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第17章 日事日清,日清日高——执行到位不拖延(2)

李·雷蒙德立即让助手找来了加油站的主管约翰逊。远远地望见那位主管,他就指着报价牌大声说道:“先生,你大概还在昨天的梦里吧!要知道,你的拖延已经给公司的荣誉造成了很大损失。因为我们收取的单价比我们公布的单价高出了5美分,我们的客户完全可以在休斯敦的很多场合,贬损我们的管理水平,并将我们的公司传为笑柄。”

意识到问题的严重性,约翰逊连忙说道:“是的,我立刻去办。”

看见告示牌上的油价得到更正以后,李·雷蒙德面带微笑地说:“如果我告诉你,你腰间的皮带断了,而你却不立刻去更换它或者修理它,那么,当众出丑的只有你自己。这是与我们竞争福布斯财富排行榜第一把交椅的沃尔玛的信条,你也应该记住。”

然后,李·雷蒙德和助手一起离开了加油站。从此之后,约翰逊做事再也没有拖拖拉拉了。

商场如战场,工作就如同战斗。任何一家公司要想在市场上立于不败之地,就必须拥有一支高效能的战斗团队。任何一个经营者都知道,对那些做事拖拉的人,是不能给予太高期望的。

点石成金:

比尔·盖茨说过这样的话:“过去,只有适者能够生存;今天,只有最快处理事务的人能够生存。”所以,身为企业的员工,一定要做到及时行动不拖延。

以下一些建议,对那些决心改变自己的拖延者而言,是有积极意义的。

1.增强自信心。立即将要做的事情作出规划和安排,能马上做的就马上做,不能马上做的,定下完成的具体时间。

2.增强规划自己的能力。每天检查自己的得失,做出第二天的行动计划。

3.提高策略水平,多想办法和计谋。比如将繁杂的工作适当分解为许多小的行动步骤,一次做一点。

4.积极行动,迟疑是高效执行最大的禁忌。

5.在指定时间内完成工作。充分利用时间去主动完成任务,并清楚在指定时间内完成工作的重要性。

6.养成良好的工作习惯。在工作中碰到问题时,能马上解决就马上解决,切忌犹豫不决。要记住,工作任务的落实是干出来的,而不是等出来的。

7.克服拖延的恶习,现在就去做。不要放着今天的事情不做,留到明天或以后去做,其实在拖延之中所耗费的时间和精力就足以把今天的工作做好。

8.破釜沉舟,自断退路。自我逼上梁山,阻断借口。

9.寻求帮助,找合作伙伴或寻求别人的支持。

接到命令,做了再说

“说一千,道一万,两横一竖就靠干!”成功者真正的才能在于他们接到命令时能立即付诸行动,这才是他们出类拔萃、获得成功的秘诀。一旦接受任务,马上付诸实施是他们共同的特点,“现在就干,马上行动”是他们的座右铭。企业成功与否,员工优秀与否,基本上由此决定。

有一位心理学家多年来一直在探寻成功人士的精神世界,他发现了他们身上存在两种本质的力量:一种是在严格而缜密的逻辑思维引导下艰苦工作;另一种是在突发、热烈的灵感激励下立即行动。

对于任务,员工需要做的就是执行。一接到任务,就满怀激情地想着怎样去完成它。如果员工首先是充满怀疑,那么不管怀疑大小,执行的效果也会因此大打折扣。

职场魔方:

某公司老板要赴海外公干,且要在一个国际性的商务会议上发表演说。他身边的几名要员于是忙得头晕眼花,要把他所需的各种物件都准备妥当,包括演讲稿在内。

在该老板赴洋的那天早晨,各部门主管都来送机。有人问其中一个部门主管:“你负责的文件打好了没有?”

对方懒洋洋地说:“今早只得4小时睡眠,我熬不住睡去了。反正我负责的文件是用英文撰写的,老板看不懂英文,在飞机上不可能复读一遍。等他上飞机后,我回公司去把文件打好,再以电讯传过去就可以了。”

谁知老板见到他们时,第一件事就问这位主管:“你负责预备的那份文件和数据呢?”这位主管按他的想法回答了老板。老板闻言,脸色大变:“怎么这样!我已计划好利用在飞机上的时间与同行的外籍顾问研究一下自己的报告和数据,不想白白浪费坐飞机的时间呢!”

这位主管的脸色霎时一片惨白。

员工在执行任务的过程中难免会碰到许多困难,比如时间比较紧、任务比较重、难度比较大,但不管怎样,任务必须按时完成,谁也不能心存侥幸,往后拖延。拖延会侵蚀人的意志和心灵,消耗人的能量,阻碍人潜能的发挥。处于拖延状态的人,常常陷于恶性循环之中:因为拖延而未能按时、保质、保量地完成任务,因为未能如期完成任务而产生消极影响,消极影响又反过来阻碍新任务的完成,甚至成了新的拖延借口。

点石成金:

歌德曾说:“只有投入,思想才能燃烧。一旦开始,完成在即。”如果你感到拖延的恶习正在悄悄地向你靠近,或当拖延的恶习已使你动弹不得时,你就需要用这句话来警醒自己。

如今,企业中的员工,在工作执行的过程中都或多或少地有一些拖延的坏习惯。下面列举了几种克服拖延的实用小技巧:

1.分类找原因

是什么原因使员工无法做某项工作?优柔寡断?害羞?无聊?无知?散漫?恐惧?疲倦?无法忍受不愉快?缺乏必备的工具?逐项罗列拖延某事的原因,区分类别。如果能够正确地认清问题,解决方法就会变得很明确。如信息不足,则可以开始寻找必需的资料。

2.大腊肠切片

工作似乎相当艰巨,则稍稍暂缓,拿出纸来作思考。记下完成工作所需的步骤,步骤的幅度越小越好,即使它们只需要花费一两分钟,也须分别记下。

这个艰巨的工作就像一条未被切割的大腊肠,庞大、皮厚、油腻,难以入口,但如果切为薄片,则相当引人垂涎。将艰巨的工作分开对待,即分成一个个小小的即时工作,就像可以马上享用的腊肠片,而非整条腊肠。

3.引导式工作

假设想拖延写信,不要强迫自己,只要采取一小步骤,当做完此步骤,便可以决定是否继续下去。这个步骤可能是看看信的地址,或将纸转入打字机,或取下纸,或写下想提出的要点。任何事皆可,只要是明显的身体行为。这是打破内心困顿的方式,其理论基于:事物静止时依旧是静止着,运动时依旧是运动着。

4.5分钟计划

有些工作难以分割成小块,如想清理积压如山的公文,大约需要一小时,实在很难将它简单分割成“即时工作”。这时,可以试试5分钟计划,和自己做个约定,允许以5分钟做这项工作,时间一到,便可自由去做想做的事,或是继续5分钟。不管工作多么令人厌烦,仍须常常去做5分钟。5分钟后,若不想继续干,则不要干,约定就是约定。在将工作撇开之前,记下另一个5分钟的时间。

遵守“四小时复命制”

对于及时复命,刘光起先生在《A管理模式》中提出了一项重要理念——四小时复命制,即对任何命令,不管完成与否,受令人都要在规定的时间内向下令人复命;完成任务后,受令人要及时向下令人复命。如果受令人在执行任务时发现有不可克服的困难或阻力,无法按时、按标准完成规定的任务,也要立即向下令者复命,并讲明不能完成任务的困难或原因。下令人根据情况撤销原命令或更改命令的内容,复命的时间一般不超过4个小时。

职场魔方:

王伟是一家公司的总经理助理,负责管理办公室的工作。有一次,王伟安排文印员负责标书制作。当业务员拿回招标文件之后,王伟安排她在27号之前完成,因为招标将在30号进行。除了业务员的路上时间之外,王伟预留了一天的应急时间。结果,28号上午,王伟没有见到标书,电话问她,她说:“还没有做好呢!只剩一个产品效果图了,正在处理。”王伟很着急地说:“那你抓紧时间,上午必须完成。”(当时,王伟努力地克制自己,使自己保持冷静,因为那个时候是不适宜批评人的,因为她正在工作。一个女孩子,如果受了批评,接受不了时会严重影响工作情绪的。)

事后,王伟与她就这一问题进行沟通时问她:“为什么没有在27号之前完成?你说时间太紧张,但我们的作业规程中,标书的完成时间是你自己根据实际情况承诺的。就算这份标书内容多,比较特殊,那你为什么没有提前向我解释并寻求帮助呢?”刚开始,她还找借口,但到最后,她认识到了自己的错误。其实,如果她在执行过程中能够及时向王伟报告,就不会出现这样的结果了。

四小时复命制的核心是有命必复,只要一件事布置下去,就必须复命。复命要有时间限制,四小时复命,也就是在规定的时间内复命,也叫及时复命,就是一件事不能无限制地拖延。四小时复命制并不是指四小时内完成任务,而是领导布置一项工作时,下属若不提出异议,就要按时完成,并在完成工作的四小时内给予领导答复。

若在执行工作的过程中遇到突发、意外事件,应在四小时内向领导汇报;若在完成工作的过程中遇到困难,也应在四小时内向上级汇报,以便上级及时调动人力、物力、财力,协助克服困难,使工作顺利完成。不能在没按时完成工作时再提出种种理由,这时已经违背了四小时复命制,这时所说的理由往往是推脱责任的借口。

点石成金:

“高效复命!”这是成功人士的格言,那些工作效率高、做事多、在公司担任高职的优秀员工们都深深懂得,唯有高效复命才能保证一切。高效复命,能遵守“四小时工作制”的员工,是企业的宝贵财富。

1.优秀的员工根据任务的性质,按照限定的时间进行高效复命。“四小时复命制”等制度的有效运行,是优秀企业文化的集中体现,同时也是员工对复命精神不懈坚守的结果。

2.养成积极工作的习惯。员工可以这样去做:

(1)每天确定一项明确的工作任务,在上司未指示之前就主动做好工作。

(2)每天至少做一件对他人有价值的事情,不去在乎是否有报酬。

(3)每天告诉别人养成主动工作习惯的意义,至少告诉一个人。?e003

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