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第9章 提高时间的利用效率(4)

工作心得

只要我们合理安排时间,做好自己的长远规划,善于把精力分配到重要的事物和不紧急的事务上,工作效率就会大幅提升。这样经过一段时间过后,等待你的就会是丰厚的回报。

一时只做一事

很多人在工作过程中,常常感到烦躁、焦虑,觉得每天都有很多的事情没有时间完成。总是觉得时间不够用,这样持续时间过长,就会给自己造成很大的心理压力,同时也降低了工作效率。

例如,一个企业家在门口接授信函时,心里却正盘算着今天还有什么事情没有完成。这个坏习惯通常感觉不到,它是在不知不觉中养成的。我们在为眼前的很多工作感到焦虑不安,这并不是工作压力造成的,而是心里的各种想法所致。这种紧张无疑是我们认为自己必须同时完成所有要做的事情而产生的。而要解决的唯一办法就是要求自己一次只做一件事情,在做这件事情时就不要想下一件事情,这样不仅是我们产生轻松感,而且也有利于下一件事情的顺利进行。造成困惑不是工作本身,而是我们坚持想要工作的“念头”。

提高工作效率是很必要的,它会让你心情愉悦而没有丝毫负罪感,“一时一事”是关键性控制因素。对于简单的事情千万不能分成几段完成,一旦开始就必须完成。不要把这样的事暂时搁置,如若搁置可能再次准备开始的时间都比实际正常工作时间还要长,所以最好一次性完成这件事情。但有时事情往往都是一环扣一环的,势必会出现关联性事件,可能你发现关联性事件也是显得相当重要。但是在这个时候一定克制住,不能让关联性事件耽误你正常事件的完成,你需要另外安排时间来完成它们,这个时候将其记录下来,才是不错的选择。

很多人都觉得自己很匆忙、苦恼。造成这种心理的原因是因职务、义务、责任在人的心理形成的一个错误图像,似乎随时都会有无穷无尽的事情向我们扑面而来,等待我们去做。但无论我们在这一天里多忙碌,时间多紧迫,我们也要把这一天的事情一件一件地排好队,一个一个地解决。如果你还没有正确的心理图像,那不妨去看一下沙漏中的那一粒粒掉落下来的沙子。沙漏一次只能掉落一粒沙子,这样你的心理图像就会使你的情绪平衡了。

有个叫维克·玻尔的人,从匈牙利出来的时候,是个一文不名的人,他不会讲英文,只找到一份铸造的工作。后来他边学习英语边工作,从经营自己的小小铸造行,直至发展成上白万资产的公司。他说:“我经常梦中得到克服困难的想法,有好几次在半夜两点时兴奋地醒来,一个人跑到店里看看我的这个想法是否可以行得通。我喜欢在第一时间内,把想做的事情做完。”

如果正在做某件事情,心里又想着别的事情,那么,就会给自己的思想造成困惑、迷乱,从而产生烦恼和焦虑。一件一件地去做事情,就会使我们思想集中,充分思考,那么再困难的事情都不会引起烦恼,还会因此产生智慧的结晶。

工作心得

日子要一天一天地过,工作要一件一件地做。提高工作效率要从一时一事做起,等你习惯成自然的那一天,你将会发现你已得到了丰厚的成果。我们要从繁乱的工作中解放出来,一件一件有条理地去进行,这样我们就会收获工作效率和快乐。

不要浪费别人的时间

有一天,一个大企业家和一个年轻人约定于次日上午10时到他的办公室谈话。事先,这位年轻人曾经托他谋取一个位置。第二天,企业家本来预备在谈话之后,领他去见一位总裁,因为这位总裁办公室正需要一个职员。遗憾的是,第二天,这个年轻人在10时20分才到,但企业家已经不在办公室了,他去出席另一个集会了。

几天以后,年轻人请企业家再行会见。企业家问他为何上次不准时赴约,年轻人回答说:“先生,我那天是在10时20分到的。”

企业家立刻提醒他:“但我是约你10时到的!”

“是的,是非分明我知道,”年轻人支吾地回答,“但是20分钟的相差,应该没有什么大的关系吧!”

“不!”企业家严肃地说,“能否准时,是大有关系的。就以此事而论,你不能准时,所以就失去了你所想得到的位置;因为就在那天,那位总裁已录用了一个职员。而且,容我告诉你,年轻人,你没有权利可以这样看轻我那20分钟的时间价值,而让我在这段时间闲着等候你。在这段时间,我要参加两个重要的约会呢!”

有些人总是喜欢在约会的时候迟到,而且他总是有很多的理由来自我解释:“对不起!我实在太忙了。”这种解释真是一点也不合情理,既然忙就不要和他人约定,即使是临时有事也要事先联络。

以忙为理由就是不合理。你忙既不是对方的责任,也不是对方要求你要这么忙,而你却完全只站在自己的立场说话,只想到自己的方便与否,却没有为对方着想。像这样任意妄为全然不顾对方的立场,让对方等待数十分钟的行为,就等于使对方在无形之间蒙受了时间上的损失。

现代社会也可说是契约社会,约定也是一种契约。身为社会的一员,若不能遵守这契约精神,如何能够与人交往呢?

然而,有些人就没有这种想法。不只是一般人不重视与他人约定的时间,就是有些各行各业的官员也没有这个习惯。这从宴客就可以很明显地看到,邀请函明明印了6时入席,一般能在7时开始就不错了。再者,把汽车送进车厂修理,讲好三天后取车,届时对方可能会说:“这两天太忙了,明天才开始修理。”

类似这种空头支票,大家早已经见怪不怪,甚至早已经演变成一种风俗文化,太信守承诺的人反而会让人大吃一惊。

然而,不能信守约定却是职场中的一大忌讳。不论这个人多么有才能,但却总是若无其事地约会迟到,久而久之大家就都知道他是一个言而无信的人,自己说的话都做不到,拜托他的事就更不能有保证了。

斯坦利·马库斯说:“我一定会准时,因为我的时间很重要,别人的时间也很重要。如果我发现有人不打算持有同样的态度,我就会想办法另找人打交道。”许多行业中的顶尖人物也都赞同这种原则:尊敬别人的人不会让别人等他们的。

工作心得

不要浪费别人的时间,表现的是你的时间观念。一个从不浪费别人的时间的人,也会珍视自己的时间,这样的人才真正懂得时间是用来做重要的事情的,他的工作效率必然高。尊重别人的时间,就是在尊重自己的时间。从一个人对时间的态度上,能够看到他对工作的态度。高效率地利用时间,是高效率工作的一种表现。

劳逸结合,效率最高

为了能够更好地做事,必须要有高质量的休息。人只有在清醒的状态下做事,才会是高效率的,否则,就算我们花费再多的时间做事,效果也会很差。

我们在工作中常常为了完成事先制定好的工作计划而赶进度,在集中注意力工作的同时忽视了休息和放松,最后导致自己精力衰退,相反降低了工作效率。一个人只有休息得好,才有可能精力充沛地投入到工作中去。高质量的休息,就是将自己的身体和精神处在一种松弛的状态,在这样的过程中,我们的身体机能和精神状态都能够得到恢复。想要获得高质量的休息,就要做到“该做事的时候做事,该休息的时候休息”。

人的注意力通常只能持续约90分钟。90分钟后,花10分钟的时间休息,在这个时间段内给自己充电或是喝杯水,做些轻松的事情或者私事,或者做你想做的某件事,都是明智之举。

怎样才能做到劳逸结合,或者说让自己感到不累呢?

吃早饭很重要。如果你忽略了早饭的话,那你在早晨就无法达到最佳的工作状态。你会因饥饿而一直期盼着午饭时间的到来;而且在中午的时候容易犯困。为了提高工作效率要吃点东西是必要的。

要拥有充足的阳光。早晨的阳光能够唤醒你沉睡过后懒散的身体和大脑。

做一些有氧运动。好好地步行一下或者慢跑一会儿,运动能减缓压力,让你的血液流动起来,整个人的精神也会焕发起来。

除非特殊情况,否则在早晨10点前不要查看电子邮件或者是接电话。这些事情需要时间和即时的注意力,而此时你工作目标就会很容易被搁置在一边或者忽略。如果你能将那些不重要的事情先放到早晨10点或者是10:30过后再去处理的话,你就能抓紧时间及时地完成那些重要的任务。

要有积极而非消极的想法。这也许看起来很简单,但是许多人却无法做到这一点。不要一直想着事情最糟糕的一面,试着看看事情积极的那一面。

每过30~45分钟,离开你的办公桌,停止你正在进行的工作,让你自己的注意力转移一下。你会发现你回来以后,在工作上有更多好的想法而且精力也更充沛了。

午饭后散个步(或许只有短暂的十分钟)也会让你整个中午的精力充沛许多。当别人还坐在那里消化午餐的时候,你已经恢复充沛的精力了。

不要耗费时间闲谈。也许闲谈是一件很有趣的事情,它可以让你了解一些你的同事或者是上司的趣闻。但是闲谈总是一件很消极的事情,这种无聊的事情会耗费你很多的时间。

每天列出5~7个目标,将其中的3项作为你的目标。列出你要做的事情这是一个好习惯,但是列出太长的单子却不是一件很好的事情。

对别人的“紧急”请求不要做出过快的反应。当别人要你帮助他们完成一项任务,或者是他们有一些紧急的需求需要你帮助的时候,你要学会说“你最晚需要在什么时候完成这些事情?”或者是“你什么时候需要完成这些事情?”然后再安排当天的行程。

不要等到非休息不可的时候才去休息,我们应该学会常常休息,在疲惫到来之前休息。只有这样才能让我们的精力一直保持旺盛,能够让我们在清醒的状态下高效率的做事。

此外,我们应该学会如何闲暇时吃紧,如何忙里偷闲。在我们闲暇的时候,甚至是无聊得有些发慌的时候,就应该给自己安排一些事情做,把一些不急于让我们解决的事情拿来思考一下,把一些早就放在案头却没有时间看的书浏览一番,为的是以后能够获得从容。在我们手忙脚乱,甚至是四脚朝天的时候,也能有心情来个忙里偷闲,哪怕就是坐在街心公园里面看看小孩子们玩耍,或是闭目养神的时候打开娱乐频道听听歌星们的消息,为的就是获得片刻的闲暇,这样我们就不会让自己闲得无聊,或是忙碌得精疲力竭。

工作心得

休息绝对不是浪费时间的事情。浑浑噩噩地24小时做事,一定不会比12个小时全神贯注地做事产生的效果好。想要保持精力充沛,要想提高工作效率,就必须学会劳逸结合。一张一弛,劳逸结合,效率最高。

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