在工作中，我们常常被各种琐事、杂事所纠缠，被那些看似急迫的工作所蒙蔽，根本不知道最应该做的事是什么。结果白白浪费了时间和精力，致使工作效率不高，效果不显著。因此，不断锤炼自己高效完成任务的能力，把复杂的工作简单化、条理化是把工作做到出色的途径之一。
工作条理化，既是一件容易事，又是一件难事。一位管理人员叹息说：“我最大的问题之一是不能把事情组织得有条有理。”
员工工作缺乏条理化的情况，曾经也是伯利恒钢铁公司总裁舒瓦普感到非常头疼的事，他请来了效率专家利·艾米对企业进行诊断。
总裁介绍说：“我们都知道自己的目标和计划，但不知怎样才能更好地执行。”
利·艾米表示：让他与公司每位经理谈5分钟，他即可改善公司的工作效率，增加公司的销售额。舒瓦普问：“我要花多少钱？”
利·艾米说：“您不用马上给我钱，等你认为有效果了，你觉得该值多少钱，寄张支票给我就行了。”
舒瓦普同意了，于是利·艾米与每位经理都谈了5分钟。谈话的内容很简单，专家只要求他们在每日工作终了时，将次日需要完成的6件最重要的工作写下来，并依重要性顺序编号。次日早晨从表上的第一件工作开始，每完成一项便将它从表上划去，若有当日没完成的工作，则必须列入次日的表中。每位经理须切实执行3个月。
整个会见历时不超过1个小时。几星期后，利·艾米收到了一张3万美元的支票和一封信。舒瓦普在信中说，那是他一生中最有价值的一课。
看来，利·艾米也给我们上了一课，他使我们意识到，在你开始每天、每周、每月甚至每年的工作之前，一定要清楚在这期间你要做的最重要的事是什么，并把它清清楚楚地列出来。这样的准备工作才是最有效的。
如果你不知道怎么区别重要的和次要事务的话，我还可以告诉你一个简单的判断方法：分清工作的主次，首先把那些无关紧要的工作放一边去，接着再排除那些虽然有价值但由别人干更合适的工作，最后再剔除那些你认为以后再干也不要紧的工作。
为了使工作条理化，不仅要明确你的工作是什么，还要明确每年、每季、每月、每周、每日的工作及工作进度，并通过有条理的连续工作，来保证按正常速度执行任务。在这里，为日常工作和下一步进行的项目编出目录，不但是一种不可估量的时间节约措施，也是提醒人们记住某些事情的手段。特别是制定一个好的工作日程表就更加重要了。计划与工作日程表不同在于，计划是指对工作的长期打算，而日程表是指怎样处理现在的问题。比如今天的工作、明天的工作，也就是所谓的逐日的计划。有许多人抱怨工作太多、太杂、太乱，实际上是由于许多人不善于制订日程表。他们不善于安排好日常的工作，连最没意义的事也抓住不放，人为地制造忙乱，不但谈不上工作条理化，连自己也被压得喘不过气来。名作家雨果说过：“有些人每天早上预定好一天的工作，然后照此实行。他们是有效地利用时间的人。而那些平时毫无计划，靠遇事现打主意过日子的人，只有“混乱”二字。”制订工作日程会因工作性质、本人身体状况和气质的不同而不同，应遵守以下原则：
(1)以活动中心来制订工作日程。有些工作是关键的或者说是带战略意义的重要活动，进行工作时应以这样的重要工作为中心。
(2)以当天最重要的那件事来制定日程。不可能有这种奇迹，刚开始干，一下子就做完了全部工作，所以要挑出那些在一天内必须做完、一旦受干扰中断就不太好办的工作。
(3)把有关联的事归纳。种种琐事归纳到一起，会使工作有节奏和气势。例如，有些信件，可以归总起来一次写完；尽量地约好时间，尽可能地集中地依次会见来访者；必须阅读的材料，集中到一起很快地过一下目，等等。
(4)适应生物钟。能量曲线因人而异，一般的人上午精力充沛，因此，要利用这段时间去从事那些最有挑战性、最富于创造性的工作。而在你精神上、体力上和工作效率都在减退时，换做一些其他工作，或者做一些事先已经安排好了的工作，或者休息一下。
由于人们每天需要干的事情很多，事情又有轻重、急缓之分，大小之别，难免有时顾此失彼，本来想干这件事，不知不觉中却干起了别的事情。所以在有了工作日程表以后，最好随身携带笔记本和备忘录用纸，这样你不但明确了当天的工作，也明确了此时此刻应该做什么工作。
把复杂的事情搞简单了，这是一门艺术，而艺术是需要有修养的人来做的，所以你必须把自己的审美情趣、抽象思维的训练搞好。这样，你就能用快刀剪乱麻了，而不会徘徊于“剪不断，理还乱”的尴尬中。
