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第71章 巧于控制化险为夷(2)

3.目标控制与程序控制。前者是向受控制系统输入目标信号,即所要完成的任务,使其以相当大的弹性(空间)来应对工作中出现的种种问题。后者则不仅预先确定目标,而且制定具体的行为程序,在执行中必须严格遵守既定的程序。

4.随机控制与经验控制。前者又称试探控制,即“试试看”,如开锁,手里有一大串钥匙,又不知哪一把钥匙能把锁打开,只好一次一次地去试,直到把锁打开为止。后者又称记忆控制,是用试探控制得出的经验去指导日后类似问题的控制。

5.逻辑控制与自动控制。前者又称推理控制,是在经验控制的基础上,运用逻辑原理和逻辑方法对系统进行控制。人虽然靠自己的身躯不能飞上蓝天,但可模仿鸟的功能制造飞机,实现飞上天的愿望。后者虽然明确了一定的目标,但在运行中遇到新的情况可自主采取相应的行动。执行者的素质越高、能力越强,就越适于自动控制。

6.集中控制与分散控制。前者指控制指令的发出、信息的流向出自一个控制中心,各种管理活动都要按照事先规定的要求进行。后者是一种分级控制,指令的发出、信息的流向是多方面或多层次的。

第三节控制方法选要

控制模式、控制方法是一门系统科学,种类繁多,各种管理领域都有其相应的控制方法,这里仅从一般通用方法中略选几种。

一、反馈控制法

任何控制都是需要通过信息反馈来实现的。没有信息反馈,就无法调节,无法控制,所谓反馈,就是由司控系统把信息送出去,作用于受控系统后,再把产生的结果返送回来,并对信息的再输出发生影响的过程。反馈的特点是根据过去操作的情况去调整未来的行为。反馈包括三个过程,一是感受,二是分析,三是决断。感受就是把被控对象的各种信息收集起来,然后进行调整、分析,再根据分析作出决断,进行改进。在小生产条件下,一个人就可以完成三个阶段的整个过程。而现代管理系统,非常复杂,人、财、物、技术的组合关系多种多样,时空变化和环境影响很大,内部运动和结构变化也很大,随机因素很多,因此,反馈的上述三个职能就变成了相对独立的三个系统,感受就变成了信息系统,分析就变成了咨询系统或参谋、智囊团,决断就变成了决策系统。

反馈是一种普遍现象,并在社会生活的各个领域都有广泛的应用。生物体内的稳定和平衡主要是借助反馈实现的;人的体温、血压、血液中酸碱度及含糖量等,也是借反馈而保持其稳定的。

运用反馈方法进行控制,一般产生两种不同的效果:一是反馈使系统的输入对输出的影响增大,加剧系统正在进行的偏离目标的运动,使系统趋向于不稳定状态,乃至破坏稳定状态,人们称之为正反馈。二是反馈使系统的输入对输出的影响减小,使系统偏离目标的运动收敛,趋向于稳定状态,则称之为负反馈。反馈方法运用于政治、经济、军事等广泛的领域。一个领导者制定工作计划的过程,也是一个反馈过程。根据以往的实施情况和工作经验制定计划,贯彻执行后,再将执行结果(反馈信息)与原定计划目标进行比较、调整,来制定下一阶段的计划方案。

反馈的内容是信息,为达到控制的目的,信息必须准确、真实、全面、可靠,因此,一个组织必须加强信息管理,健全信息管理系统,力求实现如下“九化”:信息管理手段现代化、信息收集制度化、信息载体(形式)标准化、信息传递规范化、信息内容系统化、信息存贮档案化、信息工作制度化、信息管理组织高效化、信息管理科学化。

二、标准控制法

一个组织(如企业、事业单位),在同一时间内,不管是什么工种,在何岗位,在何地方,不等别人的布置和指示,便都能按照科学的规范条件,控制自身,做好各自应该做的工作,这就叫标准控制法。

标准控制法有五点要求:

1.全面性。要求各个方面、各项工作都要标准化。拿企业来说,整个企业的一切人、财、物、事等各种静态和动态项目,都需要有合乎生产和管理需要的、明确的标准、规范。例如,各类人员的素质、职责范围、操作规范、作息制度等;各种事情的责任、程序、方法等,都需要制定统一的标准和规定。

2.系统性。工作标准化是一项系统工程,各个环节之间有着密不可分的联系。标准化要求各项标准必须系统、配套。拿企业来讲,效益标准是核心,技术标准是关键,投资标准是先决条件,管理标准是根本保证,从厂部到车间、班组、岗位、个人,都要围绕经济效益这一核心,从产品设计、制造、销售等纵向、横向方面制定标准和规划,使各个环节、各个层次构成一个纵横交错,彼此协调,严密完整的有机整体。

3.科学性。工作标准应以科学方法为指导,经过调查研究、草案提出、纵横比较、反复论证、劣汰优选、鉴定、审批等程序而制定出来。

4.定量法。定量包括完成任务的数量和质量、程序和方法、时间和范围、检查和总结,等等。例如,制定岗位责任制标准,不仅要落实负责人,还要规定负什么责,负多少责,负责多大范围,负责到什么程度,达到什么要求,等等。只有这样,才能真正做到分工明确,责有所归,易于执行,便于考核。

5.准确性。要求工作标准要定得合情合理,既不能太高,也不能太低,既符合总的奋斗目标和计划要求,又符合工作人员的素质和实际提供的可能条件。

在执行标准的过程中,应注意的,一是认真评审已有标准、规范,合理的保留,不合理的改进,多余的删除,欠缺的加以补充完善;二是要从实际出发,这是一项系统工程,工作量大,难度大,不能在短期内就完事大吉,既要重视,又不能操之过急。

三、例外控制法

由于科技进步、经济发展、改革深入以及有关客观情况的变化,一个组织常因遇到非常规问题而不能顺利运行,各项工作中总会发生超出常规、超出计划范围的“例外事件”。对这些“例外事件”进行例外控制和妥善处理的方法,叫做例外控制法。

“例外”是相对于“例内”而言的。二者之间是既相互区别又相互联系的辩证关系。“例内”是“例外”的前提条件和基础;“例外”是“例内”的来源和补充。事物不是静止的,不是一成不变的。今天的“例内”,很可能就是昨天的“例外”。当一个新的“例外事件”转化为“例内事件”以后,又会产生新的“例外事件”。所以,一方面“例外事件”不断地转化为“例内事件”,另一方面“例外事件”又不断地产生。只有把握了“例内事件”规律,才能更好地认识和解决“例外事件”。

1.审时度势,当机立断。例外控制法的要领是审时度势,当机立断。因为“例外事件”的最大特征是偶然性、随机性,无章可循,没有现成的答案。在这种情况下,就需要审时度势,当机立断。

一个组织,如企业在竞争中都可能遭遇突如其来的不测事件或危机,怎么办?这就要审时度势,有时为了全局发展而不得不牺牲局部利益。

2.专人负责,内外有别。“例外事件”虽属例外,但需要有人分工负责,专门处理。美国历史上有个名叫泰罗的总统,他曾提出过一个“例外原则”。他主张领导人只负责处理“例外事件”,“例内事件”按已明确的标准,由其他办事人员处理。这个主张颇有道理,很有借鉴推广的价值。一个基层组织的主要领导人,应把主要精力用于处理“例外事件”,特别是在关键时刻,应亲自主持处理,领导人应亲自过问,因为对“例外事件”,处理不当就可能影响大局。

3.总结经验,由“外”转“内”。我们应当及时总结处理“例外事件”的经验和方法。千万不能认为“例外事件”是偶然的而不总结。不然的话,一旦下次再度出现,又需要临时研究处理。我们对“例外事件”及时加以总结,如果发现同类事件多次出现,我们就能摸清其规律,将这些规律整理为一定的规章、制度,纳入标准化体系之中,这也叫做将“例外事件”转化为“例内事件”。

四、黑箱方法

采用黑箱方法是为了更好地控制、管理。所谓黑箱,也叫黑盒、暗箱、闭匣。当一个系统内部机制不清楚,或根本无法深入进去弄清楚时,可借助从对系统的输入来看系统的输出,以判断、了解其内部机制状态。例如,挑西瓜时,用手轻轻拍打几下(输入信息),再听听其发出的声音(输出信息),进而判断其生熟等情况。又如医生遇到疑难病,先投以试探性药物(输入),观察病人服药后的反映(输出),从而分析病理,进行诊断。

我们把外部对黑箱的影响称为黑箱的输入,把黑箱对外部的反应称为黑箱的输出。黑箱方法即是在不打开黑箱的情况下,只通过外部观察、实验,找出输入与输出的关系,并由此来研究黑箱的功能和特性,探索其构造和机理的一种科学方法。

黑箱方法的应用很广,人们在研究基本粒子时,也试图用黑箱方法探索基本粒子深层的结构。对一些规模庞大、结构复杂的大系统,如国民经济计划管理系统、环境监测等也采用黑箱方法从整体上进行研究和分析。

人的思想品质和智慧才华往往是潜在的,若要考察,不妨采用黑箱方法,如向被试者布置任务,也就是向“黑箱”输入信息,观察其完成任务情况,也就是信息输出,以便从中判断其品德和能力。诸葛亮将挑选人才,了解僚属的方法概括为如下“七问七观”:

问之以是非而观其志;

穷之以辞辩而观其变;

咨之以计策而观其识;

告之以祸难而观其勇;

醉之以酒而观其性;

临之以利而观其廉;

期之以事而观其信。

上述“七问”就是向“黑箱”输入信息;而“七观”则是对“黑箱”输出结果的观察分析,以判断其素质、品性、能量。

五、白箱方法

能够明确或可观察到内部结构和状态的系统谓之“白箱”。认识活动中,通过输入来观察输出,从而认识事物,对于许多系统来说并非都是可行的好办法。例如,神农尝百草,要冒生命危险认识植物是否有毒和能否食用,或者要通过千百次观察输入与输出的对应关系才能对客体有所了解,代价太大。因而可采用分解一个系统,观察其内部结构和状态的办法来认识该系统,也可以根据受控系统的内部结构与状态来建立模型,如沙盘、城市规划的立体模型等。

所谓白箱方法,就是把事物(或系统)在其存在和发展的某一确定时刻进行横断面的剖析,研究现存事物(系统)是由什么构成的,它的各种成分或要素是以何种方式、什么样的相互作用力以及何种顺序互相联结而成为一个整体的,这种方法是人们揭示事物的性质及其变化规律的钥匙,是认识事物(系统)功能的根本方法。

在黑与白之间,还有深灰、灰、浅灰等宽阔的灰色地带。人们对许多事物或系统的内部结构并不是一无所知的,而是部分清楚、明确,部分不清楚、不明确。控制论把这种系统称作“灰箱”,人们认识这种灰箱的功能、特点时,常常把“黑箱”方法与“白箱”方法结合起来,而称为“灰箱”方法。其优点是吸收了上述两种办法的优点,有助于人们充分利用已知的信息去研究未知的信息,去揭示整个系统的性质、功能及其发展规律。

第四节加强监督检查工作

做好监督、检查工作,是为了更有效地进行控制,使组织健康、顺利地运行,按时、圆满地完成各项任务。

一、监督检查工作的原则

1.公正。检查者在进行检查中,一定要出于公心,从国家利益出发,从全局出发。

2.客观。以事实为依据,而不能以个人主观愿望代替事实本身,不能扩大、缩小或回避、甚至虚构事实,检查者要努力排除各种干扰和障碍。

3.民主。兼听则明,偏信则暗。在检查过程中,听取多方面的意见,就能了解事情的真实情况。

4.规范。检查不能随意,更不能任意,应按照有关法规、政策、标准、计划等进行检查。在检查中要严格、认真,不能亲疏有别,不能从个人的好恶或私利出发,不能拿原则做交易。

5.及时。发现问题及时,就可迅速采取有效措施,立即纠正偏差,使问题得到解决。

6.系统。检查应连续不断地进行,以获得系统的数据资料;应从系统与局部的关系,系统与外部环境的关系进行分析,防止片面性。

二、检查的主要方法

1.领导检查法。上级领导人员深入下属单位,通过听、看、查和思考、判断,该肯定的肯定,该否定的否定,拿不准的不要急于表态,待考虑成熟后再说。

2.全面检查法。这需要制定周密的检查计划和实施方案,参加人员要熟悉检查的目的、任务、方法,要明确分工,实行检查工作的责任制。

3.座谈检查法。由检查者提出问题,请参加者发言;或向被检查单位提出问题,要求它如实地回答。

4.对照检查法。即是将完成任务的实际情况同预定的目标任务进行对比,从中发现问题,有的放矢地解决。

5.报表检查法。就是将检查的内容及其具体项目,列成各种报表,要求被检查单位,要按报表要求填报。

6.自我检查法。由被检查单位或个人按计划和实际情况进行检查、总结,并主动向上级汇报。

7.抽样检查法。是在全部被检查的单位中抽取部分进行检查,用点上的情况判断整个面上的情况。其中一种方法叫典型检查,如从先进、中等、后进三种类型中选择典型单位进行检查;另一种是随机抽取一些单位进行检查。

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