第九十八条员工若有需要“服务证明书”或“离职证明书”，可至人事单位说明申请理由，由经办人填写证明，转秘书室盖印。
第九十九条人事单位应备档案包括下列：
1.人事异动案。
2.人事奖惩案。
3.人事考绩案。
4.人事训练案。
5.人事规章案。
6.人事勤务案。
7.人事表报案。
8.福利案。
9.文康活动案。
10.涉外事件案。
11.收发文登记簿。
12.其他
第一百条本作业细则承奉核准后实施，修正时亦同。
四、人事事务处理准则
总则
第一条本办事细则依照本公司组织规程制定。
第二条本公司一般业务行政管理，悉依本细则规定办理，其未经规定事项，适用有关作业程序。
分层负责
第三条为提高工作效率，严密管理业务与行政，实施分层负责办法，特划分各级主管职责，借以处理该管理业务。
第四条总经理职责：
依据有关规定，承董事会决议、董事长之命，指挥督率所属单位人员，管理本公司全盘业务。
第五条秘书室总经理特别助理职责：
1.对于个案研究分析与可行性方案拟议。
2.本公司重大兴革事项建议。
3.协助总经理处理公司重要业务或特定业务。
第六条秘书室总经理执行秘书职责：
1.协助总经理处理公司公文行政作业事项。
2.文稿的撰拟、缮校、翻译与档卷保管事项。
3.公司会报议程编排及法律事务联络。
4.协助总经理追踪、查催各单位应办事项。
第七条秘书室专案工作人员职责（简称专员）：
1.执行总经理交办专案的研究、企划、分析、调整。
2.必要时可应各单位主管申请或总经理指派，对各单位主管提供建议或技术支持。
第八条室、部、组（科）第一级主管职责：
1.承总经理之命或副总经理指示，负责处理职责有关各项业务。
2.业务范围内各项规定及其工作方案的拟议。
3.业务范围内工作进度、业务绩效及其利弊兴革的报告与建议。
4.对所属人员（含配属）的工作绩效与生活行为考评。
5.审核有关作业文件，视其性质内容，决定初步处理方式，并对所属人员提示要求。
6.业务范围内紧急事件权宜处理或立即转呈核实等。
7.业务内涉及其他单位的协调联系。
8.向总经理提供政策性建议。
9.代行文稿或以室、部、科等一级单位名义行文范围：
（1）处理要点已经签奉核准，按照规定程序具备手续，其业务内不涉及其他单位职责。
（2）研究计划方案，撰述工作报告所需资料的收集或其意见的征询。
（3）查催该业务有关文书报表。
（4）其他规章所示授权该室、部、组（科）自行处理的文件。
第九条各单位二级主管或专案工作人员职责：
1.依据作业程序所示要求暨上级主管指示，处理该单位经常业务。
2.工作范围内作业程序的研拟。
3.妥善分配所属及配属人员工作，并确实督导达成工作要求，考核其勤惰与工作成果。
4.择拟签稿，并就所属人员签拟作业内容、引用规章体例、措辞等，审阅其是否详实周妥。
5.业务内有关各项应用资料收集、汇总、分析。
6.业务内定期作业报告统计资料编制。
7.业务范围内重要工作动态核签。
8.主管业务的检查改进与研究发展。
业务分工
第十条为明确划分各单位业务权责，分别制定下面条例。
第十一条秘书室掌理下列事项：
1.公文处理程序的拟定与实施事项。
2.公文的收发、登记、编号及分送事项。
3.文稿的撰拟、缮校、翻译、封发与档卷保管事项。
4.公文查催与追踪事项。
5.公司会报议程的编排及记录印发保管事项。
6.各项通知撰拟协调事项。
7.董事会有关文书处理、会议程序编排、记录印发保管事项。
8.综合性计划、报告撰拟事项。
9.有关本公司印信典守事项。
10.法律事务联络处理。
11.公司重要合同保管与联系及条文增删修改的建议事项。
12.公司大事纪要汇总记载。
13.专案研究、调查、计划的建议处理事项。
14.秘书业务及一般性公共关系。
15.图书、文物的收集、整理、保管。
16.与顾问联系协调事项。
17.总经理临时交办事项的协调处理。
第十二条财务室负责下列事项：
1.财务管理与会计制度的研究、设计。
2.年度预算的拟定、执行。
3.财务计划的拟定、执行及控制。
4.年度预算的汇编、控制及执行分析。
5.会计凭证的编制、审核及保管。
6.会计账册的登记、处理与保管。
7.税务会计事项的处理。
8.成本的计算及分析。
9.结算及决算报告的编制。
10.账目及存货的盘查。
11应收账款的整理及催收事项。
第十三条本公司管理部分设行政科、电脑科负责下列事项：
1.资产管理事项。
2.电脑化内部档案系统作业事项。
3.人事、庶务的企划及管理事项。
4.每天财务收支管理事项。
5.本公司行政事务注意事项。
第十四条本公司于××市设立营业所，为市场经营单位，设置经理一名，秉承总经理之命，负责单位工作的推行，必要时可设置副经理给予协助。
第十五条营业所分设营业科、开发科和业务科，分别管理：
1.开发客户的计划及其实施。
2.客户订单的接洽、估价及其联络事项。
3.客户订单作业、设计完稿的处理联络事项。
4.客户订单印刷及运送处理事项。
5.客户货款收缴及催收事项。
6.客户间的联络及维持长期关系所必须注意的处理事宜。
7.同业行情收集、研究并反馈给公司。
8.达成业务目标是一切努力的最终目标。
第十六条本公司在××工业区设立生产事业单位，设置厂长一名，秉承总经理之命，负责印刷业务，必要时可设副厂长协助。
第十七条厂务部分设总务科、制版科、印刷科、厂务科。
1.总务科（分设储运组、安全组、庶务组）
（1）关于原料完成品的保管及运输事项。
（2）关于厂区人员、物品等出入管理事项。
（3）关于厂内安全卫生事项的维护。
（4）关于员工伙食的供应事项。
（5）关于厂区庶务工作的处理事项。
2.厂务科
（1）厂区人事管理事项。
（2）厂区原料的采购事项。
（3）生产计划的协调及管理工作。
（4）成品质量监督的管理事项。
（5）零用金的管理事项。
服务守则
第十八条各级工作人员应遵守的规定：
1.恪守员工服务准则。
2.各级工作人员对该部门业务有关的作业规定、专业知识决定其业务的发展，所以应力求充分了解，并须经常研习。
3.各级工作人员均应遵照本公司各种规定与要求，根据上级指定分配的工作与职责，接受上级指导，达成任务，同时尊重同事的职责，本着分工合作精神，相互联系，力求配合。
4.各级工作人员处理公司业务，选拟文稿应注意下列要点：
（1）处理具体事务必须全面了解情况。
（2）提供建议、意见必须确实可行。
（3）各项要求必须贯彻始终。
（4）人力、财力必须合理运用。
（5）观察评判必须公正客观。
（6）称谓、数字必须准确无误。
（7）确保业务机密。
（8）不得积压公务。
（9）善尽职责，防止一切可能发生的危险及损害。
（10）对每一问题多加思考，努力贡献才智。
（11）维护公司权责与荣誉。
5.各级工作人员对于该部门业务研究处理，应有自己的处理方法，非有特殊事故，或规定说明，不能自行决定外，不得事事呈请上级核实，希冀推诿责任。
6.各级工作人员差假外出，必须觅妥代理人或由该部门主管指定代理人，代理期间的职权行使，应由代理人负责。
7.各级工作人员，均应按照规定工作时间到达工作场所，公务闲暇时自行研习业务有关书刊，不得有影响公众观瞻及妨碍他人工作的不当行为。
8.服务成绩优异者或违反以上守则规定者，应由主管部门查证事实，分别视其情节轻重，依据人事规定，给予奖励或惩处。
综合核实
第十九条各单位负责的各项业务，均应斟酌必要，就其工作内容、工作要求、工作方法、作业流程等分别制定管理规章、业务范围、工作程序等呈准施行，作为该单位处理业务的准则。
第二十条各级工作人员，应就该部门主管交付的任务，按照有关规定，具述职责内容（工作说明书）送请人事部门详鉴查核，以专责成。
第二十一条本公司为谋业务行政的兴革、改进及经营事业的发展，可视个别事实需要，临时指定人员设置小组或委员会，待相关工作结束，即行解散。
联系协调
第二十二条本公司为检查研议经常业务，得定期或不定期召开主管及有关人员举行会报及业务会报，会报决定事项应严格执行。
第二十三条有关室、部、组（科）定期或业务会报比照办理，但会报决定事项关系到业务成败的，仍须签报上级核准办理。
第二节人员招聘与录用管理制度
一、人员招聘制度
招聘原则
第一条公开、公正原则
公开、公正的原则是保证引进人才质量的前提条件。在招聘工作中，必须做到计划公开、岗位公开、要求公开、考核和评价标准公正。
第二条平等和竞争原则
择业面前人人平等，必须杜绝因为地域、民族、单位、学派等不同而带来的歧视现象。考核过程中引入竞争机制，原则上每个岗位应有五人以上的应聘者。
第三条回避原则
公司允许员工向公司推荐人才（一般来说亲属除外），但应遵循回避原则，面试考核人员不应与应聘人有特殊关系。如果遇有同学、朋友等来应聘，面试考核人员应主动回避。保证被推荐人和其他应聘者在同样的标准下接受考核。
第四条保密原则
招聘考核人员必须注意自身言行，严守公司机密，在招聘过程中，妥善保管公司有关资料文件。另一方面，招聘考核人员还应为应聘者严格保密，不准将应聘者情况随意透露给他人。
招聘主管部门
第五条行政部为公司负责招聘工作的职能部门。
招聘申请
第六条公司各部门根据业务发展、工作需要以及人员使用状况，填写员工招聘申请表，报行政部。
第七条行政部根据各部门汇总情况，提出公司招聘计划，报总经理批准。
招聘程序
第八条由行政部组织招聘组负责对人员进行筛选，至少由两人组成。
第九条初选：行政部对所有应聘材料通览后，挑选基本条件合格者，发出面试通知。
第十条面试：由行政部组织对所有参与面试人员进行初步考核，填写面试记录表。考核其基本素质、品质等。主要考核内容包括：个人修养、工作责任心及敬业精神、工作稳定性、工作环境的适应性、分析判断能力等。
第十一条复试：由总经理对初步考核合格者进行复试。
第十二条实习：由行政部安排所有复试合格人员按专业分别到各业务部门进行1～2周的实习，由负责培训的副部长安排具体工作。实习结束后，实习人员提交实习报告，副部长征求本部门各位成员的反映后提交一份评估报告，两份报告交总经理和行政部作为是否录用的参考，并由行政部向其所在院校了解情况。
第十三条录用：综合考虑用人部门的考核结果等，经总经理批准后，对合格者发送录用通知单。
录用
第十四条发出录用通知。
第十五条应聘者接到录用通知后，到指定医院体检。如查出有严重疾病，取消录用资格。
第十六条应聘人被录用，如在发出录用通知15天内不能正常报到，可取消录用资格。特殊情况经批准后可延期报到。
试用及正式录用
第十七条新进员工携录用通知书和其他人事档案材料等到行政部报到，按行政部指定到用人部门报到，开始三至六个月的试用期，签订劳动合同。特聘人员经总经理审批可不实行试用期。
第十八条员工试用期满，由本人提交转正申请，经用人部门负责人审查并签署具体意见后送行政部汇总，上报总经理审批。
第十九条签订正式的劳动合同，合同最低年限视员工岗位职务等因素而定，一般员工为三年、主管以上管理人员为五年。所有劳动合同须经公司总经理签字后方可正式生效。
解除劳动合同
第二十条公司因下列原因，可对有关员工解除劳动合同：
1.员工因本人业务、技术水平等原因，经考核不能胜任工作要求。
2.员工因违反国家法律法规和公司的规章制度。
3.员工因劳动合同趋于届满。
4.员工在劳动合同期内提出辞职。
第二十一条解除劳动合同可由员工或公司各方提出，必须于离职前一个月提出。
第二十二条员工辞职时，应向其所在部门提交书面申请，经所在部门和人力资源部经理签具意见后，报总经理批准后，开始办理辞职手续。
第二十三条离职人员应在一周内交还所有公司物品，结清账务，办好工作交接手续：
1.向所在部门就自己的工作近况、详细客户档案（包括国外客户和国内生产商）、所有出货情况、接手的所有单证和财务票据等，制成一份书面的交接清单，由离职人员、公司指派的交接人员和部门经理三方做完整的交接工作，并在交接清单上签名确认。
2.辞职者除私人物品外，不得带走属于公司的任何东西，包括工作笔记、公司的文件资料书籍等，还有其他公司发放的办公用品：如电脑、通信工具、计算器、名片等，以及办公桌、文件柜和公司大门等的钥匙。所有公司物品交行政部签收。
3.入住公司寝室者还必须完成其私人物品的搬离，并交还所有公司提供的用品，由公司指定人员进行交接工作，签收交接意见。
4.财务部负责清点离职人员的所有财务款项，离职人员必须还清所有支款、欠款等。完成1～3中手续以后，结清离职人员应得的工资款项，并出具结算证明。
5.所有交接清单和证明等必须附在离职申请表后面作为离职手续齐全的凭证。
