第五条 使用接待费注意事项：
1必须注意接待费支出项目与接待用途及目的一致。公司的营业、采购、融资以及其他经营，有其客观的目的性，任何接待上的开支不得背离经营上的目的与要求。
2接待费用开支，必须本着最小支出、最大成果的原则，充分考虑和认清每一次接待的目的和接待的方法，合理接待，有效使用经费开支。
3各级责任者或主管领导，必须充分审核每一次接待任务与接待方式，给予接待任务的担当者以适当的指示。
第六条 每个部门都必须分别进行预算，并在预算范围内开支。预算按过去的平均实绩来确定。
第七条 接待次数原则上每人每月不得超过×次，但是，××元以下的开支不在其列。同样内容与对象的接待应尽量避免，不要重复接待。
第八条 对重要的关系户要设立接待卡，详细记载其嗜好、兴趣与特点等。有关接待卡的填写与保管，另行规定。
第九条 接待的目的按下列原则分类，并在接待申请及报告书上写明规定的接待目的：
1招待新交易伙伴关系户。
2庆祝合作关系的建立。
3销售收入提高后的致谢。
4出访时的请客。
5来访时的招待。
6接纳各种建议后的致谢。
7达到各种目的后的致谢。
8重要的节日或庆典。
第十条 接待按对象、目的以及场合分为以下三档：
1A档(特别重要和重大的接待)。
2B档(比较重要和重大的接待)。
3C档(一般的接待)。
第十一条 接待场所根据接待档次确定，分为高、中、低三类场所。
1高(适合于A档接待规格)，主要指高级的饭店、餐馆、美食中心。
2中(适合于B档接待规格)，略低于“A”档水平的中高档餐馆。
3低(适合于C档接待规格)，主要指中低档大众用餐场所。
第十二条 接待当事人根据具体情况，判断是否需要接待或招待，并填写公司规定的接待申请及报告书，向主管领导正式提出申请，主管允许后加盖印章，送交总务部长。
第十三条 总务部长根据申请表内容进行审核，批准后加盖印章。总务部长的审批权限为一次×××元，超过审批权限，必须上报总裁批准。
第十四条 接待费由总务部直接支付给申请部门及申请人。总务部依据申请内容以及相应的接待档次与场所，支付一定的费用。申请部门应在规定的时间内，将收据和发票凭证，连同申请书一起送回总务部进行结算。
第十五条 在接待工作结束后15日内，必须到总务部门结算，如果没有收据或开支凭证，一切费用由本人承担。
二、公关活动管理制度
◎ 公关部部长岗位职责
第一条 负责公司对内、对外的公共关系工作，负责制订年度公关活动计划和支出预算方案，在批准后组织执行。
第二条 协助行政部做好重大活动的组织、协调和接待工作。参与公司重大事件紧急处置和善后处理活动。
第三条 经总经理正式任命，作为公司发言人。负责做好公司形象的新闻宣传以及相关公关资料、图片、录音、录像、题词等收集、整理、记载存档工作。
第四条 负责审阅所有对外发布的稿件，配合其他部门参与公关的有关活动。负责或协助创建名牌、建立企业文化等活动。
第五条 负责指导、管理、监督公关部下属人员的业务工作，改善工作质量和服务态度，做好下属人员的成绩考核和奖励惩罚等工作。
◎ 公司发言人制度
第一条 总则
为规范公司对外信息披露行为，特制定本办法。
第二条 体制
公司设立发言人制度，代表公司对外信息发布工作。
由公司总经理助理或公关部经理充任公司发言人。
第三条 职责体系
1凡经公司同意发布的信息，均由公司发言人向外发布。发言人可通过新闻发布会、招待会、俱乐部活动等形式向外发布。
2涉及重大的信息发布，均须公司审核批准后，授权发言人发布。发言人发布信息可以公司名义、总经理代表名义、个人名义发布信息。
3应有关传媒机构要求或采访，发言人单独向其发布信息。发言人发布信息应有记录、录音或录像，保存于公关部。发布信息失误时，应及时纠正。
4发言人凡因个人失误导致信息披露损失，应追究责任。
第四条 附则
本制度由公司公关部解释执行，经总经理批准颁行。
◎ 新闻发布会策划要点
第一条 确定会议主题
首先要从新闻媒介和社会公众的角度出发，确定会议的主题和信息发布的最佳时机。然后再进一步考虑这个主题是否非常重要、是否具有新闻价值、能否对公众产生重大影响、此时召开信息发布会是否适宜等。
第二条 选择会议主持人和发言人
主持人和发言人必须具有较高的文化修养和口头表达能力，对提问能保持头脑清醒、反应机敏。会议的主持人一般应由有较高专业技巧的人担任。会议的发言人一般应是公司董事长或总经理。招待会前应进行必要的模拟训练。
第三条 准备发言稿和报道提纲
1必须先在公司内部统一口径，然后组织专门小组负责起草发言稿，全面、认真地收集有关资料，写出准确、生动的发言稿。
2应围绕主题，准备好宣传辅助材料，包括文字、照片、实物、模型等材料，以便在会上分发、展示或播放，以增强发言效果。
第四条 选择会议地点和举办时间
1举行新闻发布会要选择一个方便的地点，但不宜在办公室举行。会场要具备必要的照明设备、视听设备和通讯设备等。会场要安静，不受电话干扰，要有舒适的座椅。
2选择会议的时机，应尽量避免节假日、重大社会活动和其他重大新闻发布的日子。时间安排要考虑到媒介的截稿时间。会议程序安排要详细、紧凑，避免冷场或混乱局面。
3会议时间一般应控制在一小时以内，对无关或过长的提问应有礼貌地予以制止，会议应有正式结尾。
第五条 选择邀请记者的范围
邀请的记者覆盖面要广，各方面的记者都要照顾到，对所有记者要一视同仁。
第六条 组织参观和宴请的准备
1发布会前后，可配合主题组织记者进行参观活动，请记者做进一步的深入采访，有关参观活动事宜应在会前就安排好，并派专人接待，介绍情况。
2会后，邀请当地记者共进工作餐，利用非正式交谈，相互沟通，融洽与新闻界的关系，解决有关发布会没有解决的问题。
第七条 制定会议费用预算
应根据所举行新闻发布会的规格和规模制定费用预算，并留有余地，以备急用。新闻发布会的费用项目一般包括场租费、会议布置费、印刷品费、邮电费、交通费、住宿费、音像器材费、相片费、茶点或餐饮费、礼品费、文具用品费等。
第八条 会议主持人要充分发挥主持和组织作用。主持人言谈要庄重、有涵养、有幽默感，要尊重别人的发言和提问，同时要控制好会场气氛，把握主题范围，维持会议秩序，掌握会议时间。
第九条 所发布的消息必须准确无误，如有错误应及时予以更正。
(4)原则上严禁外界保险、推销人员或小商贩进入公司内。 (2)
第十条 应安排足够的接待员，设立签到处，并派专人引导记者前往会场。会议组织人员应佩戴胸卡，与会记者应发给写有姓名和新闻机构名称的胸牌。会议桌与餐桌要分清主次，排好顺序，避免混乱或不愉快的情况出现。
第十一条 整理出新闻发布会的记录材料，总结经验和不足，并作为资料保存。
第十二条 收集到会记者在新闻媒介上所作的报道，进行归类分析，总结经验得失。
第十三条 收集与会者的反应，了解记者及所属媒介对本公司的看法及其所发稿中的内容及倾向性等。
第十四条 对于因故未能参加发布会的新闻机构，可提供有关背景资料、会议记录材料与图片、报道提纲等。
◎ 公关宴会策划要点
第一条 确定宴请对象、范围和形式
确定宴请形式，要兼顾宴请的性质和对象，并结合当地的惯例、习俗考虑，人数少、规格高的以宴会为宜，人数多、规格较低的则以冷餐会或酒会更为合适。妇女界活动多用茶会。
第二条 确定宴请时间、地点
宴请时间应对主、宾双方都合适。宴请地点的选择要考虑规格的高低、规模大小、宴请形式、供应特色、环境格调、主人意愿及实际可能。
第三条 发出邀请
宴请应发请柬，请柬应提前一至两周发出，以便被邀请者及早安排和回复，已口头约妥的通常还要补发请柬。正式宴会一般在请柬或请柬信封上(一般在下面)注明座次号。宴请前一至两天用电话询问和提醒客人出席情况。
第四条 订菜
酒菜应根据宴请形式和规模选择安排，选菜应主要考虑主宾的口味和禁忌。
第五条 席位安排
正式宴请一般均排桌次和席位，桌次席位安排总的原则是以离主桌位置远近而决定桌次高低，以离主人的座位远近而决定同桌席位的高低。
遵照所在国习惯，男女穿插安排，以女主人为准，男主宾在女主人右手方，女主宾在男主人右手方。两桌以上的宴请，其他各桌第一主人的位置可以与主桌主人位置相同，也可以相反。
第六条 宴请服务工作
1迎宾
主人应在门口迎接客人，主动招呼问好，表示欢迎。
2引客入座
引客入座时，按先女宾后男宾、先主宾后一般来客的顺序。客人入座时，要用双手和右脚将椅子稍微撤后，然后向前徐徐轻推，使客人安稳落座。
3上菜
上菜应从坐在男主人右边的女宾开始，在斟酒、派菜、分汤、送饭时，均按此顺序进行。新上的菜要放在主宾面前。上菜顺序一般是先上冷盘，再上热菜，最后上甜食、水果等。凡两桌以上的宴会，上菜应同步。
4祝酒
祝酒和正式致词在上热菜之后、甜食之前进行，主人先讲，然后主宾讲。
5保持宴会气氛的亲切、热烈
宴会气氛全由主人掌握，此时要突出公关人员的作用。要提出一些具有共同兴趣的话题，避免争论和谈论工作等较严肃话题。敬酒应以比较年长者及主要宾客为对象，鼓励酒量好的客人多饮或对饮。
6宴会结束
吃完水果，主人与主宾起座，宴会即告结束。主宾告辞，主人应送至门口，热情话别。
◎ 展览会策划要点
第一条 展览会是一种十分直观、形象的传播方式。一个展览会通常同时使用多种媒介进行交叉混合传播，包括：
1文字注解、印刷宣传材料、介绍材料等的文字媒介。
2讲解、交谈和现场广播等的声音媒介。
3照片、幻灯机和录像等的图像媒介。
第二条 展览会的类型
1从展览的性质区分，有贸易展览会和宣传展览会
