6.2.1 采购管理的功能与组织
1）采购管理的功能
（1）采购制度的主要类型
一般说来，连锁公司商品采购的组织形式有两种类型：统一采购（又称集中采购）和分散采购。统一采购是指连锁企业设专门的采购机构和专职采购人员统一负责企业的所有商品采购工作，连锁企业所属各门店只负责销售；分散采购是指由连锁企业各门店在核定的商品资金定额范围内，直接向供应商采购商品。
（2）统一采购制度的主要优缺点
统一采购制度的主要优点包括以下几方面：
①统一采购所对应的大批量采购有利于降低进货价格。统一采购是实施规模化经营的基本保证，连锁公司实行统一采购制度，大批量进货能充分享有采购商品数量折扣（包括一次性数量折扣和累计数量折扣）的价格优惠，保证企业在价格竞争中的优势地位，同时也较好地满足和适应了消费者同质求廉的需求。
②统一采购所对应的统一配送有利于降低连锁系统的整体物流成本。大批量集中进货的实行，使连锁公司的直接进货费用（如采购人员差旅费、采购谈判的交易成本等）大幅度减少；同时，与统一采购相配套的统一配送制度的建立，有效地控制了连锁公司库存费用和运输费用，大大降低了企业的物流总成本。
③统一采购所对应的科学组织结构和规范业务流程有利于规范采购行为。在分散采购制度下，由于商品采购的决定权下放到各门店，连锁公司对采购行为很难实施有效的约束，所以个别采购员向供货商索取回扣等不规范行为屡禁不止；而在统一采购制度下，由于建立和健全了较为完善的采购组织机构和制衡机制，企业采购行为得以规范，为连锁公司和供应商的交易提供了良好的秩序和条件。
④统一采购所对应的购销分离制度有利于门店集中时间和精力做好销售工作。
在分散采购制度下，由于购销合一，采购与销售职责全部落在门店，所以门店店长要花大量的时间联系供应商和洽谈采购业务，难以集中精力投入到商品销售工作中，严重影响了公司的销售效率；而在统一采购制度下，由于购销分离，门店无须承担商品采购职责，店长可将绝大部分的时间、精力投入到销售工作中，可大大提高门店销售工作的效率。
需要指出的是，统一采购制度也并非是完美无缺的。由于购销分离体制难以明确界定公司整体销售业绩的职权范围，所以容易引发总部采购人员与门店销售人员的矛盾；同时统一采购制度所对应的统一商品政策（统一商品结构、统一价格策略、统一促销策略、统一商品陈列等）很难适应不同商圈类型的店铺的需求差异。
（3）采购部门的功能
连锁公司的采购部门在连锁体系中拥有哪些功能，对采购组织框架的设计具有重要意义。对于大型连锁公司来说，其商品采购部门一般具有以下主要功能：
①日常采购业务：如选择供应商，发出或征集报价单，分析报价，与供应商进行采购业务谈判，决定供货量、交货期、付款方式、送货方式，核查门店申购单，核查发票，批准付款，负责退货及向供应商索赔等。
②新商品开发与滞销品淘汰：在买方市场条件下，作为流通业主导者的连锁企业，应主动承担起引导消费、引导生产的重任，不断引进能满足消费者需要的新商品；同时，为了更有效地利用有限的卖场空间、提高销售业绩，企业采购部门也应认真做好滞销商品的淘汰工作。
③市场调查与分析：包括商品的市场价格走势及供求状况分析，价格及成本分析，新商品的开发分析，总代理、总经销业务的可行性分析，竞争对手货源及渠道的调查与分析，商品别、门店别、供应商别的排行榜分析等。
④促销策划：采购部门应根据门店前台系统提供的销售及其他信息资料，制订企业年度（或季度、月度）促销计划，策划有供应商配合的节日、店庆等大型促销活动，设计与指导门店的商品配置与陈列，决定促销商品的价格优惠幅度等。
2）采购组织
（1）采购经理的职责
采购经理的主要职责有：对公司分配给本部门的业绩及利润指标进行细化和考核；负责本部门全部商品的品项合理化、数量合理化及品项选择；负责本部门全部商品的价格决定及商品价格形象的维护；制订部门商品促销的政策和每月、每季、每年的促销计划；督导新商品的引入、开发特色商品及督导滞销商品的淘汰；决定与供应商的合作方式、审核与供应商的交易条件是否有利于公司营运；负责审核每期快讯商品的所有内容等。
（2）采购助理的职责
采购助理的主要职责有：协助采购人员与供应商就价格、付款方式、交货日期等进行谈判；市场调查；供应商的考核；供应商来访的安排与接待；采购费用的统一申请、商品文件及手续的申请；电脑作业与档案管理等。
（3）现代采购人员必须具备的道德观念
①在各种交易中应顾及公司的利益并执行既定政策。
②在不伤害组织尊严的前提下接受同仁的劝告与指导。
③无偏私地采购，使每一元的支出发挥最大的效用、获得最大的价值。
④努力研究采购知识，以建立实用的采购方法。
⑤诚实地执行采购职责，揭发各种商业弊端，拒绝接受任何贿赂。
⑥对负有正当商业任务的访问者给予迅速、礼貌的接见。
⑦相互之间尊重其业务，促进优良的商业合作。
⑧与各从事采购作业的机构、团队和个人加强联系与合作，以促进彼此的业务。
（4）采购行为
在采购业务中，采购人员应以连锁企业利益为重，保证本企业采购的最大利益；与供应商接触、谈判、签订合同、审核业务等，应遵循公正原则；有义务保守采购信息机密，不得有意或无意泄露，绝不允许向竞争对手提供采购信息或在其他任何采购部门兼职。
6.2.2 采购管理的业务流程
采购管理的业务流程有广义和狭义之分。广义的采购管理业务流程并不仅仅是单纯的议价、订货过程，还包括围绕企业经营方针、策略和采购计划等进行科学的实施。
狭义的采购管理业务流程是指采购计划的具体执行程序，即连锁公司与供应商开展交易活动以及公司内部进行采购作业活动的规范程序，每一程序都包括了采购业务中连锁公司与供应商双方的权利与义务以及公司内部采购作业活动的操作规程。从内容上看，狭义的采购管理业务流程主要包括新品引进流程、续单流程、付款控制流程和滞销品淘汰流程等。
1）新品引进业务流程
市场营销观念认为，产品是一个整体概念，包括三个层次：一是核心产品层次，即顾客所追求的基本效用和利益；二是实体产品层次，如品质、款式、品牌、包装等；三是附加产品层次，如售后的运送、安装、维修等服务。只要产品整体概念中的任何一部分发生创新、变革与调整，都可将该产品称为新产品。不仅新发明、创造的产品是新产品，改进型产品、新品牌产品、新包装产品都可称为新产品。
新品引进的基本流程为：供应商将新品及相关资料交新品接待处，新品接待员填制一式四联样品接收单；供应商提供新品在竞争对手的市场的铺货情况，同时新品管理员在一个工作日内进行市场调研；在市场调研后半个工作日内召开新品讨论会，及时对新品进行讨论，讨论人员在新品评估准入表的三联上签字；新品接待员在讨论会后半个工作日内将讨论结果通知供应商，并把新品评估准入表两联连同相关资料交采购主管；采购主管在两个工作日内与供应商再次进行谈判，签订新品试销协议书一式三份，如供应商有异议，采购主管召开新品讨论会重新讨论；采购主管在签订协议书后两个工作日内向供应商开具新品入场费用单；合同管理员核对新品评估准入表、费用单及相关资料，由总监签字后一个工作日内交信息操作员录入商品信息，并收回存档。
2）滞销品淘汰业务流程
由于卖场空间和经营品种有限，所以每导入一批新商品，就要相应地淘汰一批滞销商品。选择和淘汰滞销商品，成为公司商品管理的一项重要内容。
（1）典型滞销品淘汰业务流程模式
①数据分析，即根据滞销品的标准进行数据分析。例如，以销售额排行榜最后的3%为淘汰基准或以每月销售量未达到50个单位为淘汰基准，或以商品品质为淘汰基准等，找出销售不佳、周转慢或品质有问题的商品作为淘汰品。
②确认原因。采购人员应了解商品被淘汰的真正原因，究竟是商品不佳，还是工作人员作业疏忽，如缺货未补、订货不准确、陈列定位错误等。
③告知门店。淘汰滞销品之前，总部应至少在10天前向门店告知滞销品项目及退换货作业的程序。
（2）淘汰商品的选择标准
滞销商品与主力商品是两类贡献正好相反的商品。其选择标准主要有：
①销售额排行榜，即根据公司POS系统提供的销售信息资料，挑选若干排名靠后的商品作为淘汰对象，淘汰商品数大体上与引入新商品数相当。
②最低销售量或最低销售额。对于那些单价低、体积大的商品，可规定一个最低销售量或最低销售额，达不到这一标准的，列为淘汰商品。
③商品质量。被技术监督部门或卫生部门宣布为不合格商品的，理所当然应将其淘汰。
（3）退货的处理方式
为了降低退货过程中的无效物流成本，目前连锁公司通常采取的做法是在淘汰商品确定后，立即与供应商进行谈判，商谈两个月或三个月后的退货处理方法，争取达成一份退货处理协议，按以下两种方式处理退货：一是将该商品作一次性削价处理；二是将该商品作为特别促销商品。这种现代退货处理方式为非实际退货方式（即并没有实际将货退还给供应商），它除了具有能大幅度降低退货的物流成本的优点之外，还为连锁公司促销活动增添了更丰富的内容。
6.2.3 商品采购合同与供应商管理
1）采购合同的内容
商场采购合同的条款构成了采购合同的内容。公司应当力求在具体明确、便于执行、避免发生纠纷的前提下制定以下主要条款：
（1）商品的品种、规格和数量。商品的品种应具体，避免使用综合品名；商品的规格应具体规定颜色、式样、尺码和牌号等；商品的数量多少应按国家统一的计量单位标出，必要时可附上商品品种、规格、数量明细表。
（2）商品的质量和包装。合同中应规定商品所应符合的质量标准，注明是国家标准或部颁标准。无国家标准和部颁标准的，应由合同双方协商凭样订（交）货。对于实行保换、保修、保退办法的商品，应写明具体条款。对商品的包装材料、包装式样、规格、体积、重量、标志及包装物的处理等均应有详细规定。
（3）商品的价格和结算方式。合同中对于商品价格要作具体规定，包括作价的办法，副品、次品的折扣办法，以及结算方式和结算程序等。
（4）交货期限、地点和发送方式。交（提）货期限（日期）要按照有关规定，并考虑双方的实际情况、商品特点和交通运输条件等确定，同时应明确商品的发送方式（送货、代运、自提）。
（5）商品验收办法。合同中要具体规定在数量上验收商品和在质量上验收商品的办法、期限和地点。
（6）违约责任。签约一方不履行合同，违约方应负物质损害责任，赔偿对方遭受的损失。在签订合同时，应明确规定供应者有以下三种情况时应付违约金或赔偿金：
①不按合同规定的商品数量、品种、规格供应商品。
②不按合同规定的商品质量标准交货。
③逾期发送商品。
购买者如逾期结算货款或提货、临时更改到货地点等，应付违约金或赔偿金。
（7）合同的变更和解除条件。在什么情况下可变更或解除合同，什么情况下不可变更或解除合同，通过什么手续来变更或解除合同等情况都应在合同中予以规定。
除此之外，采购合同应视实际情况增加若干具体的补充规定，使合同更切实际，更有效力。
2）采购合同的签订
（1）签订采购合同的原则。
①合同的当事人必须具备法人资格。这里的法人是指有一定的组织机构、能独立支配财产、能够独立从事商品流通活动或其他经济活动、享有权利和承担义务、依照法定程序成立的企业。
②合同必须合法。也就是说，必须遵照国家的法律、法令、方针和政策签订合同，其内容和手续应符合有关合同管理的具体条例和实施细则的规定。
③必须坚持平等互利、充分协商的原则签订合同。
④当事人应当以自己的名义签订经济合同，委托别人代签必须要有委托证明。
⑤采购合同应当采用书面形式。
（2）签订采购合同的程序。
签订采购合同的程序是指合同当事人对合同的内容进行协商取得一致意见并签署书面协议的过程。其一般包括以下五个步骤：
①订约提议。订约提议是指当事人一方向对方提出的订立合同的要求或建议，也称要约。订约提议应提出订立合同所必须具备的主要条款和希望对方答复的期限等，以供对方考虑是否订立合同。提议人在答复期限内不得拒绝承诺。
②接受提议。接受提议是指提议被对方接受，双方对合同的主要内容表示同意，双方签署书面契约，合同即可成立，也称承诺。承诺不能附带任何条件，如果附带其他条件应认为是拒绝要约，而提出新的要约。新的要约提出后，原要约人变成接受新的要约的人，而原承诺人成了新的要约人。实践中，签订合同的双方当事人就合同的内容反复协商的过程就是要约—新的要约—再要约……直到承诺的过程。
③填写合同文本，履行签约手续，并报请签证机关签证或报请公证机关公证。
有的经济合同，法律规定还应获得主管部门的批准或工商行政管理部门的签证；对没有法律规定必须签证的合同，双方可以协商决定是否签证或公证。
3）采购合同的管理
对于采购合同的管理，应当做好以下几方面的工作：
（1）加强采购合同签订的管理。
在签订合同之前，应当认真研究市场需要和货源情况，掌握商场的经营情况、库存情况和合同对方单位的情况，依据商场的购销任务收集各方面的信息，为签订合同、确定合同条款提供信息依据。
（2）建立合同管理机制和管理制度。
企业应当设置专门机构或专职人员，建立合同登记、汇报、检查制度，以统一保管合同，统一监督和检查合同的执行情况，及时发现问题，采取措施解决纠纷，保证合同的履行；同时可以加强与合同对方的联系，密切双方的协作，以利于合同的顺利履行。
（3）处理好合同纠纷。
当经济合同发生纠纷时，双方当事人可协商解决。协商不成，可以向国家工商行政管理部门申请调解或仲裁，也可以直接向法院起诉。
（4）信守合同。
合同履行情况的好坏不仅关系到企业经营活动的顺利进行，而且也关系到企业的声誉和形象。
4）供应商管理
（1）对供应商进行分类与编号。
对供应商进行分类，一般可按产品来划分，以便于管理。比较简便的编码方法是采用四位数码，第一位为商品大类代码，后三位为供应商代码。若用更细的分类码，其原则也是一个供应商一个代码。
（2）建立供应商档案。
将每一个供应商的基本资料归档，如公司名称、地址、电话、负责人、营业证件号、注册资本金、营业资料等。
（3）建立供应商商品台账。
为每一个供应商供应的商品建立台账，包括商品代码、商品名称、规格、单位、进货量、销售额、进价、售价、供应商代码等。
（4）统计分析销售状况。
对每一个供应商所提供的商品数量、销售金额按一定时期进行统计，列出各供应商销售额排行榜，作为采购谈判的重要依据。
（5）对供应商进行评价。
公司可按一定标准将供应商分为A、B、C三级，实施分类管理，如A级供应商可由采购主管亲自管理。
（6）对采购合同进行管理。
连锁公司应事先制定一份规范的采购合同，同时制定包括合同签订、审核、记载、检查等内容在内的合同管理细则。
（7）建立商品及服务检查制度。
采购人员应定期抽查或从门店了解供应商所供商品的品质、销售状况、服务状况，及时向总部反映并与供应商及时沟通，有问题应要求供应商限时解决。
小资料6—2
价格谈判的技巧
1.还价要有弹性。在价格谈判中还价要讲究弹性。对于采购人员来说，切忌漫天还价，也不要一开始就还出最低价。前者让人觉得是在“光天化日下抢劫”，而后者却因失去弹性而处于被动地位，让人觉得有欠精明，使价格谈判毫无进行的余地。
2.化零为整。采购人员在还价时可以将价格集中开来，化零为整，这样可以给供应商在心理上造成相对的价格昂贵感，以收到比用小数目进行报价更好的交易效果。在报价时不妨换个说法，化零为整、化大为小，从心理上加重商品价格的昂贵感，给供应商造成更大的压力。
3.过关斩将。所谓过关斩将，即采购人员应善用上级主管的议价能力。通常，供应商不会自动降价，采购人员必须据理力争，但是供应商的降价意愿与幅度往往视议价的对象而定。因此，如果采购人员对议价的结果不太满意，此时应要求上级主管来和供应商议价。当买方提高议价者的层次时，卖方有受到敬重的感觉，可能会同意提高降价的幅度。
4.压迫降价。所谓压迫降价，是在买方占优势的情况下，以胁迫的方式要求供应商降低价格（并不征询供应商的意见）。这通常是买方在卖方产品销路欠佳或市场竞争十分激烈，以致发生亏损或利润微薄的情况下为改善其获利能力而使出的杀手锏。
5.敲山震虎。在价格谈判中，巧妙地暗示对方存在的危机可以迫使对方降价。
通过暗示对对方不利的因素，使对方在价格问题上处于被动地位，有利于自己提出的价格获得认同。这就是敲山震虎这种还价法的技巧所在，但采用这种还价法必须点到为止，而且要给人一种“雪中送炭”的感觉。
6.欲擒故纵。这种还价法适用于这样一种情况：由于买卖双方势力均衡，任何一方无法以力取胜，因此必须斗智。采购人员应该设法隐藏购买的意愿，不要明显地显露出非买不可的心态，否则若被供应商识破，将使采购人员处于劣势，此时采购人员应采取“若即若离”的姿态以试探性的询价着手。
7.差额均摊。在买卖双方议价的结果存在着差距的情况下，若双方各不相让会使交易告吹，采购人员无法取得必需的商品，供应商丧失了获取利润的机会，双方都是输家。因此，为了促成双方的交易，最好的方式就是采取“中庸”之道，即双方各承担一半议价的差额，结果双方都是赢家。
8.哀兵姿态。在超市居于劣势的情况下，采购人员应以“哀兵”姿态争取供应商的同情与支持。由于采购人员没有能力与供应商议价，有时会以预算不足为借口请求供应商同意在其有限的费用下勉为其难地将货品卖给他而达到减价的目的。
一方面，采购人员必须施展“动之以情”的议价功夫；另一方面，则必须口头承诺将来“感恩图报”。此时，若供应商并非血本无归，只是削减了原本过高的利润，则双方可能会成交。
小思考6—2
价格谈判有哪些技巧？
提示：还价要有弹性、化零为整、过关斩将、压迫降价、敲山震虎、欲擒故纵、差额均摊、哀兵姿态。
