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第13章 在应邀中显示自身修养

任何书面形式的邀约,都只有在邀请者经过慎重考虑,认为确有必要之后,才会发出。因此,不管接到来自任何单位、任何个人的书面邀约,都必须及时、正确地进行处理。自己不论能不能接受对方的邀约,均须按照礼仪的规范,对邀请者待之以礼,给予明确、合“礼”的回答:或者应邀,或者婉拒。置之不理,厚此薄彼,草率从事,都是不礼貌的表现,有损自身或单位的形象。

1.尽快答复

在接到邀约后,应当作出积极的反应,要尽快答复邀请者自己能否接受其邀请。鉴于同时受到邀请的往往不止于一方,为了使邀请者做到对他所组织的宴会胸有成竹、避免失败,任何被邀请者在接到书面邀请之后,不论邀请者对于答复者有无规定,出于礼貌,都应尽早将自己的决定通知对方。具体的要求如下:

★亲笔回复

对书面邀约所进行的答复,通常采用书信的形式,被称为回函。回函基本上都需要亲笔书写,以示重视。如果打印回函,则至少应当亲笔签名。

★尽快回复

所有的回函,不管是接受函还是拒绝函,均须在接到书面邀约之后3日之内回复,而且回得越早越好。

★答复明确

在回函的行文中,应当对邀清者尊重、友好,并且应当对能否接受邀约这一关键性问题,作出明确的答复。切勿避实就虚,让人觉得“难解其中味”。

★格式不失礼

回函的具体格式,可参照邀请者发来的书面邀约,在人称、语气、措辞、称呼等方面,与之不相上下,就算不上失礼。

★重复要点

在写接受函时,应将有关的时间与地点重复一遍,以便邀请者“核实”无误。在写拒绝函时,则不必这样做。

★不失约

回函通知邀请者自己决定接受邀请后,届时就不能失约了。如果临时“变卦”,会给邀请者增添许多麻烦。

★照章办事

对邀约书上规定的赴约要求,被邀请者在原则上都应当接受,并且按照邀请者的要求去做。

2.尽可能参加

当收到别人正式寄来的邀请函时,若没有特殊重大或临时突发事故,你应该尽可能参加。因为信函邀请要比电话要邀请正式得多,在考虑是否出席方面,前者应优先考虑。即使临时有其他人以电话约你,你也要先出席此宴会,和其他人另约时间。

接受邀约的回函范例:

尊敬的××先生:

××集团公司董事长兼总经理××先生非常荣幸地接受××××集团总裁××先生的邀请,将于10月15日10时准时参加××××集团成立10周年庆祝宴会。

谨祝宴会成功,并顺致敬意。

××敬上

×月××日

3.不应邀的理由

任何性质的正式宴会,受邀者在接到主人寄来的邀请卡时,若因事不能参加,必须事先向主人做礼貌性的说明。

拒绝邀约的理由应当充分,比如,在宴会当天或前几天,自己正好有事要出国;正好有重要的职场要谈;自己有病在身或家人得了重病,必须予以照顾;在同一天的同一个时段,已经有了其他的正式约会,不能分身加此约会;亲人最近过世,自己仍在守哀期间等。在回绝邀约时,勿忘记向邀约者表示谢意,或预祝其组织的活动圆满成功。

拒绝邀约的回函范例:

尊敬的××先生:

我深怀歉疚地通知您,由于本人时晚将飞往英国伦敦洽谈生意,故而无法接受您的邀请前往××大酒店出席贵公司举办的庆祝开业的宴会。恭请原谅,谨致谢忱。

此致

敬礼

××敬上

10月20日

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