没有及早着手只是造成危机的因素之一。除此之外还有一些其他因素，如皮此没有沟通而产生误解，缺少定期情况报告和展望未来的预告，授权以后没有及时检查落实、没有制订相应的应变计划。
分析每一次危机，看看你能不能够设计出防止危机再度发生的办法。此时你会发现，你可以节省足够的时间和精力来有效地应付一些情况，尽管有时失控，只要你按下紧急处理按钮，问题是不难解决的。
先做好一件最令
你不愉快的事情
不要试图一次做太多的事情，先做好一件最令你不愉快的事情，这是一个让工作高效，并让你一天心情愉快的小小的秘诀。
最令人不愉快的事常常只是一件小事，比如：
1．你早就想提出的道歉；
2．你一直没有和你一位同事面对面澄清的问题；
3．你早该解决的一项令你厌恶的杂事。
不论它是什么，你一定要在你拆阅信件、回拨昨天留下的电话，或办理你每天早晨的例行工作等等之前，把这件小事情解决掉。
这个简单的办法很可能决定你一整天的心情。一天虽然过去了15分钟，但你已经办好你一天必须做的最令你不愉快的事情，这样你就会有一种轻松愉快的感觉。这样做几天之后，你就会养成一种终生不变的习惯。这正是行为学家所称道的自我加强的行--为这种行为会给你带来实质性的奖赏，因而可以鼓励你继续朝着好的方面转变。这也正是婴儿学习站立的途径。婴儿从站立中获得的成功感，加强了完成第一次站立所进行的各种动作，而这些动作程序不久就变成第二天性。同样地，“现在就做”的习惯也就可以变成第二天性。
虽然你一天只强迫自己照这个办法去做一次，但是你不久会发觉这会影响到你一整天的决定。别人每交给你一项不愉快的杂务，你都会渴望把它先解决掉，好迅速得到解决此类工作之后的那种愉快感。
这个办法的妙处是改变了你对杂务的心理感受，因而在你面前不再有任何你根本不打算去做的事情。那件杂务你不得不去做，但你实在是提不起兴趣。这个办法会使你轻易地把这件工作列为第一项，而不是第五项或第十项。
这是个花费不多的简单的秘诀，对于许多高效能人士来说，已经成为了他们众多良好习惯的一部分。惟一可能的困难就是持之以恒。其实，这也不能算作是什么困难，对于任何事情来说，坚持都是必不可少的基本要素之一。
做事不能懒散
从前，有一个懒散的乡村绅士，他所拥有的财产每年能够为他提供500英镑的收入。当他陷入债务危机的时候，他卖掉了一半的家产用来抵债，然后把剩下的那部分财产--农场租借给一个勤劳的农民，期限为20年。快要到期的时候，农民过来交地租，并且问他愿不愿意把农场卖掉。“你要买吗？”地主惊奇地问道。“是的，如果价格合理的话。”“这太奇怪了，”那位绅士说，“快，快告诉我究竟是怎么回事？我靠大面积的土地都养活不了我自己，而且我还不用付地租。而你每年都要付给我200英镑的地租，可是没过几年，你却能够买得起农场了。”农民回答说：“理由很简单，你动都懒得动地坐在那里，说拿去吧，而我则去干活赚钱；你躺在床上依赖自己的财产过日子，而我起早贪黑地工作，苦心经营农场。”
有一次，一个年轻人找到了一份工作，然后写信给沃尔特·斯科特先生，请求他给予一些建议，沃尔特·斯科特先生在回信中说：“注意不要被不良习惯绊倒，不良习惯会让你荒废时间--女士们所谓的闲逛就是一种不良习惯。你的座右铭应该是：抓紧时间，立即去做那些应该做的事情，娱乐的时间一定要在工作之后，千万不要在工作之前去消遣。当一个军团在前进的时候，后面的队伍总会乱七八糟，因为前面的队伍一刻不停地在前进而速度却时快时慢。工作也是一样。如果手中的活没有及时、稳定并且有规律地安排完成的话，其他的工作很快就会在后面累积起来。当所有的东西都迫切需要立即完成的时候，就没有人能够处理这种混乱的状况了。”
行事要快捷
工作是否快捷也能够看出一个人是否珍惜时间。一位意大利哲学家经常把时间称为自己的财富。这一财富如果不好好利用的话就不会生产出有价值的东西来，相反，如果这一财富被加以很好地利用的话，就一定能够给那些辛勤劳动的工作者带来回报。如果任由时间浪费的话，那么有害的杂草必然丛生，其他各种各样的不良后果也会随之而来。一份稳定的工作的一个作用就是能够让工作顺利进行，不受任何阻碍。因为，一个无所事事、游手好闲的人通常是邪恶的根源，而一个懒散的人就是邪恶的支持者。他们的思想就像租房一样，一旦想像的门打开了，诱惑就会无孔不入，邪恶也就成群结队地来了。一个无所事事的人的怨言和反叛心理会比任何人都要多。因此，当实在没有事情可以做的时候，老船长都会发布命令“去把锚冲洗干净”！从事商业的人习惯于引用这句格言：时间就是金钱。但是这样还远远不够，更进一步的还有自学、自我提高以及自我完善。如果每天把浪费在一些琐碎的事情上的时间以及被荒废的每一个小时，都用来自学和自我提高的话，那么几年之后，一个无知的人就能够成为一个智者，辛勤工作的人就会获得更多的成就，他们会积累很多有价值的知识和经验。如果每天你都利用15分钟的时间学习、进行自我提高的话，那么一年之后你就会明显感受到效果。好的想法和精心积累的经验不会占用任何空间，但是它们会像你的亲密伙伴一样一直跟随着你，而且不需要开销，也不会成为累赘。合理使用时间是获得空闲时间的最佳方式，它能够使我们很好地完成工作，并且顺利进展下去，而不是被事情追着赶着。另一方面，如果不能很好地计算、安排时间的话，我们就会始终处于一种忙碌、混乱和艰难的状态；生活就会变成仅仅是权宜之计的应付，这样通常就会导致灾难的降临。尼尔森曾经说过：“我一生中所有成功的原因就是因为我总能够比我的时间早安排那么一刻钟。”
解决问题的最佳方法
你现在已经知道了，制订计划和目标基本上是一个做决定的过程，而做决定又是解决问题的过程。好的开始是成功的一半。下面这些行动指南能帮你做好准备，克服通向成功之路上的一切困难。
1．不要小题大作
我们生活在一个高科技的时代里，登月旅行、电脑以及核能的应用都变成了现实。复杂性已成为了衡量事物的标准。这样一来，我们在生活的方方面面中都期待看到复杂化的东西。任何东西都不能太简单，这似乎已成了社会中一条不成文的规矩。通常，当一个简单的方法和一个复杂的方法同时摆在面前让我们选择的时候，很多人会选择后者。有一个故事是关于五个人如何换一个灯泡的：一个人站在梯子上扶着灯泡，另外四个在下面像拧螺丝钉一样转动梯子。我们听了这个故事会觉得好笑，然而，好的幽默中总是包含了一定的真理。当你试图解决一个问题的时候，首先看看有没有既简单又令人满意的办法。这能为你节省大量的时间。
2．巧解难题
我们解决问题的能力常常受到看待事物方式的限制。很多人都听过卡车过隧道的故事。一辆卡车卡在了隧道里，一队工程师赶来解决这个问题。他们运用专业知识，做了一系列复杂的计算，商量如何把卡车弄出来。旁边一个小男孩问其中一个工程师：“嗨，先生，你们为什么不把轮胎的气放了呢？”于是，这个问题立即就解决了。
我们看问题的角度越多，就越有可能找到一个满意的解决方法。
广告天才阿列克斯·F·奥斯本有一张激发创造力的清单，也许对你解决问题会有帮助，现在我把这些条目列在下面：
我们能否……
(1)变通？
--添点什么
--更多的时间、次数
--更强、更高、更长、更厚
--重复、增加、夸大
(2)最小化？
--减少什么
--更小。更紧凑
--省略、精简、分离
--降低、缩短、减轻
(3)替换？
--其他步骤，成分，材料
--其他地点，其他方法或形式
(4)重新安排？
--互换成分
--其他顺序、计划、类型、设计
--其他人员
(5)反向思维？
--转变有利因素与不利因素
--试试相反方法，回过头来或颠倒过来
--互换角色
(6)结合？
--用途，目的，思想，方式
(7)另作他用？
--新的使用方式
--修改后的其他用途
--还有什么与此相似
威廉·詹姆斯曾经说过：“天才意味着以不同寻常的方式观察事物的能力。仅此而已。”你到底选用任务清单，还是绞尽脑汁想法子，或者用其他什么办法，只要从不同角度看待事物，都是会有帮助的。
3．区分紧急性与重要性
艾森豪威尔当上美国总统时，安排政府仅向他报告紧急和重要的事情，其他事务都授权下级官员解决。但他发现，紧急性与重要性很少同时出现在一件事上。这一点同样适用于我们的生活。重要的事很少是紧急的，而紧急的事又很少是重要的。对赴约迟到的你来说，修理瘪胎远比记住付保险费用要来得紧急。但多数情况下，前者的重要性相对不太明显。
不幸的是，我们中的许多人往往由于急于处理那些紧急的事，而忽略了生活中更为重要却不那么紧急的事。这真是效率的大敌。
当你面对一大堆问题要解决时，问问自己哪些是重要的，并给予它们应享有的优先权。如果你总让紧急事务所操纵，那么你的生活中将出现一个又一个的危机。你会很忙，甚至成为周围最忙的人。但终有一天，你会发觉你所有的努力只是徒劳而已。
4．尽可能预计潜在危机
医生们常说，最好的药就是预防性的药。如果你没病，就不必为治病担心。因此，你该采取预防措施，保持健康。例如，保证充足的睡眠、合理的饮食、适当的运动，并适时接种疫苗等等。解决一般问题的方式与之极为相似。如果预计到危机，并且采取预防措施或及时处理，你就能事半功倍。很少有事情在恶化升级成危机前，不露出一星半点的蛛丝马迹。只要有一点前瞻眼光和预防措施，就能保证你的时间是花在实现理想上的，而并非穷于应付各种危机上的。
5．调动你的潜意识
一些最为强大的、解决问题的能力往往隐藏于意识层面之下。我们常常苦于找不到解决问题之道，仅仅是因为过分勉强自己，太急于找到答案了。种种焦虑和紧张不仅是自寻烦恼，还极大地阻碍了我们的创新能力，导致了不必要的时间浪费。几年前，我刚刚开始读研究生的时候，就为毕业论文的课题而苦恼。虽然至少要等两年后才要求定下来，我还是对此一筹莫展，因为我毫无经验可言。与此相比，附加课业和考试根本不算什么，因为我早就提前看过了，对以后的表现也充满信心。我越逼自己找课题，就越焦虑不安，而论文课题却仍然毫无进展。有一天，我向一位教授提及此事，他的建议是让我先忘记课题，全心投入手中的工作。“把问题交给你的潜意识，”他说道，“让它为你服务。等到你准备要写论文时，潜意识自然会给你一个好的课题。最重要的决定往往是在潜意识层面上做出的。”我接受了他的建议。事实证明，这确实是个好方法。在准备要写论文前的6个月，我突然有了灵感。我在攻读博士期间，最大的收获之一，便是理解了潜意识对于做决定有着非凡的价值。
每天制一个图表
在麦肯锡工作，典型的一天可能会有这样一些内容：早晨9点，你以快速的头脑风暴开始一天的工作，10点钟跑去访问客户，11点去工厂，然后是和你的上司一起吃一顿快餐。接下来也许是访问更多的客户，参加团队一天的小结会，然后又急急忙忙赶到沃顿商学院参加一个招聘会。在所有这一切进行的过程中，事实很容易会皮此交织在一起，就像不同颜色的墨水同在一张吸墨纸上一样。即便在访问时你做了很好的记录，在团队会上也有笔记，要点还是有可能漏掉。
事实上，这种情况每一个工作中的人每天都能遇到。事情是如此的多，而工作又千头万绪。我经常听到有人向我抱怨：每天总是忙碌而凌乱，有时候累得晕头转向，却又常常将一些重要的事遗忘，真不知该怎么办才好？
要避免如此，麦肯锡的经验是，每天制订一个表格，让表格来帮助你。只要养成了习惯，你会发现，表格自己会说话。
究竟每天要做些什么呢？你可以在一天结束时静坐半个小时，首先问问自己：“今天我做到的3件最重要的事情是什么？”然后把它们记在一两个表格里--没有什么奇特的，整不整齐也不重要。如果事实不易制成表格，把要点记录下来就行了。把它们放在不易丢失的地方--不要仅仅把它们塞进文件格了事。随后再想想明天的工作计划，并以表格的形式把它们记载下来。
有时候，你还可以把你的所感所想和了解到的新内容记下来。这些东西有助于深化你自己的思维。你有可能用到它，也可能用不到，无论如何，一旦你把它凝结在纸上，你就不会忘记了。
这是真正行之有效的工作方法。制作一张简单的图表并不需要多大的精力，然而真正珍贵的应该是它的内容。通过制作图表，你可以寻找通向成功的最近距离的路，从而减少一些坎坷崎岖；你可以及时地对自己的工作进行反思，甚至及时地注意到可能发生的情况。这既是你对未来的预览，也是你对现在的掌握。
图表是用来传递和表达信息的一种工具，别把他当成是一件艺术品。图表越复杂，传递信息的效果就越差。图表所要表达的信息务必一目了然，因此，如果你想用相同的图表表达不同的信息，那么最好还是重画几张，以便清晰地说明每个问题。
像制订图表一样，每天抽出几分钟，对当天的工作和图表的内容进行小结和回顾。这是这项高效工作方法的最后，也是最重要的一步。
每天制订一个图表对你工作的帮助是非常巨大的，但它以持之以恒为前提。指望某一天心血来潮，制订一个图表就能给工作带来明显的好处是不现实的。坚持一个月，你再来看看图表的威力吧，它会让我们得到许多意想不到的收获。
首先，图表会让我们随时都目标明确。成功总是沿目标前进的，目标的制订和执行对于一个人的成功非常重要。在制订目标的时候需要我们依照一个表格而行，因为目标常常不是一下子就能制订好的，有时需要反复的思考论证、取舍定夺，即使花了不少的心思制订出来，也还需要随着时间的推移、认识的提高、情况的变化而不断加以修改、补充、评估和验证。
每个人都有眼前的特定目标。例如，你准备明天做什么，或希望下个星期与下个月做什么。你最好把有助于你达到中期和远期目标的近期特定目标写下来，这样目标会更容易实现。
