会议，通常是指将特定范围的人员召集在一起，对某些专门问题进行研究、讨论，有时还需作出决定的一种社会活动的形式。在处理日常性行政事务时，各级政府部门往往召开各种会议。不论是召集会议，组织会议，参加会议，还是为会议服务，都有一些基本守则、规矩需要公务员必须遵守。此类与会议相关的守则、规矩，就包含会议礼仪。会议礼仪的关键性内容有会务性工作、会场的排座、会风的端正等内容。
一、会务性工作
但凡正规的会议，均须进行缜密而细致的组织工作。具体而言，会议的组织工作在其进行前、进行时与进行后又各有不同的要求。凡此种种，均可称为会务性工作。负责会务工作的人员，在其具体工作之中，一定要遵守常规，讲究礼仪，细致严谨，做好准备。
1.会议之前。在会议的种种组织工作中，以会前的组织工作最为关键。大体包括以下四个方面。
（1）会议的筹备。举行任何会议，皆须先行确定其主题（包括会议名称）。这是会前有关领导集体已经确定了的。负责筹备会议的工作人员，则应围绕会议主题，将领导议定的会议规模、时间、议程等组织落实。通常要组成专门班子，明确分工，责任到人。
（2）通知的拟发。按常规，举行正式会议均应提前向与会者下发会议通知。它是指由会议的主办单位发给所有与会单位或全体与会者的书面文件，同时还包括向有关单位或嘉宾发的邀请函件。负责会议组织的人员在这方面主要应做好两件事。第一要拟好通知。会议通知一般应由标题、主题、会期、出席对象、报到时间、报到地点以及与会要求等七项要点组成。拟写通知时，应保证其完整而规范。第二要及时送达。会期确定后，应及时下发会议通知，要设法保证其及时送达，不得耽搁延误。
（3）文件的起草。会议上所用的各种文件材料，一般应在会前准备妥当。需要认真准备的会议文件，主要有会议的议程、开幕词、闭幕词、主题报告、大会决议、典型材料、背景介绍等。有的文件应在与会者报到时就要下发。
（4）常规性准备。负责会务工作时，往往有必要对一些会议所涉及的具体细节做好充分的准备工作。第一要做好会场的布置。对于会议举行的场地要有所选择，对于会场的桌椅要根据需要做好安排，对于开会时所需的各种音响、照明、投影、摄像、摄影、录音、空调、通风设备和多媒体设备等，应提前进行调试检查。第二要根据会议的规定，与外界搞好沟通。比如向有关新闻部门、公安保卫部门进行通报。第三要做好会议用品的采办。如会议所需的纸张、本册、笔具、文件夹、姓名卡、座位签以及饮料、声像用具等，需要提前补充、采购。
2.会议期间。会议进行过程中要特别注意做好以下工作：
（1）例行服务。会议举行期间，一般应安排专人在会场内外负责迎送、引导、陪同与会人员。对与会的贵宾以及老、弱、病、残、孕者，少数民族人士、宗教界人士、港澳台同胞、海外华人和外国人，往往还须进行重点照顾。对于与会者的正当要求，应有求必应。
（2）会议签到。为掌握到会人数，严肃会议纪律，凡大型会议或重要会议，通常要求与会者在入场时签名报到。会议签到的通行方式有三：一是签名报到，二是交券报到，三是刷卡报到。负责此项工作的人员，应及时向会议的负责人进行通报。
（3）餐饮安排。举行较长时间的会议，一般会为与会者安排会间的工作餐。与此同时，还应为与会者提供卫生可口的饮料。会上所提供的饮料，最好便于与会者自助饮用，不提倡为其频频斟茶续水。那样做往往既不卫生，又有可能妨碍与会者。如果必要，还应为外来的与会者在住宿、交通方面提供力所能及、符合规定的方便条件。
（4）现场记录。凡重要的会议，均应进行现场记录，其具体方式有笔记、打印、录入、录音、录像等。可单用某一种，也可交叉使用。负责手写笔记会议记录时，对会议名称、出席人数、时间地点、发言内容、讨论事项、临时动议、表决选举等基本内容要力求做到完整、准确、清晰。
（5）编写简报。有些重要会议，往往在会议期间要编写会议简报。编写会议简报的基本要求是快、准、简。快，就是要求其讲究时效；准，就是要求其准确无误；简，则是要求文字精练。
3.会议之后。会议结束，应做好必要的后续性工作，使之有始有终。后续性工作大致包括三项。
（1）形成文件。这些文件包括会议决议、会议纪要等。一般要求尽快形成，会议一结束就要下发或公布。
（2）处理材料。根据工作需要与有关保密制度的规定，在会议结束后，应对与会议有关的一切图文、声像材料进行细致的收集、整理工作。收集、整理会议的材料时，应遵守规定与惯例，应该汇总的材料，一定要认真汇总；应该存档的材料，要一律归档；应该回收的材料，一定要如数收回；应该销毁的材料，则一定要仔细销毁。
（3）协助返程。大型会议结束后，其主办单位一般应为外来的与会者提供一切返程的便利。若有必要，应主动为对方联络或提供交通工具，或是替对方订购返程的机票、船票、车票。当团体与会者或与会的特殊人士离开本地时，还可安排专人为其送行，并帮助其托运行李。
二、会议组织者礼仪
有经验的会议组织者，会将会务工作分好类别，依据类别选派专人分类负责，各自把关。之后所有与会议相关人员接受礼仪培训。由于分工不同需要遵守的礼仪规范也有所不同。主要有以下三类。
1.大会主持人。主持人是最主要的组织者代表，是整个大会的“总指挥”，特别要注重礼仪。主持人仪表要高雅，衣着要精选，举止要大方得体、主持人的发言稿或迎宾词要经过精心设计和推敲。主持人所要承担的责任要非常明确，主要有以下几项。
（1）落实会议议程。通常正式会议的议程有：主持人宣布正式开会，有时还要全体起立，奏国歌、会歌；宣布由专人做主题报告；宣布对主题报告进行分组讨论，或进行大会发言；进行总结，达成共识，或者通过相应的会议决议，宣布散会。这期间，还要求主持人能灵活机动，随机应变处理问题。
（2）控制会议时间。主持人要掌控好整个会议的时间与进程，包括：把握大会起止时间，按时宣布开会及散会；限定发言时间，要礼貌地提醒发言人注意控制时间，不可态度粗暴，冷言冷语，甚至当众打断对方的发言；适时安排休息时间，一次会议最好控制在3小时以内，并以2小时左右为佳。凡是时间长于1.5小时的会议，都应在会间安排长约15分钟的休息时间。
（3）掌握会场全局。主持人要全面控制好整个大会现场，包括：留心观察会议进程，及早发现问题并迅速解决问题；适时调节现场气氛，保持会场良好秩序；有贵宾出席大会时，主持人应首先进行介绍；发言人发言前后，主持人应带头鼓掌，以带动全场。
2.大会发言人。发言人是在会议上演讲、报告、发言、讲话的人。作为发言人，要特别注意个人仪表、发言内容、说话态度等方面的礼仪规范，方能给听众留下良好印象，让听者尊敬和接受。
（1）修饰仪容仪表。发言人的仪容、仪表能够最直接给听众留下先入为主的印象。发言前，一定要特别抽出时间来，对自己的仪容、仪表进行修饰与检查。
（2）发言内容要翔实周全。发言人所讲内容是听众最为关注的重点。发言人的仪容仪表修饰再如何得体，如果其讲话内容华而不实或言之无物，都无法让听众接受。所讲内容应力求观点鲜明、材料充分。语言运用应形象生动、投入真情实感，力求自己的发言内容受听众欢迎。
（3）态度谦虚友好。发言过程中要讲求自谦、恭敬以及宽容。自谦，是指发言中要谦虚谨慎，避免自我推销、自我宣传、自我表扬。过度自我欣赏易拉远听众与发言人的心理距离。恭敬，是指发言中要尊重听众。上台发言前应向主持人和听众欠身致意，热情问候。发言之中，要注意避免使用不尊重听众的语言，避免出现不尊重听众的动作和表情。发言之后，要向全场道声“谢谢”，欠身鞠躬后恭敬退场。宽容，是指对待对手要以理服人，落落大方，求同存异，只对事而不对人。避免出现与对手大声争执，言辞犀利，横眉冷对，甚至对对方进行人身攻击的行为。对他人宽容才更值得听众尊敬与欣赏，才是最具风度者。
（4）发言要适可而止。发言时要时刻保持明确的时间观念，发言时间不要过长，宜长话短说，时间过长的发言会令听众反感。
3.大会接待人员。这里是指大会开始前负责接待宾客的工作人员。接待人员要佩戴绶带或工作证件等明显的接待标识物，恭敬地守候在接待大厅。最适当的站立位置是大厅进门后的纵深处。接待人员的主要任务是引导与会者办理相关手续，解答与会者提出的各类相关问题。负责登记到会者情况，同时发放会议所需的文件材料。
此外，与会者到达宾馆门前，应由当地宾馆服务人员负责。保安负责为客人打开车门，引导客人下车，门童在客人进门前做出请进手势，并帮助客人开门。
三、会场的排座
举行正式会议时，通常应事先排定与会者的具体座次。尤其是重要的会议，它的座次排定往往会受到社会各界的关注。对有关会场排座的礼仪规范，公务员不但需要有所了解，而且必须认真遵守。在实际操办会议时，由于会议的具体规模多有不同，因此其具体的座次排定便存在一定的差异。
1.小型会议。小型会议，一般指参加者较少、规模不大的会议。它的主要特征是全体与会者均应排座，不设立专用的主席台。小型会议的排座，目前主要有以下三种具体形式：
（1）自由择座。它的基本做法是不排定固定的具体座次，而由全体与会者完全自由地选择座位就座。
（2）面门设座。它一般以面对会议室正门之位为会议主席之座。其他的与会者可在其两侧自左而右地依次就座。
（3）依景设座。所谓依景设座，是指会议主席的具体位置，不必面对会议室正门，而是应当背依会议室之内的主要景致之所在，如字画、讲台等。其他与会者的排座，则略同于前者。
2.大型会议。大型会议，一般是指与会者众多、规模较大的会议。它的最大特点是会场上分设主席台与群众席。前者必须认真排座，后者的座次则可排可不排。
（1）主席台排座。大型会场的主席台，一般应面对会场主入口。在主席台上的就座之人，通常应当与在群众席上的就座之人呈面对面之势。在其每一名成员面前的桌上，均应放置双向的桌签。主席台排座，具体又可分为主席团排座、主持人坐席、发言者席位等。其一，主席团排座。主席团，在此是指在主席台上正式就座的全体人员。国内目前排定主席团位次的基本规则有三：一是前排高于后排，二是中央高于两侧，三是左侧高于右侧。其二，主持人座席。会议主持人，又称大会主席。其具体位置之所在有三种方式可供选择：一是居于前排正中央，二是居于前排的两侧，三是按其具体身份排座，但不宜令其就坐于后排。其三，发言者席位。发言者席位，又叫做发言席。在正式会议上，发言者发言时不宜就座于原处发言。发言席的常规位置有二：一是主席团的正前方，二是主席台的右前方。
（2）群众席排座。在大型会议上，主席台之下的一切坐席均称为群众席。群众席的具体排座方式有二。其一，自由式择座。即不进行统一安排，而由大家各自择位而坐。其二，按单位就座。它指的是与会者在群众席上按单位、部门或者地位、行业就座。它的具体依据，既可以是与会单位、部门的汉字笔画的多少，汉语拼音字母的前后，也可以是其平时约定俗成的序列。按单位就座时，若分为前排后排，一般以前排为高，以后排为低；若分为不同楼层，则楼层越高，排序便越低。在同一楼层排座时，又有两种普遍通行的方式：一是以面对主席台为基准，自前往后进行横排；二是以面对主席台为基准，自左而右进行竖排。
四、会风的端正
端正会风，是每一个与会人员应尽的责任。
1.改进会风。端正会风，一般应从改进会风做起。
（1）反对形式主义。开会绝不能搞形式主义，不能将会议的大小、次数的多少等同于自己的政绩。要提倡少开会、开小会、开短会，不开可有可无的会。
（2）严格控制会议。从根本上来讲，应在总体上改进会议形式、提高会议质量的同时，从总量上对会议加以严格而具体的控制。标准要清，执行要严，检查要细，处罚要重，重在形成制度。
（3）禁止铺张浪费。对于开会讲排场、铺张浪费、假公济私者，尤其是借开会之机大吃大喝、滥发礼品、公费旅游者，则应依照党纪、政纪乃至法律，从严查处。
2.提高效率。提高会议效率，意即召开会议时应努力节省时间、人力、物力和财力，并力争取得较为圆满的结果。一般认为，提高会议效率的行之有效的办法有四条。
（1）集中主题。一次会议，最好选定一个单一而明确的主题。万一有必要同时安排多项重要内容，也应力求有主有次，主题鲜明。
（2）改进形式。要允许开会的具体形式灵活多样，重在看其有无收效，能否解决问题。提倡利用电视、电话、广播、互联网等现代化媒体举行会议。
（3）压缩内容。应删除一切可有可无的会议内容。一般性质的内容，可采用书面材料。尽量避免领导人“陪会”。
（4）限定时间。对于会议的起止时间、休息时间、发言时间、讨论时间，应有明确规定，并严格执行，力戒拖沓。
3.严守会纪。出席会议时，每一位与会者均应严守会议纪律，以“从我做起”来切实端正会风。
（1）遵守时间。参加会议时，一定要严格地、自觉地遵守有关会议时间的具体规定。其一，准时到会。不得无故迟到、缺席。其二，正点开会。规定的开会时间一到，即应准点开会。其三，限时发言。不仅要限定发言人数，还应规定其所用时间的长短。其四，到点散会。规定的会议结束时间一到，如没有特殊原因，即应宣布散会。
座签引发的尴尬
一次会议上，会议工作人员忘记将某与会领导的名签打印制作出来。此位领导本应安排在前排就座，结果因没有名签而未预留出他的座位。
当该领导进入会场，考虑到自己的领导身份而兴致勃勃走向前排，准备对号入座时，才发现并没有自己的座位。脸上表情异常难看，非常生气地退出了会场。
（2）维持秩序。在会议举行期间，每位与会员应自觉维护会场的正常秩序，确保其顺利进行。其一，各就各位。出席正式会议时，应在指定之处就座。未获许可时，不要自由择座，争座抢座，不得中途退场。其二，保持安静。会场的安静是会议顺利进行的基本条件。除正常的鼓掌发言外，严禁出现任何噪音。其三，遵守规定。对有关禁止录音、录像、拍照、吸烟以及使用移动电话等会议的具体规定，应认真遵守。
（3）专心听讲。参加会议时，应认真而专注地听取一切发言。其一，一心一意。当他人发言时，不能心不在焉，更不得公然忙于他事。其二，支持他人。当自己听取他人发言时，除适当地进行笔记外，应注视对方，并在必要时以点头、微笑或掌声表达对发言者的支持之意。
