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第30章 (五) 6按既定目标决定工作顺序

(五)6按既定目标决定工作顺序

在我们准备进行一件工作的时候,往往会碰到一些需要解决的杂务。即使下定决心开始工作,还是免不了要复印,或是接一下电话。谁都有过这样的经验,在开始工作之前,时间已被一些杂务给占去了。在上班族的工作中,职位高的人当然可以把这些杂务交给部下去做,而职位中等的人可以派的部下就不多了,至于新进职员或是一人老板,这种复印之类的杂事,就非自己动手不可了。

然而,如果把时间花在这些杂务上面,重要的工作就没办法做了。常看人忙进忙出,忙得不得了,但究竟是为杂务忙,还是为工作忙?这差别很大。即使看起来时间都是一样过,但一分一秒的价值是完全不同的。

时间如果为杂务所占用,则原先可以完成的工作势必会受到影响。而且,值得注意的是,这些杂务往往不是什么大不了的事。

同时,在进行一项工作之前就要先分清楚事情的轻重缓急,决定工作的优先顺序。如果没有决定工作的优先顺序,则在工作时常常会为其他事情所耽误。

在决定工作优先顺序时,先把一些该做的事情逐条列在表上,然后调整先后次序,最后按照这顺序工作。这个程序说起来蛮简单的,但只要能够依照这个程序进行,工作效率必定会有显著的提高。

惟一的问题是,根据什么标准决定优先顺序?一般决定工作优先顺序的标准是工作的重要程度。依照现在目标,认为最重要的事情列为最优先。

如果说什么是决定工作重要程度的标准?自然是自己的终极目标,一生的目标。如果平时就很清楚自己追求的目标,则判断工作的重要程度自然就容易了。

清楚地确定优先顺序是进行工作时不可欠缺步骤。如果决定好工作优先顺序,日后办事就方便多了。因为只要不变动顺序,按步就班地做就可以了,这也是决定优先顺序最大的好处。

不知道你有没有听过“巴列德定律”?巴列德是发现这条定律的意大利人类学家。这条定律又称作“犹太定律”或“八十比二十定律”。其内容是“一个团体比较重要的项目,大多由团体中的少数所构成”。譬如,占全部人口20%以下的人所犯的罪,约占全部犯罪案件的80%;占全公司人数20%以下的业务员所取得的业绩,约占全公司业绩的80%;或是,占开会人数20%以下的人员所提的建议,约占全部发言的80%。

也就是说,重要的东西大都集中在较小的部分,其比例为八十比二十。如果在工作的时候能够集中精神在这重要的20%,等于完成了80%。也就是说,工作量不见得一定要做到80%,只要能掌握住重要的20%,就一切OK了。无论工作还是读书,想要把该做的全部做完,总是不太可能的,一个人做事免不了会受到时间、空间的限制。因此,如果不先把重要的部分掌握住,到最后可能就没时间,也没机会了。如果抱着凡事尽力的完全主义,到头来往往是事事落空。

如果能把握这条八十比二十定律,就不用担心事情太多了。事先尽量分出事情的轻重缓急,然后全力达成重要的部分就可以了。没有必要一个也不放过,即使留下一些事情没做,会有一点小麻烦,但总不会是要命的问题吧!做事应该着眼于大处。所以,这条定律不只适用于学生、上班族,对于所有的人都是很有用的。

虽然生意兴隆是件好事,但如果电话太多,光是接电话就受不了,因为接电话的时候,什么事也不能做,时间就白白浪费了。不过,幸好这种电话问题,也能用巴列德定律解决。

假设一天接到100个电话。然而,这100个电话不可能是100个人分别打的,根据巴列德定律,有20%的人打了好几次,约占全部电话的80%。所以,只要处理这较常打来的20%的电话就可以了。而事实的确如此,所以电话问题也解决了。

想要决定工作的优先顺序,最重要的是目标要明确。目标如果不明确,就没有判断工作轻重缓急的标准了。譬如,如果以通过司法考试为当前的目标,则一切工作顺序都可以以此目标为判断标准。然而,如果一会儿想考取法官,一会儿又想当成功的上班族,目标不明确,根本无法判断事情的轻重缓急。

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