如还有个别需要的办公用品未出现在所列名单中，可在最后的空白处单独列出。
3.办公用品购置
（1）采购中心根据审批签字后的《办公用品申请购置计划表》实施购买，并于月底完成。
（2）采购员须经常调查办公用品供应商及市场价格，保证最优性价比和质量。
（3）临时急需的办公用品，由部门办公用品负责人提出申请，经部门总监确认，总裁批准后购置。
4.办公用品的发放及领用
（1）个人办公用品的发放
①新员工入职每人按标准配备签字笔一支、笔记本一本、文件双夹一个、电话机一部。
②个人领用办公用品应据实填写《个人办公用品申领单》，经部门总监审核并签字后，交行政管理中心总监审批同意，由管理员负责办公用品的发放。《个人办公用品申领单》如表13-3所示。
2.各部门按月统一申领，每月申领一次。
③管理员根据个人领取情况做出详实登记，负责建立个人用品领取档案，根据申请单对应详实填写《个人物品领取登记表》。《个人物品领取登记表》如表13-4所示。
（2）部门办公用品的发放
①剪刀、胶条、胶棒、橡皮擦、回形针、直尺、订书器、涂改液、裁纸刀按区域分配，每办公区分配一套（至少两人一套）。
②计算器除必备部门配备外同样按区域分配。
③管理员根据各部门已编制签批的《部门办公用品申领单》建立档案，制《部门办公用品领取登记表》，据表单如实发放所列物品，部门负责人领取后需签字确认。《部门办公用品领取登记表》如表13-5所示。
5.管理员职责
（1）管理员须建立和登记办公用品台账，定期核查所领物品登记表，做好办公用品的购置、发放和库存管理。
（2）管理员须定期或不定期盘点，查对台账与实物，保证账实相符。
（3）管理员须防止办公用品受潮、虫蛀、损坏或丢失，保证办公用品的功用和性能。
（4）管理员须根据办公用品的消耗或领用情况，确定和保持合理的库存种类和数量，以减少资金占用和保证正常使用。
6.办公用品的交接与收回
员工因离职或工作岗位变动等原因需进行办公用品及固定资产的交接或收回时，应严格遵守交接回收程序。
（1）移交人需逐项列出物品清单，接收人在监交人的监督下，仔细点验，遇有毁损的要求移交人书面标明，视该物品金额的大小情况，是否追究移交人（保管人）的责任，另行处理。
（2）管理员需据清单核实后填写《办公用品交接登记表》，存档备查。若接收人为管理员本人时，管理员需仔细点验，并且做好登记入库工作。《办公用品交接登记表》如表13-6所示。
