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第37章 提高效能

有些人整天忙忙碌碌的,但是效果不好,效率不高,有些人看起来比较清闲,但是却能很出色地完成任务,这主要就是做事效率的差别,时间管理最忌讳的就是为了做事而做事,看起来勤勤恳恳,完全可以评上劳动模范,但实际效果不佳。所以当你接手一项工作后,不妨先思考一下这份工作,到底哪几件事情你做起来最有效率,到底你用哪种方式做起来比较顺手,然后一一列下来,用最佳的状态最好的方法把它做好,一般来讲,提高效率有以下几种方法:

集中精力把同一类的事情一次做完:比如你需要打电话,最好把需要打的电话累积到某一时间一次把它做完;比如你要处理文件,不妨静下心来把所有的文件处理完……三心二意,东敲敲,西看看,肯定集中不了精神,相反,当你重复来做一件事情时,就会熟能生巧,效率一定会提高。

要简单不要复杂:根据崔西定律,任何工作的困难度与其执行步骤的数目平方成正比:例如完成一件工作有3个执行步骤,则此工作的困难度是9,而完成另一工作有5个执行步骤,则此工作的困难度是25,所以你在做事时不妨简化你的工作流程,简单比复杂好。

留一些时间在做事之外:过度的忙碌会使人失去思考。一个真正会利用时间的人,绝不会把所有的时间都拿来用。他要安排自己有足够的休息时间,有思考时间,否则,一个只知道忙忙碌碌的人,是不会明白紧张有度的节奏快感的。所以你不妨给自己安排一些额外的时间,或听听音乐,或出去散散步,或呆在自己的房间里面坐着,顺便思考一些事情,或许这样你一个小时的放松会带来一天工作的高效率,而且很可能在这短短的时间内想明白这几天一直在困扰着你的难题。

做好总结和记录:记录是时间管理中很好的习惯,你不妨把每天做的事情详细地记录下来:每天从刷牙开始,洗澡,早上穿衣花了多少时间,早上搭车的时间,早上出去拜访客户的时间,中午和同事讨论的时间等等,当一天过去之后,不妨问自己几个简单的问题:“我今天做了哪些事情?”“每件事情花了我多少时间?”“我在哪些事情上浪费了多少时间?”当你认真地总结了今天的“成效”,找到浪费时间的根源后,你就有办法明天做的更好!

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