4.1重视内部控制的重要性
内部控制制度是单位内部各职能部门、各有关工作人员之间，在处理经济业务过程中相互联系、相互制约的一种管理制度。它是对经济业务的处理过程实施控制的方法、程序和手续的总称。所谓联系，是指经济业务发生时有关经办人员之间如何互相沟通、协调，使经济活动得以顺利进行；所谓制约，是指经办人员之间如何相互牵制、相互监督，以防止营私舞弊和技术错误，保证经济活动的合法合理性。
完整、有效的内部控制制度具有以下四个作用：
（1）保证会计信息真实及时，提高其使用价值。
会计信息虽然最终由财会部门提供，但由于信息来源渠道复杂，各种资料经过的环节较多，业务办理人员素质参差不齐，这就为保证会计信息的质量造成了困难。要想解决这一问题，必须在设计会计制度时根据内控制度的要求，规定各项业务的标准处理程序，包括业务的发生地点、经过环节、经办人员的职责划分、业务处理时间、审批稽核手续以及使用的凭证账簿等。这样，通过会计制度的实施，就可以保证会计信息的质量。可见，严密完善的内部控制制度，为提供真实、正确、及时的会计信息奠定了基础，而真实、及时的会计信息在经营管理中才具有使用价值。
（2）保护会计制度的贯彻执行。
内控制度在会计制度体系中，不像会计科目、会计凭证、财务报表等，不能作为独立的部分，而是贯穿于会计制度的各个方面，对整个会计制度的实施起保护作用。从某种意义上讲，会计制度能否顺利执行，实施效果是否理想，关键取决于内部控制制度是否严密完善。如果只有会计制度条文，而缺乏严格的保护性措施，会计工作同样不能规范运行。例如，关于产品销售业务所使用的会计科目、凭证、账簿以及账务处理办法等方面的规定虽已齐备，但如果没有明确规定开票、收款、发货、门卫等有关人员的职责，没有规定他们之间的制约方式，销售业务就可能出现漏洞，给违法乱纪行为造成可乘之机，削弱和降低会计制度的作用。可见，完善的内部控制制度是保证会计制度贯彻执行必不可少的措施。
（3）防错消弊，保护企业财产的安全完整。
内部控制制度的基本要求是将经济业务的办理工作进行合理的分工，明确规定每一个业务经办人员的职权和责任，设计周密的业务处理程序和手续。可见，内部控制制度强调办理经济业务的多层次性，以保证业务处理过程的透明度和处理结果的客观性；否定经办人员和经办手续的单一性，以防止业务处理过程的隐蔽性和处理结果的主观性。它可以将每一经办人员的职责、行为置于其他经办人员的监督之下，使每一经办人员只享有办理业务的部分权利，保证任何经济业务的发生和完成，都有若干人参与或知晓。这样，就不会给任何不法分子以可乘之机，可以有效地防止营私舞弊行为的发生，即使一些经办人员在处理业务时做了手脚，也会立即暴露在其他有关人员的监督之下。同时，还可以避免或减少会计工作中的失误和技术性错误，保证会计工作质量。
（4）加强岗位责任制，提高会计工作效率。
健全完善的内部控制制度，能够使经办业务的各有关人员按专业分工，明确自己的岗位责任，并在分工的基础上，建立有机的协作关系。这样，既体现了工作的专业化，又增强了工作的协调性，不仅为各有关人员熟练地掌握自己的工作内容、工作方法、工作要求和专业知识创造了条件，有利于发挥专业优势，避免因头绪过多而顾此失彼，提高会计工作效率，而且有利于加强岗位责任制，促使业务经办人员尽职尽责。
4.2掌握内部控制关键点
1.现金收付的内部控制制度
现金收付控制是企业内部控制系统中最为重要的环节，它包括现金收入的内部控制和现金付款的内部控制。
（1）现金收入的内部控制。
现金收入的内部控制重点主要在以下几个方面：
[1]聘用可靠、合格和有职业道德的职员。
公司应仔细审查职员是否有不良的个人品质。此外，还需花费大量资金实施培训计划。
[2]合理分工。
指定特定的职员担任出纳或管理出纳的人员或现金收入会计。
[3]合理授权。
只有指定的职员（如部门经理）才可批准顾客的特殊情况，即同意顾客赊购商品。
[4]职责分离。
出纳和分管现金的职员不得接近会计记录，记录现金收入的会计不得兼管现金。《中华人民共和国会计法》也规定出纳人员不得兼管稽核、会计档案保管和收入、支出、费用、债权、债务账目的登记工作。
[5]审计。
内部审计人员检查公司的业务是否与管理政策相符。外部审计人员检查现金收入的内部控制，主要是确定与现金收入相关的营业收入、应收账款和其他项目是否准确。
[6]凭证和记录。
顾客要收到有业务记录的收据，银行对账单要列示现金收入用以核对公司记录（送款单）。
[7]电子计算机及其他控制。
现金出纳经办业务，要通过电子计算机进行，以受其制约。现金要存放在保险柜和银行里。
（2）现金支出的内部控制。
现金支出的内部控制制度也是非常重要的，与现金收入的内部控制制度相对应，主要注意以下几个方面：
[1]选用可靠、合格和有职业道德的员工。
现金付款应由高层职员管理，大额付款应由财务主管或财务主管助理经办。
[2]合理分工。
专门的职员批准需付款的购货凭证，高级管理人员批准签发支票。
[3]合理授权。
大额开支必须由业主或董事会授权，以确保与企业目标相一致。
[4]职责分离。
计算机程序员和其他经管支票的职员不得接近会计记录，登记现金支付的会计不得有经管现金的机会。
[5]审计。
内部审计人员主要审查公司业务是否与管理制度一致；外部审计人员主要审查现金支出的内容是否合理、金额是否准确。
[6]凭证和记录。
要有供应商开出的发票及其他支付现金所必需的凭证；银行对账单上列示的现金支出（支票和电子通汇付款）用以调整公司的账面记录；支票要按顺序编号，以说明付款的顺序。
[7]电子计算机及其他控制。
空白支票应锁在保险柜里并由不从事会计工作的管理人员负责控制；支票的金额要用擦不掉的墨水由机器印上去，已付款的发票要打孔以避免重复付款。
2.存货的内部控制制度
存货是企业的流动资产，包括原材料、辅助材料、燃料、低值易耗品、包装物及劳动保护用品等。存货被誉为商业企业的血液，所以存货的内部控制很重要。良好的存货内部控制包括以下几个方面：
（1）无论采用什么盘存制度，每年至少实地盘点一次存货。
（2）保持高效的采购、验收和运输程序。
（3）保管好存货，以防被盗、损坏和腐烂。
（4）仅允许那些不能接近会计记录的人员接近存货。
（5）对贵重商品保持永续存货记录。
（6）按照较经济的数量保存、核定或购买存货。
（7）保持足够的存货以防因存货短缺减少销售收入。
（8）不要保留过多的存货，以防将资金拴在不必要的项目上而增加费用。
以上是有关存货内部控制的基本要求，在一些内部控制制度比较完善的企业，存货管理更为规范。在实际工作中，他们管理存货出入的做法是：存货的每笔收入与发出都办理凭证。收入存货需填制采购材料验收入库单、自制原材料交库单、商品采购入库单、产品完工交库单、原材料退库单等；发出存货需填制材料领用单、材料发料单、产品销售发货单、原材料退库单等；月末应编制收料汇总表和发料汇总表。
存货的领用、发出、审核、保管、记账均要实行分工负责。
存货不仅要进行金额控制，而且要实施实物控制。会计部门一般控制金额，供应部门或销售部门分别控制金额和实物，仓库一般进行实物管理。
每年实地盘点存货是必要的，因为确认库存存货的唯一方法就是盘点。再好的会计系统也会有错误，盘点对确定存货的正确价值是必不可少的。当发现错误时，应调整会计记录，使其与实地盘点数一致。
使存货经手人远离会计记录是必要的职责分离。一个既可接近存货，又可接近会计记录的职员会有机会盗窃存货，并编制会计分录将其盗窃行为掩盖起来。例如，在存货实际被盗时，职员可增加冲销的存货数，以使存货金额降低。
在竞争日益加剧的市场经济环境中，公司不能将现金过多地拴在存货上而增加费用。
3.固定资产的内部控制制度
曾经一度，我国国有企业的固定资产流失严重，于是关于加强固定资产内部控制的呼声越来越高。或许您所在的单位也存在这种由于内部控制不健全导致资产流失的现象，因此，加强固定资产内部控制就成为一件迫在眉睫的事情了。
固定资产的内部控制包括确保资产安全和有适当的会计系统。
其中保证资产安全包括：
（1）分配保管资产的责任。
（2）资产的保管与资产的会计处理分离（这是各方面内部控制的基础）。
（3）建立防范措施（如看守和限制接近资产），防止资产被盗。
（4）保护资产，防止自然环境（如雨、雪等）侵蚀。
（5）培训操作人员适当使用资产。
（6）购买足够的保险，以防止火灾、暴风雨和其他灾害造成资产损失。
（7）建立定期维修制度。
固定资产的控制与价格较高的存货的控制有许多类似之处，都要借助辅助记录。对固定资产，公司使用固定资产明细账。每项资产都要在记录中列出，并指明其地点和负责人，这有助于确保固定资产安全。明细账记录还要列出了资产成本、使用期限及其他会计资料。
4.采购业务的内部控制制度
采购业务是企业进行生产的第一个重要环节，因此，一个良好的内部控制系统也会对这一业务进行比较严密的监控。采购业务主要由商品、原材料和固定资产三个部分的采购供应组成。它一般包括签订供货合同、验收原材料或商品入库、结算支付货款三个环节。
（1）采购内部控制的基本要求。
[1]采购工作中计划、订货、验收、结算等各个环节必须分工负责，并且采购中除了对一般物资购买作一般授权外，对资本支出和租赁合同等重大采购事项要进行特别授权。
[2]采购人员除经过特别授权外不得擅自改变采购内容，只能按批准的品种、规格、数量进行采购。
[3]除零星采购外，采购业务均需签订采购合同。
[4]采购货款必须在认真审核、核对合同之后，方可付款结算。
[5]除小额采购外，采购货款必须通过银行转账结算。
[6]采购的物资必须经过验收方可入库。
[7]采购过程中的损耗必须查明原因，经审核批准后方可处理。
[8]应付账款明细账与总账应定期核对并保持金额一致。
（2）采购内部控制的主要手段。
[1]采购前先填写“物资采购申请单”，办理申请手续。
企业各部门所需要的材料、商品和其他物资，或者仓储部门认为某种货物的储备量已达到最低储备限额而需要补充时，应当通过填写“申购单”的方式，申请购货。“申购单”由负责这类支出预算的主管人员签字后，送交供应部门负责人审批，并授权采购人员办理购货手续。采用这种方式，能使每一次采购业务都有相应的依据，这对于提高采购的计划性，节约使用资金，分清各有关部门和个人的责任都有比较好的作用。
“申购单”一般采用一式两份的方式，详细注明：申购部门、申购物资名称、规格、数量、要求到货日期及用途等内容，一并交供应部门。供应部门据此办理订货手续后，将其中一张退回申购部门，以示答复。
[2]采购时要签订“采购订货单”，规范采购活动。
企业中除零星物品的采购可随时办理外，大量购买业务应尽可能签订合同并采用订货单制度，以保证采购活动的规范化。“采购订货单”是供应部门进行采购活动的一种业务执行凭证，也是购销双方应当共同遵守的一种契约，它不仅使采购业务在开始时就置于计划控制之下，而且便于在任何时候、任何环节下对整个采购业务进行查询。
“采购订货单”可根据实际情况，采用数张复写方式，其中一张送交销货单位，请求发货；一张转交仓库保管部门，作为核收物品时与发票核对的依据，即验收货物的依据；一张留做存根，由供应部门归档保存，以便对所有的订货与到货情况进行查对、分析。
[3]采购物资到达时应填写“入库单”，严格验收之后方可入库。
采购部门购回的各种原材料，都应及时送交仓库验收。验收人员应对照销货单位的发货票和购货订单等，对每一种货物的品名、规格、数量、质量等严格查验，在保证货、单相符的基础上填写“入库单”。“入库单”是证明原材料或商品已经验收入库的会计凭证。“入库单”由仓库验收人员填制，取得采购人员的签字后，一张留存，登记仓库台账；一张退给采购部门进行业务核算；一张送交会计部门。严格的验收制度，有利于考核采购人员的工作质量，划清采购部门与仓库之间的经济责任，保证物资入库准确、安全。
[4]规范审查制度、严格审核采购业务的各种凭证。
会计部门在正式记录采购业务、支付货款之前，应对各有关部门送来的各种原始凭证，包括发货票、运费收据、入库单以及订货单等进行认真的审查、核对。不仅审查每一张凭证的购货数量、金额计算是否正确，还要检查各种凭证之间是否内容一致、时间统一、责任明确、手续清楚等。如果发现问题，应及时查明原因，分清责任，合理解决。在此基础上，编制付款凭证，由出纳员支付货款，并按货币资金支出业务的内部控制要求办理，使两种业务的内部控制统一起来。
5.销售业务的内部控制制度
销售业务也是企业内部控制应当着重注意的一个环节。采购业务是企业各项物资的“入口”，而销售业务则是企业各项物资的“出口”，这两个“口”一个也不能放松。销售业务一般要经过签订销售合同、填写发货单通知仓库发货、办理发货、办理货款结算四个环节。
（1）销售内部控制的基本要求。
销售业务内部控制一般情况下应符合以下要求：
[1]发票和发货单应按顺序编号，如有缺号经批准方可注销。
[2]销售合同、发票和发货单，必须经过审核批准方可注销。
[3]要按规定价格销售，未经授权不得改变售价。
[4]废残料的出售必须按一般销售业务处理方法同样处理。
[5]销售退回必须经授权批准后方可办理退款手续。
[6]收款时必须对品名、数量、单价、金额进行审核，有销售合同的必须与合同核对。
[7]开单、发货、收款必须分工负责。
[8]应收账款明细账应与总账核对相符。
[9]销售业务应及时入账，并且入账时要分类清晰。
（2）销售内部控制的具体方式。
销售业务分为现销业务和赊销业务两种类型。
[1]现销业务内部控制的具体做法。
现销业务是指企业在销售产品或商品的同时，收取货款，强调钱货两清。工业、商业批发等企业对现销业务实施内部控制的主要手段是开具“销货单”，并确定其合理的传递程序。具体做法是：
客户购货时，由销售部门填制一式数联的“销货单”，注明购货单位、货物名称、规格、数量、单价、金额等，经负责人审核签章后，留一联作为存根，进行业务核算，其余交客户办理货款结算和提货。
客户持“销货单”向财会部门交款。财会部门对“销货单”认真审核后，办理收取货款的手续，并加盖财务专用章和有关人员的签章，留一张编制记账凭证，其余退给客户。
客户持“销货单”中的提货联向仓库提货。仓库保管人员对“销货单”进行复核，确认已办妥交款手续后，予以发货，并将提货联留下登记仓库台账。
[2]赊销业务内部控制的方式。
赊销业务是指企业先办理产品或商品发出，然后在规定时间内收取货款。一般情况下，赊销业务的内部控制除符合前述要求外，还应采取以下方式实施赊销控制：
严格订货单制度，强化销售合同的作用。
凡销售业务，最好采用订货方式，订单确定后列入销售计划，作为日后发货的依据，防止无计划地发出货物。
建立赊销业务批准制度。
赊销业务应经过财务负责人批准，未经批准，销售部门不得指令仓库发货，以防止因不了解客户信用度而可能造成损失。
及时登记销售明细账和应收账款明细账。
在发出货物后，会计部门应对销售部门开具的“销货单”以及相关的合同、订单等进行核对，正确无误后编制记账凭证，并及时登记销售和应收账款明细账，以充分发挥账簿的控制作用。
定期与购货单位核对账目，并按有关规定及时收取货款。
对账中发现的问题应及时查明原因加以处理，收回货款应及时登记应收账款明细账，确保双方账目相符。
4.3熟悉内部控制的方法
内部控制的方式很多，在不同的业务处理过程中，应当采用不同的控制方式，才能最大限度地发挥内部控制制度的作用。
1.授权控制
授权控制是指单位内部的各级工作人员必须获得批准和授权后，方能执行或处理有关的经济业务。其基本要求是：单位内部的各级管理层必须在授权范围内行使相应职权，各级工作人员在处理业务时，必须首先明确自己的职权和责任，在授权范围内开展工作，既不能超越权限去处理那些不属于自己职权范围内的事情，如非出纳员收付货币资金、非会计员处理账务等，也不能推诿责任，对那些属于自己职权范围内的事情不认真办理，如保管员不认真负责物资收发，会计员不按规定登记账簿等。
按授权的性质，授权控制可分为：“一般授权”和“特定授权”。一般授权通常规定处理正常经济业务的标准，授予有关人员处理一般经济业务的权利，如推销员按规定价格销售产品或商品、采购员可在计划指标内购买材料等。特定授权是指授予有关人员处理特殊经济业务的权利。例如，企业销售闲置设备、削价处理积压的存货，必须经私营企业主特别批准授权后才能处理，销售人员不得自行决定。否则，就属于越权行为，销售价格就会失去控制，就有可能产生漏洞。
授权控制有利于建立岗位责任制，便于有关人员各司其职，各负其责，有效防止问题的出现，即使发生问题也便于查找解决。
2.分权控制
又称职务分管控制，它要求任何一项经济业务的办理，都必须由两人或两人以上分工掌管，不允许任何一个人单独办理任何一项经济业务，以便形成相互制约、相互监督的格局，避免一个人包办经济业务全过程而容易出现的弊端和错误。一般情况下，以下职务和权力应当实行分管：
（1）经济业务的授权批准职务与执行职务应予以分离，即将审批权与执行权分离。
（2）经济业务的执行职务与记录职务应予分离，即将业务的执行权与记录权分离。
（3）财产物资的保管职务与会计记录职务应予分离。
（4）经济业务的经办职务与稽核职务应予分离。
（5）货币资金出纳职务与总账记录职务应予分离。
此外，经济业务的授权批准职务与监督检查等职务也应分离，以确保内部控制的严密性。
3.凭证控制
凭证控制是指经济业务发生时，通过填制和传递原始凭证，对经济业务实施记录控制，以便在任何时候、任何问题发生时都有据可查。为此，设计足够的凭证联次和合理的凭证传递程序，将业务发生所涉及到的各职能部门或个人联系起来，是强化内部控制的有效方式。其主要内容是：
（1）每发生一笔经济业务，都必须填制或取得合法的、真实的、正确的原始凭证，作为各项业务的证明材料和控制依据。
（2）根据需要用复写方式填制凭证，即一式几联。
（3）重要的凭证如收款收据、销货发票等应当事先编号，以防短缺，一般凭证可在使用时按顺序统一编号。
（4）凭证上必须具备业务经办人员的签名或盖章，以明确其应负责任，强化制约关系。
（5）建立复查和核对制度，包括对凭证本身的复查和与其他有关凭证的核对。如购货发票，既要审查其是否符合原始凭证填制要求，又要与订货合同、收料单等进行核对。
（6）建立科学合理的凭证传递程序，与业务的标准处理程序结合起来，使各种凭证在业务经办部门和人员之间合理的流转。既要经过每一个必要的环节，防止遗漏，发生失控现象，分不清责任，又要尽可能地减少传递环节，提高工作效率。
（7）建立严格的印制、购买、保管、使用、注销和存档等管理制度。
4.账簿控制
这一控制方式是通过利用会计账簿对经济业务进行序时、分类记载的功能，实施内部控制。其主要内容是：
（1）建立完整的账簿组织体系，明确规定各种账簿的作用以及它们之间的关系。做到：总账控制明细账、日记账；明细账控制财产实物和债权债务的数量、金额变化；日记账控制收付款的笔数和金额。
（2）规定过账、对账、结账的要求，并区别各种账簿做出不同的规定。如总账既可逐笔过账，又可汇总过账，而明细账、日记账必须逐笔登记，尤其是现金、银行存款日记账还须逐笔结出余额。
（3）建立严格的账簿领用、存档、查阅、销毁等方面的管理制度。
5.岗位轮换控制
岗位轮换是指各个岗位上的工作人员定期不定期的相互调换职务，避免一个人在一个工作岗位上长期滞留。特别是涉及货币资金收支和财产实物收发的岗位，应尽可能地经常调换。
具体而言岗位轮换具有以下好处：
（1）防止某些人因长期从事某项工作而产生惰性，或利用工作之便编织“关系网”进行舞弊。
（2）有利于及时发现问题，并采取措施尽快解决。由于原来的工作人员所从事的工作被轮换后，要受到接替人员的检验，即使发生了差错或舞弊行为，也便于发现和揭露并加以处理，以免长期隐匿，造成大的损失。
（3）有利于促使工作人员尽职尽责。由于每一个工作人员随时都有调动职务、移交工作的可能，所以必须按规定及时完成自己的本职工作，不能拖拉。
（4）有利于培养“多面手”，提高工作人员的业务素质和独立工作的能力。
职务轮换的具体方式，一般有对换和轮换两种，对换即两种职务之间的对调，如材料保管员与产品保管员对换，管应收款的会计与管应付款的会计对换等。轮换则是多种职务之间的循环调换，如财会机构内部的材料会计去搞成本核算，成本会计去管销售账务，销售会计去登记总账和编制报表，总账会计则去从事材料核算，以形成一个工作轮换循环圈。
6.预算控制
预算控制是指单位内部的各项费用开支应当实行预算管理的办法，通过预算的编制、执行、分析和考核，强化费用开支的管理。
7.审批与稽核控制
这种方式是通过事前的审批控制与事后的稽核控制，对经济业务的合法合理性起到事前把关、事后验收的作用。
8.档案专管控制
这一控制方式是指对会计凭证、账簿、报表等档案资料，实行专人保管，以便对档案所涉及的有关人员的工作情况实施控制，防止根据个人需要更改、调整甚至毁灭档案记录的现象发生。其主要内容是：设置专职或兼职（出纳员不得兼任）档案保管员并规定其岗位责任；规定专门的保管场所；规定各种档案的存续时间；建立严格的档案调阅、销毁等制度。
9.标准处理程序控制
这一控制方式是指对每种经济业务的处理程序和手续制定出标准化模式，使程序的各个环节之间形成步步核查、环环监督的格局，以便及时发现差错和弊端，加以处理，防止同类业务的处理因程序与手续不同而出现工作扯皮、职责不清、结果各异等现象。其主要内容有：规定每种经济业务应经过的环节和手续；对主要经济业务用文字或流程图的方式制定出标准化处理程序；规定经济业务由哪些部门和哪些人员处理，各环节的流转手续和滞留时间以及审核内容等；规定各个环节和各道手续之间的关系。
采用标准处理程序控制方式实施内部控制，一方面可以把各职能部门串联在一起，形成一个有机的整体，有条不紊地开展工作，及时规范地完成任务；另一方面又可形成相互制约、相互监督的机制，把可能发生的差错和弊端消灭在业务处理过程中。
10.电子信息系统控制
随着电子计算机在会计中的普及应用，一些传统控制方式的作用被削弱，而舞弊手段也在朝着智能化、现代化的方向发展。为适应这种变化，必须运用电子信息技术手段建立控制系统，减少和消除人为控制的影响，确保内部控制的有效实施。同时要加强对电子信息系统开发与维护、数据输入与输出、文件储存与保管、网络安全等方面的控制。
以上各种方式，有些是从总体上考虑，不局限于某种经济业务；有些则是针对具体的业务而采用，管理者应当根据业务的需要灵活把握。
