5.既要坚持原则，又要创造性地执行外交政策
对国际问题的对外表态，要坚持国家的既定方针政策。涉及对外经济的文书，要坚持平等互利的原则。撰写文书要注意过去办过的案例，使政策具有连贯性，解决问题平衡以往的作法；但又不能照抄过去的案例，要结合当时的国内外形势，选择时机，掌握分寸，运用有理、有利、有节，争取多数，孤立少数，利用矛盾，各个击破的斗争策略，将执行政策的原则性和灵活性很好地结合起来，创造性地执行外事政策，使撰写的外事文书有活的灵魂，成为对外工作的有力工具。
6.技术性要求：
（1）正确选用外事文书格式
在选用外事文书的格式时要根据实际情况，以本国民族的习惯用法为主，同时参照国际惯例，注意受文国的民族习惯。因为每一种外事文书体式，都有其独特的专门用法，起着不同的作用，用错了，不仅影响内容的表达，甚至会使对方不可理解或引起误会。如该用照会，不能用备忘录；该用正式照会的，不宜用普通照会；属于协议性文书和双方共同使用的文书，其格式和名称的确定还要经过双方共同协商等。
（2）正确使用语言文字
在外事文书中，各国都有使用本国语言文字的权利。要按照国家的规定使用，文字要简练通顺，逻辑清楚，层次分明，交待详确；用字用词规范、文字严谨、精练、准确，书写工整；正确使用标点符号；篇幅力求简短，做到既要观点明确、立场坚定，又要摆清事实，讲道理；文字鲜明生动，具有说服力；力戒陈词滥调，墨守成规。
（3）国名、地名、人名、职务要使用准确
外事文书中使用的国名、地名、人名、职别原则上都要使用全称。同一文件前后数次使用时，第一次要用全称，此后可根据文字情况适当使用习惯简称。在使用两个国家时，如“中国和巴基斯坦”、“中国和阿富汗”一般不能简称“中巴”、“中阿”，因为带“巴”和“阿”字的在世界上不只一个国家，容易引起误会。在中文本文书中，外国的国名、地名、人名、政党名、国际组织和群众团体名一律要用规范的中文译名，如需要附外文名称应加括号放在译文之后。地名要用得准确，特别是译名，要用规定的通用译名。人名要用正式的对外姓名，一般不能随意用笔名或小名；签署文书的姓名要写全名，要书写工整、清楚，用规范的楷、行、草书体。根据《国务院批转中国文字改革委员会关于改用汉语拼音作为我国人名、地名罗马字母拼写法的统一规范的报告》的规定，我国外事文书中使用的人名、地名宣布废弃威妥玛等外来拼法，一律改用我国政府制定的罗马字母方案，即汉语拼音方案的拼法。
（4）数字、引文、时间要准确、得体
根据我国《关于出版物上数字用法的试行规定》，自1987年2月1日起，外事文书的数字也统一按以上规定使用，以利全社会的统一。总的原则是：凡是可以使用阿拉伯数字而且又很得体的地方，均应使用阿拉伯数字。遇有特殊情况，可以灵活变通，但应力求保持相对统一。其中公文编号、统计表、记数与计量（包括正负整数、分数、小数、百分比、约数）、公历世纪、年代、年、月、日和时刻等一般均应用阿拉伯数字。4位和4位数以上的数字，采用国际通行的三位分节法。节与节之间空半个阿拉伯数字的位置。5位以上的数字，尾数零多的，可改写为以万、亿作单位的数。如345000000公里可以改写为3.45亿公里或34500万公里，不能写成3亿4500万公里或3亿4千5百万公里。一般情况下，不得以十、百、千、十万、百万、千万、十亿、百亿、千亿作单位（千克、千米、千瓦等除外）。其他数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句，如一律、八国联军、第三世界、十月革命、第一书记、相差十万八千里等和邻近两个数字并列连用，表示概数（连用的两个数字之间不用顿号隔开），如三五天，七八十种，十之八九等均用汉字。
（5）引文要注明来历。引用的公文，要写明发文机关，公文编号，标题和发文时间；外国来文要注明国别、文种和来文日期；引用国家领导人讲话和署名个人作品的内容，要注明作者姓名、题目和讲话或文章发表的刊物和时间。
文书中的时间要写准确、清楚。每份外事文书上一般必须有发文日期和签批日期；正本、副本和定稿的日期要相一致。公文落款日期要写全。正式的外交照会、函件等要写发文地点。
（6）撰写外事文书要一事一文，不要一文数事。
（四）缮印和用纸
缮印外事文书是一项政治性和技术性很强的工作，世界各国都很重视。要求文本具有印制精良、整洁、庄重、美观、大方、格式规范、色素和谐的本国民族文字特点，充分体现本国的印刷技艺。
我国是造纸技术发明最早的国家，优良的印刷技术也著称于世界，汉字的造型美是国内外人所共知的。外事文书的使用在我国也有着悠久的历史。我国精湛优良的外事文书文本得到世界上许多国家的重视，有的国家还吸取我国外事文书的书写等特点创造本国外事文书的新文体。自新中国成立后，我国外交部很重视外交文书缮印技术、文体形式和用纸的研究和改进。外交部设有专门的印刷厂，比较现代化的印刷设备，重要的外交文书，配有技术熟练、政治责任心很强的老工人缮印，有的设专人专印，保障了外交文书的缮印质量。具体要求是：选用优质、色泽明快的无光胶版纸或高级专门用纸；用法定的规范字体铅印；保证版面整洁；文体格式设计美观、实用、艺术；缮印安全、及时、准确、迅速。
世界各国的外事文书规格、造型、用纸并无统一的规定，但基本上是大同小异。根据方便使用、有利保管的要求，外交文书的形状、规格、用纸如下表：
（五）传递方式
世界各国之间相距遥远，一般没有直接的书信往来，外交文书都要经过各自的外交机关、派出机构和代表进行传递，对外文书可通过多渠道传递。传递的方式有以下几种：
1.面交
面交是由外交代表直接觐见驻在国的外交部官员或国家元首、总理等当面递交外交文书的形式。如大使上任觐见驻在国元首面递国书，使馆官员直接找驻在国外交部官员当面递交交涉问题的文书等。在外交活动中，一般重要的文书，多采用面交的形式。这种方法具有及时、可靠、保密的特点。面交时还可以作一些口头补充说明，更有利于文书的表达效果。
2.信传
即用书信的方式把外事文书传递给对方。在外事活动中，利用这种方式传递者多属一些事务性通知、通告和文字较长的文件等文书。有一些重要问题的文书也用这种方式传递。信传具有表述内容具体详细，有利保密，节省费用的优点。缺点是传递速度较慢。一般可通过外交信使或邮局传递。
3.电传
即用拍发电报的方式传递外事文书，分直接和间接两种。直接电传，是一国把文书内容利用明码电报直接拍发给对方，这样比较快，多属不保密的贺电、唁电等；间接电传，是国内把文书内容利用密码或明码先发给它的驻外机构、代表，再由其送交，内容有保密的，也有不保密的。在国际交往中，用电报传递外事文书也是常用的方式之一。一般的节日贺电、领导人任职、祝寿贺电、各种慰问电、唁电等多用这种方式。
4.传真
传真是近几年才兴起来的一种现代化传递信息的方式。它具有信函和电传的共同优点。可以在最短时间内将文件原样传向对方，是现代国际信息传递中最为理想的一种工具。但截至目前，加密问题还没有彻底解决。
5.代转
通过第三者代替转交外事文书的方式。两国之间如果没有外交关系，一般重要文书都要经过第三国代转，但这种代转的文书不属外交文书，因为两国还没有外交关系。这里指的代转是指两国之间有外交关系，或者因交通不便，需要代转；或者因某种原因考虑，请求第三国代转的外事文书。代转的文书，没有发文国的许可，不能拆封，应原封照转。
